如何让你的商务英语邮件看起来简洁有力

如何让你的商务英语邮件着起来简洁有力

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《如何让你的商务英语邮件

看起来简洁有力》的内容，具体内容：在一个电子邮件和社交媒体盛

行的世界，你的成功和你通过文字影响他人的能力成正比。如何才能

让你的商务信函更令人信服，下面是12个关于商务写作的提示和示

例，这些小贴士能让你的文章简洁有力。...

在一个电子邮件和社交媒体盛行的世界，你的成功和你通过文字影

响他人的能力成正比。如何才能让你的商务信函更令人信服，下面是

12个关于商务写作的提示和示例，这些小贴士能让你的文章简洁有

力。

1.先陈述结论。

现在人们没有时间去斟酌你的思考过程。他们需要你在前两句话中

直接点明邮件的主旨。

Wrong:Inthiswhitepaper,wewillinvestigatethepotential

impactofremedialsalestraininginourbuyer/seller

relationships.First,letusdiscusstheinitialconditions

whichprecipitatedourinquiry.

错误示例：在这本白皮书中，我们将调查补救销售培训对顾客和销

售员关系的潜在影响。首先，在开始调查之前，让我们讨论一下初始

条件。

Right:IfwedontfundtheABCsalestrainingprogram,our

saleswillplummet.

正确示例：如果我们不投资ABC销售培训项目，我们的销售额会大

幅降低。

2.使用第一人称而不用无人称句子。

有力的商务写作能巩固关系。但是如何和陌生人或是满口术语行话

的人建立关系呢？

Wrong:"Theoperationalgoalsofthisorganizationinclude

anincreaseinmoraleaswellasoveralljobsatisfaction.

错误示例：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。

Right:"Iwanttoenjoyworkinghere.Illbetyoudo,too.”

正确示例：我想要享受在这儿工作。我相信你也是。

3.举实例而不是谈抽象的概念。

虽然抽象概念有一定价值，但是如果没有实例加以解释就很难理

解。

Wrong:"Theabilityforsalesandmarketingtocooperateon

salesopportunitiesiscrucialtosustainablerevenuegrowth.”

错误示例：通过销售和营销能力提高销售几率对可持续的销售增长

至关重要。

Right:"Theotherday,welosttheAcmeaccountbecauseour

salesmessageandourmarketingmessagedidntjibe.”

正确示例：因为销售信息和营销信息不匹配，我们失去了重要客户。

4.兼顾情感和理性

人们根据情感做决定，然后再为决定找智力方面的理由。

Wrong:"Ourrecordsindicatethat10%ofoursales

opportunitiesarelostwithoutanysustainedeffortinthearea

ofcompetitiveanalysisandcomparison.，z

错误示例：我们的记录显示我们因为缺乏在竞争分析和比较方面的

持续努力而丧失了10%的销售机会。

Right:"Everyonearoundhereloveswinningdealssomuchthat

wegetskittishwhenitcomestofindingoutwhywelostadeal.”

正确示例：在场的每个人都想要赢得生意以至于当我们找到丢失这

笔生意的原因时，我们都坐立不安。

5.使用生动的语言而不是陈词滥调。

使用那些无趣的专业术语或者老掉牙的比喻会掩盖你的写作。

Wrong:"Thisactionitemcallsforout-of-the-boxthinking.

错误示例：这项任务要求大胆开阔的想法。

Right:"Ifyouvegotanideathatyoureafraidmightbe

half-baked,letsconsideritanyway.”

正确示例：如果你有一个想法，那你担心会中途流产，没关系先考

虑再说。

6.不要重复自己说的话。

重复会使文章显得冗长却没有实质内容。它会使你的文章大打折扣

并且削弱你的观点。

Wrong:"Thistrainingprogramteachesyoutolearnthebest

tricks,tips,techniquesandskillsforeverystageofthe

marketprocess.”

错误示例：这个培训项目能教会你营销过程中最好的手段、方法、

技巧和技能。

Right:"Thisprogramteachesthebestmarketingtricks.”

正确示例：这个项目能教会你最好的营销手段。

7.简洁而不要繁琐

一些商务人士认为自己的工资和写文章的字数挂钩，就像三十年代

的低俗小说家。

Wrong:"Inordertofocusexternally,wemustfocusboth

externallyandinternally(customerscustomerandinternal

alignmentnecessarytorespond),withinternalcollaboration

withcommonfocus/goalsbystakeholdersaccountablefor

ultimatebusinessresultsoriented,optimizedandcoordinated

outputs,alignedaroundthesalescycleandwithaproactive

approachtohigherordercompetencyinvestmentsandbeing

unwillingtothrowdeliverablesoverthefencetosalesteams

andtrustresultswillbeachieved.

错误示例：为了从外部关注，我们必需同时从内部和外部关注(顾

客的顾客以及能做出必要反应的内部联盟)，同股东达成共识并建立

内部合作，对最终经营成果的导向和最优化负责，对销售过程中的产

量协调负责并积极促进订单能力投资，不将应交付产品只交给销售团

队，那么就能达到信任的结果。

Right:"Weneedtomeasurehowwellthisworks.”

正确示例：我们需要了解它的功效到底有多好。

8.注重独一无二的而不是普遍

如果你说的东西和其他人的完全一样，那还说什么？

Wrong:"OurB2Bservicesincreasesalesandreducecosts.”

错误示例：我们的B2B服务能增加销售并减少成本。

Right:"Ourcustomersoftendoubletheirprofitmargins.No

othervendorcandothis.”

正确示例：我们客户的利润率经常翻倍。其他任何销售商都做不到

这一点。

9.用名词和动词而不是形容词和副词。

形容词和副词会削弱你的文章，尤其是当你想要用它们来让一句枯

燥的话变得生动些的时候。

Wrong:"Wehaveanexciting,brandnewproductthatwill

easilyandquicklysolveyourmostdifficultsalesprocess

problems.

错误示例：我们推出了一款令人振奋的、全新的产品，它能够轻易

解决我们面临的最难的销售问题。

Right:"Thisproductwillhelpyouturnprospectsinto

customersinlesstime.

正确示例：这款产品能够帮助你在较短时间内开拓新用户。

10.用讲故事的方式强调关键点。

人们能够在忘记事实之后很长时间内回想起相关的故事。

Wrong:"Studiesindicatethatsomeofficeworkersspendas

muchas40%oftheirtimewritingandansweringinternal

emails.”

错误示例：研究表明办公室白领有40%的时间花在写作和回复内部

邮件上。

Right:"IsatdownthismorningandopenedOutlookandyou

knowwhatIdiscovered?237newmessages!237!!SoImwondering

howtheheckcanIgetthroughallthatjunkandstillgetsome

realworkdone?”

正确示例：今早我刚坐下打开了Outlook,你知道我发现了什么

吗?237条新消息!237条!我在想到底怎么样才能把这些全部处理完

再做些正经的工作。

11.使用简单的词汇而不是华而不实的术语。

用冗长的单词或不需要技术含量术语不会让你显得聪明些;这只会

让你看起来自以为是。

Wrong:"Thefacility-wide802.11networkinginfrastructure

hasnowbeencompletelyimplementedandiscurrentlyavailable

forworkplaceutilization.，z

错误示例：这个多功能的802.11网络基础设施已经完全投入使用

了，现在用于工作场合。

Right:"Youcannowusewirelessinthisbuilding.”

正确示例：你现在可以在大楼里使用无线网了。

12.展示证据而不是观点。

除非某人私下和你熟识并相信你的判断，否则你的观点