电子文件管理复习资料

第一章1.电子文件的概念：国家机关或社会组织、个人在履行其法定职能或处理事务的过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。2.两个基本特征：文件是电子文件的概念基础（功能属性）数字信息（技术属性）3.电子文件的作用：广泛应用于信息传递和社会交往；支持各项业务和管理活动的高效和可持续发展；维护社会组织和个人的合法权益；延续历史，传承文明4.电子文件的三要素：内容，背景，结构5.电子文件的种类：按功能划分为：主文件、支持性、辅助性、工具性按生成方式：原生电子文件、数字化电子文件6.文件生命周期理论：文件从其形成到永久保存或销毁是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态变化可分为若干个阶段；文件在每一阶段因其特定的效用状态和价值形态，而与价值主体、保管场所和管理形式之间存在一种对应关系。（全程管理、前端控制的理论基础）7.文件连续体理论：四个坐标轴：文件形成者轴、业务活动轴、价值表现轴、文件保管轴8.电子文件的特点：数字信息的非人工识读性计算机软硬件系统的依赖性信息与特定载体的易分离性信息的易变性信息储存的高密度性多种信息媒体的可集成性信息组织的多维性物理结构和逻辑结构的分离性信息的可操作性9.电子文件的形成特点：电子文件与形成活动的伴生性电子文件之间的有机联系性电子文件种类与状态的多样性内容、结构、背景信息的分散性第二章1.电子文件的管理目标：保证电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性，提高工作效率（过程真实性、内容真实性）（困难：电子文件易改性、技术措施不配套、软硬件依赖性）（《电子文件归档与管理规范》（18894-2002）真实性四项措施：建立电子文件操作者可靠的身份识别和权限控制；设置操作日志；防错漏防调换标志；对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施）2.电子文件的效用：管护信息资产；提高工作效率；保存数字记忆；方便利用共享3.电子文件的管理原则：全程管理原则、前端控制原则、真实性保障原则、可读性保障原则，集成管理、完整性管理原则6.管理模式：双套制和全电子化集中式与分布式（双套制：同一份文件实行纸质版本和电子版本的双套储存管理（双轨双套制：机构在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本；单轨双套：先形成电子文件，电子文件归档时制作相应的纸质拷贝一同保存）全电子化）7.文件中心的类型：现行文件查询服务型、备份型、中转站型、永久保管型、系统服务型8.数字档案馆：概念：运用现代信息技术对电子档案及其他信息资源进行采集、存储、管理，并通过各种平台提供利用的档案信息集成管理体系。功能：数字信息的汇集功能、管理功能、发布功能特征：管理对象的虚拟性、馆藏资源集成性、管理手段技术性、运行空间开放性、信息服务便捷性9.电子文件的管理标准：P85第四章：1.捕获：对电子文件进行实时收集和储存的方法与过程，捕获的对象是需要保存的电子文件及其元数据2.电子文件归档：具有保存价值的电子文件一经形成或办理完毕后转化为具备档案属性的电子文件的过程。3.捕获与归档：形成背景不同、管理视角有别、操作对象有别、操作时间有别4.归档与移交：归档发生在机构内部，移交发生在不同机构之间，归档是机构内业务系统与电子文件管理系统之间的数据交换，移交是机构的电子文件管理系统与其他第三方机构的电子文件长期保存系统之间的数据交换；归档的对象是具有保存价值的电子文件，其保存价值有长有短，移交的对象一般是具有长期或永久保存价值的文件。5.电子文件的捕获流程：文件抓取、元数据抓取→文件与数据整合→验证→登记→分类组织储存保管跟踪（记录、警告）6.电子文件的捕获方式：自动捕获和手工捕获7.电子文件归档范围：能提供机构方针及行动的证据和信息的文件能够提供与其服务对象之间相互关系的证据和信息的文件记录个人和机构的权利与义务有助于建立机构记忆，有利于科学文化和历史研究的文件能够提供有关机构各种权益活动的证据和信息的文件8电子文件的归档方式：逻辑归档和物理归档、在线归档和离线归档9.移交：特指文件形成机构向国家各级综合档案馆或者专业档案馆转移档案的活动10.电子文件移交与接收程序：P149第五章1.电子文件分类：在文件管理中，依据分类体系中的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动或文件进行的系统标识和整理。2.分类目的：维护文件和形成文件的业务活动之间的关联维护文件的真实、可靠、完整3.电子文件的分类方法：职能分类法第六章1.电子文件的鉴定：对文件的价值进行评估，判断其是否属于归档范围并划分保管期限的工作。2.文件的价值鉴定：按照一定的原则和方法，判断文件的现实和历史价值，确定保管期限。3.鉴定工作：真伪鉴定、开放鉴定、密级鉴定、价值鉴定、技术鉴定等4.电子文件鉴定的特殊性：eq\o\ac(○,1)对于文件身份的鉴定，即：什么样的电子信息可以成为文件；技术鉴定，即判断电子文件的有用程度是否有实现的可能（技术鉴定和内容鉴定合称为电子文件的双重鉴定）eq\o\ac(○,2)职能鉴定法（传统鉴定为直接鉴定法），电子文件数量惊人，易改性易逝性不适用于传统的直接鉴定法5.电子文件的处置：按照电子文件的保管期限表、处置表或其他规定，对在文件形成机构内保管到期的电子文件实施移交、销毁或续存的一系列过程。6.鉴定和处置的关系：没有鉴定处置无所依据，没有处置，鉴定有始无终，二者共同决定文件的最终归宿。先鉴定，后处置。7.影响电子文件鉴定的和处置的因素：环境因素：法规缺乏，理论研究未成熟，鉴定工作难以找到依据电子文件鉴定工作是反应机构业务需求、社会利用需求的镜子客体因素：电子文件的原始性、真实性难以确认电子文件的关联性和动态性导致鉴定需要复杂的技术手段电子文件数量剧增需要更加重视鉴定的效率主体因素：电子文件鉴定的新特点对鉴定人员提出了更高的要求8.电子文件鉴定的特点：鉴定对象多样化鉴定时间提前，实时鉴定鉴定自动化程度提高，文件形成系统和电子文件管理系统分担责任9.电子文件处置的依据：保管期限表和处置表经领导签字的鉴定报告第七章1.电子文件保存面临的问题：内部挑战：电子文件自身的脆弱性（易改性，多重依赖性，寿命短暂）外部挑战：灾害灾难威胁，人为因素，经济和组织因素2.电子文件保存的基本要求：维护载体的有效性，保障信息的可用性、可理解性、完整性，重视环境的动态性，强化风险管理（备份，全面监控）3.电子文件保存的影响因素：电子文件的非直读性导致数字信息无法独立存在软硬件系统跟新过快给电子文件的可读性带来挑战电子文件的多种类型和结构增加了保存难度4.电子文件保存的基本内容：电子文件技术属性的识别移交/归档技术检测保存管理5.OAIS参考模型：P2136.积极保管：采用新技术重建文件的方法，（格式迁移）消极保管：根据数据对象产生时的特点和性质对其进行保管，重点在于保持原先用来存储或处理该对象的技术（更新、复制、仿真）7.常规方法：更新、复制重点方法：迁移、仿真：在新的系统环境下重建一个兼容原始数据、设备、管理系统的运行环境，使得原来的数据、设备和系统能在现行的软硬件系统上运行封装：是在有关元数据规范的基础上进行的，其内容除了描述电子文件的基本资料外，还要描述电子文件的原始软硬件参数、背景信息、使用目的等信息。辅助方法：技术保存，硬拷贝输出8.磁性载体的保护：控制适宜的温湿度防止外来磁场防止灰尘防止机械振动避免强光防止复印效应9.光盘的保护：控制温湿度、防治空气污染、避免盘面损伤、保证刻录质量、标签管理、日常管理第八章1.电子文件的检索：是指在电子文件相关系统中定位和获取电子文件信息的过程2.检索的类型：直接检索，利用者直接检索，（响应时间断，交互性强）间接检索，利用者委托电子文件管理部门或机构代为查找（专门人员检索，提高效率；便于文件信息安全；缺乏实时的交互性）3.检索与利用：检索是基础性的利用工作，是衡量一个系统利用服务能力的关键指标；利用的唯一主体是利用者，检索的主体可以是利用者本身也可以是提供服务的电子文件管理者4.电子文件的利用：查找、使用或检索电子文件的权利、机会和方法。5.利用的类型：原发性利用和增值性利用、业务支撑性利用和文化研究性利用、内部利用和外部利用6.电子文件检索与利用的特点：共享性、复用性、交互性、灵活性7.利用原则：便利、经济、广泛、安全8.电子文化提供利用的方式：互联网服务、内网服务、集中阅览、复制供应、咨询服务第九章1.电子邮件：以计算机网络系统为基础的通信方式，通过电子通信系统对信件进行记录、发送和接收。2.公务邮件的特点：集工具性和证据性与一身；公务邮件和私人邮件交织3.电子文件具有文件价值的三大特征：有法定作者、有特定效用、机构活动的记录、依据和凭证4.电子邮件捕获的范围：维持公务活动所必须的；为业务处理提供文件及证据的；保护机构权益的；提供问责或其他业务需求的；对机构长期具有管理、法律、研究价值或文化价值的5.捕获的内容：邮件发送人、接收人的具体情况邮件的密级邮件的发送接收时间邮件的题名、正文、附件邮件收发日志发送、接收邮件的软件号和版本号6.电子邮件管理难点：公务和私人电子邮件的识别问题；邮件的归档问题；邮件对话流的管理；附件的管理；安全保密问题。7.策略：法规遵从、规范建设、职责管理、开发并实施电子文件归档管理系统8.数据库电子文件：在机构各个业务系统中承担文件功能的数据库数据对象，或者包括机构数据库的文件，称为数据库电子文件。9.网站文件：记录、反应网站内容的文件以及在网站设计、建设、维护过程中产生的其他文件。10.网站文件管理难点：超链接的维护、动态网页的保存、网络化业务文件的管理11.网站文件管理要点：确定网站文件管理的要求；确定网站在业务活动中的功能；确定网站的元数据管理确定网站文件管理人员的职责12.网站文件归档原则：针对性、时效性、质量保证原则、动态原则13.CAD文件：设计和应用CAD技术过程中产生的一切文件，包括CAD软件和在该软件环境下形成的产品设计文件。14.CAD文件的特点：专业性、成套性、多样性、技术含量高第十章1.电子文件管理系统：机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置进行管理和控制的信息系统2.与档案计算机辅助管理系统的区别：管理对象不同；使用机构不同；技术水平不同第十一章1.文件元数据：描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据2.特点：全面、全程、实时、动态、自动化、结构化、多级性3.电子文件元数据的作用：保障电子文件的真实性、完整性、可读性、可理解性，支持电子文件信息的组织和查询、支持电子文件的安全管理、支持电子文件管理流程的集成和优化第十二章1.信息安全层次：信息→安全软件→安全硬件→安全物理环境→法律规范→职业道德2.电子文件安全管理原则：全程原则、动态原则、平衡原则、风险