会议管理制度

会议管理制度一、会议审核表注意要点开会的目的本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法？开会的目的是否明确？设定要项方面开会的时机、时间是否妥当？开会的场所是否恰当？所邀集的与会人员是否恰当？开会通知方面是否对于与会人员确实通知妥当了？对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？会议的准备方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？是否安排好会议的记录呢？是否必须用到幻灯机或录像机等的机械设备呢？邀集与会人员的选定标准·对于该项议题确实身有感触者·对于该项议题确实握有资料、学有专精并饶有经验者·本次会议的结论将会对其有所影响者·邀其与会参与发言讲座的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者会议计划表年度会议活动计划表会议名称细节项目开会次数开会日期开会时间会议目的及宗旨与会人员司仪主席会议召集单位会议记录总务与会者应备资料会场标示资料日前或事前的分发资料会议工作细节审核一览表工作项目查核工作项目活动的主旨活动的规范预算招待对象的层次总参加人数（查对邀请回函）活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？）活动日数筹备单位活动的负责人活动作业分工明细会场的预订主会场开会场地洽谈室展示场来宾休息室主办单位休息室（干事、办事员）演艺人员休息室制作来宾名册姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对邀请函信封邀请卡回函明信片纪念品兑换券停车券指引地图点心券餐券订制张数（多印20%的备份）信封书写作业投递作业承办员投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄达对方为原则）纪念品方面纪念品的选定决定包装纸外包装书写作业礼品题款作业姓名书写作业蝴蝶结装饰作业雕冰花饰胸花礼品包装作业订制数量（要多出20%的备份）接送交通工具方面飞机火车巴士轿车红包（给司机、演艺人员……的）会场布置宴会的形式餐桌入座式自助餐入座式半人座式自助餐鸡尾酒立食式自助餐鸡尾酒会立食式料理样式法国料理中国料理各国料理大会串路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式雕冰（原色、彩色）饮料餐前酒威士忌鸡尾酒啤酒（罐装或生啤酒）饮料类吧台餐车餐车女服务生干杯用的酒类（国产酒或洋酒）香烟方面香烟雪茄品牌（国产或进口）特别订做的烟盒香烟摊女服务员菜单的印制花饰方面花圈花蓝桌上花饰旗袍各国民族的衣着工作项目查核工作项目馈赠用花束典礼台花饰礼桌花饰文字花饰吊挂花饰蜡烛展示品饰花礼花（献礼用）园景制作西式园景东方园景租借盆景观叶盆景观花盆景茶几遮阳伞看板、标示板类欢迎看板大门看板方向标式专用停车场标示牌受付处看板会场入口处欢迎光临的拱门典礼台看板展示商品说明标示牌会场内指引标示牌社徽、商标看板国旗、社旗、大会旗拍照摄影方面纪念照片快照记录摄影拍立得照片（拍照女服务员）选择桌子（选用圆桌或方桌）座位顺序桌面标示卡桌面标示卡的书写作业印制座位配置表胸章、名牌方面颜色、大小、种类的选定公司名称、职衔、姓名的书写作业女服务员着装方面洋装安排演艺人员、乐队表演女郎女性公关人员住宿安排方面安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）主办人员住宿问题演艺人员的住宿预订房间妥善分配房间特设专用柜台支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费……）安排用餐方面住宿者的用餐事宜来宾、司机的用餐问题服务人员的用餐演艺人员、乐队的用餐问题活动行程方面司仪开场白主席致辞来宾致辞举杯同庆余兴节目朗读贺电致谢辞活动行程表的标示活动行程表的书写工作播放背景音乐放映宣传影片、幻灯片服务柜台的工作方面来宾出缺席的确认发放胸章发放活动行程表主席迎宾作业引导来宾到休息室发放座位牌发放纪念品接待大众传播人员设置暂时电话来宾签名纪念表演节目的总预算方面本单元的活动企划节目策划及演出节目执导会场布置工作项目查核工作项目节目主持人舞台灯光灯光设计灯光器材舞台装备舞台灯光主要舞台特设舞台回转舞台舞池凸出舞台舞台设计及设工音响方面音响设计音响器材立式麦克风桌上型麦克风无线电麦克风录音机音箱放大器音响操作员录音现场侧录音摸彩活动方面摸彩方法摸彩箱摸彩券摸彩服务员奖品给付方法当场核发散场时核发送到家邮寄演出节目的彩排新的工厂、公司落成庆祝喜宴停车场收付柜台设置场地向导、招待、解说人员活动行程表指引标示说明标示牌料理、饮料服务人员会场方面会场布置典礼台讲台讲师制作人幻灯机放映幕灯光布置笔记用具资料的分发资料的披露样品、试用品、展示品麦克风录音作业同步翻译机茶水点心（咖啡甜点）用餐事宜展示会方面会场布置演出计划展示、装饰计划邀请函、DM的制作游艺节目选定搬运公司迁入计划（当天或前天）装设计划（当日或前天）展示商品展示器具电气工程、安装工程制服解说体系海报说明书解说员说明标示牌实地表演迁出计划（当天或隔天）茶水点心用餐问题工作项目查核工作项目茶水点心的招待工厂、公司落成说明接待记者采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置临时电话给水、排水的设备电气、瓦斯的