期刊系统使用说明书第二版

M8图书馆集成管理系统SerialPublicationManagementSystem期刊系统使用说明书北京创讯未来软件技术有限公司

目录6.1期刊子系统概述 46.1.1基本流程 46.1.2模块清单 46.1.3通用操作说明 46.2期刊订购 126.2.1期刊订购 146.2.2订购期刊打印 186.3期刊登到 196.3.1期刊登到 196.3.2登到清单查询 216.3.3现刊标签打印 216.3.4分配架位 246.4期刊装订 266.4.1装订前处理 266.4.2装订后处理 306.4.3装订清单查询 326.4.4装订标签打印 326.4.5期刊回溯 336.4.6装订数据维护 346.4.7现刊管理日志 366.4.8回溯日志 366.5统计模块 366.5.1订购统计 366.5.2登到统计 366.5.3装订统计 376.5.4借还统计 376.5.5罚款统计 376.5.6流通率统计 386.5.7回溯统计 386.5.8附件统计 386.5.9馆藏量统计 386.6期刊参数设置 38

6.1期刊子系统概述期刊子系统主要用于图书馆的期刊、报纸的订购、登到、装订、阅览、统计等工作中。M8期刊子系统包括五大功能模块：期刊订购、期刊登到、装订模块、统计模块和期刊参数设置。6.1.1基本流程6.1.2模块清单6.1.3通用操作说明6.2期刊订购在期刊订购模块，可以进行新刊订购，续订、报送转登到。也可以在订购清单打印中输出各类订单信息。数据的处理状态分为3种：未报送：未报送的数据可以进行修改，在处理状态为“未报送”的数据上点击右键，弹出菜单中的操作包括：删除、报送转登到、订前处理、停刊、停订、修改书商、修改部门。已报送转登到：‘未报送’的数据经过了‘报送转登到’操作之后，处理状态变为‘已报送转登到’。此状态代表数据已经报给书商，并转到登到环节，不能随意修改。如果发现错误，可以通过右键菜单中的订单回退，退回到未报送状态再修改。如需将订单转到下一年，则点击订前处理。如果中途该刊停刊，则点击停刊。已转下一年：该状态表示此种刊已经被转到下一年了，为了防止反复操作，此种状态下的刊只允许订单回退。回退操作是将当前年数据处理状态改为‘未报送’，下一年的数据则被删除。如果回退的数据已经有登到记录，系统会进行询问，如果仍然要回退，那么登到记录将丢失。6.2.1期刊订购期刊订购可以分成两种，一种是新刊订购，一种是续订期刊。新刊是指以前没有订购过的刊，可以通过直接录入，或者采用外部excel数据导入的方式进行订购。对大多数往年订购过的期刊来说，需要走续订期刊的流程，即从订前处理开始，将订单以复制的方式，转入到下一年，然后在订购表维护界面逐条修改，或者利用书商的excel文件进行批量修改。无论是新订还是续订期刊，都需要进行报送转登到，这样在登到界面才能够检索到。下图显示了期刊新订与续订流程的详细流程。新刊订购——直接录入在一级菜单中，点击‘期刊’进入期刊系统，在左侧的二级菜单中选中“期刊订购”，打开订购界面，如图6-2-1-1。点击窗口上方的按钮，右侧出现了订购详情，如果里面有内容，可以点‘清空’，其中红色字提示内容，如刊年、MARC类型、订购方式、刊名等为必填内容。录入结束后，要点‘保存’键进行保存。图6-2-1-1

图3-2-1注：上图中红色字体项目是必填项，其他是选填项。下方选择订购部门、份数和架位号。信息填写完毕后点“保存”。保存默认值：为了方便录入，将当前的数据项目保存起来，当点击了新增进入订购详情窗口，首先显示这条默认记录，可以在这条默认记录基础上做修改，减少录入工作量。

通过左侧的检索栏，输入相应信息，点击检索，检索出刚刚录入的期刊。选中检索出来的期刊，用鼠标右键点击，报送转登到，如图6-2-1-3。图6-2-1-3在新出现的弹框中，点击确认报送。报送完后数据处理状态改变为‘报送完转登到’，可以到登到模块进行登到处理了！新刊订购——外部数据导入续订期刊——订前处理逐条修改批量修改数据转登到

6.2.2订购期刊打印此功能是用来打印订购期刊清单，分为一下几种类型零订报送清单统订报送清单统订未报送清单零订未报送清单统订未订清单零订未订清单订购报送清单报刊清单打印使用方法：参考下图，选择统计期刊的范围包括：期刊类型、刊年、书商、刊名。范围依次缩小，根据需求调整选择的条件，必须至少选择一个条件进行检索。最后选择排序方式，点击检索。6.3期刊登到6.3.1期刊登到1、点开期刊导航栏，点击进入期刊系统，选中“期刊登到”，如图6-3-1-1图6-3-1-12、通过左侧的检索栏将想要登到的期刊检索出来，并选中该期刊，如图6-3-1-2图6-3-1-23、在显示页面的右侧会出现登到的页签，选中将要登到的期刊页签并双击，页签的状态变成到馆并且颜色变为青绿色则登到成功，如图6-3-1-3图6-3-1-36.3.2登到清单查询此功能用来查询登到过的期刊信息并打印，使用方法：使用左侧的检索项将想要查询或打印的期刊检索出来，右侧会显示期刊信息，在显示栏的下方会有期刊的统计信息，如下图所示6.3.3现刊标签打印1、首先按照标签的尺寸设置页面的大小等信息，如图1cm在设置中等于400，比如高度是1cm，在设置中就要填写400。下面解释一下各个栏目的意义。列数：期刊标签有几列就填几行数：期刊标签有几行就填几高度：单个标签的高度，量好之后按照1cm=400的换算比例填写长度：单个标签的长度，其他同上行间距：每个期刊标签行与行之间的间距，其他同上列间距：每个期刊标签列与列之间的间距，其他同上上边距：最上方一行标签的顶部边缘距离整个标签纸最上方边缘的距离，其他同上左边距：最左侧一列标签的左侧边缘距离整个标签纸最左侧边缘的距离，其他同上起始行：打印标签从第几行开始打印起始列：打印标签从第几列开始打印“页面设置”填写完毕后，可以在“打印页设定”中指定打印某一页的标签或者全部打印。“字体设置”中还可以设置字体的长宽比例及是否加粗。“打印份数”可以设置打印几份标签，全部设置完毕后点击“保存设置”将设置好的信息保存到系统中。2、在检索框中，输入检索条件，检索出想要打印的标签，如图3、点击“打印设置”图标，进行打印机的一些设置，设置完毕后点击“打印”图标打印标签，他们的位置如下图，用红框圈出来的地方

点击“打印设置”后，界面如下图，选中要设置的打印机点击“setup”。6.3.4分配架位此功能用于给图书添加架位号信息，操作步骤如下：使用页面左侧的检索栏，检索出想要添加架位信息的期刊，如图所示选中要添加架位信息的期刊，在最末尾的位置有“架位号”信息列。鼠标点中之后可以进行输入。如图之后点击“保存按钮”，位置如下图所示6.4期刊装订6.4.1装订前处理1、点开期刊导航栏，点击进入期刊系统，选中“装订前处理”，如图6-4-1-1图6-4-1-12、通过左侧检索栏检索出需要装订的期刊，并选中其中一本，从下侧蓝条中的选项栏中选择装订的封皮颜色、装订方式、装订本数，如图6-4-1-2图6-4-1-2

3、选中右侧显示栏中想要装订的期刊所对应的页签，比如要装订第一期就选中期数是1的页签，选中后鼠标右键点击该页签，点击“装订”选项，会从下方显示栏中创建一个装订单，如图6-4-1-3与6-4-1-4图6-4-1-3图6-4-1-4

4、如果想将另一期的期刊装订到一起，则选中另一期期刊的页签，用鼠标右键点击该页签，选择“添加到装订单”，如图6-4-1-5。再点击下侧显示栏中的装订单，会发现右下侧的显示栏中期刊已经加入到装订信息中了，如图6-4-1-6。图6-4-1-5图6-4-1-65、点击装前处理的下拉菜单，选中装订清单，并检索装订过的期刊，如图6-4-1-7图6-4-1-77、鼠标右键点击下方显示栏中的信息条目，选择“数据保存”，如图6-4-1-8图6-4-1-86.4.2装订后处理1、点开期刊导航栏，点击进入期刊系统，选中“装订前处理”，如图6-4-2-1图6-4-2-1

2、检索出要分配的期刊，然后右键点击条目信息，这里如果设置过分配规则，可以使用自动分配，否则请使用批量处理或者手工分配（用批量处理做示例），如图6-4-2-2图6-4-2-23、在新弹出的框中选中相应数据，然后点击“确定”，如图6-4-2-3图6-4-2-3

4、选中条目信息，鼠标右键点击，选中保存，如图6-4-2-4图6-4-2-46.4.3装订清单查询查询进行过装订操作的期刊，还可以另存为excel文件。步骤如下：使用左侧的检索栏，输入对应的检索信息检索出想查询的期刊，如图所示6.4.4装订标签打印参考6.3.3中的内容6.4.5期刊回溯1、输入刊名或issn或索书号点击“查重”按钮来进行期刊查重，如果有重书则双击右侧信息栏中和期刊信息相符的重书数据来套用，否则在“种信息”栏中手动输入期刊信息。如图2、输入完期刊信息后，点击生成马克，为该期刊生成一条marc数据。在输入完“分类号”信息后，按ctrl+a键会自动生成期刊索书号，如图。如果在上一步中选择套用期刊信息，则会直接跳到下一步，此步骤可以忽略。在“册信息”栏中，输入每本书的信息，其中红色表识是必填信息，在填写完“份数”信息后，按回车键在下方显示栏中生成条目信息，如图。在下方的条目信息中，依次输入“图书条码号”、“登录号”、“典藏部门”、“图书状态”信息，点击“保存”按钮，如图。之后此信息作为过刊信息，可以在流通模块进行管理。6.4.6装订数据维护1、使用左侧的检索栏，将想要维护的期刊检索出来，如图所示2、选中想要维护的期刊，点击右侧显示栏中的“编辑”按钮，所有白底框体内的数据都是可修改的。如图3、如果想修改装订号，则需要点击“修改装订号”按钮之后才可以对装订号进行修改。如果想添加期刊馆藏，则点击“添加馆藏”按钮，信息修改完毕后，点击“保存”按钮保存修改过的信息。如图6.4.7现刊管理日志用于查询现刊操作记录，如图所示6.4.8回溯日志用于查询期刊回溯操作记录，如图所示6.5统计模块6.5.1订购统计栏目内分为：按分类统计按出版商统计按语种统计按工作人员统计按订购方式统计按赠送交换刊统计按版本统计按重点级别统计6.5.2登到统计栏目内分为：按工作人员统计按馆藏部门统计按书商统计6.5.3装订统计