企业法务人员工作规范

企业法务人员工作规范第一章

总则第一条

编制目的为规范法务人员的工作行为，在程序和实体上为其提供基本的工作思路和参考意见，从而最大限度地发挥法务工作的价值，维护公司的合法权益，依据相关法律法规和公司制度的规定，制定本规范。第二条

适用范围2.1

本规范适用于集团法律事务条线全体成员。2.2

法律事务条线的成员包括各级单位的法务人员，具体范围参照公司法律事务条线管理制度执行。第二章

基本事项第三条

工作目的法务人员工作的目的，是要为公司防范和控制法律风险，并在风险实际发生后进行妥善处理，从而推动公司经营可持续发展。第四条

工作原则法务人员在工作中应当遵守忠实、勤勉、谨慎、客观、高效与协作的原则。第五条

工作范围5.1

法务人员的工作范围限于与公司相关的法律事务，包括但不限于下列事项：5.1.1

以列席或参加决策会议、法律咨询、相关文书会签等多种形式，为公司重大经营决策提供法律意见或建议；5.1.2

组织或参与拟订公司的章程、制度、流程等规范性文件；5.1.3

审核公司的各种合同、协议、意向书等法律文书，参与公司重大合同的谈判和起草工作；5.1.4

参与公司投资、融资、改制、上市、资产处置、重组、兼并、破产等重大事项的分析、论证，提出法律意见和建议；5.1.5

负责公司互联网产品、金融产品等各种新产品、新业务的可行性论证、业务合同审核、业务流程梳理等的合法合规性审查及法律风险控制；5.1.6

负责公司商业地产开发、工程建设项目的法律支持及风险防控；5.1.7

审核或办理公司法定代表人授权委托书；5.1.8

建立公司法律风险防控体系，组织实施法律风险管理流程，并对其进行指导与检查；5.1.9

组织公司各业务单元对其整体法律风险状况进行风险识别、归类、分析、控制、监督等工作，必要时出具相应的法律风险评估报告；5.1.10

管理公司商标、专利、版权、商业秘密、公证、鉴证等有关法律事务，做好公司商标、专利、版权、商业秘密等知识产权法律保护工作；5.1.11

处理公司涉及的各种诉讼和非诉法律纠纷，以及听证、处罚等法律事项，组织运用各种法律手段维护公司的合法权益；5.1.12

对公司外聘律师事务所和法律顾问实行统一聘请和归口管理，并对聘请的律师事务所和法律顾问进行考核评价，具体按照公司外聘律师事务所和律师管理制度执行；5.1.13

负责与公司业务相关的法律法规及政策的研究，提供咨询和服务；5.1.14

负责公司的法律法规宣传、法律知识普及、法律培训教育；5.1.15

公司指定的其他法律事项。5.2

法律事务条线内部的分工与协作按照公司法律事务条线管理制度执行。第六条

团队成员与工作职责6.1

法务团队由总法律顾问（或分管领导）、法律事务部总经理、副总经理、法务（副）总监、法务成员（法务专家和法务专员等P序列法务人员）及法务助理组成，直接向公司领导负责。6.2

法务团队各成员职责如下：6.2.1

总法律顾问（或分管领导）是公司的高级管理人员，参与公司重大经营决策，全面负责公司法律事务；6.2.2

法律事务部总经理负责法律事务部整体业务及行政管理工作；6.2.3

法律事务部副总经理协助总经理开展工作；6.2.4

法务（副）总监负责组织开展某业务领域的法律支持工作，并负责业务成果转化、标准化工作、监督控制团队的服务质量；6.2.5

法务成员负责与公司各业务单元日常事务沟通及具体业务支持；6.2.6

法务助理协助法务团队开展法律调研、起草简单的法律文书、提供简单的法律咨询等工作。第七条

工作程序7.1

公司各业务单元向法务团队中任何成员发出工作通知，视同向法务团队发出工作通知，任何法务团队成员均有义务保证公司的任何通知得到及时落实或反馈。7.2

法务成员接到公司的工作通知后，应当及时处理，相关邮件应当抄送给负责该业务领域的法务（副）总监；如并非自己的专业领域，应当第一时间报告，由上级法务（副）总监根据实际情况，协调相应的法务（副）总监安排合适的法务人员承办。在法务成员缺位时，法务（副）总监应当安排另一名法务人员及时处理相关法律事务。7.3

法务（副）总监处理业务、发送相关工作成果或提出建议时，相关邮件应当同步抄送给业务分管负责人（部门总经理和副总经理）。7.4

法务助理不得单独以法务人员的名义参与流程审批等工作。第八条

材料保管与归档8.1

法务人员应当按照公司法律事务管理制度的规定保存完整的工作记录，妥善保管工作过程中接收或形成的信息材料，并按照公司档案管理制度向档案管理人员移交档案。8.2

法务人员原则上不负责保管证据原件等重要材料，确需由法务人员暂时保管的，应当办理相关书面交接手续并妥善保管。法务人员负责保管的原件，应按照公司档案管理制度的规定及时办理原件归档工作。第三章

业务流程第九条

法律文件审核流程9.1

审核法律文件是提供法律支持的重要内容。审核的法律文件包括但不限于公司与其他主体签订的合同和协议、招标投标文件、章程、股东协议、内部管理制度、规范性文件等书面材料。9.2

法务人员审核法律文件应当遵守下列规范：9.2.1

以公司提供的合同文本及其他相关材料为依据，同时结合具体经办人提供的信息，不得将想象、臆造、假设、推测等主观意识作为审查依据。9.2.2

简单文件原则上自收齐材料后一个工作日内审核完毕；重大、复杂的文件根据公司的要求及时完成，在约定时间内确实无法完成的，应当提前通知业务单元，并说明原因，取得业务单元的理解。9.2.3

在审核过程中，认为相关情况不清楚或不明确的，应当及时向业务单元具体经办人或经办部门核实，必要时可与业务人员一起开展调查。9.2.4

审核文件在明确相关信息后，根据不同情况作出以下处理：9.2.4.1

对简单或常规的事项，可在文件中直接修改或在审批流程中写明修改意见；9.2.4.2

对需要解释或说明的事项，应当出具书面的解释或说明；9.2.4.3

对存在重大法律风险的事项，应当报法务（副）总监组织讨论，认为必须提示业务单元的，经法务（副）总监同意后，出具书面的《法律风险提示书》（见附件1）；9.2.4.4

对重大、复杂的事项，可提议召开专项讨论会，根据会议结果向业务单元提供审核意见或法律解决方案；9.2.4.5

对把握不定的事项，应当先征询法务（副）总监意见；9.2.4.6

对未经审核完毕的事项，不得签署意见。9.2.5

出具修改意见，应当提交业务单元具体经办人，同时抄送经办人的上级主管或负责人，并对相关电子文档和纸面文档进行部门内归档。9.2.6

审核文件后应当将姓名和联系方式提供给具体经办人，以便经办人或经办部门能够及时联系法务人员。以传真方式提交文件的，应当及时确认经办人是否收到。第十条

参与商务谈判流程10.1

商务谈判中包含合同磋商、证据采集、文件起草审核等法律事项，法务人员参加谈判的作用是为理顺公司业务法律关系、获取相关证据材料、梳理相关法律文书等提供支持，有效防范法律风险，维护公司合法权益。10.2

法务人员参与商务谈判应当遵守下列规范：10.2.1

在谈判前应当做好准备工作：（1）了解谈判事项、谈判对方基本情况、谈判进展情况、谈判主要分歧、谈判进程计划等，对该等情况不清楚时，应当及时向具体经办人或承办部门了解；（2）法务人员认为必要时或应业务单元要求时，可对谈判对方基本情况、资信状况等信息进行调查；（3）收集与谈判有关的法律、政策资料；（4）草拟、审核谈判所需的各种法律文件；（5）必要时协助业务单元制订谈判方案；（6）其他与谈判相关的准备工作。10.2.2

对于重大合同谈判，应组织工作团队进行讨论，拟定谈判方案，并就谈判相关事项与业务单元进行沟通，取得共识，确定谈判原则，必要时，提请公司召开工作协调会。因谈判事项时间紧迫不能制定谈判方案的，应当对谈判事项和相关材料进行了解，并应当在谈判前与具体经办人进行口头沟通。10.2.3

谈判过程控制10.2.3.1

法务人员仅对谈判事项提供法律意见，由业务单元具体经办人根据法律意见与对方进行磋商谈判。法务人员应当根据谈判进展情况及时更新意见。10.2.3.2对于法律事务谈判，法务人员可直接与对方进行谈判，原则上业务单元应派员参加，如业务单元未派员参加，则应当及时向业务单元反馈谈判结果。对谈判分歧提出法律意见供业务单元决策参考，并根据公司意见对谈判方案进行相应调整，但应保持在法律允许的范围之内。10.2.3.3

对于综合性谈判，由法务人员会同公司相关部门共同参与，法务人员应当与业务单元人员进行分工合作，法务人员应当对整个谈判的法律问题进行综合考虑，并提出法律意见供公司参考。10.2.4

谈判后的工作10.2.4.1

如谈判主要分歧涉及法律问题的，应当对公司提出建议。建议如以邮件形式体现的，应当同步抄送给法务（副）总监，法务（副）总监应当抄送给业务单元负责人（总经理或副总经理）。10.2.4.2

对谈判过程涉及的新问题进行法律论证，适当调整谈判方案，为下一步谈判作好准备；必要时，可提请公司召开协调会，对谈判情况进行通报、研讨，并就下一步谈判确定谈判方案。10.2.4.3

对谈判所涉及的情况及时进行记录，制作《谈判记录表》（见附件2）归档备查。当需要将谈判事务移交法务团队其他人员时，应当将《谈判记录表》及其他谈判材料一并移交。10.3

应当注意的问题10.3.1

根据谈判工作需要，法务人员一般应当以公司法务身份参与谈判，如在特殊情况下不便以法务人员身份参与谈判但确需法律支持的，经法务（副）总监同意，可以具体经办人或其他身份参与谈判。10.3.2

谈判对方有法务人员参加或聘请法律顾问参与谈判时，法务人员一般应当主动要求参与谈判。10.3.3

法务人员参与谈判，仅针对谈判涉及的法律问题提供法律意见，从合法性角度为公司决策提供参考意见。10.3.4

如没有明确依据，法务人员不应对谈判中涉及的法律之外的问题发表结论性意见。10.3.5

法务人员应与业务单元人员相互支持和配合，一般不可仅被动地接受询问，也不可不顾公司主谈人员的安排而独自主导谈判。第十一条

参加公司会议流程11.1

法务人员参加公司会议应当遵守下列规范：11.1.1

恪守法律顾问职业道德和执业纪律，严守公司商业秘密。11.1.2

参加会议前做好准备工作：（1）了解会议议题和所涉及的法律问题；（2）对不清楚的背景情况及时向具体经办人或承办部门了解；（3）收集与会议议题相关的法律、政策资料。11.1.3

积极与公司沟通，争取参加重大经营决策会议、三会会议等重要会议。11.1.4

必要时就涉及的法律问题发表意见，对确有法律风险的事项，根据不同情况提出下列建议：（1）会议方案需要修改的，提出修改意见，并说明理由；（2）原定操作方式不符合法律规定，但有其他合法方式，在了解公司实际目的后，设计合法性方案；（3）涉及事项属于违法事项，应当对违法性及违法后果进行说明，必要时应当制作《法律风险提示书》。11.1.5

讨论事项涉及重大法律问题，需要进一步法律论证的，可提议在会后进行法律论证，待论证后向公司提交咨询意见。11.1.6

参加公司重大会议应当制作《会议纪要》（见附件3）归档备查。第四章

特别关注事项第十二条

风险责任12.1

发生下列情形之一的，应当认定法务人员工作出现重大过失：12.1.1

因自身原因对事实与法律的关系理解存在重大偏差；12.1.2

引用法律错误，包括引用失效法律等；12.1.3

对事实情况的调查严重不足；12.1.4

对法律文件的真实性、有效性的审核严重不够；12.1.5

对诉讼时效期间、除斥期间等期间的理解或提醒不到位，导致未能有效地向业务单元提出正确的建议，或法务人员工作拖延，导致错过相关期间；12.1.6

对法律风险的考虑发生重大疏漏。12.2

法务人员发生第12.1条款规定的情形之一，但在工作中遵守第四条规定的原则，且未违反本规范各相关条款的规定，经公司总法律顾问（或分管领导）审批，可不认定为出现重大过失，并豁免承担责任。12.3

业务单元要求出具书面意见时应当注意鉴别风险，如以突破法律底线等方式达成商业目的的，应出具否定意见或保留意见，必要时出具提示法律风险的书面文件。为业务单元寻求法律解决途径不得突破底线。第十三条

保密义务13.1

法务人员对工作中获知的公司的决策方案、管理文件、合同文本等信息材料、商业秘密以及个人隐私，以及虽不属于公司但公司负有保密义务的信息，负有保密义务，未经公司同意，不得向任何第三方披露，公司有特殊保密要求的，可另行签订保密协议。13.2

法务人员应当自觉强化保密意识，遵守下列保密规范：13.2.1

不在公共场合议论公司的业务；13.2.2

采取必要的技术措施加强保密，如本人的工作电脑应当设置密码；13.2.3

谨慎使用第三方通讯软件，涉密信息的沟通原则上应当通过公司邮箱或传讯；13.2.4

注意业务单元信息披露的范围控制（业务单元、成员、公众）；13.2.5

除客观情况必须且出于工作目的外，不得将本人的工作电脑借给任何第三方使用；13.2.6

保管好相关工作账号和密码，除客观情况必须且出于工作目的外，不得向任何第三方披露，并在必要时进行修改。第十四条

利益冲突14.1

法务人员应当避免与公司发生利益冲突。14.2

法务人员应当遵守下列利益冲突规范：14.2.1

为招标业务提供法律支持的法务人员不得与投标人接触；14.2.2

对公司员工个人咨询的劳动用工问题不负解答义务，由公司人力资源部门处理；14.2.3

在职期间，不为与公司存在竞争关系的主体提供任何形式的法律服务，不自营与公司相竞争的业务。14.3

发生下列情形之一的，法务人员应当向公司申请回避：14.3.1

是所处理事项的当事人或对方当事人的近亲属；14.3.2

与所处理事项存在利害关系。第十五条

工作立场15.