计算机导论课件：PowerPoint 演示文稿

9.1工作环境9.2基本操作PowerPoint演示文稿9.1工作环境启动PowerPoint进入如图9-1所示工作环境，此时，窗口主体部分可分为三个部分：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。1.大纲窗格大纲窗格中包含两个标签，用于切换显示当前演示文稿中各张幻灯片的内容或缩略图。2.幻灯片窗格幻灯片窗格主要用于显示和编辑当前幻灯片。一张幻灯片通常包括这样一些组成：编号、标题、占位符、表格、插图、声音等。(1)编号。编号即幻灯片的顺序号，决定各个幻灯片的排列顺序和播放顺序，由系统自动设置。增删幻灯片都会改变幻灯片编号。(2)标题。标题在大纲窗格中作为幻灯片的名称，通常也决定了幻灯片的主题。(3)占位符。占位符指幻灯片上各个元素所占的位置，以虚线框显示在幻灯片窗格中。它通常由幻灯片的版式设定，用户也可以根据需要进行修改。版式是幻灯片上标题、文本、表格、图形、图像、声音等内容的布局。(4)其它元素。其它元素包括可在幻灯片中插入的各种元素，如文本框、表格等。3．备注窗格备注窗格用于查看和编辑当前幻灯片的备注文字。4．视图切换按钮视图切换按钮用于转换不同的演示文稿展示方式。图9-1是系统默认的普通视图，提供了三种不同的视图，分别是普通视图、幻灯片浏览视图和幻灯片放映视图。此外，PowerPoint还提供了备注页视图。(1)普通视图。普通视图是系统默认的视图，综合了其它三种视图的优点，可以同时观察到演示文稿中某个幻灯片的显示效果、大纲级别及其备注内容。(2)幻灯片浏览视图。幻灯片浏览视图将多张幻灯片缩小显示在同一窗口中，以便增删或排序幻灯片。在此视图下不能编辑幻灯片内容，要双击幻灯片进入普通视图后才能编辑。(3)幻灯片放映视图。幻灯片放映视图决定放映幻灯片的形式。(4)备注页视图。备注页视图用于显示和编辑备注信息，既可以插入文本，也可以插入图片等对象。需要注意的是，在普通视图下备注窗格不能显示对象信息，只能显示和编辑文本信息。要切换到备注页视图，可以选择“视图”→“备注页”。9.2基本操作9.2.1创建演示文稿1．创建“空白演示文稿”空白演示文稿是基于默认模板创建的演示文稿，通常，其中的幻灯片除占位符外不包含任何具体内容。2．利用“模板”创建基于模板创建外观统一的演示文稿。模板可来自“已安装的模板”、“已安装的主题”和“我的模板”。3．根据“现有内容新建”基于已有演示文稿创建新演示文稿。9.2.2操作幻灯片1．插入幻灯片选中幻灯片，按下“Enter”键，即可在所选幻灯片之后插入一张新的幻灯片，或选择“开始”→“幻灯片”→“新建幻灯片”可新建特定版式的幻灯片。2．删除幻灯片选中幻灯片，选择“开始”→“幻灯片”→“删除”，或按下“Delete”键即可删除所选幻灯片。3．复制和移动幻灯片在大纲窗格中选中幻灯片，将其拖到目标位置即可移动幻灯片，如同时按下“Ctrl”键即可复制幻灯片。4．文本编辑单击幻灯片中的文本占位符即可进入文本编辑状态。5．更改幻灯片版式选择“开始”→“幻灯片”→“版式”，打开“幻灯片版式”列表，从中选择所需版式即可更改幻灯片版式。6．改变幻灯片背景选择“设计”→“背景”，打开“背景样式”列表，选择需要的背景样式，或单击“设置背景格式”选项进行更细致的背景设置。9.2.3添加对象在幻灯片中，可插入对象包括文字、图片、剪贴画、艺术字、超链接、影片、声音、图表、表格等。1．插入艺术字艺术字是一种特殊的图形。插入艺术字的方法是：单击“插入”→“文本”→“艺术字”，在“艺术字库”中选择一种艺术字样式，在新弹出的文本框中输入想插入的艺术字内容，单击输入框以外位置确定输入结束。艺术字四周有8个白色小圆，上部有一个绿色小圆，侧边还有一个黄色小菱形，这些称作“控制点”。白色小圆称缩放控制点，拖动可调整艺术字大小；绿色小圆称旋转控制点，拖动可旋转艺术字。若要设置艺术字显示效果，可选择绘图工具“格式”选项卡提供的多种编辑操作。2．插入文本框PowerPoint的所有文本都位于文本框中。打开“插入”→“文本”→“文本框”，选择“横排文本框”或“垂直文本框”，进入插入文本框状态。此时，若单击目标位置，可插入单行文本框；若在目标位置上拖出一个区域，可插入多行文本框。随着输入文字增多，单行文本框会向右变长；多行文本框会自动换行。单击文本框，如文本框内有光标，表示文本框处于文本编辑状态；如文本框内无光标，表示文本框处于选定状态，可以实现文本框移动、删除等操作。打开文本框快捷菜单，或使用绘图工具的“格式”选项卡，均可设置文本框格式并修饰文本。3．插入表格选择“插入”→“表格”，在“插入表格”对话框中输入行列数即可插入表格。选中表格可打开表格工具的“设计”或“布局”选项卡，通过它们设置修改表格格式。4．插入插图PowerPoint中插图分为六大类：图片、剪贴画、相册、形状、SmartArt和图表。(1)插入图片。PowerPoint支持的图片文件很多，包括 .jpg、.png、.bmp、.gif、.tif等。插入图片的方法是：单击“插入”→“插图”→“图片”；在“插入图片”对话框中设置要插入的图片及插入方式。如要设置图片格式，可选择图片工具对应的“格式”选项卡上的各个选项来完成，也可通过图片的控制点调整图片的位置和大小。(2)插入剪贴画。剪贴画是Office提供的一个素材集，含有丰富的矢量图和位图，用户可直接选用。插入剪贴画的方法是：“插入”→“插图”→“剪贴画”。在“剪贴画”任务窗格中搜索需要的剪贴画，单击插入。有时候可能需要使用复制粘贴才能把剪贴画插入到幻灯片中。(3)插入相册。PowerPoint相册就是PowerPoint演示文稿。可以通过插入相册来创建、展示系列照片。插入相册的方法是：“插入”→“插图”→“相册”；可选择“新建相册”或“编辑相册”。前者用于创建相册，后者则用于修改已存在相册的效果设置。(4)插入形状。形状是Office的特色之一，用户可利用它绘制特殊复杂的图形。选择“插入”→“插图”→“形状”会列出一个Office提供的形状集，单击其中任一形状，即可在幻灯片上绘制相应图形。形状大部分都是通过拖动鼠标实现绘制的，但是有两个特例，即“线条”类的“曲线”和“任意多边形”。“曲线”用于绘制带有弯度的弧线或曲边封闭图形，插入方法是：在起点处单击，在需要转弯处继续单击，鼠标移动过程中曲线形状会随之变化，在终点处双击，结束曲线绘制；如终点与起点重合，则绘制曲边封闭图形；“任意多边形”用于绘制折线或多边形，插入方法与曲线类似。当“曲线”和“任意多边形”绘制完毕后，要改变其形状，方法是：选中图形，单击绘图工具对应的“格式”→“插入形状”→“编辑形状”→“编辑顶点”，拖动顶点编辑形状。(5)插入SmartArt图形。SmartArt图形是信息和观点的视觉表示形式。选择“插入”→“插图”→“SmartArt”打开“选择SmartArt图形”对话框。选择不同分类对应不同列表选项，单击需要的SmartArt图形即可插入。下面以“组织结构图”为例来稍作说明。如需表达等级或层次，那么组织结构图是最好的选择。插入组织结构图的方法是：选择“插入”→“SmartArt”→“层次结构”→“组织结构图”，将插入一个多级组织结构图，并新增两个SmartArt工具：“设计”和“格式”选项卡。①输入和编辑文本。单击要编辑修改的图框使之处于编辑状态，即可输入和编辑文本，包括设置文本格式。②设置图框格式。从图框快捷菜单中选择“设置形状格式”即可设置图框格式。③增加图框。在SmartArt工具“设计”选项卡中，单击“创建图形”→“添加形状”可添加新类型的图框(在后面添加形状、在前面添加形状、在上方添加形状、在下方添加形状、添加助理)。④删除图框。选中图框，按下“Delete”或“Backspace”键即可删除图框。⑤改变组织结构图外观。选中整个组织结构图而非某个组成元素，选择“设计”→“SmartArt样式”或“布局”均可设置组织结构图外观。⑥改变组织结构图版式。SmartArt工具的“设计”→“创建图形”→“布局”列表提供了四种版式：标准、两者、左悬挂、右悬挂。标准，将选定图框之下的所有图框居中；两者，将选定图框之下的所有图框以每行两个的方式水平排列，并将选定图框在它们的上方居中；左悬挂，将选定图框之下的所有图框左对齐垂直排列，并将选定图框置于它们的右侧；右悬挂，将选定框之下的所有图框右对齐垂直排列，并将选定图框置于它们的左侧。(6)插入图表。插入图表的方法是：首先，选择“插入”→“插图”→“图表”，插入一个选定类别的图表和与之关联的默认数据表；其次，修改数据表数据，即可得到与数据表数据一致的图表。如要设置图表格式，必须在图表编辑状态下，从新增的图表工具“设计”、“布局”和“格式”选项卡中选择相应的选项来设置各种效果。例如，选择“格式”→“形状样式”可设置形状效果；选择“设计”→“图表布局”可得到不同样式的图标效果；选择“布局”→“坐标轴”可设置图表中的坐标效果。5．插入多媒体对象(1)插入声音。声音指可识别的音频文件，包括 .mid、.mp3、.wav、.wma等。在插入声音前，最好将音频文件和演示文稿放在同一文件夹中。插入声音的方法是：单击“插入”→“媒体剪辑”→“声音”。若选择“文件中的声音”，在“插入声音”对话框中双击音频文件，在弹出的对话框中选择“自动”或“在单击时”。“自动”指当播放该张幻灯片时声音自动播放，“在单击时”指当播放该张幻灯片时单击鼠标声音才会播放。声音插入后以一个喇叭形状的图标来标识，该图标可在放映幻灯片时隐藏或显示，在编辑幻灯片时双击可试听，单击可停止。除了插入来自文件的音频对象之外，还可以插入其它类型的音频对象。(2)插入影片。影片指可识别的视频文件，包括 .asf、.avi、.mpg、.wmv等。在插入影片前，最好将视频文件和演示文稿放在同一文件夹中。插入影片的方法与插入声音的方法基本一样：“插入”→“媒体剪辑”→“影片”。影片插入后，可通过控制点调整大小，双击影片可播放，单击影片可暂停或继续，单击空白区域可取消。影片上不能再叠放其它对象，不能通过在影片上放置文本框制作字幕。除了插入来自文件的视频对象之外，还可以插入其它类型的视频对象。(3)插入超链接。通过超链接，可跳转到同一演示文稿的其它幻灯片，或其它演示文稿、Excel文档、Word文档、Web网页、E-mail地址，甚至运行一段程序等。幻灯片中的许多对象，包括文本、图片等，均可设置超链接。插入超链接的基本方法是：选中对象，选择“插入”→“链接”→“超链接”，设置链接目标。通过“插入”→“链接”→“动作”，可设置激活超链接的交互动作：“单击鼠标”和“鼠标移过”。由于“鼠标移过”方式可能导致意外跳转，所以它更多地用于提示、播放声音或影片等情况。通过“动作设置”对话框还可设置运行程序、播放声音等更多选项。删除超链接的方法是：在“编辑超链接”对话框中单击“删除链接”，或从对象快捷菜单中选择“取消超链接”。9.2.4统一幻灯片外观1．母版母版是存储关于模板信息的模板的一个元素，这些模板信息包括背景设计、占位符大小和位置、颜色方案、字体等。每个演示文稿有三类母版：幻灯片母版、讲义母版和备注母版。不同的母版控制不同对象的样式。其中，幻灯片母版用于设置各种版式的幻灯片。通过“视图”→“演示文稿视图”→“幻灯片母版”/“讲义母版”/“备注母版”，可编辑不同类型的母版。修改母版，会改变当前演示文稿基于该母版的所有幻灯片的外观。2．模板模板是包含演示文稿样式的 .potx或 .potm文件，包括幻灯片母版以及背景设计、占位符大小和位置、颜色、字体等格式。演示文稿都是基于某个模板创建，具有该模板的样式。默认情况下，演示文稿基于默认模板创建。通过“设计”→“主题”，单击主题列表中任一选项，可重新应用对应样式到当前演示文稿以改变外观。PowerPoint提供了许多现成的模板，用户也可创建模板，方法是：新建一个演示文稿，主要是通过编辑母版设置所需样式，将其保存为演示文稿模板 .potx或 .potm文件。3．动画与切换动画是指为幻灯片中的文本或其它对象添加的视觉效果或者声音效果，切换是指在幻灯片切换时添加的视觉效果或者声音效果，用以突出重点并增加趣味。设置演示文稿的各种动画效果可使用“动画”选项卡各种操作来实现。设置幻灯片间的切换效果可采用“切换到此幻灯片”区的各项操作完成；设置幻灯片上各个元素的动画效果多使用“动画”区的操作来完成。事实上，通常说的动画方案是PowerPoint预设的包括动画与切换效果的一组设计。9.2.5输出演示文稿针对演示文稿用途，演示文稿主要有三种输出方式。1．播放演示文稿放映幻灯片是播放演示文稿的主要方式。通常，放映幻灯片前要先排列幻灯片：单击“幻灯片浏览”视图按钮，或选择“视图”→“幻灯片浏览”，进入幻灯片浏览状态；删除多余的幻灯片；通过单击“幻灯片浏览”工具栏上的“隐藏幻灯片”按钮，隐藏不用的幻灯片；调整幻灯片的位置。幻灯片排列完成之后，单击“幻灯片放映”选项卡上的不同操作来设置和播放演示文稿。2．打印演示文稿选择Office按钮→“打印”中的各个选项可设置并打印演示文稿，包括以下几个部分：(1)打印幻灯片。设置“打印”对话框中的“打印内容”为“幻灯片”。(2)打印讲