地名档案工作管理制度

地名档案工作管理制度一、总则为规范地名档案工作，提高工作质量和效率，更好地发挥地名档案的作用，特制定本管理制度。二、档案管理部门地名档案工作的管理部门为地名管理机构或归属地名管理机构的档案管理机构。三、档案的保管1.档案材料的保管（1）地名档案是珍贵的历史文化资料和地理资源，必须妥善保管，严禁随意借阅、私自流转或毁损。（2）地名档案应按照档案材料特性和形态分类、归档、存储、迁移、安全保管、防火、防潮、防鼠虫等要求做好管理工作。（3）档案资料的保管地点应定期巡视，保证安全，防止遗失、盗窃及各种破坏行为的发生，如有破坏情况应及时汇报。2.档案文献的整理地名档案应当建立科学、规范的档案管理制度，并对不同形式的地名档案材料进行分类、鉴定、整理，做到档案按照时限、构成、用途、权利属性、永久价值等因素进行真实、完整、准确的记录与保存。具体措施如下：（1）定期开展档案资料的鉴定清理和检索整理工作，以便更好地利用档案信息。（2）实行标志和标签管理制度。（3）执行五年轮转制度，对处于风化、破损、易老化的档案文献及时整理，保证档案文献的完整和准确性。四、档案查询与借阅1.档案查询档案管理机构应当要求在合法的查询条件下，为需要查阅地名档案的单位和个人提供查询服务。###2.档案借阅（1）借阅均应出具申请单，注明档案名称、编号、份数及借阅者姓名等内容，并加盖单位（个人）专用章和档案管理机构的借阅章。（2）借阅者在使用期间要对档案资料进行严密保管，不得对档案进行任何篡改、涂抹、透明、剪裁、复制、翻摆等行为，不得在档案上做任何标记。（3）借阅者应该按时归还地名档案，如有特殊情况需要延期借阅应及时与档案管理机构联系。若档案管理机构需要使用借阅者所借地名档案，应在提前通知后收回档案。五、档案的保密地名档案涉及国防、外交、司法、经济、民族和个人隐私等重要内容，必须严守档案保密的制度和法规。六、档案的移交和交换档案管理机构可按照法规和规定，将不属于本机构职权范围内的地名档案及相关材料移交或交换给有关部门。七、档案的评估和鉴定（1）档案管理机构应对地名档案材料进行评估，筛选出具有重要历史、科学、文化价值的档案文献，依据档案归档要求将其永久保存或交叉鉴定。（2）当有关部门要求对某些地名档案材料进行鉴定时，档案管理机构应在规定时间内组织有关专家开展鉴定工作，出具鉴定意见。八、档案的销毁地名档案一旦清理录入，即不可随意销毁，必须经过合法的程序办理方可销毁。销毁程序如下：（1）销毁申请：申请单位应填写“档案销毁申请书”，经过管理机构审核后，报档案保管全宗档案管理机构审查。（2）销毁审批：档案保管全宗档案管理机构应组织专家审查和评定，确认应予以销毁的档案资料，审核意见报档案管理机构批准。（3）销毁程序：经批准的地名档案资料应获得销毁资质，严格遵守销毁要求，通过公开拍卖、捐赠或物质回收等方式销毁。九、责任和处罚档案管理机构及其工作人员对于档案管理工作的重要性和必要性必须深刻认识，严格遵守档案管理的规章制度和保密法规。（1）对于严重违反档案保管规定并造成严重后果的单位或个人，应依照相关法律、法规及档案管理机构规定予以严肃处理。（2）对于员工违规行为造成档案资料损失或出现损毁情况的，应由档案管理机构按照相关规定依法追究责任，涉及刑事案件的，应当及时报警。（3）经常违反档案保管规定的工作人员，档案管理机构应根