工程精细化管理体系文件格式培训

根据集团公司工程精细化的相关要求和公司领导的指示精神，为做好精细化管理体系文件的发布工作，依据集团公司《中铁电气化局集团规章制度管理办法》(电企[2015]396号)的要求，结合公司实际情况，我们制作了一个培训课件，为发布公司的管理体系文件做准备。根据集团新的文件(电企396号文)的要求，在体系文件组成、编写格式上，和我们以往的管理体系文件编制还是有一点差别。下面主要从五个方面给大家讲解一下，希望各单位在编写管理体系文件时能按照要求去做，为我们最终文件发布奠定一个好的基础。与原来的文件相比，格式上主要有三个方面的变化。(一)变化的部分(2015)XX号)同时废止”移到了正文“附则”里，作为最后一条。注意：这一条只用于修订类文件，不适用于首发类文件。(如果有文件经总经理办公会讨论通过，还要加上“并经2015年第X次总经理办公会通过”的字样)。2、成文日期由汉字格式(二〇一五年九月七日)变为阿拉伯数字格式(2015年9月7日)。并在成文日期之上增加单位署名，一般使用规范化简称(中铁电化运管公司)。如果是党政联合行文的文件，参照《党政公文处理办法》(2015版)即可。(二)删除的部分1、删除了页眉和文件封面；2、删除文件管理流程图、文件运行管理有效性评审表、文件符合性审批(查)表；(三)增加的部分1、文件最后视情况增加内控流程图和《管理职责界面(文件起草部门自行确定有无必要设置流程图。流程确定应综合考虑流程控制的重要性、复杂程度、主线明晰程度及综合管理办法涉及独立管理事项的数量。业务流程顺畅、节点清晰的文件，可按管理程序画流程图；非流程管理、不能形成流程的文件，以及管理内容简单(3个节点以下)的文件可不画流程图。标准类、规程类文件不用画流程图。一个管理办法涉及其他部门管理事项时，为明确管理职责、管理界面、管理深度，需要共同签认“管理职责界面确认单”,如果是本部门职责范围内的办法就不用这个单子了)2、正文中如果有图、表的，应有图题或表题和编号，表的编号与标题应置于表的上方的居中位置，图的编号与标题应置于图表的下方的居中位置。文件正文由标题(名称)、正文内容、内控流程图、其他附件、《管理职责界面确认单》(后三项视情况添加)等几(一)正文内容组成通过新旧版办法构成要素对比可以看出：要素名称(新)要素性质要素名称(旧)要素性质名称必备名称必备总则必备总则必备管理职责必备必备管理职责(或组织机构)可选可选管理内容与要求必备管理内容与要求必备检查与考核必备必备相关文件可选可选附则必备附则必备附件可选附件可选(二)正文内容1、名称。名称为必备要素，应置于正文首页，并满足体系文件应称为“办法”或“指导办法”。原则上不得采用其它名称，若办法因必须用对口上级机关的文件名称等原因须另行命名时，另行商榷；例如：《中铁电化运管公司会议管理指导办法(细则)》。2、总则。总则主要是描述编写文件的目的意图，应置于办法的第一章，包含以下内容：(1)应明确阐述制定本办法的目的，如“为了规范/完善/加强/健全/明确××××××管理工作，特制定本办法/(2)应简述本办法包括的主要内容，如“本办法/指导办法规定了××××××要求”。内容应与具体管理内容章(3)应简述本办法适用范围，如“本办法/指导办法适用于××××××的管理”。适用范围与职责、管理内容应保持一致。如适用范围包括了基层单位，则职责、管理内容中也应包含基层单位；(4)如果有“指导思想、原则”等内容，应符合国家法律法规、方针政策、上级部门总体要求，内容的描述应与(5)简述本办法使用的术语和定义，其作用是为解释正文中的主要概念，应使用引导语：所使用的术语和定义要在正文(管理内容与要求)中被引用；(6)说明本办法/指导办法编写的依据，如“本办法/3、管理职责。管理职责主要阐述执行办法的职责和权限分工，包含以下内容：(1)参与本项管理活动的所有领导、部门的职责都应(2)规定的关联部门职责应与人力资源部确定的职责(3)应明确起草主责部门职责与配合部门职责的关系和接口；(4)一个管理办法涉及多部门管理事项时，负责起草的主责部门应主动与相关部门沟通，明确管理职责、管理界面、管理深度，在共同签认“管理职责界面确认单”后方可(5)每项职责描述应简练、明确；(6)每项职责在“管理内容”各章节中都应规定如何(7)职责编制应按照主管领导、分管领导、主责部门、相关部门的顺序排列；(8)本部门各项管理办法规定的职责总和，应覆盖人力资源部所规定的部门职能。4、管理内容与要求。管理内容包含以下内容：管理内容各章节应层次分明、详略适当、用语规范、接管理内容有明显工作步骤和工作程序的应采用流程图方式表述管理过程及接口；管理内部应符合三体系(质量、环境、职业健康)认证、企业安全生产标准化基本规范及内部控制体系等要求；管理内容章节名称应与实际管理流程相协调；做什么(what)、谁来做(who)、何时做(when)、在哪儿做 (where)、如何做(howdo)、做到什么程度(howmuch),管理内容应以满足管理目标为目的，确定管理措施；应规定主责部门与其他部门管理界面和接口；应规定主责部门、相关部门管理权限、管理内容在基层单位的所有接口关系和管理深度；应明确规定各项报告、报表、总结和记录等信息流转程5、检查与考核。检查与考核包含以下内容：(1)应明确检查与考核的责任主体和被考核对象；(2)应确定检查与考核的内容、指标、标准和周期。6、附则。附则是作为每项管理办法正文的最后一章，(1)应明确本管理办法归口管理部门及解释权限，如：本办法由×××××部门制定并负责解释。(2)应明确本办法实施时间，如：本办法从××××(3)如属修订类管理办法，应明确原管理办法作废要当与现行管理办法发生冲突时，应表明处理原则。如：a.现行管理办法与本管理办法相抵触的，以本管理办法b.现行管理办法中与本管理办法之规定不相符的，应参照本管理办法予以修改。这两种情况我们用得比较少，一般情况下都是用上面的三、管理体系文件发布通知的注意事项(一)文件分类管理体系文件还是分为执行类文件和指导类文件两类。(二)办法名称及发文标题根据集团公司要求，各单位层面使用规章制度的专业术《中铁电化运管公司+XXX管理(细则)》的通知”,指导类文件名称就是“关于印发《中铁电化运管公司+XXX管理指导办如果是转发公司的文件，发文标题应为：关于转发《中铁电化运管公司+XXX管理办法》的通知；(一)幅面与页边距幅面采用A4,页面方向为纵向，页边距的设置：上3.7cm排版规格：正文用3号仿宋体字(GB2312),一般版面排22行，每行排28个字。行间距可设固定28.5磅值。(二)字号、字体及格式。办法标题用2号方正小标宋简体字，可分1行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。正文在标题名称下空1行。章的编号及标题，字体为3号黑体字；节的编号及标题字体为3号仿宋体字(GB2312)加粗；标题均为水平居中排列。条的编号字体为3号仿宋体字(GB2312)加粗，另起一行左空2字。正文一律用3号仿宋体字(GB-2312),每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。图题或表题使用4号黑体字，图内字体可用4号仿宋体。附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。规章制度字号和字体序号文字内容字号和字体1管理办法名称2号方正小标宋简体字2章标题3节标题3号仿宋体字(GB2312)加粗4条3号仿宋体字(GB2312)5正文(含款、项、目)3号仿宋体字(GB2312)图、表标题4号黑体字7图、表内容4号仿宋体字(GB2312)8附件标题3号黑体字附件内容3号仿宋体字(GB2312)(三)页码正文用阿拉伯数字从1开始编排页码，奇数页在右下角，偶数页在左下角，数字左右各放一条横线，字体字号为仿宋4号GB-2312;空白页和空白页以后的页不标识页码。对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。独立装订的附件，页码可独立设置。(四)图、表与附件格式。办法中的每个图、表均应有图题或表题，并从图1或表1开始编号，即使有一个图、表也要编号。表的编号与标题应置于表的上方的居中位置，图的编号与标题应置于图表的附件应与办法正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识用3号黑体字；附件有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。附件标题居中编排在版心第三行，附件内容格式要求同正文。使用表格形式时，表格总体处于整个页面的居中位置，按附件在办法中出现的次序排序。不同附件应另起一页。如果有多个较短的附件，也可接排，接排的附件之间的距离宜大于20mm。五、文件涉及到的图、表1、管理办法流程图(根据需要添加)2、管理办法审查登记表3、评审意见书4、管理职责界面确认单(见后图)管理办法审查登记表规章制度名称起草部门部门负责人签字送审部门负责人签字送审人联系方式送审材料1.所拟管理办法草案2.送审草案说明稿3.规章立项有关背景材料4.集团公司或公司相关管理办法5.其他相关材料立项目的适用范围内容提要XXXX部审核意见法律事务部审核意见附件5:评审意见书时间：管理办法名称(草案):2.与会人员签名：附件7:规章制度名称《中铁电化运管公司XXXX管理办法》主责部门：XXXXXX部需确认事项所涉及相关部门：