人事档案管理新规制度

人事档案管理制度第一章、总则第一条：为规范人事档案管理工作，提升级案管理水平，有效保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充足发挥人事档案作用，愈加好地为怡通集团各项工作服务，特制订本管理制度。第二条：人事档案工作是集团组织人事工作关键组成部分，也是集团档案工作关键组成部分。它是为落实实施集团战略、方针、政策服务，是选贤举能，知人善任，历史地全方面地考察了解和正确选拔使用职员关键依据。第三条：本制度适适用于怡通集团总部及其各子企业。第二章、管理职责第四条：集团企业管理部人事档案管理职责——a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理相关工作管理制度和实施细则等规范；b、负责本制度在各子企业实施实施具体指导和监督检验；c、负责怡通集团战略决议委员会组员人事档案管理工作；d、负责怡通集团各子企业、部门职员人事档案管理工作；e、负责对各子企业职员人事档案管理工作进行检验和督导。第五条：集团企业管理部人事档案管理义务是指导各子企业按本制度要求建立规范档案管理程序、规范档案管理行为。第六条：各子企业行政部门人事档案管理职责就是负责实施本制度，按其要求建立规范人事档案管理；负责管理企业管理部全部职员人事档案管理工作。第三章、人事档案内容第七条：人事档案一式两套（原件由各子企业行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全方面地反应职员情况相关材料组成，关键有以下几类：a、履历材料（包含个人简历资料、学历、资格证等）；b、考评、考察材料；c、奖励及处分材料；d、培训统计及外训协议等材料；e、劳动协议、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；f、其它可供企业用人参考资料。第四章、档案编号管理第八条：各子企业行政部门必需根据OA管理系统中职员编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标识，方便查找。由其它单位转入职员档案，根据转入单位编号更换编号（转出单位办理离职手续）。第五章、人事档案搜集和整理第九条：日常搜集职员履历表、试用期考评表、多种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合相同材料。各子企业人事档案管理人员必需在每次招聘结束后七日之内（试岗期结束），必需将新进职员人事档案搜集、整理并进行归档。日常新进人员人事档案必需于办理入职手续两日之内，将将新进职员人事档案搜集、整理并进行归档。第十条：各子企业行政部门人事专员在以下多个时段尤其需要做好人事档案资料归档工作。1、新职员报到时新职员报到后，收齐新入职职员全部手续、证件、资料后，统一装入新建档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、职员姓名、性别。结束试岗期后三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必需要有面试评价表及审批人意见签署）；⑵身份证（双面全部印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其它相关资质证件复印件；2、职员办理正式入职手续时职员结束七天试用期后三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必需要有面试评价表及审批人意见签署）；⑵身份证（双面全部印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其它相关资质证件复印件3、职员办理转正手续时职员转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必需将以下资料搜集齐后，归入该职员档案袋：该职员《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动协议》、《保密协议》；4、职员办理调动手续时各级人力资源部门，在完成职员调动手续三个工作日内将职员调动手续资料装入该职员档案内，具体资料有：《岗位/待遇调整表》；⑵、《工作交接表》；⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《用户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；5、职员办理离职手续时各级人力资源部门人事专员，在办完职员离职手续三个工作日内，将离职相关资料装入该职员档案内，必需装入资料有：该职员书面离职申请书；《离职清算表》⑶、《离职申批表》；⑷、《职员离职员作移交表》；⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《用户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。第十一条：每十二个月一季度按企业档案管理措施对上十二个月人事档案进行整理、组卷。人事档案搜集范围：本管理制度第三章中所列档案内容包含相关材料。第十二条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第六章、人事档案借阅和移交第十三条：凡借用人事档案，必需填写《人事档案借阅记录表》，由人力资源部门责任人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出档案必需在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。借阅档案人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。第十四条：人事档案移交分为人事档案移交和人事档案管理人职员作变动移交两种。第七章、其它要求第十五条：通常企业职员（正式职员、试用职员和临时职员）全部必需建立档案正本，是否建立副本，依据工作需要由人力资源部自行确定。第十六条：档案管理人员应含有良好思想素养，按受过正规档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。第十七条：不得私自处理或销毁档案材料，应按企业档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第十八条：集团人事部定时或不定时地对各子企业人事档案管理工作进行检验和督导，检验中凡发觉不根据以上要求给予办理实施，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其所属各子企业领导负连带责任，处罚100—200元。第十九条：各子企业人事档案管理人员是定岗管理，凡和原人事档案管理人员变动（包含换岗、离职、增减其它工作量），必需报经集团企业管理部，同意后方可实施，不然直接处罚当事人50—200元，各子企业相关领导负担连带责任，处罚50—200元。第二十条：奖惩投诉职员对本人或她人奖惩在以事实为依据前提下能够越级投诉，也能够直接投诉到集团人事部。受到投诉奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再给予处理。1、投诉调查结果属实，撤消原奖惩决定，能够对职员投诉她人奖惩进行表彰奖励。2、投诉调查结果不属实，维持原奖惩决定，并对投诉职员进行教育，要规范其行为和思想，重视事实；若纯属造谣生事，能够对投诉职员给予行政记过处罚。第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。第二十二条：本制度从下发之起实施。人事档案借阅申请表日期：20年月日申请单位申请部门申请人借用查阅人事档案事由借用查阅人事档案内容被查阅单位部门被查阅人查阅档案编号查阅部门经理意见被查阅部门经理意见人事部领导意见企业管理部部长意见人事档案借阅记录表序号日期时间档案借阅人信息档案归属人信息归还日期归还时间