人事档案管理八项制度范文

第页共页人事档案管理八项制度范文一、人事档案建档制度为了规范人事档案的管理，确保档案的完整性和安全性，制定本制度。本制度适用于公司内所有员工的档案管理。1.建档准备工作（1）每位员工入职时，公司将为其建立个人档案。入职前，员工需提供相关入职材料，包括身份证、毕业证、学位证等，并填写个人信息表。（2）人力资源部将收集到的员工入职材料归档，并按照员工姓名进行分类整理。2.档案管理要求（1）人事档案必须存放在安全、密封、防火的地方，禁止私自带出公司。（2）严禁随意拆封或更换档案，如有需要，必须经过相关负责人的批准和监督。（3）每个员工档案应包含基本信息、个人履历、合同信息、培训记录、考核评价等内容，并按照时间顺序进行归档。（4）员工调岗、晋升、降职、离职等情况发生时，相关变动资料必须及时更新到员工档案中。（5）员工离职后，公司将其档案进行归档并封存，保存期限为五年。二、人事档案借阅制度为确保员工档案的机密性和安全性，制定本制度。本制度适用于公司内所有部门和员工。1.档案借阅申请（1）员工必须填写借阅申请表，并注明借阅档案的具体原因和时间段。（2）部门负责人需审核申请表，并在必要时与人力资源部进行沟通。2.档案借阅使用（1）员工借阅档案后，必须妥善保管，严禁私自带出公司，完成借阅后应及时归还。（2）借阅档案期限一般不超过一个工作日，超过期限需重新提交借阅申请。（3）离职员工档案的借阅需经人力资源部审批。三、人事档案移交制度为确保公司内部工作的连续性和档案的完整性，制定本制度。本制度适用于员工调岗、晋升、离职等情况下的档案移交。1.档案移交程序（1）员工调岗、晋升或离职前，需将个人档案移交给人力资源部。（2）人力资源部收到档案后，根据档案管理要求进行核对、整理。2.档案移交要求（1）移交的档案必须完整，确保所有文档的准确性和完整性。（2）员工个人档案移交后，不得再在个人档案内进行删除或更换文件。四、人事档案更新制度为确保员工档案信息的准确性和及时性，制定本制度。本制度适用于员工的个人信息变更、调岗、晋升、离职等情况。1.信息变更及时更新（1）员工个人信息如有变更，应及时通知人力资源部，并提供相应的证明材料。（2）人力资源部收到变更信息后，应及时更新员工档案。2.档案信息更新（1）员工调岗、晋升或离职时，相关变动信息应及时更新到员工档案中。（2）档案更新后，相关部门应进行核对，确保信息的准确性。五、人事档案保密制度为确保员工档案的机密性和安全性，制定本制度。本制度适用于所有员工。1.档案保密责任（1）员工必须严格遵守档案保密制度，不得私自查阅、复制或洩露档案信息。（2）员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将其告知他人。2.档案保密措施（1）人事档案必须存放在安全、密封、防火的地方，严禁随意移动或带出公司。（2）员工查阅档案需提供合理的借阅理由，审批通过后方可进行查阅。六、人事档案销毁制度为规范档案销毁流程，确保档案的安全性，制定本制度。本制度适用于公司内所有员工的档案销毁管理。1.档案销毁申请（1）人力资源部定期核对档案，发现无用、过期的档案应及时申请销毁。（2）档案销毁申请需经过审批，审批通过后方可进行销毁。2.档案销毁程序（1）档案销毁应由专人负责，严禁私自丢弃或随意销毁档案。（2）销毁档案前，必须进行登记，并填写销毁记录。七、人事档案岗位责任制度为保证岗位职责的清晰明确，制定本制度。本制度适用于公司内所有相关岗位。1.人事档案管理员（1）负责档案的存放、整理、管理和保密工作。（2）协助人力资源部进行档案归档、更新和借阅工作。2.部门负责人（1）负责审核员工借阅档案的申请表，并进行相关沟通和协调工作。（2）保证档案的机密性和安全性，严禁私自拆封或更换档案。八、人事档案培训制度为提高员工对人事档案管理的认识和能力，制定本制度。本制度适用于公司内所有员工。1.岗前培训（1）新入职员工应接受人事档案培训，了解公司的档案管理制度和要求。（2）培训内容包括档案建档、借阅、更新、保密等相关内容。2.定期培训（1）公司将定期组织人事档案培训，对涉及档案管理的员工进行培训。（2）培训内容包