工程材料采购方案

杜库项目主材选购 方案

一目的

为进一步加强材料的安排管理，监督和限制不必要的开支，确保选购 材料符合施工要求，促进材料与资金的合理周转，规范材料选购 作业程序，特制定本方法。

二适用范围

本方法适用于公司承接的工程项目所需材料的选购 工作。

1、管理职责

1）公司选购 部负责：

A.进行市场调查，搜集供应信息与资料，拟订与更新合格供应商名录并组织对供应商按ISO9000体系进行考察、评估、材料招标等工作；

B.依据《材料安排》拟订《选购 安排》，供应材料样品并签订材料《订货合同》；

C.追踪与监控选购 安排与材料订货合同的实施；

2）公司项目部负责：

A.供应符合工程须要的材料安排与项目的供货清单；

B.组织对甲方的选样与封样；

C.按选购 安排与订货合同组织材料进场，并对进场材料进行检验；

D.供应评估供应商供货的信息资料，并参加对供应商的考察与评估；

E.拟订材料用款安排并组织对供应商的付款与清场退货。

3）公司财务部负责：

A.按合同约定及到货状况支付材料款；

B.每月对材料库进行盘点，指导库管工作，监控帐、实、卡相符状况；

2、选购 程序

1）选购 打算阶段

由选购 部搜集各种材料的信息，并依据信息进行分类，建立与丰富《材料信息库》；每类材料至少要求三家符合我方要求的源头供应商填写《供应商调查表》并供应如下资料：

A供应商营业执照；

B资质证明；

C税务登记证；

DISO9000质量体系认证书（如供应商已通过ISO9000质量体系认证）；

E企业简介（包含：企业性质、规模、公司业绩、产品介绍等内容）；

F材料三证（产品平安资质证书、生产许可证、产品合格证）；G质量标准（产品检测报告）样品图或照片；

对公司符合以上条件者，可列为合格供方，并记录于《合格供方名录》上；公司所选购 的材料必需选自《合格供方名录》中的供应商。

2）投标阶段：

A.部组织投标，依据设计图纸与甲方要求，确定材料清单，并于收到投标文件后两日内向选购 部供应甲方招标文件明确要求的大宗主材的《材料清单》并随附全套招标文件与图纸；

B.选购 部依据《材料清单》进行市场调查（或检阅供应商档案资料），联系材料供应商，打算投标样品与供应商资料、材料样品资料（文字说明、照片），并于开标三日前打算完毕；

C.选购 部每次材料样品与资料分类归档，归入《材料信息库》；

3）中标阶段

A.工程中标后，项目部依据设计图纸与现场实测实量，于进场后一周内拟订《材料安排》，材料安排内容必需包括：材料名称、材料数量、材料规格、材质要求、进场时间；

B.材料安排经副总审批；

C.选购 部依据《材料安排》要求检阅《材料信息库》，联系材料供应商，索取报价资料与样品。

D.选购 人员整理报价资料，调查供应商的整体实力及产品的质量、性能、规格等，进行价格分析，从中选出议价对象，对主材及大宗材料，至少应选出三家源头供应商。

E.选购 人员将比价后的材料供应商资料与样品，整理后递交权责主管，确定议价对象与议价底线。

F.选购 部依据材料安排与询、比、议价结果拟订《选购 安排》。G.议价结果及拟订的“订购厂商”、“交货期限”与“付款方式”报主管副总经理签批；

H.经公司主管副总经理审批后的选购 安排两份转交项目部，一份转交财务部，一份选购 部留存。

I.选购 部依批准后的选购 安排为指导，与选定的供应商谈判供货具体事宜；

J.主管副总经理组织召开材料样品评鉴会，筛除不能满意工程须要的供应商，对首次为我方供货的供应商组织实地考察；

K.经评鉴合格的样品由项目部组织对甲方的送样与封样；

L.确认后的材料样品按确认内容由项目部向选购 部提交经项目经理与副总会签的具体《供货清单》，《供货清单》具体标明材质要求、规格型号、供货数量、供货时间等，并作为材料订货合同的组成部分；

M.选购 部对可满意《供货清单》要求的材料供应商进行签约谈判，对符合材料招标规定要求的材料供应商发出招标通告，并按公司规定的招标程序组织材料招标工作；

N.选购 部依谈判或招标结果，确定签约对象并拟定《订货合同》，《订货合同》经项目部、财务部、主管副总经理评审确认后由选购 部负责签订；

O.对不须单笔签约的材料，选购 部排列《材料清单》，要求可满意供货要求的供应商集中报价并随附材料三证及供应商资料

P.选购 部在满意工程须要的前提下选取服务优质、价格适中的2-3家供应商签订集中供货合同，注明供货周期、质量要求、付款方式、供货方式等；

Q.选购 部在材料签约后，向项目部供应供应商具体联系方式及合同副本，由项目部按合同规定办理材料预付款手续，经选购 部按合同复核后转公司主管副总经理签批后至财务部办理付款手续；

R.项目部须严格按批准后的选购 安排与合同限制材料进货，并依据工程进度与合同约定组织材料入场，材料入场后查验材料三证并按材料三证及到货单检验材料数量、质量、做到单、货、样相符。检验合格的材料由项目部质检员与库管员在入库单上签字，办理入库手续；检验不合格的材料，由项目部通知公司质量部复验，复验不合格材料，按《不合格品限制程序》办理，交由项目部组织选购 部、工程部（分包合同）共同处理对不合格品的退换事宜。对造成我公司经济损失的，依合同约定由项目部、选购 部联合办理索赔事宜；

S.入库单一式四份，一份留存项目部，一份交供应商，其余两份由项目部比照项目用款安排，填写报销凭证，随附材料发票转选购 部。选购 部审核发票与入库单无误后，核销《选购 安排》?订货合同台帐，并经公司主管副总经理签批后至财务部按合同规定办理付款手续；

T.材料到货后不论材料检验合格与否，项目部库管员按供应商据实填写《材料到货质量状况汇总表》并于该供应商供货完毕后转交选购 部，以供应评估供应商的数据资料；

U.项目部因设计变更、甲方变更缘由而引发的材料变更，应于变更发生的两日内拟订《材料变更安排》并注明变更材料及原总材料安排的核减项，附甲方签字的签证单，经副总审批后转选购 部拟订《选购 变更安排》；

V.项目部因材料安排不足引发的材料补充，应拟订材料补充安排，经副总审批后转选购 部拟订《选购 补充安排》；

W.选购 变更与补充安排经主管副总经理签批后，由选购 部签订合同或追加合同，项目部组织材料进场。

X.在合同签定后如发生变更引发所需材料数量少于合同订购数量，项目部应于变更发生后两日内刚好通知选购 部与财务部，以便公司刚好调整付款比例。

Y.项目部在工程竣工后，清理库房材料，组织材料退场，对保存完好的、未运用的材料退回供应商，并填写《退场材料确认单》及《出库单》，由供应商盖章签字认可，项目部据以办理材料尾款支付手续；选购 部审核无误后，核销《选购 安排》?订货合同台帐，经公司主管副总经理签批后至财务部按合同规定办理支付手续；《退场材料确认单》一式四份，一份转交财务部，一份转交选购 部，一份项目部留存；

Z.对不能退回供应商的材料，由项目部填写《退场材料清单》与《出库单》，退回公司材料库，并与选购 部办理交接手续后，由选购 部办理放库手续；选购 部于工程结束后，汇总材料选购 与供货资料，按供货质量、服务质量、付款要求等评估标准评估供应商，对不符合要求的供应商从《合格供应商名录》中剔除，并按工程项目将供应商资料分类归档；

3、选购 纪律：

1）选购 人员应严格执行安排选购 ，严禁安排范围外选购 ，否则一经发觉，公司将对有关责任人赐予以严惩；

2）公司项目部应努力确保材料安排的精确性，严格限制现场材料奢侈，对超出材料安排的补充材料与变更材料刚好办理相关手续，因未能刚好办理补充材料安排与变更材料安排引起的工期延误等相关损失由项目部担当责任后果；

3）为确保材料安排的精确性，项目部对补充材料安排应限制在公司规定的额度内（不超出材料安排的4％），对超出额度范围的补充材料安排，公司将对项目部予以经济惩罚；

4）项目部质检员、库管员应严把进料验收关，对不合格或数量、规格与选购 安排、订货合同、样品不符的材料，由项目部负责通知质量部、选购 部共同处理退换事宜，严禁不合格材料的入库；

5）选购 人员不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信