宝能商业商户档案管理办法

《宝能商业档案管理办法》宝能商业商户档案管理办法版本号：V1.0受控编号：BN-GM-S000主办单位：宝能商业集团营运中心审批：年月日实施日期：年月日密级：■秘密□机密□绝密修订记录（修订要点详见末页）修订前编号/版本号修订后编号/版本号修订前总页数

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目录TOC\o"1-5"\h\z\u1. 目的 12. 适用范围 13. 术语定义 14. 职责权限 15. 主要内容 16. 相关文件 26.1附属文件 26.2关联文件 27. 其他 38. 修订记录 3PAGE1/=NUMPAGES5-23商户档案管理办法目的为了规范商户资料整理程序，建立商户资料档案，方便日常查询与利用，同时确保商户资料的保密性，宝能商业集团营运中心特制定《宝能商业商户档案管理办法》。适用范围适用于宝能商业集团所运营管理的商业项目。术语定义商户档案：商业项目与商户在经营活动中产生的具备查询与利用价值的资料。职责权限4.1招商营运部负责商户资料的收集、整理及移交。4.2项目综合部负责商户资料的二次整理，商户档案的建立与管理主要内容。主要内容5.1应收集的商户资料包括但不限于：5.1.1商户法人的相关资料，包括通信地址、联系方式、身份证明、营业执照、税务登记证、其他法律必须的证明、商户员工入职登记表、合同变更申请表、仓库租赁协议申报表、法人授权委托说明书、广告位协议申报表、会员卡协议申请表等。5.1.2商户联系通讯录5.1.3商户与我司的来往函件（尤其是经营方面的函件）。5.1.4我司对商户的各种调查资料。5.1.5商户办理各种事宜的数据、表格、文件。5.1.6商户签署的其它资料（如赞助承诺）。5.1.7餐饮商户须提供餐饮许可证；其他特殊行业须提供必要的资质证书。5.2资料收集、整理、保管5.2.1各部门在业务/日常管理中应注意收集并保留上述资料，综合部应指定人员与各业务部门对接，确保资料交接统一对口。5.2.2收集部门应及时将上述资料移交综合部指定人员，尽量移交原件，若无法移交原件，则移交复印件。对常用文件，使用部门应另行保留复印件。5.2.3综合部每月定期对所接收到的资料作第二次整理，分类、分商户编号、登记、造册、存档，并编制查询目录。5.2.4每家商户应有独立资料库，建立商户档案。5.2.5所有档案须集中存放于可防火、防潮、防虫蛀的档案柜内；钥匙由专人进行保管。5.2.6档案一经建立，任何人不得随意涂改或损坏；若档案被人为涂改或损坏，将追究保管人员及使用人员的责任。5.2.7保管年限：在场经营商户的档案应长期保存，并及时添加、更新；已撤场商户的档案，至少保管2年。5.2.8档案销毁：定期、集中销毁，在销毁过程中须确保资料不外泄。5.2.9任何人必须自觉做好保密工作，对需保密的文件资料，在移交综合部指定人员前，须另外保管（确保其他人不能查看资料内容）；移交时须现场交接；移交后，保管人员应贴上“保密”标签。5.3资料查阅与利用5.3.1营运管理应遵循“依约管理”之原则，结合合同及相关协议进行管理；招商营运部员工若需查阅商户资料，经部门负责人及店总经理批准后借阅。5.3.2所有档案资料必须在约定时间内归还。5.3.3外部人员非经公司领导的批准，任何人不予借阅。5.3.6任何人在借阅期间，不得涂改或损毁档案资料，不得保留其中部分资料，违者若经发现，将给予重罚。相关文件6.1附属文件无6.2关联文件无其他7.1本制度由宝能商业集团营运中