外贸跟单知识(第一部分)

纺织跟单广东纺织职业技术学院主讲：孙芮1什么叫跟单呢？

跟单就是跟进或追踪订单，是企业管理的一种行为，企业为确保各部门能按计划开展工作，并最终完成某项订单需要对各个环节采取一系列跟催措施。

2这些采取措施的过程就是跟单，跟单工作的督促性比较强，其表现形式不是简单地存在于某个人或某种职位上，而是具有很强的广泛性。Eg:业务员，经理，厂长甚至老板等都会不同程度地跟单，因此我们说跟单是一种现象。3跟单的概括：跟单是从业务的起始一直到业务的结束——一般都是到财务做账结束——一整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。4什么是跟单员？跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据跟踪产品跟踪服务运作流向的专职人员，所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。5跟单员的工作界定什么？跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与内部结构人员安排而有所区别，但是跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。61．业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or业务助理。72．生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理

or生产主管

or总经理助理。8那不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员他们基本职责都是有“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。9

跟单员的工作流程1、跟单员是业务员他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。10因此，跟单员要：1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

Eg：广告、网络(电子商务)、电话、举办展会、同行、企业名录、行业刊物、车主信息、黄页等等。112）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

12Eg：《巴基斯坦纺织杂志》（月刊）

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《加拿大纺织杂志》季刊

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《印度纺织进展》月刊

154）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。16

6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

172、跟单员是业务助理跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户。因此跟单员要：

181）函电的回复Eg：发些传真，电子邮件等文件的回复打印或验签，当你的业务员不在时接到客人的电话或邮件时需要你给客户提供一些你们产品的信息或对已下单子的修改意见等一些客户的问题时，你可以替你业务员接发传真或邮件之类的信息，当你不能做主或不明的情况下，需要与业务员联系后再回复。192）计算报价单Eg：通常客人有意向购买公司的产品时，就会有一个询价单，同时我们就会做出一张报价单给客户。一般在单个或几个产品款式的询价时，这样的产品询价针对性比较强，客户已经将目标锁定到了具体的产品上。这是，第一步满足客户的第一需求----得到报价：然后才是体现公司实力和服务的专业。

203）验签订单

Eg：如果拿到订单，必须审视一下订单的内容，客人所下的订单内容如货品的数量、颜色、规格、交货方式、名称、质量等是否正确，也就是说这张订单所显的内容是否可以实际操作的，如一切都正确合理，确认之后签定并交与下面人员具体开展做起来。214）填对帐表

就公司业务员所做的财务进出表，一般有业务往来表，对于工厂的支付货款，与客人的付款记录表，因为业务复杂有先付款的，有后付款的，有几笔业务一笔付款或一笔业务几笔付款等，这基本上业务员自己会先查看，再让助理做一个审查。225）目录，样品的寄送与登记样品完成后，应仔细审核样品，寄出前必须拍照存入电脑档案，如果是新客户，样品是否向客户收费，收多少，快递费是预付还是到付，需请示业务员，由业务员决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付，如果样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。236）客户档案的管理

建立《客户信息记录表》，主要包括：1.客户的基本资料，包括客户的名称、地址、电话、来往邮件（日期）报价等等。2.客户特征，如购买力、产品要求。3.交易活动现状。客户档案应保持动态性，需要根据顾客情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料，及时补充新资料，不断地对顾客的变化进行跟踪记录。247）客户来访接待8）主管交办事项的处理

9）与相关部门的业务联系25跟单员同样是协调员，对客户所订产品的交货进行跟踪，即生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。

PS:在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。26跟单员的工作特点是什么？跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。271．责任大：跟单员的工作是建立在订单与客户的基础上，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。282．沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。293．做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。PS：举例说明304．工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

PS：举例中国新疆、美国纽约31新疆乌鲁木齐32大巴扎33新疆作息：与内地相差2—4小时早饭一般在9点，午饭在下午2点，晚饭在晚8点左右

夏季时间：从5月1日到9月30日作息时间为：上午上班：9:30——13:30;下午上班：16:00——20:0034冬季时间：从10月1日到下年4月30日作息时间为：上午上班：10:00——14:00;下午上班：15:30——19:30.主要民族：维吾尔族、哈萨克族、汉族PS：要求略懂少数民族的信仰和生活习惯(信奉:伊斯兰教)35纽约时代广场36纽约夜景37关于时差：在中国，无论你在东南西北哪个角落，都习惯于一个时间，那就是北京时间。在美国则不然，不以美国首都华盛顿特区时间为准，而是把自东海岸至西海岸4517公里的地段（美国本土），划分为四个时区。

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一、东部时区—EASTERNTIME（ET）

华盛顿特区、纽约、波士顿、亚特兰大、费城、迈阿密等在此时区。北京时间为东部时间+13个小时。

二、中部时区—CENTRALTIME（CT）

芝加哥、圣路易斯、新奥尔良、休斯顿等在此时区。北京时间为中部时间+14个小时。39三、山地时区—MOUNTAINTIME（MT）

丹佛、凤凰城、盐湖城等在此时区。北京时间为山地时间+15个小时。

四、太平洋时区—CENTRALTIME（CT）

洛杉矶、旧金山、圣地亚哥、拉斯维加斯、西雅图等在此时区。北京时间为太平洋时间+16个小时。

40PS：夏威夷和阿拉斯加为第五时区，太平洋时间-2个小时即为夏威夷和阿拉斯加时间。

美国的夏时制从每年四月份的第一个星期日凌晨零点开始（时钟拨前一小时），每年十月份的最后一个星期日凌晨零点结束（时钟拨后一小时）。亚利桑那州、印第安娜州、夏威夷州不使用夏时制。41美国人的思维方式与我们有很大的区别，是这样表达的：1）独行特立2）尊重不同声音3）光明磊落

42美国人的眼光“忘记过去等于背叛”是许多民族的信条。但是美国人的信条是“忘记过去展望未来”。认为过去了的事情已经没有实在意义，只有目前和将来的事情才值得花时间去做。43个人之间没有剪不断的恩恩怨怨，他们不赞成“君子报仇十年不晚”，“躲得过初一躲不过十五”的说法。美国人的眼光是建立在现实和实惠基础之上的。他们不喜欢听你谈论小到你个人大到你国家的历史。44

美国人的工作观念：视工作为生命的部分，再富裕，都要有自己的一份工作。对工作很敬业，工作效率很高。认为浪费时间、闲着不干事是有罪的。工作时间和娱乐时间泾渭分明。45

喜欢谈论“工作尊严”，工作是人的能力、人的价值观念的体现。公司的老总等一类的领导随时都可能参加体力劳动，会得到别人的尊重而不是看轻。46

与美国人用餐：

宴席上不要喝醉，不要劝酒。嘴里有食物不要讲话。闭口咀嚼食物不要咂嘴出声。

在与美国人一同用餐时