商店管理系统的设计与实现

商店管理系统的设计与实现摘要：随着当代信息科技的快速发展，在各个市场领域中，计算机科技也逐步的渗入其中，追逐着时代的大浪潮，成为了各行各业必不可少的信息技术工具。当科技在影响人们生活的同时，人们的需求也在不断更新，特别是有关于信息技术方面的需求，比如说信息的处理、资源的实时分享等多方需求。那么如何去解决这些需求，特别是针对中小型商店管理，包括提高信息处理能力、规范经营模式、提高经济效益等人工商店所面临的诸多问题。那么开发一套商店管理系统就是为了更好的解决商店所面临的问题。根据商店不同的资源信息，该系统设有几大模块，包括人员信息、商品库存、采购进货、财务账单等，设置有管理员可以对信息进行增删改查和保存信息的权限。根据针对于中小型商店的管理系统，和一些具体业务所需。该系统将以JSP作为开发语言，SQL2000作为后台数据库，J2EE作为平台，以保证其兼容性[1]。MyEclipse为开发工具进行开发。根据最终的成品展现，该系统在功能上完善，性能稳定、安全可靠，并且经济实用。关键词：库存；数据更新；JSP

1引言1.1项目背景与问题概述1.1.1项目背景随着当代科技的迅速发展，在各个领域计算机科技也逐步的渗入其中，它代替了很多人工操作，成为了各行各业必不可少的科技工具。特别是在网络盛行的当下，信息成了每个行业必须争逐的对象，信息化的浪潮也随之而来。而信息管理系统则成了行业竞争中必不可少高效的信息服务平台。在我国当下的互联网趋势上，虽然电子商务在逐步盛行，但是实体零售在国民经济的影响下还是不容小觑。但不论是电子商务还是实体商店，在各种交叉信息的处理上越来越需要计算机的帮忙，而计算机所提供的服务不仅仅包括大量数据的储存，还有各种数据的具体分类，提供规范性的管理模式。而为了更好的让更多人学会使用信息管理系统，则需要提供一套简单易懂易操作的管理系统，从而实现商店能高效的经营，降低员工工作重复率，节约成本以及提升业务处理能力。所以合适、简洁、方便的商店管理系统的开发要刻不容缓。1.1.2问题概述自从进入21世纪以来，我们就真正意义上的进入了互联网的时代。从最开始的PC端网络时代再到手机移动互联网时代，或者之后的AI人工智能、大数据、产业链等等互联网技术或概念相继问世，都伴随着人们对美好生活的向往和科技的不断创新，而科技革新是这场互联网运动最重要的推手。在电子商店和实体商店的共同存在的情况下，过去那样大量依靠人工工作的商店体制已经逐渐被互联网技术所取代。那么开发一套面向各个中小型商店的信息管理系统是一个重中之重的任务。但是想要成功开发一套信息管理系统并非轻而易举，这将要面临着各种各样的问题。其中包括了技术上的问题，要根据商店经营规模来决策选择哪种开发语言、数据库的选择、兼容性问题等等，不仅如此还要了解一定社会因素、运营者当地的文化民俗等，打造一套符合运营者自身需求的信息管理系统。要因材施教般的去开发好客户所需的系统，并且让系统变得简单易懂，操作便捷，这些都是需要开发者去面临和解决的问题。1.2研究的意义与目的互联网技术发展至今，有很多东西都可以让网络或者各种网络应用作为平台，在这些平台的基础上，可以让我们更加方便和快速的去完成很多繁琐的工作。对商店进行管理的过程中，我们可以开发一套适用于商店的管理系统，这对于很多实体经济和网上商店来说具有非常重大的意义，而对于商店在未来的经营打理上都起到十分重要的作用。现在我们要进行的就是去更好的刨析管理系统对于商店而言意义在哪里，再进行下一步的开发研究，通过了解到的情况，再去设计一些商店管理系统所需要的主体功能。那么其中我们首先需要通过了解研究的意义和目的所在。由于现在很多中小型商店都还没有一套完整的管理系统，其中重要原因就是购买软件经费太大，而且也不太需要像大型超市那种繁琐的经营模式下的软件。所以导致了商店在运营的过程中都还停留在人工记录的经营环境中，而商店的工作量在伴随着人们的生活水平在不断提高，工作的负荷程度可想而知。传统的人工管理已经随着市场的扩张而逐渐乏力，无法满足经济市场需求。正因如此，研究这套商店管理系统的目的就在于减少工作量和工作人员的负荷量，提供更好更规范的商店管理环境，提高经济效益和工作效率。这也满足了市场需求和个体经营的需求。最终受益的是广大客户和商店的发展。随着市场经济的迅速发展，市场上的商品品类也在逐步增多，各个商店在进货上的力度也同步加大，形成了货架商品的大量增加，分类管理难度也随之越来越高。而在计算机技术急速发展的今天，硬件配套设施和软件性能上也有了极大的提高，所以把这些计算机技术应用到中小型商店的日常管理中已是必然的趋势。所以，应用与解决各种管理问题的商店管理系统便孕育而生。这也将日后实体商店的管理带来前所未有的改变，同时为商店带来很高的经济效益。这主要体现在以下几个方面：有了计算机的帮助，提高了工作人员工作效率的同时也降低了工作人员的负荷量，避免了过去人工操作繁琐、不规范和时间长等诸多问题。商店管理系统实现了一人即可操控所有商品、人员的数据，大大的减少在人工管理成本上的透支，从而增加商店收入。2系统的开发方法及相关技术2.1选择JSP2.0作为开发语言要想顺利的开发一套信息管理系统，那么就要启用一种动态网页开发技术[2]。JSP就是很好的选择，它的全称是JavaServerPages，它能够在于在网页中插入Java代码。在Web应用程序的用户界面中发挥作用，它的兼容性很强，能够在多种操作系统下运行，例如Linux、Windows等操作系统，这使得是JSP所开发的Web应用能够在多种平台上运行[3]。JSP所具有的特点：包括ASP在内的各种开发语言，JSP拥有很多其他开发工具所没有的优势。首先它只需要Java编写就行，不必去启用其他的专业语言，这正好体现了它的强大性，并且不需要编写者去学习其他复杂的高级语言，操作相对简单易用。其次就是它的便捷性，能够很轻易的编写或者修改之前编辑过的代码，而不需要像SSI那样要面对很多的复杂语句。总而言之，JSP所具备的优点是经过与其它语言做对比凸显而出，总结的话就是它的多样化，和具备多种其它编程语言或缺或有的功能[4]。2.2选择SQL2000作为后台数据库SQL是一个专业的操作命令集，开发它的目的是为了让它变成专门为数据库服务，并且它还是一种数据库语言，功能及其强大并且齐全。使用SQL语言，它不像一些高级编程语言一样，不需要我们去考虑怎样完成任务，而是让SQL语言继承我们的意志，只管知道要做什么。SQL功能强大、操作简易、使用便捷，要想很好的运行数据库SQL依然成为了必不可少的基础，并且SQL的兼容性也及其强大，当下基本市面上使用的数据库都支持SQL[5]。2.3JSP数据库开发技术2.3.1JDBC开发数据库数据库开发成功之后，并不是直接与客户端的程序直接衔接的，需要一个中间媒介将二者相连，这时我们就要用到JDBC，它提供了例如查询之类的很多方法，这些方法能够有效的把接口和程序对接起来，所以可以把它称之为Java数据库的连接。它的主要作用是提供一个标准的API，而JDBC所服务的对象则是一系列工具和数据库的研发工作人员，JDBC相当于一个基础，根据这样的基础才能建立更好的工具或者接口[5]。正因为有着这么重要的地位，很多开发人员都中意于使用它，并且给程序的编写提供了很大的便捷。比如说在访问数据库的时候可能需要多种语言和开发工具的支持，但是JDBC就很好的解决了这个问题，我们不必再像之前那样一个数据库而特地写一个程序，访问另一个数据库时又重新写一次，例如Sybase数据库和Oracle数据库，它只需要写一段程序就行，不必浪费多余的时间再去重新写，这就是它灵活多变、效率高的特点[6]。但是JDBC也存在着一些不足，就是编写时很麻烦，但对于一些具有很多数据的操作时，这些缺点也可以忽略。Java和JDBC的结合能够让信息的传送变得简单并且不必消耗过多的经费，所以MIS管理员都乐意使用这套组合。在不同的数据库管理系统上保存的信息，企业可以继续延用之前安装好的数据库，而且还可以方便快速的保存和读取信息。因为有了JDBC这么好的桥梁作用于身，Java可以很便捷的去操作数据库里的功能与内容[7]。2.4数据库的设计简介在软件的开发中，数据库占有了不可或缺的地位，特别是关于信息储存的管理系统，要完成数据的收集、存储、更新等问题，那么就需要到数据库管理系统做支撑。那么在我们真实的世界里，对物品的存储的概念已经明确了然，例如，包装盒、储存柜或者说储物室等。我们将实物存入其中代为保管。那么在计算机系统中，如何将信息存储到自己的目标位置，达到预期效果。就需要启用数据库管理系统，再通过代码程序的编译，将计算机的各个软件与数据库联系起来，然后连接磁盘等具有存储功能的硬件，将其设置路径，保存起来，并且要让其结构满足要求，让其设计方案尽可能的满足人们的常规的存储逻辑思维。3.需求分析3.1业务需求3.1.1业务描述信息时代的到来，尾随而来的便是各种各样信息科技的变更与发展，那么线下中小型商店也必将紧随浪潮，赶上时代的脚步。要如何将现代信息技术融入至每个中小型商店里面，让每位经营者都能够受益于技术带来的额外回报，成为了每一位创业者所向往的奋斗目标。因此，在实体商店和网络商店中引进一些具有较强信息处理能力的办公软件，在解决复杂的商品数据过多和人员流动频繁上都有极大的帮助。使用管理信息系统，既让商家在人工劳动力上所须的支出负担减轻，也同时提高了管理者对商店管理的规范性，能够清晰将各个所需管理模块一一解决，从而达到一种节约成本、效率增高、规范整齐的营商环境。其中主要业务如下：财务业务：财务的管理不论是对于一个企业还是个体经营者而言都是维持经营的重中之重。面对的对象不仅仅只是顾客和供应商，财务的管理还影响着商品的销售、采购、存货量等因素，财务管理规范得当是企业或个体经营者实现盈利和提高经营规模的重要手段。采购业务：采购的在商店经营管理过程中十分重要，首先要找到符合自身需求的供应商，根据商店自身的财务情况和经营环境进行初步评估，然后进行进货采购，如果库存有余则少进，库存报损就加大采购量。库存业务：包括管理员对库存出库、入库的记录，再通过记录统计余下的库存量，避免商品过量的囤积而给商店带来的不必要的损失。其中还有商品报损和报警，报损则通过人工发现商品存在的残次品，而报警则是通过出入库的数量决定，一般通过商店自身的经营情况分析来决定报警的值为多少，低于库存报警值则需要尽快进货。3.1.2主要业务流程图图1财务业务流程图图2库存业务流程图图3采购业务流程图3.2功能需求主要功能有商店管理系统提供销售、商品上架、出库入库、人员管理等综合性管理系统业务的执行主要以人为主，包括系统管理员在内的店员、顾客在内的所有相关人员，在系统上都有相应的记录。例如管理员的职责是维护系统的稳定性，并且可以对用户进行设置权限。管理员可以通过特定的权限对员工、供应商、会员的信息进行及时调整。特别是商品的管理上，包括了数量、时间、收入等信息的记录，特别是报损和库存报警系统，都能够提醒管理员商品时时状态，以便考虑是否需要进货出货或者进库出库。3.2.1角色分析表1角色分析表角色主要任务管理员系统的所有功能属性都能管理阅览，主要任务有操作员的管理分配、商品库存采购、财务账单的管控。操作员只能阅览库存信息和对账户密码的更改。3.2.2数据流图图4顶层数据流图表2“管理员”数据字典称谓：管理员别称：店主简述：商店管理系统的维护者和管理者表3“操作员”数据字典称谓：操作员别称：店员简述：商品库存管理者图5一层数据流图表4“商品管理”数据字典名称：商品管理分类：商品信息编号：P1描述：商品管理主要对商店已采购现有的商品进行管理表5“日常信息管理”数据字典名称：日常信息管理分类：人员信息编号：P2描述：日常信息管理包括：员工、供应商和会员（顾客）的管理表6“财务管理”数据字典名称：财务管理分类：财务信息编号：P3描述：包括付款单和收款单在内的财务管理表7“采购管理”数据字典名称：采购管理分类：进货退货编号：P4描述：进行进货与退货的录入查询与修改管理表8“库存管理”数据字典名称：库存管理分类：入库出库编号：P5描述：包含出库信息记录和入库信息记录4系统设计4.1总体设计图6-1HIPO图中的H图（系统总体功能图）以上5大模块是商店管理系统的主要实现的功能，主要作用还是围绕着库存问题进行。只是将一个总体的库存问题细分为几个不同的模块进行管理，让界面更简洁操作更清晰。不同模块所能提供的功能也略微有些差距，例如出库和入库模块中只有增添和删除功能，要想查询库存量等相关信息则需要在仓库管理模块中进行查询。该商店管理系统具备了增、删、改、查功能，能够基本完成中小型商店的采购录入、库存等一系列信息处理问题。4.2各功能模块功能结构设计4.2.1.日常信息管理模块图7日常信息管理模块H图这是一个专门管理人员变化的模块，管理员可对有变动的人员进行添加、删除等操作，此管理可对人员的数量信息和人员的一些名称属性等进行操作。具体步骤如下图所示：图8日常信息管理模块流程图管理员通过日常信息管理模块对员工信息进行操作的过程。4.2.2商品管理模块图9商品管理模块H图商品管理模块可以查阅商品的信息、录入商品信息、删除商品信息和编辑商品信息，其中商品信息又包含了产地、规格等信息在内，管理员可通过商品管理模块对其进行操作，具体操作步骤如下图所示：图10商品管理模块流程图可以看到的是商品管理模块和日常信息管理模块的操作步骤和条件基本一致。4.2.3库存管理模块图11库存管理模块H图库存管理模块又可细分为3个子模块，其中出库入库的操作与功能是增删，在添加出入库商品前还要选择相应的商品和供应商，然后再添加提交。而在库存信息管理中设置了报警和报损功能，具体实现操作如下图所示：图12库存管理模块流程图如果出现报警也就是库存某件商品太少了就需要进行进货，如若报损，则需要清理掉或者向供应商要求退货。4.3.4采购管理模块图13采购管理模块H图采购的管理只包含了，进货和退货两个小模块，通过商品的销量和商品库存数量来判断是否需要进退货，其功能也是能实现添加和删除操作。具体流程如下图所示：图14采购管理模块流程图每个模块都有两个判断机制来提示管理员是否要继续操作。5.2.5财务管理模块图15财务管理模块H图财务管理模块下的功能最简介，只有单据的数据，只能进行基本的添加和删除操作。具体如下流程图所示：图16财务管理模块流程图如上图所示，财务管理只能对资金进行一个添加与删除，但是单据里面还涵括了日期、单据号等信息。4.3数据库设计4.3.1主要实体属性关系图图17主要实体属性关系图4.3.2主要数据库表设计1.商品信息表以下几例表格，包括了名称、规格在内的多种属性，此表提供一个索引方便使用者查询，加快了表格查询的速度。id则为不为空的主键。之后其余四张表格的性质和表1基本一直，只是改变了字段的名称和一些属性的字段大小，其索引与主键不变，如表1所示：表9商品信息数据字段名称字段类型大小索引备注idintint（4）有主键namevarchar50chandivarchar50danweivarchar30guigevarchar50beizhuvarchar502.客户信息表表10客户信息数据表字段名称字段类型大小索引备注idintint（4）有主键namevarchar50dizhivarchar50lianxirenvarchar50dianhuavarchar50youbianvarchar50chuanzhenvarchar503.供应商信息表表11供应商信息数据表字段名称字段类型大小索引备注idintint（4）有主键namevarchar50dizhivarchar50lianxirenvarchar50dianhuavarchar50youbianvarchar50chuanzhenvarchar50beizhuvarchar504.出库信息表表12出库信息数据表字段名称字段类型大小索引备注idintint（4）有主键shijianvarchar50shuliangvarchar50zongjiagevarchar50jingshourenvarchar50beizhuvarchar50shangpingmingvarchar50kehumingvarchar505.入库信息表表13入库信息数据表字段名称字段类型大小索引备注idintint（4）有主键shijianvarchar50shuliangvarchar50zongjiagevarchar50jingshourenvarchar50beizhuvarchar50shangpingmingvarchar50kehumingvarchar505系统实现图18操作流程图5.1系统的主页面在代码操作界面点击运行之后，会弹跳出一个登陆页面，就是一般的输入账户和密码，身份和账户密码都通过后方能进入之后的主界面。其中有两种不同的登陆方式，分别是管理员和操作员的登陆。也就是常规意义上的的店长和店员的区别，首先是店长的能够管理和查看的范围要广很多，而店员则只有了解商品库存上的一些问题。不同职责对应不同的管理界面，这也是一种安全保障。登陆界面的实现如图所示：图195.2系统功能模块的实现5.2.1密码修改在系统中，管理员可以通过密码修改对密码进行修改，确保账户安全。如图所示：图20主要源代码如下所示：varuserPwReal="${sessionScope.admin.userPw}";if(document.formPw.userPw.value!=userPwReal){alert("原密码不正确");return;}functioncallback(data){document.getElementById("indicator").style.display="none";alert("修改成功");}5.2.2系统管理员想要改变管理员的人数，那么需要在系统管理员模块中进行增添和删除。其中重要的是改变管理员的权限。如图所示：图215.2.3日常信息管理日常信息管理中包括员工、供应商和会员的相关人员的管理。时时掌控有关商店人员的人数变动。密码的变动和添加或修改都要通过此关键代码的调控。如图所示：图225.2.4商品管理此模式囊括了商品的添加和各个属性的定义，可通过查询通道进行查询，删除通道可以删掉一些不需要的产品，编辑通道则可以改变商品属性。如图所示：图235.2.5商品入库管理商品的入库包含了诸多信息逐一的填写入内，这样的记录也是为了保证商品入库的准确性和缜密性，之后的管理就不必逐一清点了。如图所示：图245.2.6商品出库管理商品出库是为了保证某件商品从出库到商店上架的准确，以免漏失某件商品的上架下架问题。如图所示：图255.2.7库存管理库存管理保证了商品在出售的道路上没用偏移，确保了商店在商品库存和出库入库的了解能力，并且时时了解仓库有多少缺失的产品，好时时更新。如图所示：图265.2.8采购进货管理采购进货管理是根据库存管理报警系统来进行是否进货，如果库存量较大则不用进行进货处理，如若库存量达到了报警的状态则需要及时和供应商联系，并且在进货时间、数量、单价等信息上要做好详细的记载。如图所示：图275.2.9采购退货管理采购退货管理和进货管理操作基本一致，当货物报损或者说销量不好，囤货过多时可以和供货商商量进行退货。保证产品保质期的安全。如图所示：图285.2.10财务信息管理财务信息管理包括了收款单和付款单，就是和商业往来者的经济记账。保证了每笔交易都有详细的记录。如图所示：图296系统测试6.1测试的意义无论是设计怎样简单或者复杂的程序时，程序多多少少都存在这一些缺陷，可能是语法上错误，也许在某一处语句之中存在标点符号的缺失。这些问题都会引起程序无法进行测试，而且有些错误隐蔽性很强，，所以有时的疏忽可能会在之后调试中浪费大量的时间，因此，在编写程序时要尽量按照正确的方式走，认真仔细对待。6.2测试的目的:无论是什么软件开发项目或者说其它一些非互联网性质的工作，在完成竣工前后都要对自己的工作进行一番测试，通俗的说就是验收检查工作。那么在软件的测试工作中，要依据用户的具体需求是什么，尽量找出错误所在，找到因为之前的疏漏而遗留下的质量问题，然后做好相应的标记，再去总结与反思在开发过程中存在着哪些问题，然后怎样去预防它的再发生。并且在测试过程中的首要任务一定是去发现问题所在，这个过程一定要心细，倘若粗心大意可能对后期用户的使用上带来不便，对开发者也有名誉上的影响，所以，软件测试还是要仔细认真，方便之后的改进与修缮。6.3测试结果测试的方法有很多种，现在我将以单元测试的方法，将测试的范围缩小，不考虑到接口问题，最终通过测试的结果是否与预期想要达到的效果一致，以及代码是否紊乱。我将要进行测试的是登陆界面和密码修改页面，通过输入不同的值进行比较，最后通过输出提示的结果来看看软件是否已经达到预想的结果。当用户名和密码都正确时，显示登录成功。如图所示：图30当用户名是非系统注册过的或者密码不是正确的，亦或二者都是错误的都会出现一下提示内容，并且登陆失败。如图所示：图31在修改密码时，测试性质基本与登陆一样，都是通过变换输入的不同的值，观察预期结果。如图所示：图32图33从上图可看出，通过对密码的不同改变测试的结果也不相同，这也达到了预期想要的结果，完善了账户与密码模块的测试，这也让系统的安全性得到了一定的保障。当然单元测试还有一种常见的情况，就是乱码状态下，模块的功能也会不完善甚至完全没有显示都有可能，这也是需要我们不断认真测试的原因。7总结与展望对于本专业的毕业设计，让我重新再次认识到了本专业的理论知识，同时也极大地提高了自己的实践能力。对于自己接触四年的专业知识有了更好的理解和体会，期盼日后能够更好的加以利用。这次管理信息系统毕业设计和毕业论文，让我理解到管理系统在多个领域有着不可替代的作用，它不仅仅是信息科学这一门学科的理论，还囊括了经济、金融等重要的科学理论知识，这让我联想到哲学里重要的一句话，万物是有联系的。信息系统运用自身强大的数据处理能力，将大量的信息包装组合然后再系统的分配整改，功能强大，效率显著。在没有接触毕设之前，总感觉自己学习的目标与动力相当的虚无缥缈，不知道学习本专业知识日后是做什么的，个人又能在软件开发中起到多大的作用，这些不定因素也正因毕业设计的到来变得稳定且踏实。至少能让我自己明白了，这并不是一次学习的总结，而是在那么多日常学习之后自身实力的升华，更让我明白了学习这个过程是需要经历时间的洗礼，方能有所收获。愿我日后无论是在生活还是工作上都要抽出一点时间去多学习、多总结。在此也期望日后的计算机技术能够有更高的成就，更多的造福人们的生活。参考文献[1]李刚.轻量级J2EE企业应用实战.2007[2]姚爱群等．信息系统开发方法．清华大学出版社,2004[3]翁晚霞等.开发基于Web的远程教学系统的关键技术比较[M].计算机工程与应用，2000[4]徐国平.JSP网络开发实务「M].电子机械工业出版社，2001[5]陈天河．Hibernate项目开发宝典．2006[6]敬铮.Java数据库开发与专业应用「M].国防工业出版社，2002[7]刘奎．SQLServer数据库配置与管理指南．2010

HYPERLINK电脑文件整理懒招从来都是不会经常整理文件的，不过时间一长，众多的文档分布在硬盘的各个角落，用目录进行整理保存，工作量大、查看起来也不方便且还会浪费不少的磁盘空闻；用压缩工具打包，尽管可以节约空间但是却无法直接编辑修改或查看压缩包中的文件。这些招，懒人怎么会用，他们自有妙招!再多再乱的文件也能整理得井井有条，关键是不费力哦!

懒招1，自动提取乱中取胜

小张起初将照片、Office文档、电影、音乐等文件一股脑地存放在某一个磁盘分区，刚开始文件少使用起来倒也方便，但随着时间的推移，文件数量剧增，每次找所需的文件都要瞪大眼睛，不过有了MY文档管理器(下载地址：)就不用担心了。

第一步，下载MY文档管理器，解压到任意目录，直接双击其中的可执行性文件即可使用。依次单击“节点操作→添加节点”，分别添加多个节点，如“办公文档”、“电影”等分类，这样做的目的是方便归类。

第二步，在小张的F盘中的TEST目录下有众多的RM、MP3、JPG、DOC、TXT格式的文件，现在他要把JPG格式的文件提取到“照片”类别中。依次单击“系统配置→文件过滤”选项，打开Dialog对话框，输入“*.doc”，单击“添加”按钮，意思是过滤掉所有类型为“.DOC”的文件。然后按照同样的方法，将“*.txt”、“*.rm”、“*.MP3”一一添加进来。

第三步，双击左侧窗格中的“照片”节点，然后依次单击“记录操作→导入记录树”命令，在打开的对话框中单击浏览按钮，打开“F:\test”目录，单击“确定”按钮之后就可以将格式为JPG的文件提取出来并添加到“照片”节点中了。

懒招2，不同的电脑统一的管理

小张是电爱的Fans，工作之余常常为杂志写稿，他写完的和正在处理的稿件一般都存在一个稿件文件夹里。不过时间一长，家里的电脑(PC1)和单位的电脑(PC2)上都有这个文件夹。时常需要通过移动硬盘(U盘)在两台电脑之间传递，使用和管理都很不方便。不过他现在用优盘就可以统一管理了。

第一步，将上文提到的那个MY文档管理器解压后直接拷贝到优盘上。把优盘插到PC1上，并运行软件，依次单击“记录操作→导入记录树”命令，在随后弹出的对话框中设置好“稿件”文件夹的根目录，将“导入深度”设置为“5”，单击“确定”后，稍等片刻，软件就把PC1上的“稿件”导入到MY文档管理器中。

小提示：通过这种方式导入到程序中的仅仅是文件的路径、文件名等属性信息，并不是文件本身。

第二步，把优盘插到PC2上，按照同样的方法导入PC2上的“稿件”文件。以后要编辑“稿件”里的文件，你自己根本不用记住哪台电脑的哪个路径，只要把优盘插入到电脑，运行MY文档管理器，就可以直接编辑了。

第三步，为方便在异地使用，小张决定为当前正在处理的稿件增加一个副本。在需要异地处理的稿件上右键单击，选择“复制文件到(自动添加副本)”命令，在弹出的对话框中将保存目录设置为优盘上的某个目录即可。这样，就可以在优盘上编辑PC1或PC2的稿件了。

小提示：对于PC1、PC2上的同名文件，MY文档管理器以不同的磁盘号+文件路径来标识文件记录，因此，对于不同电脑上的同名文件，甚至是路径和文件名完全相同的文件，程序也可以准确识别哪个是哪个。

懒招3多种文件批量移动

要将文件管理得井然有序，就免不了要进行复制、删除、移动等等操作，如果一个个进行操作，工作量是非常巨大的。这时我们就需要借助于BelvedereAutomated(下载地址：.com/assets/resources/2008/03/Belvedere%200.3.exe)进行批量操作了。例如我们想把“F:\test”目录中的所有照片移动到F盘中的“北京游照片”目录中，可以按以下方法进行。

第一步，建立“F:\test”目录后在“rule”一栏中，单击“+”按钮，建立一个规则。在“Descriptior”文本框中为当前规则起一个名字如“批量整理移动”。单击第一个下拉列表，在这里可以选择Name(文件名)、Extension(扩展名)、Size(大小)等进行操作，这里选择扩展名“Extension”。单击第二个下拉列表，在这里设置的是操作条件，有is(是)、isnot(不是)、contains(包含)等操作可供选择，这里选择的是“is”。接下来，在最后的文本框中输入图片文件的扩展名，示例中是“JPG”。定义的规则合起来的意思就是“扩展名是JPG”。

第二步，在“Dothefollowing”区域设置操作动作，单击第一个下拉列表进行操作动作的选择，有“Movefile(移动)、Renamefile(重命名)、Deletefile(删除)”等动作可供选择，我们要批量移动，那就选择重命名“Movefile(移动文件)”。接下来，单击后面的按钮选择“F:\北京游照片”目录。

第三步，规则设置完毕，单击“Test”按钮应用规则，程序即可一次性地将所有扩展名为“JPG”的图片文件移动到“F:\北京游照片”目录中了。

懒招4提纲挈领一点即得

在前面几大懒招的帮助下，你电脑里的文件应该已经有点类别了吧。如果从此想告别懒人的生活，那就要养成管理文件的好习惯了。

第一步，在你保存资料的电脑分区中，要接类别建立多个文件夹，可以按用途分为：学习、娱乐、暂存、工作、下载，在娱乐下又可以建立二级目录：电影、歌曲、动画等。也可以按照常见的文件性质进行分类，例如分为：图片、电影、电子书、安装文件等，当然也可以按照你的需要再建立二级目录，以后每有文件需要保存就按这个类别保存到相应的目录。

第二步，虽然现在已经把文件分门别类存放了，但时间长了，目录太深，一层一层查找也很麻烦的，在EXCEL里建一个目录就可以统一管理了。运行EXCEL后，新建一个表格，然后按照我们的分类方式隔行输入：图片、电影、电子书，在图片分类下再建立二级目录名，例如明星、汽车、壁纸等。

第三步，右键单击“图片文字”，选择“超链接”，在弹出的对话框中选择电脑里图片目录文件夹，单击“确定”后EXCEL里的“图片”文字就变成彩色。用同样的方法为一级目录的“电影、电子书”和二级目录的“明星、汽车、壁纸”等添加超链接。然后将这个EXCEL文件命名为文件目录，保存到桌面上，以后打开这个文档，直接单击相应的文字，比如单击“壁纸”，就可以切换到壁纸文件夹了。

小提示：如果要更改某个超链接，直接右键单击该文字，选择“编辑超链接”就可以了。本人的电脑分类原则简述如下。

硬盘的第一层(请在自己的件夹中右键“按组排列”查看)

第一位字母表示A生活娱乐B教学C工作D安装程序

第二位字母表示只是流水号

AA影视

AB音乐

AC阅读

AD图片

AE相册

生活娱乐

BA计算机

BB英语

BC运动

BD游戏攻略

BE衣食住行

BF文艺

教学

CA管理制度

CB流程图

CC程序文件

工作

DA娱乐

DB其它

安装程序

硬盘的第二层(进入“AA影视”的文件夹举例)

第一位字母表示只是流水号

第二位字母表示只是流水号

AA电影

BA电视剧

CAMTV

硬盘的第三级(进入“AA电影”的文件夹举例)

第一位字母表示A动作片B剧情片C动画片

第二位字母表示A未看过B已看过

AA导火线

AB尖峰时刻

动作片

BA独自等待

剧情片

CB机器猫

CB狮子王

动画片

利用“字母排序”和“按组排列查看”可以使文件查看和存放简洁明了，结合自己资料的特点和实际需求，给自己定一个分类原则并严格执行。个人电脑资料的资源会得到高效而充分的利用。

在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，充斥着无序与混乱,这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当大家面临这个问题时，通常认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。

文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。

这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。

下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。

一、发挥我的文档的作用

有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

小提示：如果你使用Windows2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows9x，则需要手工将C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。

二、建立最适合自己的文件夹结构

文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

三、控制文件夹与文件