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文档简介

公司纪录管理制度一、制度概述为规范公司纪录管理行为，提高纪录管理水平，进一步保障公司信息安全，制定本管理制度。该制度适用于公司内所有员工，在日常工作中应当严格遵守该制度。二、重要性1.保护公司信息通过规范纪录管理行为，可以有效地保护公司敏感信息，防止信息泄露和丢失。2.提高工作效率合理有效地管理各类纪录，可以快速查找和共享信息，提高工作效率。3.符合法律法规要求公司内部纪录管理制度应当符合国家相关法律法规要求，保证公司合法经营。三、纪录分类按照管理层级，公司纪录一般可以分为以下几类：1.机密级别记录此类纪录包括公司最核心的商业机密、技术秘密等。应当严格限制查阅和使用的权限，并采取措施进行加密防护。2.内部管理记录此类纪录主要是公司日常管理所需，包括文件、报告、会议纪要、合同等各类文书。应当按照工作流程规范管理，并进行合理分类和存档。3.客户记录此类纪录主要是公司与客户之间产生的合同、订单、付款记录等等，应当规范归档并设定权限，防止被利用进行非法操作。4.人事档案记录此类纪录主要是公司员工的个人档案、考勤记录、薪资福利等。应当按照相关法律法规进行保存和管理，严格保密。四、纪录管理流程1.录入和产生各类纪录的录入和产生主要由各部门进行，应当按照开具日期、文件单号等标准规定进行编号和登记，保证纪录清晰且易于管理。2.审批和签字在各个环节中，纪录应当符合相关规定进行审核、批准和签字。3.分发和传递分发和传递可以通过系统电子邮件、纸质邮寄、电子存档等方式进行。4.存储和保护各类纪录应当按照相关法规和公司规定进行存储和保护。机密级别的记录应当采取物理与技术措施进行加密防护。纪录的保管人应定期检查确认所保管纪录的完整性和可用性，并及时做好备份与归档工作。5.阅读和调阅合法的阅读和调阅应当经过纪录负责人和所在部门负责人批准，并确保信息安全。五、制度执行和评估1.执行公司所有员工必须遵守本管理制度，部门负责人应当对部门内的员工进行规范和检查，在执行过程中如出现违反制度情况应当及时报告上级管理层。2.评估公司质量管理部门应当定期对公司纪录管理工作进行评估，并根据评估情况提出合理的完善建议，进一步提高公司纪录管理水平。六、附则1.监管责任本管理制度适用于公司所属所有员工。公司管理层应当对员工进行纪录管理相关培训和督促，并对纪录管理违规行为进行严肃处理。2.制度更新和修订公司未来需要纪录管理相关方面进行修订和更新时，应当全面考虑相关风险和影响，并及时公布新的版

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