行政文员岗位说明书力资源规划

实训任务请编写某家公司“行政文员”的岗位说明书。行政文员岗位说明书部门办公室岗位名称行政文员岗位等级Ⅲ级任职人直接上级办公室主任下属职位无岗位概述负责公司前台接待、电话转接、办公耗品、店面营运物品的管理、办公环境监督、商品库存汇总和月末相关工资资料汇总工作、常用公文的拟稿工作准则细心、耐心、诚心；日事日毕职责一职责表述：负责客户来电、来访的接待、公司文件、政策及相关资料的上传下达工作任务衡量标准公司总机的接听及转接和各部门传真件的收发电话铃响三声之内接听，并报“你好！”准确转接熟悉了解各部门各员工的工作职能传真件收发工作须在半小时之内完成，将收到的传真件准确地将给相关人员总部客户来访接待面带笑容，主动起立接待来访客户。使用礼貌用语五指并拢向客户指引去处负责办公室白板上通知、文件的粘贴和取收通知文件在下发后半小时内粘贴，通知过期后即取下，文件在公布后一周内取下公司各类文件、资料、通知的收发工作发放工作须在一个工作日内完成，如遇紧急文件、通知等须在半个工作日内完成各类常规通知（培训、会议和盘点等）和证明（介绍信、通讯类证明）的拟稿和传达1、语句通顺，无错别字和漏字，表达的意思清晰明确2、每月29或30日下发放______盘点通知，一般情况是30或31日停货盘点；如遇季末或节日就为月末30或31日晚上或月初1日晚上进行盘点，不可工作日停货盘点根据经理给出相关业务（如新品发布等信息）内容用短信平台（企信通）发送短信短信内容简洁明晰，字数不超过70字。接到短信发送任务后当天内完成。职责二职责表述：负责相关资料的汇总管理工作工作任务衡量标准负责全体员工当月考勤情况的监督和汇总；保证打卡记录准时递交总经理；保证新员工能够有新卡使用。员工通讯录的制作和发放1、当有新员工入职公司，接到资料后立即将电话号码和生日录入在通讯录中。2、收到员工的电话号码进行更换的信息后次日完成通讯录的修改工作，并在白板上注明更换信息。职责三职责表述：负责办公耗品管理和营运物品收发工作工作任务衡量标准办公耗品、工作服、销售小票、验收、登记、保管与发放及时补充库存量，保证各部门正常使用量。耗品及店面营运物品在购回后一个工作日内完成入库工作；登记工作应在员工领用后的一个工作日内完成负责将各部门办公耗品和礼品领用情况进行费用汇总统计及分配次月2日前汇总完毕并报财务部，做到数据准确无误公司礼品库管理严格按照礼品领用流程管理和发放礼品每月末最后一天对库存的办公耗品和礼品进行盘点并做好盘点表实物数量应与帐本数量完全吻合公司图书目录的整理和借阅手续办理在购回新书的当日于半个工作日内将录入新目录，并在白板上写出新书入库的通知员工名片的印制收到名片印制通知后二天内完成并送达员工处，保证内容无误，及时做好名片印制的登记和追踪工作，便于行政干事月末与供应商核算结帐提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单、工休单、请假单等办公单据的速印保证各类单据的正常使用量。提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单由____速印；工休单和请假单自行复印即可员工培训、开会时快餐盒饭的订购和结算熟悉了解各快餐店的电话电科门禁卡的保管、登记和发放门禁卡领用台帐清晰，保管数量准确无误职责四职责表述：负责公司总部办公环境的保洁、营造，复印机、饮水机办公设备的日常维护工作任务衡量标准负责维护501办公室、会议室、洽谈区卫生环境，并协助和监督保洁员做好清洁工作合理安排，时刻保持地面无污迹，保持总经理室、会议室和洽谈室无杂物，客户离开上述地点后及时（不超过半小时）清理水杯、烟蒂等物品。定期对办公室摆放的花卉进行更换；及时定购饮用水，定期对饮水机进行清洁1、一季度更换一次花卉品种，每周进行花卉护理。2、保证饮用水的正常供应量，每月清洁一次；每季度对外询问市面价格一次，尽量保证水价的合理性协助各部门员工正确使用复印机对复印机使用量进行预估，做好加碳粉的准备工作，保证复印机的正常使用职责五职责表述：本部门及其他部门员工工作协助；完成公司高层交办的其他事宜岗位权限公司总部的卫生工作的监督检查权、督促权和处罚权公司图书库，办公易、损耗用品监控权任职条件教育水平中专以上、专业不限技能技巧及知识熟练使用word/excel办公软件，打字速度达60字/分钟，具备常用公文写作知识具备基本的电脑、网络知识培训公文写作、办公室及接待礼仪、行政管理个人素质具有计划与执行能力、客户服务能力、人际交往能力、沟通能力工作协作关系内部协调关系公司各部门外部协调关系速（复）印店，饮用水供应商，快餐店，花卉保养公司其他工作环境和时间办公室，正常工作时