出版财会类兼职档案员培训课件

档案归档范围与时间安排

归档范围参照《中国海洋大学档案管理办法》执行保证档案齐全完整归档时间安排凡自然年度形成的综合管理类具有保存利用价值的档案文件材料，应在第二年度上半年向档案馆归档

科研项目档案，在项目结题验收后两个月内向档案馆归档。基建项目档案，在验收后三个月内向档案馆归档。仪器设备档案，随机全套材料在开箱验收合格后一个月内归档；使用单位形成的仪器设备安装、调试等材料一个月内归档；学生成绩类档案，隔一年归档，在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）的次学年寒假前向档案馆归档。财会类的凭证、账簿、财务报表档案，在形成部门存放4年后移交档案馆其它特殊载体、重大活动等形成的档案材料按要求随时归档移交注：请按照档案馆每年制定的各类档案具体归档时间安排表如期归档，包括纸质材料和相对应的目录数据、电子文件也一并移交档案馆。

档案归档范围与时间安排

依据《中国海洋大学档案归档工作考核办法》，对各单位归档进度、归档质量进行检查和考核

各单位归档进度情况在档案馆网站公布更新

2017年各单位归档进度表归档单位兼职档案员应归档时间归档数量实际归档时间纸质文件电子文件档案材料整理的依据根据中华人民共和国档案行业标准，以中国海洋大学《归档文件整理规则》实施细则（试行）为依据整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。将归档文件以“卷”为单位进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒，使之条目清晰、整洁有序。归档文件以“卷”为单位进行整理的，一般应以同一事、同一问题或同性质问题的文件一起组合排序为主，兼顾其他特征，按保管期限不同分开组卷。以卷归档的档案有：科研类、教学类、财会类、设备类、基建类、出版类。工作流程预立卷1档案整理2档案移交3一、预立卷

每一位兼职档案员有责任和义务将本单位当年所形成的有保存利用价值的、办理完毕的文件材料（包括电子文件、声像类档案）随时搜集，集中按档案保管期限、类别、时间分类保管，为下一年度档案归档工作做好准备，确保档案材料的齐全、完整。即是部门预立卷制度。按年度分类：

先将文件按其形成或针对的年度分开，跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度；法规性文件归入公布或批准年度。教学类业务材料按学年立卷。按保管期限分类（永久—Y、长期—C）:

依据保管期限表和文件的重要程度，先判定每份文件的价值再确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。

1.档案收集、分类2.档案组合3.档案材料排列

同一事、同一问题或反映同性质问题的文件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组合的方法、规律一致。

1.档案收集、分类2.档案组合3.档案材料排列预立卷

文件排列按照文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，有秩序地排列，达到系统地反映档案文件内容的目的。1.管理内容的文件按问题、时间或重要程度排列2.密不可分的文件材料按以下原则排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前,附件在后；正文在前，定稿在后；定稿在前，历次主要讨论稿在后；转发件在前,被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。收文处理单在前，正文在后；红头文在前，发文稿纸随后，附件在末。3.同一作者在同一保管期限内有几个问题，先按问题、后按时间或文件联系排列。4.问题单一，作者单一或名称单一的文件，按时间顺序排列5.同一保管期限内若有重要文件和次要文件，按重要程度或问题联系排列

1.档案收集、分类2.档案组合3.档案材料排列预立卷

二、档案整理

初步整理核查编写页号装订拟案卷标题编目装盒档案整理--初步整理质量要求:归档文件应是原件，卷内文件保持有机联系且齐全完整：

1.检查归档材料有无错误和遗漏；保管期限是否准确；排列是否保持有机联系。2.多份文件共用一份“收文处理单”的将“收文处理单”复印后放在每份文件前3.对已破损文件应予修补、复制，复制件与原件合为一件，复制件装订在前书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求

1.传真件、铅笔件、圆珠笔件、纯蓝墨水件均要复印后与原件装订为一件，复制件装订在前，顺序编写页号

2.小于16开纸的，特别是学籍变更及学生处分材料内会出现许多诸如医院证明、手写申请、小抄、检查等纸张大小不规范材料，不易保存，需要用胶水，以右上方对齐，统一粘贴到A4纸上，页码编于A4纸的右下角。

档案整理--初步整理

3.大于A4纸的手风琴式折叠式的，不能只对折，再反折时要留出左侧装订位置。档案整理--装订去掉所有不符合要求的原装订物后，在文件左侧进行装订；一般采用两个不锈钢钉、不锈钢夹或进行打孔三点一线装订；（要求各部门用不锈钢订书钉在文件左侧两钉装订，装订长度为10-15cm）书籍、刊物等可保持原装订形态；

档案整理--核查内容核查材料收集是否齐全；核查案卷中文件是否保持有机联系；

文件分类组合是否准确。形式核查

年度、问题、文件材料排列是否符合要求；

有无遗漏、重复、空白页、反页、倒页；

原有装订物是否去除重新按要求装订。档案整理--编写页号

页面有字的页面均作为一页。如：“此页无正文”或文件印制日期的页面作为一页；正反面印刷的文件每一张作为两页；“收文处理单”、封面作为第1页。编写页号

1.正面右下角、反面有字编在左下角，用黑色钢笔或签字笔书写；

2.附件顺着正文页码向后编排；

3.以“卷”为单位组合的，页码编写形式为：大流水号。（设备类档案与科研项目类档案根据实际情况可每件单独流水）4.期刊和书籍等排列在卷中第一件的，可利用原页号，不再手工编页号；

档案整理--填写并打印《卷内文件目录》

请切记到档案馆网站“文件下载”一栏点击“卷内文件目录”下载规范的卷内目录填写打印。卷内文件目录序号：按文件排列先后流水填写文件编号：文件制发机关的发文字号海大字【2016】1号。若没有则不用填写。责任者：形成该文件的单位或对文件负责的署名者，以落款或印章为准，简报作者填写编者

责任者要照实抄录，用全称或通用简称。如：“山东省委办公厅”发文不可只写为“省委”或“办公厅”。应写为“山东省委办公厅”或“省委办公厅”。“山东省”可用“省”代替但不可缺省。“中国海洋大学组织部”发文写全称“中国海洋大学组织部”或“校组织部”。“中国海洋大学”可用“校”代替但不可缺省。学校发文（盖学校公章）写全称“中国海洋大学”，不可只写“校”。有多个责任者可用“、”隔开，如太多，可选填三个重要责任者，最后标注“等”字，表示还有其他单位，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。

卷内文件目录文件材料题名：即文件的标题。

一般照实抄录，不能随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无题名的要重新拟定，外加[]，写在原题名（如“通知”）之后；简报的每一期要分栏填写题名内容；会议记录要分次填写每次会议的时间和主要内容。卷内文件目录日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（以落款时间为准，请不要填写“**日印发”处的日期)

没有日期的文件要考证清楚。格式为8位数，如20160308,其中年份为四位数，如“2016”不能写为“16”，月、日均为两位数，1—9月份及1—9日要前面加零。卷内文件目录页次：

按卷归档的文件填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。（设备类与科研项目类档案如每份文件独立编页码，填写每份文件的页数）备注：对文件作必要的说明（如：密级或是否为复印件、传真件或文件是否有缺漏），如是复印件、传真件、密级件等备注栏为必填项，没有需要说明的内容可不填写。卷内文件目录包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）；整理工作完成后归档文件如果有修改、补充、移出、销毁等情况，应该在备考表中加以说明。立成本卷的责任者（兼职档案员）签名；

备考表每盒一份，放置对应卷（盒）内文件最后页。用以保护文件，说明卷内文件状况，便于档案管理人员和利用者了解。卷内（盒内）情况说明立卷人检查人日期部门上报的档案分管负责人签名

向档案馆移交档案的日期

档案整理--填写备考表档案整理--拟写案卷标题

以卷为单位以“卷”为单位归档的，要填写案卷标题。案卷标题是档案盒封面的主要项目。（为保证卷盒封面笔迹统一规范，各单位可先把拟好案卷标题规范写在移交清单上，毕业生档案直接由学生写在档案盒上）案卷标题应该简明确切、体式一致。一般以“年度”＋“主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。除会议文件外，一般不得使用××文件材料，如“学校办公室文件材料”、“××学院文件材料”等含混的标题；除一般函件外，不得使用××往来文书，如“教育部往来信件”等标题；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”作为标题。档案整理--拟写案卷标题

标题样例教学：教育部、教育部高等教育司等2016年下发有关教学工作的各项通知学籍：中国海洋大学外国语学院英语专业2008级本科学生花名册（2012届本科毕业生成绩总表）

毕业材料：中国海洋大学+学院+专业+届+（专业）硕士/博士研究生毕业评审材料科研：2016年度科技处总结、科技年报表等综合管理类材料项目：国家社科基金项目——╳╳

项目名（项目负责人）基建：2016年度规划建设与后勤管理处计划总结、会议纪要等综合性文件

工程：╳╳项目工程项目综合卷；

╳╳项目工程建设施工、结算审计综合卷设备：

2016年度中国海洋大学国有资产综合管理卷财会：2010年4月学生奖贷学金发放表出版：中国海洋大学学报（自然、社科、英文版）2016年第1期档案移交—复查定卷复查定卷

为了确保案卷质量，在上述工序完成后，可联系档案部门复查定卷，如不符合案卷质量要求，由立卷人根据复查意见进行整改。注：对于案卷数量较多的部门，可先整理出1-2卷样卷，由档案部门具体负责老师复查后，根据样卷整理其他案卷。档案移交移交归档接收档案要严格把关，凡不符案卷质量标准的，不得接收入库，一律由立卷单位返工，达到质量标准。归档时归档单位填写“移交清单”，并由本单位档案分管负责人签署归档意见，加盖单位公章，交接双方按移交要求当面点清后，在“移交清单”上签字后各存一份，以备后查。涉密档案按原类别档案整理方法收整并单独立卷，在非涉密档案后按顺序编排卷号，保持原各类档案的齐全完整性。几份文件作为一件时，以密级最高的文件密级为准。密级件在填写卷内文件目录时需在备注栏标明密级（绝密、机密、秘密）密级档案的整理

电子文件的归档

纸质档案归档的同时，相应归档档案的电子版本也一并移交归档，同时有保存利用价值的声像档案（图像、影像）电子文件也整理归档。

分类整理

例：文科处2016年度电子文件

文科处

2016年度电子文件影像文件MPG、MPG2、AVI等图像文件JPG、JPEG、TIFF、GIF等

文本文件DOC、DOCX、RTF、TXT、PDF、PPT等电子文件的归档移交移交清单：文本文件类填写《文本文件类电子文件移交清单》

图像、影像类填写《图像\影像类电子文件移交清单》

移交材料：光盘形式刻录的归档电子文件及电子版移交清单移交人、负责人签字齐全的纸质版移交清单，一式两份移交时间：与纸质档案归档时间一致注：非常用格式的电子文件需转换为常用格式的电子文件若确实无法转换，则应将相关软件一并归档

特别提示齐全完整凡归档范围中包含且业务工作中形成的有保存价值的档案应归尽归，保证内容齐全完整。对于密不可分的文件保证齐全完整（如：同一事情的请示、批复、附件等文件需齐全完整）初步整理归档材料均须原件。大型仪器设备材料归档，申购论证报告、购买合同、委托代理协议（进口设备）、验收报告文件必须为原件。个别材料纸张尺寸不规范的处理方法：大于A4纸的，手风琴式对折，留出左侧装订位置；小于16开纸的，裱糊到A4纸上。杜绝圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写文件。材料整理过程中应将文件中原装订针去除，重新用不锈钢钉两钉左侧装订。校内红头发文落款处请盖红章后再归档卷内文件目录页码和日期（页码与实物相吻合，编写时应多加注意，不能出现重编、漏编现象。日期八位阿拉伯数字表示20160410）责任者不是指立卷单位而是指形成文件的单位，也就是盖章的单位备注栏要根据实际标明复印件、传真件等字样特别提示教学财会设备基建出版科研声像李晓燕

王非赵瑞红科研设备季