第5章电子表格Excel

第5章电子表格Excel本章学习目的Excel的根本操作。创建和编辑表格。运用公式和函数。格式化表格。生成图表。数据管理。打印任务表。5.1Excel根本操作电子表格Excel可以用来组织、计算和分析数据。它可以胜任从简单的库存管理到企业复杂的会计账目管理。5.1.1Excel简介在Excel电子表格中，当用户向单元格中输入信息时，Excel会自动判别信息的类型，并格式化单元格中的内容。根据知的单元格数据，利用计算公式可以计算出新单元格中的数据，并且自动添加到单元格中。5.1.2认识Excel窗口5.2任务表根本操作在任务表中可以输入各种不同类型的数据；修正数据内容；插入或删除行、列和单元格；查找、交换等编辑操作；创建、删除任务表等。5.2.1创建新的任务表在Excel的单元格中输入的数据可以是常量、公式和函数。常量数据包括数值、文本、日期和时间等格式。通常Excel可以自动识别单元格中的数据类型，并根据单元格中数据的类型，以不同方式存储和显示单元格数据。数值类型的数据在Excel中，数值类型的数据只可以为以下字符：0123456789+-(),/$%.Ee输入数值类型的数据商定如下：假设在数字的前面以加号“+〞开头，将删除加号。假设在数字前面以减号“-〞开头，如-40，或者为数字添加括号，如(40)，将数字作为负数。可以运用逗号来分隔百位和千位、千位和兆位等。可以直接用小数点表示小数。假设要输入分数，必需用0+空格+分数来表示，如要输入5/7，在单元格中必需输入“05/7〞。假设要表示带分数，那么整数和分数之间用空格分隔，如115/7。当输入的数字太大或太小时，单元格中的数据会自动用科学计数法表示，并根据单元格的宽度对数值四舍五入后显示相应的位数。文本类型的数据文本类型的数据包含数字、字母、符号和文字等。默许形状下，文本型数据左对齐单元格。当输入文本型的数字时，为了区别数值型的数据，应在数字前加一个西文单引号’，例如’10005。输入终了后，键入的’不出如今单元格中。文本格式数据假设在输入数据之前将单元格数据的格式定义为文本格式，就可以直接在单元格中输入数字，而无需键入西文单引号’。日期/时间类型的数据Excel内置了一些日期和时间的格式。当单元格中输入的数据与这些格式相匹配时，Excel将它们辨以为日期/时间值，并按照预置的格式显示这些数据。假设只用数字表示日期，可以运用分隔符“-〞或“/〞来分隔年、月、日。例如，9/25/97、1-Oct-92等。在同一个单元格中允许同时输入日期和时间，但必需在它们之间键入空格，如96/4/163:13PM。时间/日期类型的数据时间/日期类型的数据可以参与运算。Excel内部以天为单位，将输入的日期/时间值转换为从1到65370之间的日期序列数。序列数1表示的基准日期是1900年1月1日。一天的时间用小数表示，如中午12:00用0.5表示。例如，2000年5月4日下午2:45，用序列数表示为36650.6145833333。经过序列数表示日期/时间，Excel就可以进展复杂的日期/时间运算。日期和时间的格式Excel中预置了一些日期和时间的格式，输入日期/时间值时，可以先定义需求的格式，这样，无论用哪一种格式输入这类数据时，Excel都会自动将其用指定的格式显示。数据的有效值可以设置输入单元格数据的有效值。自动填充功能在Excel中运用自动填充功能可以将一个反复值或一串具有一定规律的数据快速填充到单元格中。5.2.2编辑任务表对于创建的任务表还可以进展修正、查找等编辑操作，在进展编辑操作之前，必需选中单元格对象。选中单元格要选中某个单元格，可用鼠标直接单击之。要选中一块延续的单元格，从左上角的单元格不断拖动右下角的单元格为止。或者按住Shift键分别单击左上角的单元格和右下角的单元格。要选择不延续的几个单元格块，按住Ctrl键的同时分别选中不同的单元格块。要选中整个任务表可以单击任务表左上角的任务表全选按钮。修正或去除单元格的内容假设要修正单元格中的部分数据内容，双击该单元格，当编辑光标出如今单元格中时直接修正数据即可。假设要用新的数据取代原来的数据，选中该单元格后，直接输入新数据即可。假设要去除单元格的内容，选中该单元格后，按删除键。假设要去除单元格的数字、格式、批注等内容，运用【去除】子菜单中的选项。插入和删除行、列以及单元格

查找和交换单元格内容5.2.3任务表的操作任务簿由假设干个任务表组成。默许情况下，新建的任务簿提供了三个任务表Sheet1、Sheet2、Sheet3等。为了便于识别这些任务表，可以为任务表重新命名。由于每张空白的任务表占用500个字节的磁盘空间，所以，多余的任务表应该删除。假设当前任务簿中的任务表不够用，可以插入新的任务表。在对任务表操作之前，一定要选择要操作的任务表。任务表操作为重新命名任务表，可以直接双击任务表标签，然后输入新名字即可。运用【删除任务表】可删除当前任务表。运用【插入】、【任务表】菜单命令可插入任务表，并按顺序为任务表命名。要改动任务表的顺序，拖开任务表标签到目的位置。任务表操作维护任务表可以限制用户修正任务表的部分或全部数据。假设任务表列或行的内容不能在一个窗口全部显示，可以冻结某些行或列，以便阅读。通常Excel窗口中只能显示一个任务表，假设要同时显示多个任务表，新建一个窗口，然后选择平铺、程度或垂直陈列窗口。任务表的操作可以将当前的任务表复制或挪动到其他任务簿中。可以设置维护任务簿或任务表中的某部分内容不被修正。5.3运用公式和函数公式是电子表格的灵魂，正是Excel复杂的公式运算功能，使其得到广泛的运用。函数是一个预定义的公式，它对一个或多个值进展操作，并前往一个或多个值。5.3.1运用公式在单元格中建立公式的标志是以等号“=〞开头，然后键入公式，最后按回车键终了。公式中可以包括数值、运算符号、单元格援用〔即单元格地址〕和函数。例如可以用下面的公式计算单元格E1的数据：=5*D3+C5–SUM(A1:D1)在Excel的公式中可以运用运算符完成各种复杂运算。运算符包括算术运算符、逻辑运算符和文本运算符等。算术运算符逻辑运算符文本运算符5.3.2公式中的单元格援用单元格援用标识了任务簿中一个或一组单元格。当创建的公式中包含单元格援用时，该公式与任务簿中的其他单元格产生了联络。公式的值由所援用的单元格的数据产生，当所援用的单元格中的数据发生变化时，在公式中援用了该单元格数据的计算结果会自动更新。单元格地址援用任务表中的公式通常运用列字母和行号所组成的坐标字符串来援用单元格。为了便于单元格的援用，可以采用相对援用、绝对援用和混合援用。相对援用。指公式中援用的单元格按照被援用的单元格相对本人的位置来援用。如“本单元格三行以上的单元格〞。单元格相对援用的表示方法是直接运用单元格地址，如B3。绝对援用。根据单元格在任务表中的绝对位置来援用，如“列C行5位置的单元格。单元格绝对援用的标志是在列字母、行号之前添加符号$，如$c$5。混合援用。同时包含相对援用和绝对援用的单元格，混合援用表示为列字母或行号之前添加符号$，如$D2、D$2。假设正在输入和编辑单元格援用，按F4键可以更改援用的类型。R1C1援用单元格的援用还可以运用R1C1款式，即用R行号和C列号来援用单元格。例如R5C1表示第5行第1列的单元格，用单元格地址方式表示就是A5。选择了R1C1援用款式后，公式中的单元格援用将更改为R1C1格式。如B3单元格将更改为R3C2。在R1C1援用款式下，单元格的相对援用是将行号和列号的数字用方括号括起来。例如R[-1]C[2]。其中负的数字表示援用单元格位于公式单元格的上方或左边，正的数字表示援用单元格位于公式单元格的下方或右边。括号指示的是相对援用。在R1C1格式下，单元格的绝对援用时，行或列数字不用括号。如R8C1。其他任务簿或任务表中单元格的援用在公式中援用其他任务簿或任务表单元格中的数据时，应该在单元格的前面指明单元格所在的任务簿和任务表。任务簿的援用运用方括号“[]〞，任务表的援用运用“!〞分隔。例如，在任务簿Book2中要援用任务簿Book1的任务表Sheet2中C1单元格的数据，应表示为“[Book1]Sheet2!$C$1〞。假设运用公式的单元格与援用的单元格在一样的任务簿或任务表，在公式中可以省略任务簿或任务表。5.3.3挪动和复制公式当执行剪切操作挪动公式时，无论采用何种单元格援用，公式中的单元格地址都不更改。在复制公式时，采用了单元格的相对援用、绝对援用和混合援用的效果是不同的。假设公式中运用的是单元格相对援用，那么，复制的公式所援用的单元格会根据单元格过去的位置对公式援用的单元格做相应的更改。假设公式中采用的是单元格绝对援用，那么复制的公式中所援用的单元格地址不会更改。假设公式中运用了单元格的混合援用，那么复制的公式会根据单元格援用的相对行或列更改相应的单元格行或列援用，而绝对援用的列或行不变。5.3.4运用函数函数由一个函数名和包括在括号中的参数组成。函数名表示要进展的计算〔求和、求平均值等〕；参数是函数运算所用的数值或者是代表单元格援用的单元格地址。运用函数表达式应该留意：一切的参数都应包括在括号“〔〕〞中。在函数名、括号和参数之间不能键入空格。各参数之间用逗号“，〞间隔。延续的单元格参数在开场单元格和终了单元格之间加冒号“：〞表示。例如，用函数表示求B3，C7，A5以及D1～D9单元格数据中的平均值为：=AVERGE(B3，C7，A5，D1：D9)自动求和自动求和是电子表格中最常用计算。在运用自动求和计算时，会根据当前单元格周围数据的情况自动推测求和的单元格计算范围。内部函数在Excel中内置了许多内部函数，运用这些函数可以处理各种复杂的运算。5.3.5逻辑函数的运用逻辑函数运用条件测试来判别指定的条件是真还是假。条件测试是对两个数字、函数、公式或逻辑值等进展比较的公式。一切的条件测试必需包括至少一个逻辑运算符，逻辑运算符定义了条件测试中元素的关系。IF函数

IF条件函数的表达式为“=IF(条件，为真的前往值，为假的前往值)〞。例如：=IF(D3<8,5,10)表示当D3单元格的值小于8时前往5，否那么前往10。在IF函数中可以运用文本参数。IF函数还可以嵌套运用，以创建多层测试。AND、OR和NOT函数运用AND、OR、NOT函数可以协助创建复杂的条件函数。它们通常和简单的逻辑运算符一同运用，方式为：=AND(逻辑值1,逻辑值2,…逻辑值30)〔最多30个参数〕=OR(逻辑值1,逻辑值2,…逻辑值30)〔最多30个参数〕=NOT(逻辑值)〔最多1个参数〕运用嵌套逻辑函数的计算结果5.3.6日期和时间运算时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。假设要在公式中运用日期或时间，用双引号括上日期或时间值。例如，下面的公式得出差值为68：="2004/5/12"-"2004/3/5"在计算公式中，可以运用日期和时间格式的值。TODAY函数总是前往当前日期。表达式为“=TODAY()〞。5.3.7单变量求解要根据运用公式计算单元格结果中的数，来求某个单元格援用中的数据，可运用单变量求解功能。例如，要计算当利息为5000时的年利率，可运用单变量求解。5.4设置任务表格式为使创建的表格易于查阅，通常在任务表的单元格中输入数据后，要将表格进展格式化。格式化包括：格式化单元格、调整行宽和列高、设置分页符等。5.4.1格式化单元格在单元格格式对话框中可以：设置单元格中文本的程度和垂直对齐方式。设置文本字体、字形、字号、颜色和背景。设置单元格边框和图案。5.4.2运用款式和模板经过款式可以快速定义任务表的格式。Excel内置了一些任务表模板，可以运用这些模板快速创建通用格式的任务表。可以将本人经常运用的任务表定义为模板后运用。Excel模板文件的扩展名为xlt。5.5生成图表假设需求，可以将前面创建的任务表生成图表，即图形化的表。Excel内置了多种款式的图表，可以按需求的款式生成图表，并根据需求格式化。5.5.1创建图表5.5.2格式化图表可经过格式化图表的操作使图表外观更加美观。为格式化图表，可以运用“图表〞菜单命令，也可以运用图表工具栏。5.6数据管理运用Excel可以创建数据清单。所谓数据清单是就是一个由行列数据组成的特殊的任务表。5.6.1创建数据清单在Excel的工资表中，可以遵照下面的规那么创建数据清单：