《秘书文档管理》思考与实训习题及答案 －第3章

《秘书文档管理》习题参考答案第三章想一想第76页：（１）2015年（２）2019年（３）2004年（４）2018年（５）2019年第77页：不适合。高校文件与档案分类的依据是《高等学校档案实体分类法》，是按问题进行的分类。第80页：不正确。全宗内档案分类方法有多种，但分类逻辑必须清楚，分类体系力求严密。本案例的统计报表是按“问题”进行的分类。“组织机构”和“问题”如果同位进行，将导致不同组织机构的档案不完整，分类没有逻辑。第94页：肖扬在文书归档整理过程欠妥之处如下：（1）文件分类时应主要考虑时间、保管期限、来源或问题等因素，无需对文书进行文种的区分；（2）文件处理单是归档整理的重要材料，不能销毁；（3）文书整理中密切联系的一组文件看成“一件”文件，附件一般不单独成件，而是和正文一起成一件；（4）订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀，应采取适合文件长久保存的固定方法；（5）文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。（6）文件排列好后要加盖归档章，并填写相应内容。（7）不同保管期限的档案不能装入同一盒中。第118页：不合适。科技攻关项目是项目文件。项目文件材料原则上应该在项目结束后及时归档，但考虑到其整理所花费的时间，归档时间做了一定程度的缓冲。科研项目在其项目鉴定２～３个月内归档。每年６月以前向综合档案室移交该项目前一年形成的档案文件，是按文书档案的归档要求，不适合项目文件的整理归档方法。思考与实训1.（1）从整理工作的环节和程序来看主要包括：分类、组卷、卷（盒）内文件整理、编目、装订（或“装盒)。（2）从整理工作性质来看，可概括为系统化工作和基本编目工作两个部分。2.（1）充分尊重和沿用原有的整理方法。不要轻易打破单位原有的整理规律，而应充分尊重和沿用原有的整理方法，从而使文档整理工作保持延续性和稳定性。（2）保持文件之间来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。（3）便于保管和利用。便于保管和查找利用档案，是文件与档案整理工作的基本出发点和最终要求。3.凡是在机关工作活动中形成的，能反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值，需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料等具有查考保存价值的文件材料，都需要整理归档。依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和13号令《机关档案管理规定》，机关作为文书档案保存的文件归档范围如下：（1）本机关的文件。本机关的文件即反映本机关工作职能活动和基本情况的，在今后工作中需要查考的发文及内部管理文件。本机关形成的文件是归档的重点，需要整理归档的文件主要有：一是“红头”文件及其辅助文件。指本机关制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复等）公文签发稿（定稿）、正本、重要文件的历次修改稿，以及公文处理单等。二是会议文件材料。指本单位党、政、工、团等召开的各种会议，以及外出参加针对本单位主管业务的会议的文件材料。三是本机关单位内部管理及业务文件。四是对外活动材料。指本单位对外交流活动中形成的文件。五是活动文件材料。包括机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的文件材料。六是撤销机构形成的文件材料。机关所属机构撤销形成的文件材料。七是征集的文件材料。机关向社会和个人征集的与机关有关的文件材料等。八是反映本单位基本历史面貌的文件。（2）上级机关的文件。上级机关的文件即上级针对本机关的工作情况所发的与本机关有密切联系的文件。（3）下级机关的文件。下级机关的文件即下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件材料。（4）同级或不相隶属机关来文。下级机关的文件即下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件材料。4.依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局１０号令），企业文件整理归档范围包括以下１８大类：（１）本企业设立、变更、解散过程的文件材料；（２）本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料；（３）本企业资本登记、资本变动、融资的文件材料；（４）本企业资产管理的文件材料；（５）本企业总经理办公会、党政联席会的文件材料；（６）本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料；（７）本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料；（８）有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料；（９）本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告，以及有关机关、上级主管单位的批复、批示；（１０）本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料；（１１）本企业与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往的文件材料；（１２）直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料；（１３）本企业经营决策、建设项目（含境外项目）管理、企业管理、资本经营、财务、物资管理、产品与服务业务管理、市场开发与营销、产品与服务销售管理、售后服务管理、客户信息、信誉、统计等管理工作的文件材料；（１４）本企业生产组织、质量管理、能源管理、设备管理、安全、环保、计量管理、科技管理、信息化管理、标准、图书情报等管理工作的文件材料；（１５）本企业组织机构设置、人力资源、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、外事、风险管理、内控与审计、社会责任、基本建设管理等管理工作的文件材料；（１６）本企业党、团、工会等党群工作的文件材料；（１７）本企业其他事务管理文件材料，如企业接待工作计划、方案，重要来宾有关的照片、录音、录像、题词、讲话、批示等，企业住房出售、出租等文件材料，企业文化建设文件材料等；（１８）各种非纸质载体、介质及实物形式的文件材料。5.根据文件及档案的时间、来源、内容、形式和保管期限等特征，可以对常规性文件进行区分和分类。（1）时间分类法。按文件的产生时间分类，分年度分类法和时期分类法。年度分类法，即根据文件形成的年度将全宗内档案分成若干类别的方法；时期分类法，即把文件按照立档单位在发展变化过程中形成的不同时期或阶段分类，而在较长的阶段内又可按年度分类整理。（2）来源分类法。包括组织机构分类法、作者分类法和通讯者分类法。（3）内容分类法，即按档案的内容进行分类。主要包括问题分类法、实物分类法和地区分类法。（4）形式分类法。即按文件档案的形式、形态特征进行分类的方法。（5）保管期限分类法。根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。将文书材料按永久、定期（３０年、１０年）两种不同的保管期限分开。在以上分类中，各级机构归档文件整理普遍采用的分类方法有：年度分类法，组织机构分类法（问题分类法），保管期限分类法。在实际工作中，单纯采用一种分类方法是比较少的，多是两种方法甚至是三种方法分级结合使用。一般而言，机关普遍采用的是“年度—机构—保管期限”复式分类法；企业普遍采用的是“问题—年度—保管期限”复式分类法。6.试比较案卷级整理和文件级整理的步骤和方法。（本题建议改为“试论述归档文件整理的步骤和方法。”）纸质归档文件整理的方法与步骤如下：（1）件的确定。以“件”为单位整理的档案，就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理，其基本保管单位是件。归档文件一般以每份文件为一件。为了简化整理流程，把密切相关的两个或数个文件以“一件”文件来处理。（2）件的固定。件的固定是为了保证归档文件的完整、齐全、有序，以便于保管利用。包括文件修整、排序、装订、编写页码等内容。（3）文件分类。归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限，保管期限—年度—机构（问题），年度—保管期限，保管期限—年度等方法。不管采取何种方案，同一全宗内的文件和档案都应保持分类方案的稳定。（4）文件排列。文件排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。一般按事由，结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。（5）文件盖章编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。（6）文件编目。归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。（7）填写备考表。备考表是用来对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。（8）文件装盒和填写档案盒。以“件”为单位整理的纸质文件最后要装入档案盒内，按连续件号顺序装入档案盒。归档电子文件整理的方法与步骤如下：归档电子文件的整理件的组织、分类、排列、编号、编目，与纸质归档文件的要求和方法基本相似，但电子文件可以由系统生成归档章式样或直接以条形码等形式在归档文件上进行标识。此外，归档电子文件整理时，应遵循电子档案的真实性、完整性和可读性等管理原则，因此在对归档电子文件进行组件时，需要对电子文件进行格式转换、元数据收集、归档数据包组织。对归档电子文件的存储，根据归档电子文件重要程度以及整理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式，进行存储时，应选择安全性和稳定性很好的存储设备。具体可可参照《数字档案室建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》《基于ＸＭＬ的电子文件封装规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等标准执行。7.试述归档制度的内容。（1）归档范围。归档范围是指文书部门或业务部门哪些文件应当归档，哪些文件不应归档的划分。（2）归档时间。归档时间是指文件处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。文书档案的归档时间一般是在文件形成后第二年的上半年，即在次年６月底以前向档案部门移交。（3）归档案卷的质量要求。归档案卷的质量基本要求是：应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件的历史联系、文件特征和价值分类立卷，使案卷能正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。（4）归档手续。文件处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点案卷，确认无误后，可履行签字手续，并将一份由档案部门签字的案卷目录交还移交单位妥善保存。８．（1）档号改为：“Z109-WS·2018-Y-BGS-0001”。（2）文号不规范，一般由发文机关代字、年份代码和发文顺序号组成。年份代码用六角符号括起来。（3）责任者不规范，应该是单位全称或规范的简称。（4）题名不规范，一般包括机构、事由、文种三要素。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”（5）日期不规范，一般是文件的形成时间，以国际标准日期8位阿拉伯数字表示法标注年月日，应该为“20000309”（6）页码不规范。页码是每一件归档文件的页面总数，这里应改为“8”。（7）填写归档文件需要补充和说明情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。“张三借走未还”，不能