残疾人就业指导培训档案管理方案

第一节档案管理制度 2一、档案人员岗位责任制 2二、文件归档制度 3三、档案收集整理制度 4四、档案保管制度 5五、档案库房管理制度 6六、档案保密制度 6七、档案查、借阅制度 7八、档案利用制度 8九、档案统计制度 9十、档案鉴定销毁制度 10十一、归档材料控制措施和验收制度 10第二节档案人员岗位职责 11一、人员配备 11二、岗位职责 12第三节档案管理工作规范 15一、目的 15二、适用范围 15三、职责 15四、工作程序 16第四节培训学员就业培训指导档案管理 23一、意义 23二、就业培训指导档案管理措施 24第五节档案安全保密制度 30第一节档案管理制度一、档案人员岗位责任制1.努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。2.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《XX省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本公司各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。3.熟悉本公司和本系统业务工作，了解本公司各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。4.切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。5.同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。6.保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。7.编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。8.积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。9.积极参加本公司组织的科研课题鉴定会、公司工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。10.做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。11.在做好公司内部档案管理的同时，还要对公司内部各科室和所属公司的档案工作进行监督、检查和指导。二、文件归档制度（一）归档范围我司进行就业培训指导过程中中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。（二）归档时间1.文书材料于次年X月底前立卷归档；2.会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归档，于次年X月底前移交进档案室；3.照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后X个月内向档案人员移交归档；4.其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后X个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。（三）归档要求1.应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整；2.归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。三、档案收集整理制度1.凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。2.收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。3.整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。4.归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。四、档案保管制度1.本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。2.档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。3.档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。4.档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。5.档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。6.收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。7.热保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。8.档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。9.随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。10.档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。11.库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。、12.必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。13.档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。五、档案库房管理制度为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。1.保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。2.注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。3.定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。4.搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。5.遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。六、档案保密制度1.认真贯彻《中华人民共和国保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。2.档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。3.档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。4.档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。5.需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。七、档案查、借阅制度1.本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。2.利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。3.利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。4.利用者需摘抄（复制）档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄（复制）的内容经档案人员校对并加盖我办公章后方为有效。5.利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。6.借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。7.利用档案须填写查（借）阅登记簿和档案利用效果登记簿。八、档案利用制度1.本公司档案仅限于本公司及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。2.外公司来查阅档案资料的人员，必须持有公司介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。3.查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。4.查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。5.借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。6.借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。7.借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。8.凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。9.凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定严肃处理。10.复制、录档案资料，要经领导批准，录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。11.档案人员应根据本公司工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。九、档案统计制度1.档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。2.对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。3.对当年形成的归档案卷（包括接受、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。4.每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。5.档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次（六月和十二月）。6.每年十二月前，填写《档案工作统计年报表》一式两份，一份上报上级机关，一份存档。十、档案鉴定销毁制度1.档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。2.档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。3.实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存１—２年后确认无保存价值，方可销毁。4.销毁档案时必须注意保密，并指定专人（X人）以上监销。十一、归档材料控制措施和验收制度1.档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。2.按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。3.档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有纪录。4.专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的完整、准确、归档情况。5.对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验收。第二节档案人员岗位职责一、人员配备主要人员配备表职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数二、岗位职责（一）工作人员分工分管领导：办公室主任：档案管理员：兼职档案员：（二）各成员职责1.分管档案工作领导（1）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级主管部门有关档案管理的方针、政策和部署安排。（2）制订本公司档案工作的规划计划、规章制度和管理细则，并组织实施。（3）全面掌握本公司的工作情况，组织全室人员做好档案收集、整理、分类、编目、鉴定工作，组织档案管理人员开展档案编研工作、有效提供档案为生产、经营管理和两个文明建设服务。（4）安排本公司所属职工的政治教育、业务技术学习及工作考核，提高档案队伍的整体素质。有计划、有组织地安排专兼职档案人员的业务技术活动和学术活动。（5）联系购置配备必要的工具、装具设施。（6）加强与各有关业务部门的联系，理顺疏通档案的归档渠道，促进档案工作的顺利开展。（7）负责对全公司部门的档案工作进行指导和监督。定期召开部门档案工作会议，经常组织人员深入基层了解档案资料的积累、利用等情况，随时进行指导、监督检查工作。（8）及时向上级主管部门提供本公司档案工作的各种资料。（9）负责本部门成本的有效使用和控制。（10）负责综合档案室固定资产的管理和维护。协助做好厂固定资产的转资工作。（11）起草工作报告、总结工作。向上级汇报工作。（12）完成领导交办的其它工作任务。（13）负责全公司的档案统筹管理工作。（14）负责综合档案室行政和日常工作。（15）负责对全公司各部门的档案工作进行指导和监督。（16）负责理顺疏通档案的归档渠道。（17）负责加强档案基本建设，联系购置必备的档案装具和设施。（18）负责向厂领导和上级业务主管部门汇报工作。（19）负责召集鉴定小组对到期档案进行鉴定，并组织监督销毁过期档案，建立销毁记录。2.主管档案工作办公室主任（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。（2）抓好本项目档案建设与管理工作。（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。3.档案管理员岗位（1）对各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。（2）负责集中统一管理各种门类和载体的档案以及有关资料。（3）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。（4）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为各项工作服务。（5）办理领导交办的其他档案业务工作。4.兼职档案员责任制（1）协助档案管理员做好本项目各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。（3）办理领导交办的其他档案业务工作。（三）档案室工作职责1.贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定档案工作的相应制度，并组织实施。2.贯彻执行相关法律法规的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。3.制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。4.按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。5.对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。6.准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。7.严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。8.负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。9.加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成领导交办的其他有关档案业务工作。第三节档案管理工作规范一、目的加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供符合机构需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于机构项目部档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责1.综合管理部：（1）负责项目部档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；（2）建立健全项目部档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管项目部的档案和其他资料；（4）负责项目部档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保项目部档案的安全；（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；（6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2.其他各部门相关人员：（1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合管理部；（2）向综合管理部移交合同或文件资料原件或复印件；（3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；（4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3.各部门档案主管人员负责部门档案的管理。4.各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。四、工作程序1.档案资料的收集（1）项目部相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。（2）项目部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合管理部移交。1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。2）档案资料的标识项目对保管的档案资料编号，编号规则见后。3）档案资料的日常管理：①电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。②文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。③文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。4）档案借阅①借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》；②借阅档案原件只限在机构内，不能带出；③必须带出机构查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；④档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑤借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；⑥借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5）档案销毁①对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。②执行销毁任务时，必须由综合管理部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2.档案管理细则（1）档案资料的归档范围①项目人员资料。②残疾人相关资料。③培训课程相关资料。④培训考核成绩相关资料。⑤成本等项目财务资料。（2）档案资料的归档时间①即时归档认为需要即时归档的资料。②定期归档项目部应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交综合管理部；③电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。（3）档案保管①档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。②档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。③档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。④档案分类及编号的增补、修订等由综合管理部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。⑤建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。文件（合同）管理记录目录序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注移交目录记录编号：日期：年月日序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位收件人日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份档案移交清单表记录编号：日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人：接收意见

接收人：移交人（部门）

经办人：移交日期：年月日接收人（部门）

经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式2份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号：日期：年月日借阅部门借阅人借阅部门经理使用目的总经理主管副总行政部序号借阅内容复印借阅归还日期经办人1234备注第四节培训学员就业培训指导档案管理就业培训指导机构是为社会残疾人士提供就业机会的一条途径，也是培养各类技术技能人才的摇篮。在创业征途上，我司培训机构注重从学员的兴趣、爱好出发，挖掘其潜能，学员们则用自己的智慧、行动，为自己赢得一份满意的工作，改变人们对培训机构学员的固有印象。学员就业培训指导档案在就业工作从中有举足轻重的作用，它是研究、改进、提高培训机构教学工作不可多得的宝贵资料，是培训机构管理中不可缺少的工作环节。一、意义从培训机构角度来看，学员就业培训指导档案真实记录了教育教学的全过程及其成效，体现了机构的培训水平。如果说学员是就业培训指导的“产品”，那么学员就业培训指导档案就是“产品说明书”，是我司展示培训实力、综合实力乃至办学特色的窗口，记载着长期以来，我司与学员共同为创业做出的努力、在创业过程中的经验和教训，是今后我司改进就业培训指导可借鉴的重要依据。真实、丰富、特点鲜明的学员就业培训指导档案和严格、规范、高效的档案管理，能够为我司赢得良好的社会声誉。从学员角度来看，就业培训指导档案是学员未来事业和人生发展道路上的第一份履历，记载着他们努力拼搏的人生轨迹，证明了学员在正式进入社会之前的学习经历、综合能力、实践技能等，是学员人生履历的坚实支撑，具有原始性、唯一性特征。从社会角度来看，学员就业培训指导档案是学员步入社会的重要“通行证”。查阅档案是用人单位除面对面考查学员之外的又一种重要的考察方式。无论是何种性质的用人单位，都希望尽量节约成本，以最高的效率选拔出最合适的人才。二、就业培训指导档案管理措施1.建立健全档案管理制度规范学员就业培训指导档案管理工作，要建立健全档案管理制度，例如档案收集归档制度、档案鉴别归档制度、档案保管制度、保密制度、档案查阅制度、借阅制度以及档案管理人员岗位管理制度等；把档案管理工作纳入院校年度经营目标；档案收集、保管等要由专人负责，明确其工作职责范围，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、档案利用有效率高；每年定期对档案管理工作进行对标自查，将档案管理工作与经济考核指标挂钩；充分发挥规章制度的作用，用制度促进档案管理水平的提升。2.抓好档案管理四个环节，强化档案管理（1）收集环节，注重“勤”。收集工作是档案管理的第一个环节，是档案管理的基础。学员在创业过程中的计划、方案、文字、图片、录音、录像等，具有极其重要的保存价值。收集工作具有一定的周期性，一般在每学期开学初及学期末时进行。培训计划等资料由院校相关部门掌握，技能鉴定证书等资料由学员本人保存。严格档案管理，就要从收集资料开始把关建档关口。档案管理人员：一要做到主动收集，要主动联系院校相关部门、学员本人，积极收集相关档案，不能坐等档案上门。二要做到随时收集。有些资料不是一次就能收集齐全的，需要随时积累，要随时掌握信息，集中收集，提前通知相关部门及人员，统一报送。收集档案要求做到全面、及时、准确、真实，由于学员就业培训指导档案具有学年性的特点，档案归档易产生漏档的情况，如果没有及时收集，一旦学员离校，再去找其索要相关档案资料就为时已晚，从而给档案管理工作造成相当大的困难。因此，档案的收集要不分巨细，要悉数保存。这是在收集环节中应注意的问题。（2）整理环节，注重“细”。收集到的档案材料，先用简易袋子装好保管，按照学员姓名、所选专业分类进行整理，可按材料属性、材料形成的时间排序或内容主次关系分类。整理工作要求档案管理人员要耐心、细致，在大量收集材料的基础上，去粗取精，做到不错失、不残缺。每年九月份定期进行核查，发现缺少材料或材料不符合要求，要逐一登记，集中进行补缺工作。（3）鉴别环节，注重“准”。鉴别的原则是取之有据、舍之有理，判断材料是否在归档范围，审查归档材料是否齐全、完整、真实、手续完备，去伪存真，去杂存整，去劣存优，确保档案材料的准确性和有序性。对不在归档范围的资料，要果断从材料中剔除，另行造册登记，存入相关档案，或退还相关部门或本人。（4）归档环节，注重“齐”。归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须经过认真的鉴别，材料要完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位盖章或个人署名，有形成材料的日期。一旦发现材料不符合归档要求，或归档材料不实、不全、有疑问的，应及时落实、认定，补齐后再进行归档。材料必须按照严格的标准和要求进行归档，档案装订必须规范，档案中不得出现多孔乱孔、装订压字、锈钉未取等情况。档案必须有详细的档案材料目录，纸张按标准裁切、裱糊、折叠，使档案整齐如刀切。3.建立电子档案，创新档案管理模式（1）电子档案与纸制档案的关系。学员就业培训指导档案属于长期保管档案，随着时间的推移，学员就业培训指导档案越积越多，因为存储量大，档案管理人员如果不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，那么档案信息资源将在很大程度上被闲置甚至浪费，因此建立学员就业培训指导电子档案势在必行。电子档案是纸制档案的补充，与纸制档案相辅相成，建立电子档案是提高档案管理水平的一个重要评价依据。（2）电子档案具有的独特优势。电子档案更有利于快捷、方便地查找档案资料。电子档案的查全率、查准率远胜于纸制档案，而且还可以快速调用和进行统计分析，有利于院校领导、教师掌握学员们就业培训指导的情况。特别是数码技术与计算机的应用，对学员就业培训指导过程中的照片、图片等资料可以有效进行技术处理，有利于影像资料长期保存和准确复制，使档案图文并茂，声像俱全。电子档案资源可重复、多平台的利用，真正实现了档案信息资源的价值和使用价值，它能提供更全面、更高效、更快捷的服务，创造出最佳的社会效益和经济效益。电子档案管理促进了院校档案管理的科学化进程。（3）电子档案具有的“致命”弱点。在电子档案的使用过程中，档案的安全性问题日益突出。目前，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截重要的数据信息，病毒的入侵可以使电脑瘫痪、信息丢失等，这些对电子档案的安全性构成了严重的威胁。（4）加强电子档案的安全性。积极制定电子档案安全风险防范办法，使电子档案的管理水平得以提高，有效规避风险，降低损失。一是做好电子档案备份工作，防患于未然。一旦原文件被损坏，相同的备份文件可取而代之，避免因文件被毁而带来的风险。二是运用“防火墙”技术。“防火墙”是电子档案网络与安全不可缺少的“保护神”，它可以杜绝外来非法访问和内部机要信息非法输出。三是防止病毒入侵。杜绝使用非法软件，不随意从网络上下载软件。在计算机系统中安装正版的杀毒软件，还要不断升级并更新杀毒软件，预防病毒入侵。四是采用身份验证和文档加密手段，只有具有管理权限人员才能进入操作系统，杜绝非法访问者。4.提高档案管理人员的素质（1）提高档案管理人员的政治素质。良好的政治素质是对档案管理人员的内在要求。院校必须配置专职档案管理人员，要选择政治可靠、作风正派、责任心强、工作细心的干部从事档案管理工作。档案管理人员要有高度的组织性和纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。（2）提高档案管理人员的业务技能。一是“走出去”。培训场地领导要重视档案管理人员的送培工作，派送其参加上级组织的档案管理培训。二是“请进来”。培训场地要举办档案管理人员