ERP系统在财务管理中的应用

ERP系统在财务管理中的应用目录TOC\o"1-3"\h\u18785摘要 118595一、引言 37520二、ERP系统在财务管理中的应用 414222（一）ERP系统在成本核算中应用 412289（二）ERP系统在预算管理中的应用 6289（三）ERP系统在资金管理中的应用 628680三、ERP系统在财务管理中的应用优势、问题及建议 81904（一）ERP系统在财务管理中的应用优势 8133271.功能完善性 8143682.获取数据的高效性 899363.成本节约性 8245784.管理规范性 97271.契合性 9216412.缺乏专业人员 101463.内部控制 1027146（三）解决策略和建议 11128271.加强相关培训，培养复合型人才 1194462.不应从众，应追求ERP系统与企业需求的契合 1187633.进行紧密的内控逻辑设置 1217674四、结束语 1230822参考文献 121642致谢 14

ERP系统在财务管理中的应用摘要随着时代的脚步不断的前进，科技在不断的进步，互联网的发展也使得人们的生活越来越丰富，也使得人们的工作与之息息相关。在企业财务工作这方面，以往的人工珠算，手工做账，人工数钞等等这些效率低下的程序很明显已然不适合如今这个工作讲究高效率，低错率的时代。正如生物学上所说：物竞天择，适者生存。在财务工作这方面，ERP系统的出现是时代的必然，它不仅大大降低了财务计算的出错率，而且提高了工作的效率，带给了企业更多简便的管理方式，使得企业有更大的把握可以抓住市场的机遇。本文先是介绍了什么是ERP系统，以及ERP系统是如何应用于财务管理方面及其应用优势，以及ERP系统在企业应用过程中还存在哪些问题，基于研究出现的问题提出建议和对策，以期帮助企业更好的将ERP系统应用到财务管理方面。关键词：ERP系统；财务管理；契合性；

一、引言ERP的全称是EnterpriseResourcePlanning，翻译过来就是企业资源计划。在1990年，美国计算机咨询和评估集团GartnerGroup公司提出了这种供应链管理思想，它旨在建立一个以计算机信息化技术为基础，以系统化为思想，管理企业各个层面的平台。ERP系统在我国所代表的含义除了指它原有生产资源计划中的制造、财务、采购、业务流程管理等功能，还已经扩大到应用于企业各式各样的计算机软件了。它跳出了传统的企业边界，从供应链管理的思想角度去优化企业不同种类的资源，是基于网络经济时代的新一代信息系统。而ERP系统的不断完善发展也意味着许多企业内部复杂的工作都可以在它的帮助下完成，如：预测企业所在市场环境未来的走势、企业的成本核算、资金预算等。这样不仅大大提升了企业工作的效率，计算的准确率，而且可以为企业的日常需求提供更加精确的数据。所以ERP系统的应用不仅仅在于制造行业，政府机关以及教育机构，通信机构、服务业、银行业务等行业的工作都有它的参与。简而言之，ERP系统是通过信息技术将企业的信息数据集成，通过系统化的程序去实现企业的资源管理，优化企业的一系列工作程序的平台，而且它的应用十分广泛。引进ERP系统，将ERP系统应用于企业的日常管理中，是现在我国大多数企业的发展趋势，比较知名的ERP系统有：SAP、Oracle、金蝶、用友等。其中金蝶、用友是我国许多企业常用的ERP系统。但是由于这些系统所需付出的成本不同、契合性也不同，所以它们并不是都适合我国的所有企业。它们的初始设定就是通用型管理平台，但是由于各行各业，每个企业对数据的要求以及管理需求又不尽相同，这就使得我国许多企业在引进ERP系统时，系统本身所自带的功能并未被完全使用，而企业所需要的某些的数据细节处理功能，ERP系统并不能完全实现，也因此导致许多企业虽应用了ERP系统，但某些特殊的工作仍需要工作人员手动计算操作。这也造成了ERP系统并未完全发挥其价值的局面，降低了企业的工作效率，给工作人员带去了更多不必要的工作量，不利于企业的资源管理和分配。所以如今市场上也存在一些可以定制功能的ERP系统软件，如：星城、氚云、白码等，它们利用已有的平台，采用低代码方式，根据客户的需要搭建客户想要的ERP系统，灵活的处理系统与企业的适应性问题。但是对于大多数中小型企业而言，开发ERP系统的全面功能以及购买灵活定制ERP系统的成本及每年的系统维护费等都是一笔较大支出。所以现在我国大多数企业使用ERP系统的现状仍然是使用ERP系统的一部分功能，系统所不能实现的功能，采用传统的手工方式。这样二者相结合运行管理的模式。这也就意味着多数企业仅使用ERP系统去处理数据集合整理工作，并未真正的实现利用ERP系统去进行全自动地数据分析用以支撑企业未来的发展战略。二、ERP系统在财务管理中的应用（一）ERP系统在成本核算中应用图1成本核算管理对于大型的企业而言，就采购原材料这一点就是一道多且杂乱的程序。甚至供应商就能上百家，不同的供应商就会有不同的单价，且不同的产品就会有不同的原材料、包装物、低值易耗品等等。这使得企业的成本核算非常难以管理。在手工模式做账的年代企业在这方面就必须耗费大量的人财力资源。而且在这期间还非常容易出现内部控制风险，例如员工配合供货商篡改价格欺骗企业以谋取红利，这种员工工作能力和职业道德操守与其所承担的工作任务不匹配的风险问题。所以成本核算管理是企业必须重视的。但是将ERP系统应用其中，就能解决企业的许多问题。如图1所示ERP系统能将企业从原料采购开始到入库管理，出库加工等一系列与成本管理有关的环节，做到按流程顺序进行系统的管理，随即汇总每一个环节的成本，方便财务人员计算成本。部门人员提出采购申请，采购人员采购，入库验收后再在系统中录入实际采购数量以及成本单价，而财务人员根据企业规定的核算规则以及会计准则的规定登记记账，将其转化为财务通用的语言。这一步骤中还可以细分权限管理，做到每一个环节透明可查，以此来达到有效的内部控制。例如，企业采用的是实际成本法，且规定货到付款。采购人员通过ERP系统进行采购登记，而入库验收人员必须根据实际到库的数据进行登记，并出具发票、入库验收单等有效的原始凭证，只有完成以上两个步骤，出纳人员才能付款，财务人员才能以此作为依据进行入账。如此一来，环环相扣，杜绝每一个环节出现徇私舞弊，监守自盗等问题。还可以通过各个环节的流程顺序设置来实现互相管理监督，互相制约。便于上级管理人员了解每一个环节的数据变化，进行有效的事前、事中、事后监督。以及实时预测成本，控制成本。对于成本核算管理环节，企业应当细分与划清各个部门的权利以及责任，研究各环节与环节之间是否可以并列进行以此来提高工作效率等问题。只要设定好成本计算的参数，ERP系统就可以快速，高效准确地将所需的成本数据进行整理集合帮助企业进行成本核算，并使得成本核算的各个环节数据透明，来源清晰。但这并不代表ERP系统也可以阻止人为的漏洞，所以其中的环节前后设计尤为重要，这也需要考虑企业自身的组织框架与管理模式进行设计并没有标准的设计答案。出现特殊事例时，也应当通过高级管理人员的决策来进行特殊处理，而不能随意更改环节。这也使得企业必须加强对员工的管理培训，增强员工对于ERP系统的认识、对企业自身成本核算的理解，进而把控特殊事例处理的力度。同时培养他们的风险意识，合理地防控风险。对于制造企业，企业不仅需要购买原材料来进行生产，还需要购买大型的机械设备、电子设备、研究设备等固定资产。而固定资产的维修、损坏、更换配件、购入等日常管理，在企业财务管理中也是一项十分艰巨的任务。ERP系统固定资产管理模块在管理人员登记固定资产后，可以利用该模块自动生产凭证，简化了财务人员的工作，以及对于形成的凭证，系统会标记来源模块，做到来源清晰，有迹可循。在系统中登记资产原值，折旧年限，选择折旧方法后，系统还可以帮助财务人员自动计算每年的资产累计折旧，设定相应的折旧科目后，系统也可以自动形成凭证，自动计算折旧值、净值，以及相应的减值准备。固定资产净值为0后，则需要财务人员进行报废处理。但是对于企业中净值没有为0就申请报废的固定资产，ERP系统并没有相应的功能进行处理，只能依靠企业自己设计相关的报废规定，按规定处理报废的固定资产，在让财务人员在ERP系统中进行手工操作。在固定资产盘点时，ERP系统又发挥了它强大的数据集成功能，财务人员可以快速、便捷的浏览固定资产的相关信息，并导出为表格，为后续的固定资产盘点做足前期的准备。曾经手工账做的杂而乱的成本核算步骤程序利用ERP系统就可以用几个简单的计算指令完成。并达到企业高效、准确、快速的要求。ERP系统不仅使得财务人员的双手得到了自由，帮助企业合理的利用，优化资源。而且实现了企业想要的精准具有时效性的成本核算数据，帮助企业合理的把控了成本的超支风险，避免了数据不透明可能产生的内部控制风险，使得财务信息更具有质量性。管理人员还可以通过生成的数据对比，找出日常费用支出最大的环节，并可以对其进行更加具体的细分，精准定位到哪一个“节点”哪一个“枝头”，对其“对症下药”，从而达到节约成本，循环资源的目标。（二）ERP系统在预算管理中的应用预算编制在企业中属于非常重要的环节，只有预算企业未来的数据，如销售预算，收入预算，成本预算等，企业才能根据预算去规划企业未来的最佳战略。多数制造企业，只有进行合理的预算，才能抢占市场的先机，在激烈的市场竞争中取得一席之地，促进企业的持续发展。而ERP系统的优点就是实现了一体化平台，将所有的数据整合，整理，优化，分类。这对企业实现全面预算管理是非常便利的一点。ERP系统也可以记录以往会计期间企业的数据，管理人员可以直观地看见这些会计期间海量数据的变化，以此为依据编制预算。而且利用ERP系统里的数据会更加安全，误差偏小，这也使得预算会更加精准。随着科技的进步与法律的完善现如今企业中的许多合同并不是一次性付款，短期合作的条款，反而就如大型工程施工一样，一期投入多少资金，二期再根据一期的投入与完工程度计算资金的投入这种合作期间较长且分期的合同。这也导致企业编制预算不能只顾及其中一个环节，反而应当纵观全局，顾及到各个环节，各个子系统。其中资金的流出与流入循环也是企业至关重要的一个环节。一旦资金预算出现失误，导致资金链断开，将会给企业带去致命的打击。而ERP系统的功能则可以的很好的帮助企业抓取符合全面预算需求的数据，帮助企业进行合理、有较高准确性的预算编制。使得企业可以更好的分配未来的资源，提高各类员工的工作效率，同时提升企业经济效益，为企业带去良好的竞争力。从某一方面而言，使用ERP系统的期望目标与实施全面预算管理的目的是相同的，都是希望企业能够在各方面都做到效益最大化，从而使得公司更上一层楼，在危险的境界下也能如一栋坚实的大楼屹立不倒。（三）ERP系统在资金管理中的应用对于财务管理而言，资金不是简单的货币面值。资金的时间价值也是现如今财务管理课本中非常重要、占比非常大的一个章节。就好比汇率，在不同的时间，汇率不同，所带给群众的转换价值不同。那么对于企业而言，在不同的时点、期间，付出和收回的金钱，价值也是不同的，这就是企业需要进行资金管理的意义。合理的利用企业现有的资金、存货等去实现企业的战略规划，为企业创造更多的利润以及价值，减少企业无必须的、多余的成本支出，以及如机会成本这样的资金的隐性损失。ERP系统设计了应收、应付模块，也就是所谓的往来管理，帮助企业更加透明的掌握资金的流向。在ERP系统中先生成相应的单据，单据中为企业做了许多细节的划分，如：是来自哪个企业的欠款还款，还款方式以及还款时间，因何产生的债务、以及普通发票还是专用发票、税率问题等。在根据单据生成凭证，甚至是批处理，大大减少了员工的工作负担。以往非常难以管理的的模块，利用ERP系统就能将其“理顺”。财务人员利用基础的设计，也可以设置，红票对冲生成凭证、核销处理等功能，方便了企业应收、应付、预收、预付之间的转换。除此之外，涉及币种之间的转换以及汇率问题，也可以通过ERP系统快速地计算，转换成工作人员需要的币种。还可以设置逾期账龄的期间以及报警级别，来提醒财务人员对于该债务在未来是否会形成坏账损失。对于坏账损失的管理，以往财务人员只能根据当时所处环境以及估算对方的信用程度和经营状况来猜测坏账损失的概率，如今ERP系统可以通过以往的数据结合账龄期间帮助财务人员合理的把控各个供应商以及销售客户的信用程度，以此为依据进行有效的内部控制，风险分析评估，将坏账损失的概率控制在更精准的范围内，帮助企业避免更多的损失。ERP系统还设置了账表的查询，单据查询、业务账表查询、科目账表查询等管理人员就可以快速的查阅供应商、部门业务、地区等需求期间所发生的业务以及资金存货的流动、收回、减值等情况。实现会计信息的及时、可靠性。而对于银行日记账，现金日记账个人往来账等企业所需的资金日记账ERP系统都可以快速地帮助企业从录入的单据，凭证中抓取数据生成报表。以及财务五大报表的现金流量表，也可以抓取日常数据在ERP系统输入公式生成，以往容易出错，复杂的工作就被简化至此。同时节省了工作人员的时间，结束了以往疯狂摁计算器的时代。而快速地生成有关于资金的报表，可以帮助高层管理人员完成从小到债务的最佳还款时间，员工的借款红线等，大到对企业未来的规划、投资等决策。同时通过数据支持，保持可以维系企业正常运营的良性资金链循环，利用空闲的资金去创造更多的价值。以及帮助企业更加敏锐地察觉资金链的异常，预防资金链断裂的风险。ERP系统还可以优化资金管理。现如今的支付手段十分丰富，电子支付基本已经覆盖了全国，银行与企业之间也有自己的一套记录资金流量方式。而会计准则中也提到企业要做到账实相符，账证相符，账账相符。以至于银行对账单与企业的银行日记账之间的对账就成了企业自查的一种手段，ERP系统可以帮助财务人员快速与银行对账单对账，并找出差异发现未达账项，做到会计准则的要求。它还可以增加票据管理模块，帮助企业管理并核销票据，防止票据的丢失，票据重复报销等现象。帮助企业将资金管理做到最优、最适合企业的状态。三、ERP系统在财务管理中的应用优势、问题及建议（一）ERP系统在财务管理中的应用优势1.功能完善性ERP系统的功能设计十分全面的考虑了企业各方面的财务管理需求，如资金、存货、销售、报表生成等，ERP系统都有相应的模块帮助企业进行管理，满足了我国大部分企业的需求，当然相应的对于中小型，业务较少的企业，部分功能对于它们而言就是多余的部分。但是依然不可否认的是ERP系统做到了将企业业务与系统相结合，建立了一个功能完备的大型通用平台。同时也使得企业的财务管理体系制度得以健全与提升。2.获取数据的高效性ERP系统一大特点就是可以将企业庞大的数据进行集成，管理人员就可以从中快速、准确地抓取自己所需要的数据，而这些数据都来自往年的数据或电脑计算而成，如果工作人员没有出现人为错误，那么这些数据的计算也几乎不会失误。这正符合会计信息数据所要求的可靠性、谨慎性与及时性。这大大提升了企业日常工作的效率，帮助企业做出更多正确的决策，同时也使得企业离自己所定的未来发展战略更进一步。3.成本节约性ERP系统很大程度上解放了工作人员的双手与大脑，节约了以往复杂计算与数据处理所需的时间成本，以及人工成本，减少了企业许多不必要的支出。企业可以将以往用于财务数据整理的人力资源发展至其他方面，也减少了机会成本的损失。同时ERP系统不仅可以应用于企业财务管理方面，人力资源管理，客户服务模块等ERP系统也有涉及。它甚至可以将整个企业，各个部门的数据进行“串联”，节约企业其他资源方面的成本，使得企业的资源得到全面的最优配置。4.管理规范性在传统的财务管理模式中，企业各部门之间可以用来联系维存的因素很少，而ERP系统却可以加强企业各部门的维系，它就像一根线串起了企业各个部门与业务，将整个企业的数据集成，有利于企业信息的上传下达，以及部门之间的信息交流与资源共享等，也实现了信息的时效性，促进了企业管理的一体化，有利于企业加强管理的规范性。同时也避免了以往一个部门一个规矩，导致企业整体管理较为复杂，高层管理的一个决策难以同时满足所有部门的需求的情况。利用ERP系统就可以有效的避免这些问题的出现，并帮助企业健全更加规范、完善的管理体系。（二）ERP系统在财务管理中的应用问题1.契合性ERP系统在财务管理应用中的契合性问题主要体现在三个方面：第一个方面，ERP系统的功能与企业功能需求的契合度问题。由于ERP系统是一个通用型平台，制作设计时也只考虑了经常需要使用的功能需求，但是我国企业的种类和性质是形形色色的，每个企业的需求和重点维护的功能也是各不相同的。而使用ERP系统如果不能满足企业的需求，那么就会导致仍然有许多工作还是需要财务人员进行手工操作的，就像一台电脑，仅仅只用来当电视机一样。这也会使得员工工作效率低下，严重耗损企业的资源，增加企业的成本，也可能导致本来使用ERP系统可以连接的企业各个模块，出现“缺口”，企业信息资源分享出现“短路”影响企业工作的整体协调性。同时也违背于企业引进ERP系统的初衷。第二个方面，企业原始数据与ERP系统的契合。企业的原始数据是指在传统的管理模式下所产生的企业数据，采用ERP系统是可以在需要时快速地查询以往的数据，但是企业如果没有导入原始数据，就会导致ERP系统一部分功能分析是不够准确的，因为缺少这些原始数据作为支撑。甚至在审计查询以往的账目时也较难以查找。在导入原始数据时，也应当注意由于会计准则的不断改变与更新，部分数据的算法也由此改变，企业是否需要针对这一部分原始数据做出修改，以此来提高往后使用ERP系统的计算准确度。所以ERP系统是否能与企业原始数据融合，并满足企业自身的需求，使其发挥最大的效益是现如今所有采用ERP系统进行管理的企业都需要面临的问题。第三个方面，企业财务管理方式是否与企业自身组织架构契合的问题。由于企业的各个部门都会产生一定的财务收支，所以财务管理不仅仅是企业一个部门的管理，而是整个企业的核心管理。但是多数企业在进行财务管理的过程中并没有结合企业自身的特点与分析调查自身的需求去创新财务管理模式，反而照搬其他企业的财务管理方法，生硬的套用在自家的企业中。这就犹如把裤子当成上衣穿在了身上，虽然会起到一定作用，却无法发挥财务管理在企业管理中全部“实力”。同时也会影响企业其他方面的管理。且当财务管理制度本身就有一定的缺陷，在应用ERP系统后，这种缺陷在一定程度上也会被放大。导致企业虽然引进了先进的系统，但其对于财务管理方面的帮助也仅是杯水车薪。2.缺乏专业人员在以往传统模式管理下工作的财务人员，并没有多少会使用ERP系统，他们虽然工作经验十足，对于财务工作的原理也参透的十分透彻，但是对ERP系统却不尽了解，他们的理念仍然停留在传统的管理模式下很难向如今一体化的管理模式转变。而学习过ERP系统使用的工作人员，虽然经过课本的理论学习，但是由于缺少实践，也很难参透完ERP系统的工作原理。这也就导致企业虽然引进了ERP系统，但是由于缺少专业的相关人员，而使得ERP系统不能发挥其最大的效用。从而造成企业虽付出了成本，但却不能使用ERP系统去获得更多的利润，支出与收入不成正比，从而造成损失，也不能使得企业的资源得到最优的配置。以及财务管理不仅是财务部门的事情，而是企业所有的部门都会涉及的管理，所以仅仅只是财务部有了专业人员，在其他部门依旧缺少学习过ERP系统的员工，那么就有可能导致，企业信息集成不完善的问题，以及在资源共享传递链中出现“断链”的现象。同时当基层员工缺少对ERP系统的全面认知，以及自身的工作在整个企业管理中的精准定位时，就会产生一定的认知偏差，从而影响ERP系统整体的发挥。并会限制企业财务管理职能的应用，导致企业不能适应时代与市场的需求变化，出现严重的滞后。3.内部控制利用ERP系统建立了管理一体化的制度，那么内部控制也需要相应的改变。虽然ERP系统使得各个部门之间的联系更加紧密，信息资源得以共享，可以以此来设计内部控制的逻辑去达到互相监督、互相制约的目的。但是凡事有利也有弊，各部门之间的关系有了连接，是否会使得人为的信息泄露更加严重？信息存储于系统之中是否真的安全，系统的程序能否抵挡的住病毒的入侵？大数据时代，利用了大数据的便利，又如何保证企业各方面的隐私？当一个部门出现失误，其他部门的信息数据是否也会受到牵连？以及操作权限设计中的互相制约逻辑，是否会影响工作效率?员工是否会因为ERP系统的部分便利，如：修改，删除作废等功能，从而放弃严格遵循的工作原则、准则，从而导致人为错误频发。使用了ERP系统，那么ERP系统俨然也就成了内部控制的一部分，同时内部控制对财务管理工作的影响也十分重大，所以一旦内部控制设计环节出错，将会给企业带去不堪设想的打击，让企业犹如一个漏风的热气球，不管其他环节多么地完善，依旧改变不了坠毁的结局。（三）解决策略和建议1.加强相关培训，培养复合型人才对于缺少相关专业人员的问题，公司可以积极开展内部培训，让全体员工学会ERP系统的原理，以原理为基础进行相应的财务管理工作，尽可能的将ERP系统的价值最大化，同时提升全体员工的自身价值，满足部分员工的自我实现需求。同时也可以同众多高校进行合作，开展校企合作研修班，让员工重回课堂，将理论原理学的更加扎实透彻，再回企业将所学所研究的知识投入到企业实际应用中，还能由其传授予其他员工。同时也应该加强培养员工对ERP系统的正确认知，对自身工作岗位的精准定位，从而发挥员工的工作积极性，摆正自我工作的态度，提高员工的工作效率。在另一个方面，加强员工在道德规范方面的培养也是非常重要的，正如国家培养青少年一样，既要注重知识方面的培养，也要注重道德精神方面的提升。正所谓，道不同，不相为谋。在同一个工作环境下，员工之间的道德理念不同，又怎么能做到工作之间的完美配合，又怎么能营造一个积极乐观、轻松和谐的工作环境呢？而财务工作又要求工作人员的自身素养极高，要严格遵循国家法律法规以及会计准则的规定去工作，去避免监守自盗，徇私舞弊以及操作不规范等道德问题给企业带来的风险。所以企业应当在致力于培养各种全面发展型人才的同时，加强对员工道德规范方面的培养。让更多优秀的人才去帮助企业解决现有的财务管理问题，以此来实现企业未来的战略发展。2.不应从众，应追求ERP系统与企业需求的契合在引进ERP系统时，企业不应该一昧的从众，应该结合企业自身的情况与市场环境，在选择ERP系统时多和技术人员沟通自身的需求，以及多参与测试，看结果是否能达到企业的理想预期。多于技术人员交流使其不断的完善，改进系统直至达到最适应企业的状态。在引进前，企业就应该评估引进系统会产生哪些问题，去走访调研，提前做好对策，改善管理制度与方式，去辅助企业与ERP系统更加契合。以及在应用初期，企业应及时补充原始数据，判断是否应根据政策修改原始数据，以确保ERP系统数据的准确性。在引进初期，系统肯定不能快速做到与企业的管理制度契合，所以企业应当及时收集数据，与员工的改进意见，及时评估预测系统的哪些方面需要更新完善，以达到ERP系统不断优化，财务管理理念不断创新，使之更匹配企业需求的成果。如果成本充足，也可以引进一些定制的ERP系统，以求发挥其最大效用，释放企业更多的人力资源，避免造成浪费，提高工作效率。3.进行紧密的内控逻辑设置对于内部控制问题，企业一定要划清权责的界限以及系统的操作权限，加大对其事前，事中，和事后的控制。在设计时还应当考虑财务管理工作的有序性和合理性。遵循职责不相容原则，结合企业所处市场环境与生长周期，科学的设计前后顺序与先后逻辑。同时邀请专业人员为企业网络系统建立更加坚固的防火墙，设置便捷全面的数据备份，防止数据的丢失。加强管理人员的道德规范培养，使其严格遵循企业的管理制度。定期进行系统数据病毒查杀，禁止员工使用一切来历不明的网址，以此来保护企业数据库的安全性。积极地创造互相监督、制约不影响工作效率且井然有序的内控。抓住关键的“枝头节点”合理利用ERP系统的信息及时传