项目施工阶段监理工作资料管理

工程施工阶段

监理工作资料管理讲座一.信息管理的根本概念1.信息管理的定义对信息的收集、整理加工、储存、传递与应用等一系列工作的总称。2.信息管理的目的通过有组织的信息流通,使决策者能及时、准确地获得相应信息。【对工程监理部而言，信息管理还有另一目的：反映、记录监理行为，使之可追溯。】3.信息管理的原那么〔1〕标准化原那么要求对信息的分类进行统一,对信息管理流程进行标准,实现标准化。〔2〕有效性原那么信息应针对不同层次管理者的要求进行筛选和浓缩。〔3〕及时性原那么〔4〕时效性原那么二.建设工程施工阶段信息分类2.1按照建设工程的目标划分:1.质量控制信息—所有与工程工程质量有关的信息,如国家省市地方的质量法律法规、标准；工程工程的施工方案、质量控制流程、质量验收文件、质量事故记录和处理报告及隐蔽工程的照片资料等。2.进度控制信息—所有与工程工程进度有关的信息,如工程总控〔网络进度〕方案、工程年、季度、月施工进度方案以及监理对上述方案的审批表等；工期变更申请等。3.投资控制信息—所有与工程工程投资有关的信息,如工程造价、工程量清单、材料调差表、工程变更通知单,施工阶段工程款审批、支付证书、已完工程结算单等。4.平安监理信息—所有与工程工程平安生产有关的信息。如平安生产专项方案、平安隐患整改通知及复查单、施工单位平安管理资料、施工机械、设备准用〔备案〕文件、监理组织的各种平安检查评分表、监理平安巡查和平安旁站记录等。5.合同管理信息—所有与工程工程相关的各种合同信息,如工程招投标文件、施工承包合同、监理合同、供货合同；费用、工期索赔申请及审批表等。2.2按信息产生〔单位/部门〕划分:1.建设单位－由建设单位形成、负责提供的与工程建设有关的信息资料，如政府批文、报建资料〔规划、工程〕、施工许可证、设计图纸、建设单位形成并要求相关方执行的有关工程质量、进度、投资各方面的管理文件等。2.监理单位－现场监理部在工程实施过程全方位管理形成的资料文件，如监理通知、联系单、各种工作报表、会议纪要，工程验收记录，公司贯标等。它表达监理单位履行监理合同的程度，是衡量工程部监理工作质量的直接依据，是监理部资料管理的主要局部。3.施工单位－施工单位按照承包合同、标准等要求，在工程实施过程应自行形成、收集及上报监理、业主的所有与工程工程有关的信息资料,如现场管理体系文件、制度；施工方案、进度方案、各施工报表、报告、验收申请、整改回复、平安管理等。通常情况下，就工程竣工资料上交城建档案部门而言：施工单位是工程技术档案资料编制、装册的主体单位，建设单位只是完成最终提交手续。4.监督部门－政府监督部门对工程工程履行质量、平安监督方面所形成的所有与工程工程平安生产有关的监督资料。主要如：工程质量平安交底资料；〔日常巡查〕建设工程质量或平安整改通知书、行政执法书；〔工程验收阶段〕工程平安评价表等。5.其他部门－政府有关职能部门，如公安消防、环卫、城管、工程所在地街道居委针对工程形成与工程有关的各种信息。三.建设工程监理资料管理与归档1.监理资料管理的根本概念监理工程师受建设单位委托,在工程监理期间,对建设工程实施过程中形成的与监理相关的资料进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等的一系列工作。2.监理资料管理归档的依据(1)《建设工程文件归档整理标准》GB/T50328-2001(2)《建设电子文件与电子档案管理标准》CJJ/T117-2007(3)《广州市建筑工程档案编制指南〔试行〕》〔2004.08〕(4)公司相关文件和制度。3.与监理资料管理密切相关的工程实施阶段流程4.施工阶段日常监理资料应包括且不限于：4.1《监理标准》的资料目录1、施工合同、委托监理合同；2、勘察、设计文件；3、监理规划；4、监理实施细那么；5、分包单位资格报审表；6、设计交底及图纸会审会议纪要；7、施工组织设计〔方案〕报审表；8、工程开工/复工报审表及工程暂停令；9、测量核验资料；10、工程进度方案；11、工程材料、构配件、设备进场报审表12、检查试验资料；13、工程变更资料；14、隐蔽工程验收资料；15、工程计量及工程款支付证书；16、监理工程师通知单；17、监理工作联系单；18、报验申请表；19、会议纪要；20、来往函件；21、监理日记/日志；22、监理月报；23、质量缺陷与事故的处理文件；24、分部工程、单位工程等验收资料；25、工期、费用索赔审批；26、竣工结算审核意见书；27、质量评估报告；28、监理工作总结；29、三位一体贯标资料；30、工程平安管理资料；31、行政主管部门〔政府〕文件；32、监理公司文件；………合同文件

监理合同〔包括招投标文件〕；

施工合同；

分包合同和其他合同；

合同变更协议文件；

费用索赔和工程延期文件。

监理文件

监理大纲；

监理规划；

监理实施细那么；

会议纪要〔例会纪要、专题会议纪要、其他与工程相关的会议纪要〕;

监理阶段性总结报告；

监理月报；

监理日志/日记；

监理旁站记录；

监理工作联系单、监理工程师通知单；

监理工作总结。4.2常用的资料目录工作联系文件

建设单位联系单；

施工单位联系单；

政府部门函件；

设计变更文件。

施工单位报验资料〔一〕

开工文件；

施工组织设计及方案；

总包单位〔分包单位〕资质资料；

人员上岗证；

工程量申报及付款报告；

试验室资质报审资料。

施工单位报验资料〔二〕

建筑材料、构配件、设备报审表；

报验申请表；

工程质量问题处理记录及质量事故处理报告；

工程测量放线报审文件；

工程进度方案报审文件。工程验收文件

工程根底、结构工程等中间验收文件；

设备安装专项验收记录；

工程竣工预验收报验表；

人防工程验收记录；

消防工程验收记录；

单位工程验收记录；

工程质量评估报告；

竣工移交证书等竣工文件；

工程照片及声像资料。5.监理资料的管理要求(1)监理资料收文与登记工程监理部对所有收文应在收文登记表上进行登记,要记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位、文件编号及收文日期,最后由负责收文人员签字；对有追溯性要求的资料应在文件和记录上注明相关信息编号和存放处；资料管理人员应检查资料的各项内容填写和记录真实完整,签字人员符合规定且不得以盖章和打印代替手写签字,签字必须用碳素墨水笔；照片及声像资料应注明拍摄日期及反映工程建设部位或有关活动等摘要信息，重要文件内容应在监理日记中记录。(2)监理资料传阅与登记工程监理部内部需要传阅的文件,每位传阅人阅后应在传阅文件上签名,并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限,传阅完毕后,应将文件原件交还资料管理人员归档。(3)监理资料发文与登记发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖工程监理部的章；发文应按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码,并在发文登记表上登记，〔收文单位〕收件人收到文件后应在发文登记上签字。发文应留有底稿,可以留存在计算机发文包中,但最好同时留有纸质文件。(4)监理资料分类存放工程监理部对建设过程中的监理资料应按照国家标准标准要求或行业及工程特点制定分类原那么。6.监理单位对监理资料的职责按照《建设工程监理标准》对施工阶段监理资料管理和对设备采购监理与设备监造监理资料管理要求,监理单位应做到:〔1〕应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作,在工程监理部,监理资料的管理应由总监理工程师负责,并指定专人具体实施,监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。〔2〕监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段,对施工单位的工程文件和形成、积累、立卷归档进行监督、检查。〔3〕可以按照委托监理合同的约定,接收建设单位的委托,监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。〔4〕编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间,应按照现行建设工程监理标准和各地城建档案管理部门的要求,编制移交清单,双方签字盖章后,及时移交建设单位,由建设单位收集和汇总。监理单位档案部门需要的监理档案，按照标准的要求,由工程监理部按监理单位规定的时间向档案部门归档。四.现场监理资料的分类存放与立卷1.资料分类。分类原那么：有序、易于检索。文件盒脊背标签形式日常监理资料整理时的卷盒标签提交竣工档案时卷盒标签2.资料整理流程3.示范〔1号文件盒‘政府批文’〕政府批文：建设工程行政主管部门，如建设厅、局，规划、消防等部门针对本工程所作的批文、审核意见、许可证照等文件，统称政府批文，诸如：可研报告、施工许可、余泥渣土排放证、图纸审查意见……。〔1〕接收到建设单位发来的批文。查核是否完整；假设符合要求，即进行收文登记；如收到建设用地规划许可证〔2〕登记后，交工程总监或工程主管，由工程负责人根据文件的涉及的内容及专业类别、以及监理人员的职责权限，进而确定由何人跟进处理；〔3-a〕对于需签复监理意见的文件，由相关监理人员完善意见后，交工程负责人审核，确认后加盖工程章〔如需〕，后转发；〔3-b〕对于收到备案类或抄送监理〔属告知〕的函件，那么由工程主管先阅批，假设有指导意见一并签上，再由工程部全体监理人员阅后签名，标注时间。〔4〕全体人员阅后，由资料员统一收集、在文件右上角编码〔如“批文-x〞x为序号，根据入册时间，从1开始〕，后归册。并更新卷内目录，填写该文件入册信息。4.简介其他文件盒应收集的文档盒序号文档类包括资料基本内容3单位资质人员资质监理企业、施工总分包单位、（委托）工程检测单位、商品砼厂家的营业执照、资质证书；特种材料、设备厂家的特许生产许可证等；监理部人员架构、人员的资格证、执业资格证、岗位证（安全员、材料见证员）；总监任命书、总代授权书等施工项目部人员架构，主要成员：项目经理、技术负责人、专职安全员、质检员、主施工员等人员的资格、岗位证等；4监理合同施工合同监理合同、施工合同、分包合同、设备供货等各种合同及合同补充协议5监理规划质量计划监理细则监理规划及监理细则均按公司提供的范本进行编写。监理规划由总监主持编写，公司技术总工审批；一般在签订监理合同后、第一次工地例会前完成编审。（注意公司对版本的修订，做到同步）质量计划监理细则由专监编写，总监审批。一般在专业工程开始施工前完成编审。通常均有：工程质量控制、进度控制、投资控制、旁站监理、安全生产环境、职业健康安全管理计划等监理（方案）细则。6监理发函针对项目监理过程中一些重大的、明显违反合同精神的、产生后果较严重的问题，项目部有必要向项目责任方乃至其法人公司进行函告，督促责任方。可用公司红头文件纸打印。7监理通知及回复单监理工作联系单就工程推进过程存在的各种管理、技术上问题，可用监理通知形式要求施工方整改，并规定施工方必须将整改情况报监理复查。是一带强制要求的监理文件。工作联系单是一通用表格，各方均可使用，主要就工程一些事情进行探讨、协商或提出建议等。体现平行关系。8监理报告/报表安全周报，每周五下班前完成编写后（一般要求盖项目章），用传真或电邮方式发项目监督员；质量月报是每月15日前，将项目上一月工程实体质量、各方质量行为报监督站；进度报告，重点部位、关键工序及存在较大安全隐患的分部工程开始施工至完成这个阶段，项目监理部应将该部位工程进度情况定期上报；公司要求的其他定期上报的报表。9监理例会纪要专题会议纪要监理例会纪要；（第一次工地会议纪要在签发前须经与会各方会签后方可发出）项目各种专题会议纪要10监理月报监理月报编写参照《监理规范》有关章节。月报由专监或总监主持编些，总监审批。一般在当月25日报送建设单位。11旁站监理记录需旁站的工序、部位见建建市【98】号文？？，旁站是监理的重要手段，是体现监理过程控制的有力佐证。必须按要求记录。12业主来文建设单位就工程质量、进度、投资、安全等方面下发的管理办法、联系函、工程指令等形式的文件；有时业主转发一些其他商业公司、政府职能部门的文件；对此可区别对待。对转发政府职能部门的文件可将其归入政府批文或政府文件内。13施工来文施工单位就工程实施过程的问题所发的函件、报告、工作联系函件；本档可再细分：技术类、商务类、行政管理类。14开工报告/审批停、复工令单位工程开工审批表、开工报告（施工单位主办）；各分部工程开工报告；如基坑支护、地下室、主体、幕墙；路基、路面、交通工程开工报告。停工通知、复工申请审批等。15施工方案项目施工组织设计；众专业、分项、分部工程施工方案/技术指导书。至少包括：安全专项施工方案、临水临电施工方案、应急救援预案。16施工计划施工总控计划（网络图）；年、季、月度、周施工计划以及监理对上述计划的审批记录；监理定期进行计划与实际进度的对比情况报告。17工程进度款审批费用审批台帐工程进度款审批资料，包括施工单位申请、监理审核，经建设单位核准后同意支付的相关记录。监理费申请报告；监理费及施工进度款申请、审批台帐。18会审记录设计变更工程洽商单各阶段、专业的图纸会审记录；设计变更；工程洽商记录。主要是针对工程或设计小变动所采取的经多方确认的一种记录。如，涉及设计图纸的调整须经设计同意。19工程报验申请工序隐蔽验收检验批报验申请，是施工过程中产生的最多的施工记录，是分项工程验收记录的直接依据；隐蔽工序验收多数归并到检验批/工序报验中。基线复核申请单，（各部位、楼层）测量放线报验申请单20工程材料/构配件/设备报审表相关施工材料、设备等进场使用前，施工单位应提前报材料/构配件/设备进场报验表，并附材料、设备的出厂合格证、检验报告等质保资料。按要求必须复试的材料还还应在监理见证取样送检。21仪器设备合格证/检定证书监理设备台帐施工单位所使用的测量仪器（全站仪、经纬仪、水准仪等）、量度器具（如压力表、流速计）使用前应报监理，附仪器合格证，年度内有效的检定证书，并检查标定情况。监理自备的测量、现场检验的仪器及对应合格证，并建立台帐。22砼、砂浆等配比报告商品砼、砂浆配比报告。其他有通过试配确定强度等性能指标的半成品材料的试配报告。23见证记录原材料复试报告材料见证员授权（广州地区适用）书须经施工、建设单位授权，并在第一次材料送样时报检测站备案。监理每次见证取样时填报，签材料见证员人名。材料复试报告，可按材质分钢筋、砼、水泥等24工程实体检测报告（功能性、安全性项目）如工程主体结构监督抽测、桩基检测报告（小应变、声测、抽芯），幕墙四性检测、路基压实度、沥青路面弯沉值等检测报告。25费用、工期索赔施工现场签证单工期、费用索赔申请、审批资料。施工签证单26安全管理资料项目部安全管理制度，施工单位安全管理架构；专职安全员上岗证；特殊工种人员花名册及上岗证；项目班组人员的三级安全教育，技术安全交底记录;设备设施安全验收记录；塔吊类大型设备装、拆方案，定期安全检查记录；安全隐患整改通知单及其回复单；（安监站）发出的整改通知书监理组织的定期、不定期安全检查、评分记录等。27备忘录备忘录28施工图纸将施工图纸目录原件或复印件按专业类别，如结构、建筑、电气等分别装订。如设计有增补、修改，相应调整目录；根据设计变更，同步将变更内容在对应设计文件上标识，并注明“详见第xxx号变更”。29中间验收工程移交证书工程基础、结构工程等中间验收文件；工程竣工移交证书30其他文件项目其他杂项文件，如人员通讯录、节假日值班表等。监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的全方位，记录应是连续性的，它是总监检查监理工作和监理资料的重要线索。总监理工程师每天签阅监理日记。对于监理日记的检查，总监理工程师可根据监理人员的职责和施工进度，检查监理日记是否有漏记局部。监理日记中，有关“施工情况〞主要简要记录今天施工部位、进度情况，人员、机械投入情况；有关“监理工作〞是记录的重点，应详细记录当天监理工作情况：主要包括〔1〕材料