工程监理档案资料管理办法

工程监理档案资料管理方法1.总那么1.1为加强工程工程监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理档案、资料在监理业务活动和工程监理工作中的作用，特制定本管理方法。公司工程监理档案工作遵循“分级收集，集中管理〞的原那么，即由公司各有关职能部门和现场工程监理部按其分管范围收集并整理与监理活动有关的文件、记录、资料，经公司工程技术管理部审阅后，交公司办公室统一归档，存储和使用管理。工程监理档案资料包括文字、图像、声音等书面及多媒体形式的各类资料记录。归档的工程监理档案应真实可靠、字迹清楚、图像清晰、手续齐全，易于长期保存。2.工程监理档案、资料收集的要求工程监理档案、资料是在监理业务活动和工程监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录。工程监理档案、资料工作要与工程工程各环节同步，从每一工程的业务洽谈、招标投标即应开始进行文件资料的积累、整理、审查工作，至监理合同履约完成或中止，即应完成资料的归档。公司各有关部门应指定专人负责所管范围内的档案资料的收集、整理并提交相关文件记录。其中，技术与管理文件资料〔含多媒体资料〕在文件正式发布和工程竣工验收后，经工程技术管理部审核，在一个月内按时归档,其他档案资料按公司《档案管理规定》执行。工程监理部应有专人〔内业人员〕在总监理工程师领导下负责日常的工程监理档案、资料的收集、整理、编目和工程竣工后的组卷、装订工作。各种签认单、抽检单和工作函件，各监理人员收集后三天内交内业人员保存。所有监理文件资料经专人统一收发登记，送本工程负责人审阅，核发至有关人员传阅，并由资料管理人员按文件种类统一编号、分类保存，其编号按附录一《监理文件、资料编号系统说明》、附录二《监理文件、资料编号分类表》、附录三、《监理文件、资料发放编号编制说明》、附录四《监理工程分类管理说明》编制。工程监理资料存放应做到标准化。属档案资料的文件一律用A4纸张装订，由资料管理人员对文件统一编号后分类设文件夹，卷夹粘贴标签，书写条款名号，文件对号入座，分门别类存放。工程监理资料借阅均应办理借阅手续，并按时归还。应及时对监理工程招投标、监理技术和管理文件、影像图片、现场工程各阶段验收、签证等各个环节的资料做好分类整理工作，为资料的归档做好准备。工程竣工监理档案、资料归档移交要求3.1工程工程监理的文件资料，在工程竣工验收后一个月内，送公司工程技术管理部审核后，由监理工程部按归档要求装订成册，移交至公司办公室存档保存。移交时须填写移交清单。3.2工程监理档案、资料组卷依照时间顺序先后，按工程监理档案、资料归档范围〔见附录二中有保管期限要求的文件、资料〕立卷装订，每页要有编号，每项卷要有目录。其中移交的影像资料每张或每一段、每一场景等均应附有相应的文字说明。3.3文件种类、份数、页数逐件核对，不得缺少，卷内文件排列有序。3.4公司办公室对移交、归档的档案、资料，认真核对、验收后存档保存。4.工程监理档案、资料的保管由公司办公室对档案资料室进行日常管理，以保证档案资料的完整和平安。归档档案建立检索程序，方便查阅。借阅应办理借阅手续，工程监理档案资料的借阅一般在档案资料室内进行，假设有特殊情况须外借，应经办公室主管负责人同意前方可借阅，最长借期为一个月，愈期不还给予必要的经济处分；假设遗失案卷，那么由档案借阅部门〔人〕作出书面陈述，办公室提出处理意见，报总经理审批。对已满保管期限或已失去保存价值的档案、资料的鉴定工作，由办公室会同工程技术管理部共同完成，对属档案的、并确定需销毁的，要造具销毁清册，经企业负责人批准并报上级档案主管部门同意后，方可销毁；对属资料的、确定需销毁的，应造具销毁清册，经工程技术管理部审核同意后，方可销毁。工程监理档案的编号工程监理档案在工程档案中的编号为“1〞。保管期限为永久、长期、短期的档案，按要求收集、整理、组卷、装订、保管。6.保存期说明永久：无限期永久保存。长期：保存期限等于该工程的使用寿命。短期：3~20年。同施工期：为3年以下或自该工程开工至工程档案归档止。本方法自发布之日起执行,由办公室负责解释、修订和补充，工技部配合。附录一：监理文件、资料编号系统说明编号图例AAA－x/BB/C/D/EEE其中：AAA表示工程监理工程编号或部门编号，各工程具体编号由经营管理部按监理合同签订先后顺序排列得出。X表示单位工程序号，“*〞表示BB表示工程监理文件、资料大类编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出C表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出D表示工程监理文件、资料在分类下的按专业或专项分类的编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出EEE文件编排序号注：当文件及资料在编排中没有专业或专项号〔D〕时，该项编号用“*〞表示。附录二：监理文件、资料编号分类建设工程监理资料(记录)分类目录〔建筑工程类〕大类号大类名称分类号分类资料(记录)名称专业及专项号专业及专项名称保存期限1监理方案01监理规划〔含电子文档〕短期02监理实施细那么〔含电子文档〕01桩基A、B类：短期C类：同施工期02围护〔支护〕A、B类：短期C类：同施工期03地下结构〔人防〕A、B类：短期C类：同施工期04上部主体结构A、B类：短期C类：同施工期05装饰装修A、B类：短期C类：同施工期06建筑安装A、B类：短期C类：同施工期07幕墙A、B类：短期C类：同施工期08智能化建筑A、B类：短期C类：同施工期09电梯A、B类：短期C类：同施工期10消防A、B类：短期C类：同施工期11钢结构A、B类：短期C类：同施工期12专项平安同施工期13防渗漏及质量通病A、B类：短期C类：同施工期14其它A、B类：短期C类：同施工期03监理专项方案〔含电子文档〕01旁站同施工期02影像资料A、B类：短期C类：同施工期03其它另定2监理管理文件资料01监理合同01中标通知书长期02监理备案证明长期03委托监理合同〔协议〕长期04补充监理合同〔协议〕长期05委托检测〔试验〕合同〔协议〕，附单位证明材料同施工期06合作监理合同〔协议〕，附单位证明材料短期02总承包合同同施工期03分包合同同施工期04采购合同同施工期05监理工作制度同施工期06现场监理部岗位职责01总监理工程师同施工期02专业监理工程师〔含平安〕同施工期03监理员同施工期04资料内业员同施工期07人事管理01总监理工程师授权书短期02总监代表授权书短期03人员调动记录〔解聘、调动〕同施工期04人员考核记录同施工期05人员考勤记录同施工期08各类名录、清单01现场监理部机构图和人员名单同施工期02监理记录表式一览表同施工期03各类有效文件一览表同施工期04标准、标准、图集等一览表同施工期05文件传阅记录表同施工期06业主提供文件资料登记验证表同施工期07监理设备、检测工具一览表同施工期08胸卡、平安帽清单同施工期09监理影像资料及目录A、B类：短期C类：同施工期09监理内部交底01土建结构同施工期02设备安装同施工期03装饰装修同施工期04钢结构同施工期05平安监理同施工期06其它同施工期10监理日记01综合同施工期02平安同施工期11监理工作月报〔含电子文档〕01综合监理月报A、B类：短期C类：同施工期02平安监理月报同施工期03监理工作旬、周报同施工期04其它监理报表同施工期12会议纪要01监理内部会议同施工期02工程例会、协调会B类：短期C类：同施工期03专题会议另定13建设单位〔业主〕提供的文件、资料01地质勘察资料同施工期02基地道路红线图及规划用地文件、资料同施工期03许可证资料同施工期04设计图纸〔包括设计变更〕同施工期05工程建设其它批文及资料同施工期14监理工作总结〔含电子文档〕短期15监理自查记录01现场工程监理部自查记录同施工期02公司检查记录及改良记录同施工期03上级和政府主管部门监督检查记录及改良记录同施工期16建设单位〔业主〕意见记录01建设单位〔业主〕意见征询表记录同施工期02建设单位〔业主〕投诉、抱怨记录及处理记录同施工期3施工准备01工程开工/复工报审表，建设工程开工/复工报告01地下局部同施工期02地上局部同施工期03专项〔专业〕工程同施工期02设计交底与图纸会审会议纪要01监理内部图纸审核记录同施工期02土建同施工期03安装同施工期04其它专业同施工期03施工组织设计〔四新技术方案〕报审01总施工组织设计审核记录A类：短期B、C类：同施工期02专项施工方案审核记录A类：短期B、C类：同施工期03专项平安措施或重大危险源控制方案同施工期04分包单位资格报审表〔附：营业执照、资质证书、平安许可证等复印件〕01桩基分包单位同施工期02防水施工单位同施工期03消防施工单位同施工期04玻璃幕墙施工单位同施工期05商品混凝土供给单位同施工期06建筑构件生产供给单位同施工期07安装专业分包单位同施工期08劳务分包单位同施工期09委托试验单位同施工期10其它专业施工单位资格审核同施工期05设备、设施验收核查〔附：相关检定记录和证书〕01大型机械设备拆装同施工期02平安设施同施工期03仪器设备同施工期06特种作业人员上岗资格核查备案记录〔附：上岗证复印件〕同施工期07从业人员资格审查表同施工期08施工现场质量管理检查记录同施工期4质量控制01工程材料/构配件/设备报审表〔附：质量证明，备案证明，生产许可证明，交易证明，试验报告〕原材料〔水泥、砂、石、钢材〕同施工期砖、砌块同施工期商品混凝土同施工期商品砂浆同施工期防水材料同施工期电工材料同施工期门窗同施工期幕墙材料同施工期装饰材料同施工期混凝土掺和剂、外加剂同施工期绿化材料同施工期建筑设备同施工期建筑构件〔砼、钢〕同施工期工艺设备同施工期其它材料同施工期02建筑材料监理监督台帐同施工期03工程报验申请表〔1〕〔附：分项工程验收记录，含检验批验收记录和隐蔽工程验收记录〕01测量放线复核A、B类短期C类同施工期02沉降观测复核B类短期C类同施工期03地基与根底所含分项工程同施工期04主体结构所含分项工程同施工期05建筑装饰装修所含分项工程同施工期06建筑屋面所含分项工程同施工期07建筑给水、排水及采暖所含分项工程同施工期08建筑电气所含分项工程同施工期09智能建筑所含分项工程同施工期10通风与空调所含分项工程同施工期11电梯所含分项工程同施工期04工程报验申请表〔2〕〔分部〔子分部〕工程验收记录〕01地基与根底所含子分部工程同施工期02主体结构所含子分部工程同施工期03建筑装饰装修所含子分部工程同施工期04建筑屋面所含子分部工程同施工期05建筑给水、排水及采暖所含子分部工程同施工期06建筑电气所含子分部工程同施工期07智能建筑所含子分部工程同施工期08通风与空调所含子分部工程同施工期09电梯所含子分部工程同施工期05工程报验申请表〔3〕〔单位〔子单位〕工程验收记录、资料核查记同施工期06旁站记录同施工期07试验、检测监理台帐〔清单〕01施工单位委托试验、检测同施工期02监理单位委托试验、检测〔监理单位平行检测〕A类：短期B、C类：同施工期08设计变更、技术核定审核同施工期09事故报告及处理记录长期10工程质量评估报告〔含电子文档〕01分阶段工程质量评估报告〔含质量证明〕长期02单位工程质量评估报告〔含质量证明〕长期03工程竣工报验单同施工期04工程竣工初验报告同施工期05工程竣工报告长期06工程竣工备案表长期07监理业务手册长期5进度控制01工程总进度方案表审核记录同施工期02季度、月、周施工进度方案表审核记录同施工期03同施工期04工程最终延期审批表同施工期05施工方案完成情况有关报表同施工期6投资控制01施工预算书及监理审核报表同施工期02工程量报审记录同施工期03工程款支付申请表、工程款支付证书同施工期04费用索赔申请表、费用索赔审批表同施工期05工程竣工决算报审记录同施工期701监理工程师通知单及回复单长期02工程暂停令长期03监理工作联系单长期04工程变更单另定05专题报告另定8保修期监理效劳01保修阶段监理工作方案书同保修期保修阶段工程回访记录同保修期保修阶段监理效劳总结同保修期9公司或上级来文01公司发文01行政事务另定02管理与技术〔含质量管理体系文件〕短期02公司转发文另定03其它另定注：“同施工期〞为3年以下或自该工程开工至工程档案归档止。附录三：监理文件、资料发放编号编制说明监理受控文件、资料的复印件需加盖发放编号章，发放编号采用如下规那么编制SCCS－aaa或SCCS－Emn其中：SCCS固定不变，代表本公司英文缩写字母aaa：表示文件发放对象为公司内部各部门及工程监理组的编号，或为发放对象的岗位名称、人员姓名等。E：表示文件发放对象为公司外部与监理工程有关的单位，其字母E固定不变m：表示外部单位编号其中：1.建设单位〔业主〕设计单位施工总承包单位政府管理部门上级主管单位其它单位n：表示同类单位中的编排序号，该编号具体数字由工程监理组确定。实例一：公司发放给无锡大厦工程监理部的文件如采用复印件时，发放编号为SCCS－074实例二：某工程监理组发放给安装总承包的文件如采用复印件时，发放编号为SCCS－E32〔其中“3〞表示施工单位，“2〞表示由工程组确定的安装施工总包编号〕表号：SCCS-QR-03-01-01工程监理工程归档资料审核记录表〔A类工程〕工程名称开工日期竣工日期资料上交日期总监理工程师审核意见签名：日期档案收集情况名称依据〔类〕份名称依据〔类〕份名称成果〔类〕份监理合同(副本)监理规划书面或光盘资料分局部项工程质量评估报告正式合同(协议)监理实施细那么书面或光盘资料分局部项工程质量验收证明书补充合同(协议)单位工程质量评估报告监理中标通知书监理工作联系单监理合同备案证工程(暂)停工通知工程竣工验收报告监理合同备案证测量复核交接记录〔含沉降观察资料〕〔质量〕事故处理报告记录监理业务手册资料收集情况施组/四新技术专项〔方案〕书面或光盘资料监理月报监理专报工程例会纪要紧急报告专题会议记录监理工作总结影像资料〔光盘〕审核部门意见签名：年月日接受部门〔人〕签收备注注：1、本工程工程归档资料审核记录表同样适用〔设备监理工程〕2、有民防工程的工程应收集民防工程相关的竣工验收报告、监理业务手册表号：SCCS-QR-03-01-02工程监理工程归档资料审核记录表〔B类工程〕工程名称开工日期竣工日期资料上交日期总监理工程师审核意见签名：日期档案收集情况名称依据〔类〕份名称依据〔类〕份名称成果〔类〕份监理合同(副本)监理规划书面或光盘资料分局部项工程质量评估报告正式合同(协议)监理实施细那么书面或光盘资料分局部项工程质量验收证明书补充合同(协议)单位工程质量评估报告监理中标通知书监理工作联系单监理合同备案证工程(暂)停工通知工程竣工验收报告测量复核交接记录〔含沉降观察资料〕〔质量〕事故处理报告记录监理业务手册资料收集情况工程例会纪要监理月报专题会议记录监理专报紧急报告监理工作总结影像资料〔光盘〕审核部门意见签名：年月日接受部门〔人〕签收备注注：1、本工程工程归档资料审核记录表同样适用设备监理工程2、有民防工程的工程应收集民防工程相关的竣工验收报告、监理业务手册表号：SCCS-QR-03-01-03工程监理工程归档资料审核记录表〔C类工程〕工程名称开工日期竣工日期资料上交日期总监理工程师审核意见签名：日期档案收集情况名称依据〔类〕份名称依据〔类〕份名称成果〔类〕份监理合同(副本)监理规划书面或光盘资料分局部项工程质量评估报告正式合同(协议)分局部项工程质量验收证明书补充合同(协议)监理工作联系单单位工程质量评估报告监理中标通知书〔质量〕事故处理报告记录监理合同备案证工程竣工验收报告监理业务手册资料收集情况监理工作总结审核部门意见签名：年月日接受部门〔人〕签收备注注：1、本工程工程归档资料审核记录表同样适用设备监理工程2、有民防工程的工程应收集民防工程相关的竣工验收报告、监理业务手册表号：SC