IT软件资产管理办法

文档介绍编写目的本文档编写的目的是切实加强软件资产管理，强化信息安全，降低软件使用成本，建立软件资产全生命周期管理的长效机制。依据本文档，便于在项目生命周期中进行软件资产的管理工作。适用范围本流程的管理对象是公司范围内由信息技术部发起购置、调拨、自行或委托开发等方式形成的各种软件资产。术语定义软件资产主要指公司范围内由信息技术部发起的购置的商业软件、购买硬件资产附带的软件、自行或委托第三方开发且最终交付物为软件的资产。软件资产的实物不限于许可证书、授权码、安装介质、验收文档，注册确认邮件。受益人主要指软件资产的实际使用者，通常为员工个人，也可以是多个员工，受益人主要是为了识别软件资产的使用范围、隐形价值。责任人为了方便对软件资产进行管理和支持，需要指定责任人。在IT部内部与受益人对口的管理者，通常为IT部员工，也可以是项目组的某个成员，责任管理人对受益人使用的软件资产有直接的保管责任，并且责任管理人需要保证所管理的软件资产供受益人可以正常使用。责任人负责规划软件资产的采购预算，详见软件资产预算管理在需要采购软件资产时，责任人应及时提交申请，详见软件资产采购申请软件部署完成后，责任人应配合进行存档，详见软件资产存档当软件资产达到报废标准，责任人可发起报废流程，详见软件资产报废软件资产责任人名单，请参见附件一主管部门主要指由公司授权负责代为管理软件资产的部门。主管部门负责所有软件资产的保管和登记以及在使用中的软件资产的维护与使用监督等责任，本管理办法规定的主管部门为IT部技术运维部。主管部门需汇总所有责任人提交的软件资产预算，并提交审批，详见软件资产预算管理主管部门需合理审核软件资产采购申请，详见软件资产采购申请主管部门需对软件资产进行归档管理，详见软件资产归档主管部门在软件资产报废过程中应合理审核，及时跟进，详见软件资产报废软件资产管理软件资产费用类型按软件资产的费用发生类型，分为：许可证购置费用新增购置许可证的。维保延期费用原软件资产的许可授权到期，需要购买维保或延期的。版本升级费用原软件资产的版本有重大升级，且已购置版本现达不到受益人需求的，需要购买软件版本升级服务的。软件资产预算管理软件资产配置实行年度预算管理。在年末制定次年预算时，责任人应该履行软件资产的规划职责，提报次年该软件资产的预算。主管部门负责汇总所有软件资产的预算，并提交审批。软件资产采购申请预算内的软件资产采购，可参照以下流程进行办理：责任人提交采购申请，责任人清单详见附件一主管部门进行预算审核及采购审核IT部负责人或授权人审批由主管部门跟进处理采购事宜采购完成后，交付责任人进行部署软件资产采购软件资产采购申请经过批准后，由主管部门跟进采购。专业软件资产的采购，责任人作为技术专家参与采购过程。软件资产存档软件资产部署完成后，由主管部门进行存档。 存档不限于：由主管部门进行软件资产登记存档软件资产授权证明文件存档采购合同扫描件 如在信息系统项目实施过程中，交付结果包含软件资产的，为防止遗漏以后年度续保预算的编制，信息系统实施负责人在项目验收时，需将软件资产单独交付主管部门进行存档。软件资产部署软件资产完成购置后，由责任人负责进行部署。部署完成后，责任人应该完成软件使用情况的登记，主管部门定时进行抽查。软件资产的实际使用人发生变化时，责任人应该及时更新软件使用的登记信息。软件资产报废符合下列条件之一的软件资产可以申请处理：达不到业务要求需要淘汰、报废的已超过授权期间，无法使用的报废软件资产，可参照以下流程：责任人提交资产报废申请，填写《固定资产售卖/报废申请单》主管部门进行签字确认并注明处理意见IT部负责人审批将审批后的《固定资产售卖/报废申请单》，提交财务部处理《固定资产售卖/报废申请单》复印件交由主管部门进行存档附则本管理办法由技术运维部拟定，由信息技术部负责修订与解释，自发布之日起实施。附件一软件资产负责人名单分类软件资产描述授权方式描述负责人信息流程AgilePoint工作流软件陈颖信息流程K2工作流软件陈颖信息流程Cognos8软件许可BI陈颖信息流程Congnos10软件许可BI陈颖信息流程CongnosTM1预算管理陈颖信息流程IPL人事系统陈颖信息流程汉庭酒店员工绩效管理系统软件陈颖信息流程E-Learning平台系统陈颖信息流程SABA学习管理软件许可证7500注册用户陈颖信息流程NC系统未知李伟民信息流程智能图文VHDrawings软件未知徐哲信息流程营建一体化-普加甘特图控件单IP授权徐哲信息流程采购管理系统源代码徐哲安全组督察网络行为管理软件硬件+升级+原厂服务陈顺康安全组审计堡垒机并发300陈顺康安全组日志审计系统硬件+服务陈顺康安全组RapidSSI服务证书（2套）域名限制陈顺康安全组McAfee1150用户许可陈顺康安全组JuniperSA4500VPN证书500用户许可陈顺康无线&研发Jira软件50并发，软件支持已到期陈亚锋无线&研发华住客户体验系统—慧评子项目永久使用权王海峰无线&研发客户体验全过程跟踪项目源代码王海峰技术运维vSphereCPU许可52CPU授权于闽东技术运维vCenter于闽东技术运维VCops50授权于闽东技术运维邮件安全网关许可于闽东技术运维AUTOCAD高源技术运维中望CAD建筑版软件V201410用户并发许可高源技术运维symantecnetbackup于闽东技