行政办公室部门组织结构及岗位职责

行政办公室部门组织结构及职责

1,组织结构

办公室主任部门定编_25人

（1人）

行政管理副主任•重要公文起草

•通讯管理

（1人）•档案综合管理

•车队管理

通讯主管汽车队队长机要主管•公文登记管理

a人）（1人）（1人）・印信管理

•全局通讯

管理

机要

党委老干

通讯文书通讯

主办干事干事

（1人）主办

（1A）（1人）（1人）

a人）

打字•公文收发•老干费用

•通讯设备维护•汽车驾驶•公文建档•对外接待

•核稿（重要）•核稿（经营）电子

公

文•办理本部

•通信台帐及相•汽车维修及保养管理投递经办

•会议安排及•会议安排及•处理公司收发党委内务

复

应资料管理•办理汽车保险及•工程档案印•组织处理

会议记要会议记要领导杂务文件•工会工作

•通讯证照办理证照老干事宜

移交•文件编写•文件编写扫描

•通讯费用缴办•保密委员会•部门考勤记

日常工作录

•指导其他秘

书工作

部门职能

行政办公室职能说明书文件编号：

部门行政办公室部门编号ZJSHJ-XZHBG部门岗位编制26

直接领导副总经理平行部门总部各职能部门下属部门和人员

功能定位协助领导进行日常管理、具有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用，是公司重要的服务支持部门

一级职能二级职能三级职能

1.掌握公司工作情况，为公司领导决策提供信息和建议

协助领导工作

2.协助公司领导做好各部门之间的业务沟通和工作协调

1.拟定公司工作报告等机要、综合性文稿

公文管理2.负责公司文件的审核、印发，公司外来文件、资料的收发、管理

秘书工作3.负责整理公司工作大事记

1.负责公司领导外出行程的安排

2.负责安排落实领导值班及节假日的值班

事务管理3.负责公司领导用车的调度、管理工作

4.为公司领导提供日常行政支持

5.完成公司领导交办的其它事项

1.负责办公会、行政例会、专题会的会议准备、记录工作，对会议决定的事项进行催

会务管理办、查办和落实

2.负责组织公司礼仪活动

行政工作

1.负责公司印章的管理，开具公司对外证明及介绍信

行政管理2.负责公司总部办公用品采购、领用管理

3.负责公司内办公室及会议室的安排和调度

一级职能二级职能三级职能

1.负责本部大楼通讯管理

通讯话务通讯管理

2.负责四航局船舶、陆上无线电通讯管理

信访接待1.负责内部信访工作

公共关系

外联接待1.负责宾客的接待及重要来宾的迎接、食宿安排

1.落实党委决议

党委工作党委内务2.负责本部党委日常工作及本部文明考核

3.负责局统战工作

工会活动1.开展局本部工会活动

1.负责局本部民主管理和监督

工会工作工会管理

2.协调劳资关系，加强劳动保护

离退休管理1.提供局本部离退休人员管理和服务工作

3.职位说明书

职位信息

职位名称行政办公室主任所属部门行政办公室

职位编号GZPCC-XZBG-001工作地点广州

出差要求□无■偶尔□经常口常驻外地职级17级

职位关系

党委副书记、工会主席、中

直接上级总经理/党委书记业务指导上级

交股份省直工委领导

行政管理副主任、党务管理副

直接下级业务指导下级无

主任、秘书主管、机要主管

公司本部各部门负责人、各子中交股份公司、省市单位、

内部联系职位外部联系单位

公司负责人兄弟单位

职位目的

根据国家公文处理的规定及公司本部制度，组织做好各类公文的管理、会务安排，

职位目的统筹行政内务、党务管理等工作，确保公司部门之间、公司与外部单位的有效沟通

及信息传递。

所负责任

职位职责

（全部/部分/协助）

L主持行政办公室、党委办公室、本部党委、本部工会日常管理工作；全部

全部

2.拟订公司本部办公会议制度，组织协调党群系统及行政各部门的工作计划；

全

部

3.组织审核党委会、经营班子会议、总经理办公会议会议记录、公司工作总结

报告、年度工作要点及综合性重要文件；

全

4.负责审定公文处理意见，协调处理各部门承办公文的分歧意见；部

全

部

5.负责审核公司重要的上行公文；

部

分

6.组织统筹公司领导重要活动安排以及外宾和上级机关、外单位领导来公司的

接待工作；

全

7.负责各种公文传递、重要公文印鉴使用的意见签发；部

全

部

8.负责组织本部党委的思想作风建设和组织建设；

全

部

9.签批车辆、通讯设备购置、保养及其他大项费用；

10.完成上级交办的其他工作。

流程角色及责任

参与的流程流程角色流程绩效标准

公文处理阅批意见、签发文件、审定发文。及时无误完成

会务管理审定方案、分配任务、检查落实。及时无误完成

接待管理审定方案、分配任务、跟踪督办、落实。及时无误完成

印鉴管理明确制度、审批用印。及时无误完成

车辆管理审批各项费用。按规定完成

保密管理把握政策、明确制度、传达精神、审定年度工作要点、按规定完成

检查落实。

任职要求

教育程度及专业方向大学本科或以上学历，秘书、中文、公关或行政管理专业

职业资格要求高级政工师或高级秘书证

工作经验8年以上办公室工作经验，其中3年以上管理经验

・优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；

・具备深厚的文字编辑能力和调查研究能力；

・具备策划和组织大型活动能力，能充分理解把握国家政策；

专业技能

・熟悉公文处理制度，能熟练运用公文文种起草各类公文；

・具备较强的沟通能力、应变能力、团队领导能力、解决问题能力、技术指

导能力、语言和文字表达能力。

任职者签名直接上级签名

批准时间

职位信息

职位名称行政办公室副主任所属部门行政办公室

职位编号GZPCC-XZBG-002工作地点广州

出差要求□无■偶尔口经常□常驻外地职级15级

职位关系

直接上级行政办公室主任业务指导上级公司领导

档案主管、通讯主管、车队队

直接下级业务指导下级各子机构办公室

长

内部联系职位各部门、子机构负责人外部联系单位中交股份办公厅

职位目的

职位目的根据部门职责，协助开展办公室工作，保证办公室各项工作有效运作。

所负责任

职位职责

（全部/部分/协助）

1.负责通讯、车队、档案的日常管理工作；■全部

2.组织信息管理的综合工作；■全部

3.负责策划大型活动接待方案并参与日常接待；・全部

4.负责党政年度工作要点的起草和参与年度工作总结的审定；.部分

5.组织进行经营、生产、改革调研，拟写调研报告供领导决策；.全部

6.审核车辆、通讯设备购置、保养大项费用；■全部

7.协助主任复核公司重要发文；■协助

8.完成上级交办的其他工作。

流程角色及责任

参与的流程流程角色流程绩效标准

公文处理负责公文重要上行文复核。按时无误完成

信息管理参与拟写信息并督促检查信息发稿和信息质量。按时无误完成

会议等材料编写负责年度工作要点的起草和工作总结的审核工作。及时、符合要求

接待到位，符合规

接待工作负责策划大型活动接待方案的策划并参与日常接待。

范

符合制度，管理规

档案管理审定档案年度计划，检查落实。

范

任职要求

教育程度及专业方向大学本科及以上学历，文秘、行政管理、经济管理等专业

职业资格要求政工类中级及以上职称或相应任职资格

工作经验5年以上相关工作经验，2年以上管理工作经验

・精通国家通讯管理、车辆管理、档案管理相关政策及操作流程；

-熟悉文秘、公关策划等工作及业务流程；

专业技能・熟悉公司各部门职能及相关业务操作流程；

・具备优秀的文字能力，擅长公文撰写；

・具备较好的沟通能力、管理能力、执行能力、团队领导能力。

任职者签名直接上级签名

批准生效时间

职位信息

职位名称秘书主管所属部门行政办公室

职位编号GZPCC-XZBG-003工作地点广州

出差要求□无■偶尔口经常□常驻外地职级11级

职位关系

直接上级行政办公室主任业务指导上级行政办公室副主任

直接下级高级秘书、秘书、外联接待秘书业务指导下级无

内部联系职位各部门、各分子公司有关业务人员外部联系单位各分子公司办公室

职位目的

根据国家及公司对公文系统处理的要求，组织各项公文稿件的审核、对外接待工作，

职位目的

确保各种信息及时传达，顺利完成会议组织工作。

所负责任

职位职责

（全部/部分/协助）

全部

1.负责秘书工作的组织管理和事务管理；

全

部

2.草拟年度党政工作总结、领导讲话文稿；

部

分

3.负责重要公文核稿和一般性公文的复核工作；

全

部

4.负责信息编写、组稿、审核、报送工作；

全

部

5.负责公司年度大事记的编写工作；

部

分

6.负责公文处理各流程的督办工作；

全

部

7.负责公司各项会务筹办工作，以及年度工作会议等记录和纪要的整理工作；全

部

8.负责对外接待活动的组织及具体工作安排；

9.完成上级交办的其它任务。

流程角色及责任

参与的流程流程角色流程绩效标准

公文处理参与公文核稿、复核发文符合规范，及时、准确

信息工作组织稿件、参与编写、整理上报及时准确完成

公文督办根据文件签批意见，跟踪催办，及时反馈保证公文及时办理

会议记录及整理记要参加相关会议，根据要求整理纪要记录规范、纪要整理及时准确，

任职要求

教育程度及专业方向本科及以上学历，汉语言文学或秘书等相关专'也

职业资格要求汉语言文学或秘书相关专业中级及以上职称或相应岗位任职资格

工作经验4年或以上文秘相关工作经验，1年或以上管理经验

■熟悉国家、国资委、匚口交股份关于公文处理的相关政策和规定；

・熟悉文秘、信息、信1亏工作制度及公文、信息运作流程；

・熟悉公司本部各项目口匚作程序；

专业技能

・具有优秀语言表达能）J,以及深厚的文字功底，善于公文处理；

-具有良好的礼貌礼仪夫见范；

-具备较好的协调沟通方目力、组织能力、团队合作能力。

任职者签名直接上级签名

批准生效时间

职位信息

职位名称通讯主管所属部门行政办公室

职位编号GZPCC-XZBG-004工作地点广州

出差要求口无■偶尔□经常口常驻外地职级7级

职位关系

直接上级行政管理副主任业务指导上级无

直接下级通讯主办业务指导下级各子机构通讯人员

相关船舶无线电通讯机构、

内部联系职位各部门相关人员外部联系单位

电信局、移动通讯公司

职位目的

根据公司安全通讯管理规定，组织船舶通讯证照办理、本部交换机检测、维护等工

职位目的

作，确保航务系统的通讯安全及公司通讯的畅通。

所负责任

职位职责

（全部/部分/协助）

1.保持与上级主管部门的业务联系，贯彻、执行上级颁发的通讯政策、法规；.部分

2.审查公司远程通信发展规划，以及本部门通讯管理工作季度、年度计划；・全部

3.协助各子机构办理通讯设备的使用执照，完成通信设备的选型、购置、验收、.全部

安装调试等工作；

4.审核各部门、子机构通讯设备的更新、改造、维修及报废；.部分

5.指导、检查各子公司（分公司）船舶的通讯管理、通讯设备的使用、维护及・部分

执行水上无线电通讯规则、通讯保密工作；

6.负责公司本部程控交换机及其他通讯设备的使用、维护及日常管理工作；・全部

7.负责与中国移动公司、联通公司、中国电信及其它相关单位保持业务联系；.全部

8.完成上级交办的其他任务。

流程角色及责任

参与的流程流程角色流程绩效标准

日常通讯业务处理编制并下发通讯计划、管理措施；检查督促计划的落实。确保通讯畅通无阻

指导交换机及辅属设备的安全检测、维护保养；建立交确保交换机正常运

通讯设备管理

换机配线明细表，分机配号明细表。作

负责与相关船舶无线电通讯机构的业务联系，指导和审确保在船舶开航前

船舶通讯业务核办理船舶无线电台执照、MMSI码、卫星通讯等相关手或公司要求的时间

续。办妥

任职要求

教育程度及专业方向中专及以上学历，计算机、通讯或相关专业

职业资格要求计算机、通讯相关专业初级及以上职称

工作经验3年以上通信工作经验

•熟悉有（无）线电通信基础知识及水上无线电通信规则；

•精通有（无）线电通讯管理程序，正确处理各种通信业务；

专业技能•精通交换机设备基础知识和性能、维护管理程序等；

•熟悉计算机办公软件操作，掌握计费系统的使用管理；

»具有良好的组织、协调、沟通和解决问题的能力。

任职者签名直接上级签名

职位信息

职位名称机要主管所属部门行政办公室

职位编号GZPCC-XZBG-005工作地点广州本部

口无■偶尔口经常口常驻

出差要求职级8级

外地

职位关系

直接上级行政办公室主任业务指导上级无

直接下级机要文书、机要通讯主办业务指导下级子机构办公室有关人员

内部联系职

各部门、各子机构相关人员外部联系单位无

位

职位目的

根据国家与公司公文处理的规定，组织开展公文的传递及印信加盖工作，确保公文处

职位目的

理及时、准确、无误。

所负责任

职位职责

（全部/部分/协助）

1.主持机要室的日常管理工作；.全部

2.负责公司收、发文（电报、传真）的登记、编号、送阅、收回等管.全部

理工作；.全部

3.负责做好公文催办工作，重要请示件随时跟踪催办。.全部

4.负责各部门公文催办结果记录，并制作半年度催办汇总表；.全部

5.负责定期将公文纸质文件的办结处理单移交档案室；・全部

6.负责公司印信（含电子公章）及法人印鉴、企业执照、法人授权委

托书、企业代码证等资信证明的使用的审批；.全部

7.指导并审查公文交换及信件投递工作；

8.完成上级交办的其他工作。

流程角色及责任

参与的流程流程角色流程绩效标准

当日文件当日清、及时送阅

公文处理负责收文登记、编号、送阅、督办、办结、归档。

督办。

符合规定，严格把关，保证

印信管理负责保管印信，核对用印等事项，提供印信服务

需求

档案管理负责按季度移交文件，主办文件办结处理单符合规定，及时办理

任职要求

教育程度及专业方

大专及以上学历，行政管理或文秘相关专业

向

职业资格要求中级秘书证或其他中级职业资格证

工作经验3年以上行政管理或文秘工作经验

・了解国家、国资委、中交股份关于公文处理的相关政策和规定；

・熟悉公司本部文秘、信息管理制度及公文、信息运作流程；

专业技能・精通国家及公司公文保密制度；

・熟悉公司印信管理制度；

・有良好的组织、协调、沟通及团队管理能力。

任职者签名直接上级签名

批准生效时间

职位信息

职位名称档案主管所属部门行政办公室

职位编号GZPCC-XZBG-006工作地点广州

出差要求口无■偶尔口经常口常驻外职级8级

职位关系

中交集团办公厅、广东省档案局监督指导处办

直接上级行政管理副主任业务指导上级

公室主任

直接下级档案主办业务指导下级各子机构档案室人员

中交股份、中交股份兄弟单位档案室、广东省

内部联系职位各部门外部联系单位

档案局、广东省档案第十九协作组兄弟单位

职位目的

根据国家档案法规及档案管理制度，抓好档案管理建设工作，为企业经营、生产、

职位目的

管理提供方便快捷服务。

职位职责所负责任

1.修订、审查公司档案管理规章制度、工作标准、工作计划等重要文件；-全部

■全部

2.检查、督促各子机构将公司重点工程项目竣工档案资料、重点科研设计项目

和重要设备档案资料移交公司档案室；

.全部

3.参加公司本部工程项目和公司重点工程项目的竣工验收工作；■全部

4.组织档案的收集、整理、归档、接收、保管和档案的编研、开发、利用等工

作；■Anop

5.组织公司档案人员的业务学习；■-Hup

6.审查并监控超过保管期限档案的销毁工作；■np

■''yqp

7.按规定向地方、上级档案馆移交进馆科技档案；

■

8.审查公司年终档案统计报表工作；

9.参与省直单位第十一档案协作组的业务交流、协作活动；

10.完成上级交办的其他工作。

流程角色及责任

参与的流程流程角色流程绩效标准

档案业务管理指导、监督、检查。符合国家档案管理规范

档案鉴定、销毁、移交组织、审查。符合上级、本公司档案管理办法

档案编研、开发、利用组织。符合相关管理办法、规范

参与竣工验收及科研课题、产品评审鉴

文件资料验收定、仪器设备购置开箱文件资料验收工符合相关管理办法、规范

作。

档案人员业务培训组织、培训。提高工作质量

档案信息化工作年度统计的报表审查。符合相关管理办法、规范

任职要求

教育程度及专业方向本科及以上学历，档案管理或相关专业

职业资格要求档案专业技术资格馆员（中级）证书

工作经验4年以上档案管理工作

.熟悉《档案法》及相关的法律法规；了解工程技术知识和统计知识；

.熟练掌握档案工作理论知识和业务技能；

专业技能.有较强的文字编辑能力及专业英语阅读能力；

.有较强的组织、协调、沟通能力，有一定团队领导能力；

.工作认真负责，细致，保密性强。

任职者签名直接上级签名

批准生效时间

职位信息

职位名称汽车队队长所属部门行政办公室

职位编号GZPCC-XZBG-007工作地点广州本部门

出差要求口无■偶尔□经常口常驻外地职级6级

职位关系

直接上级行政管理副主任业务指导上级无

直接下级驾驶员业务指导下级无

内部联系职位各部门领导干部外部联系单位车管所、保险公司

职位目的

根据公司车辆管理规定，对驾驶员日常工作进行管理、合理调度车辆，确保公司领

职位目的

导用车、因公用车的顺畅。

所负责任

职位职责

（全部/部分/协助）

全

1.负责驾驶员的管理，安排日常的派车任务；部

全

部

2.负责综合安排车辆保养和维修；

全

部

3.负责车辆自修项目所需材料、配件的审核；

全

部

4.协助汽车队安全学习，协助完成与安全有关的工作；

部

分

5.负责处理交通事故及保险索赔等工作；

全

部

6.拟订并执行车辆年度资金使用计划；

全

部

7.负责建立汽车管理台帐；全

部

8.负责上级交办的一般性来访接待工作；

9.完成上级交办的其它工作。

流程角色及责任

参与的流程