档案整理及数字化服务质量控制方案

第一节服务质量控制技术方案 2一、质量控制标准 2二、质量控制目标 5三、质量控制体系 5四、质量控制措施 6五、质量管理体系 7六、质量管理制度 9七、全程质量控制通过客观软件系统实现 10（一）档案接收 13（二）档案整理 14（三）信息著录 16（四）打印 18（五）档案数字化扫描 19（六）图像处理 22（七）质量检查 23（八）加工流程监控 24八、质量控制管理登记表格 25第二节过程与成果质量控制方案 28一、扫描质量控制 28二、著录质量控制 29三、数据挂接质量控制 30四、档案加工软件对质量实行全流程监控 30第三节质量控制流程及保障措施 35一、质量控制流程 35二、保障措施 36第一节服务质量控制技术方案一、质量控制标准我司将按照招标方要求，按《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行整理、著录，整理后的档案要达到招标文件质量要求。我公司将设立严格的质量控制机制，对档案整理成果进行自检合格后，方递交客户方验收。建议客户方以抽检方式进行验收，验收时抽检的比率以10%为宜。抽检质量指标承诺：1.文件整理质量：合格率100%2.文件鉴定质量：准确率100%3.著录：以文件条目为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰4.文件装订、装盒，差错率≤1‰5.文件原始材料：完整率100%（一）档案整理质量标准1.各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。2.档号无重复，案卷顺序号规范、统一。3.档案著录格式规范，数据准确。4.编制单位、编制日期、保管期限题写准确，文字打印清晰。5.每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。6.图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。7.案卷中的每一件都要进行数据录入，必须准确、无错别字，采购人可顺利进行查找。若电子数据内容或格式有误，该批数据退回免费重新修正，我司在5个工作日内完成。8.案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。9.案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。10.如验收发现整理质量有问题，属中标人造成的错误、遗漏，我司对不合格的档案在采购人提出返工要求后5天内统一免费返工至验收合格。（二）档案数字化质量标准1.索引信息的正确。所有的个人信息和单位信息详实准确。2.扫描影像清晰可用。具体标准如下：（1）扫描必须按照标明的页码顺序进行扫描、页码录入，不允许有错页、漏页、页次颠倒等情况。扫描要完整，包括文件上的页码、有关标记等，都必须纳入图像范围。（2）图像文件页面端正，无扭曲，看不出明显的倾斜现象（倾斜度不得大于3°），不允许有折叠或缺损。（3）遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，保持影像文件与原件的一致性和原样性，对影响图像质量的各类问题通过纠偏、去污、降噪、拼接、裁边等技术手段加以处理。对于扫描后图像文件中的污点要进行清除，不留文字版面外的暗影和干扰信息，保证图像文件的干净、整洁和美观（在100%的比例下看不到污点）。无论图像大小，都要保证上下左右四边尺寸合理。（4）扫描时要保证档案资料的实体安全，防止档案材料的丢失和人为损坏，对于纸张较薄或较脆容易破损的，应使用平板扫描，不得使用滚筒扫描。3.目录分类符合档案管理要求。对于历史档案分类可以准确标识，如果无法确认，需要在与有关部门沟通之后确认标识。（三）电子档案格式标准1.索引字段。建立档案的索引字段。2.影像格式。根据档案利用需要确定影像采用黑白或彩色扫描。黑白影像使用G4压缩，彩色影像使用JPG压缩。黑白影像使用至少200dpi，彩色影像使用至少150dpi的分辨率。在数字化过程中使用加密方式来传输和存储。3.建立分类目录。根据贵单位档案分类标准建立电子档案分类目录。4.数据格式规范。提供最终数据格式的提交格式标准。二、质量控制目标1.档案装订目标：按原样还原。2.扫描图像目标：漏扫率为零。3.图像质量目标：每批抽检合格率达到100%。4.图像纠偏目标：小于1度。5.档案著录目标：正确率达到100%。6.格式封装目标：图像文件的命名正确率100%。7.档案索引目标：索引字段要求100%正确。8.数据挂接目标：挂接应达到100%准确率。9.档案保密目标：档案资料100%不遗失、损坏和泄露。三、质量控制体系我公司的档案加工作业按照流水线式流程设计，科学合理，各工序分工明确，考核方式科学严谨。在整个加工流程中，各个工序间相互监督，并支持工序回溯，引入可被验证的质量循环控制体系，该流程覆盖全程、全员，确保每个工序的工作质量都能达到质量标准。控制就是通过控制系统观察发生的事件是否与既定的规则和发出的命令一致。质量监督和控制是质量控制体系中项目经理的重要职责和普遍活动，对控制循环的有效高速的运转是必不可少的。质量控制的管理职能可以在一个控制循环中分为六个步骤：建立质量控制体系、建立质量控制标准、实施质量监督与控制、实际绩效和质量标准对比、发现问题和错误及及时纠正改进等。在该控制体系中，档案整理、信息著录及图像处理的质量是整个质量控制循环中自始至终我们应该关注的重点。为严防档案资料原件在加工过程中丢失与毁损，保证项目质量符合客户方的要求，我们建议客户方的档案管理部门委派专人，和项目经理一起直接介入项目组的组织协调和质量监督、检查工作。四、质量控制措施（一）案卷质量控制1.合理改进和优化项目流程，减少接触档案实物的岗位，档案在内部岗位流转时，须交接清楚，并在签收单上签字确认。2.所有档案实物统一由档案管理员集中管理，各岗位操作人员需领取实物档案时，由档案管理员统一分发并相互核对确认。3.档案管理员每天要对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。4.每天下班前操作人员必须及时归还完成的档案，未完成档案由操作人员妥善保管；归还档案时，由档案管理员检查档案实物的完整性，是否有缺失，损坏，涂改现象，确保档案的安全性和完整性。5.档案装订后，由相关负责人统一排列上架，在档案运输过程中，必须由2个以上人员配送，防止档案丢失。6.档案传递由专人负责，对档案员调取案卷进行核查，阅卷结束后收回案卷。认真做好传送卷宗过程中的登记工作。保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。不得违反操作流程，将未验收归档的档案传递或提供查阅；严禁接收组、扫描组或其他组工作人员代为移送档案。五、质量管理体系（一）全流程管理我公司的质量管理一直贯穿于整个档案加工作业流程，在档案加工的每个环节的交接过程中，下一环节均为上一环节的质检单位，加上软件质检、专人质检、项目经理质检以及与客户方的联合质检，真正意义上实现全员、全流程质量管理，确保档案管理质量。（二）制度管理质量控制的关键在于常态化、制度化，制度管理体系中应有专门的质量管理内容，对流程控制、抽检机制等进行制度化约束和监控，以保障质量控制措施长期、有效地执行。（三）人员管理质量管理的关键是“人”的管理。再完善的制度、机制在执行不力的情况下均将失去效果。首先，对运营团队的质量体系培训成为客户档案中心质量管理的关键，确保各运营档案对质量控制的各项制度、规定了然于胸。其次，严格规范每个成员在项目团队中的角色和职能，做到各司其职并对自己负责的工作负责。再次，项目团队实现项目经理首要责任制，项目经理对项目团队成员的打造从挑选和培训开始，确保团队具有较强的凝聚力和执行力。最后，项目实现多劳多得的激励机制，对于按时保质保量完成工作任务的团队人员实现奖励，同时对于不适于团队发展或无法保质保量按时完成工作任务的人员实现考核淘汰制，保障了人员的素质和团队的效率。（四）质量文化管理硬性规定的制度、流程、标准有一定的被动性、强制性，过度强调未必能达成良好的效果。客户档案中心运营团队应认识到质量文化的积极效用。在长期的宣传、感化下，形成良好的团队质量文化，养成良好的行为习惯是确保档案运营质量的关键。六、质量管理制度1.实施工作开展之前，明确每个人的工作职责及相应的注意事项，配备合适的实施工具，安排合适的工作环境，尽可能降低人为失误。2.每批档案在整理核对工作结束后，由项目经理组织对整理核对工作的复查，发现差错，由整理核对人员更改。3.每批档案在录入工作结束后，由项目经理组织对录入数据的复查，出现顺序问题或缺漏现象时，由录入人员负责重录。4.每批档案在装订成卷后，由项目经理组织对装订顺序的复查，出现问题时，由工作人员重新装订。5.每批档案在数据挂接工作结束后，由项目经理组织复查，出现问题，即时纠正。6.项目施工中，由项目经理总结本周的成果和问题，对需要改进或纠正的问题及时进行综合分析，并将相应的处理方案更新到下一周的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。7.项目阶段验收后，项目经理根据对质量、进度等综合分析，并将相应的处理方案更新到下一阶段的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。8.项目总验收时，由项目经理与采购单位工作人员共同进行总体检查。9.数据复查时，采用交叉检查的方式进行。10.复查及修改均需保留完整记录。11.错误修订不得跨日，不得影响正常工作。七、全程质量控制通过客观软件系统实现我公司是一家专业为各政府单位、企事业单位提供档案整理、数字化扫描加工的公司，有强大的档案综合管理系统和档案数字化扫描加工系统做支持，其中档案数字化加工系统经多年大量的客户使用反馈及我司技术人员不断升级改进，目前该软件己能满足不同行业的各项专业需求，目前具有单机版与网络版等不同版本。该软件系统具有功能实用，操作方便，稳定可靠的特点。针对本项目我方将提供有自主知识产权的XX档案数字化加工系统，并能够根据客户业务系统特点开发提供与业务系统接口，并开放接口的源代码。加工软件兼容市场上大部分扫描仪、照相机及扫描枪等设备。根据我司对城建档案、规划档案、基建档案数字化加工的经验，档案扫描系统应具备档案接收、档案著录、档案扫描、档案图形图像处理、打印、数据挂接、档案质量检查、加工流程监控、工作数量统计、客户验收等功能。我方将提供具有城建档案、规划档案、基建档案数字化加工特色的软件平台，软件功能介绍如下：主要功能模块介绍功能模块功能介绍详细说明档案接收档案接收功能通过人工与系统结合的档案接收方式，对档案进行系统接收；档案整理著录信息录入核对功能将纸质档案信息按一定要求录入档案管理系统；档案扫描输入设备自动选择软件自动监测到输入设备（如：扫描仪、照相机、扫描枪）；模式设定功能对扫描件的模式一般有黑白、灰度和彩色三种；分辨率设定功能分辨率是对扫描件的清晰度的设定，分辨率选择范围在150dpi—600dpi，分辨率越高，扫描的图像越清晰；亮度设定功能扫描件的颜色如果较深，可以选择提升亮度来调整图像效果，亮度值的范围在-100—+100之间；进纸设定功能选择连续扫描为快速多页扫描，不选则为单页扫描；编目功能“编目”的主要功能是将扫描图片按一定顺序组织成为目录或书目；文件参数设定功能设定文件的起始页码，文件格式的选择（包括JPG\TIF等），起始页文件名的设定如：001，后续扫描件的文件名则自动递加；存储设定功能对扫描件所需文件存储位置进行设定；单、双面设定功能对扫描件是否选择单面扫描或者双面都扫描的设定；图像处理旋转功能对于扫描件图片的方向的旋转（+\-90度或180度自由旋转）；纠偏功能分为自动和手动两种方式；去边功能去边分为“去除四边”和“单边删除”；去除四边：又称去除边框，单击功能按钮，把鼠标移至扫描件上方，当扫描件上出现“+”符时，按住鼠标左键，托动选择区域，松开鼠标，选择区域外的部分将被删除；单边删除：又称去除单边。单击去除单边功能按钮，在扫描件内按住鼠标左键，托动鼠标形成去除单边参考线，松开鼠标完成扫描件的去除单边操作；去污功能简称“去污”，单击功能按钮，把鼠标移至扫描件上方，当扫描件上出现“+”符时，按住鼠标左键，托动选择区域，松开鼠标，选择区域完成去污；去黑边、黑点功能单击功能按钮，把鼠标移至扫描件上方，当扫描件上出现“+”符时，按住鼠标左键，托动选择区域，松开鼠标，选择区域外部分的黑边将被删除；质量检查质检功能对纸质材料、录入信息、扫描图像按一定比例进行质量检查；打印条形码打印功能条形码的生成规则一般按是：年度+字+号+卷型+册；目录打印功能分自动打印或者手动打印二种方式；卷宗背脊、封面、封底等打印功能手动打印，按需要打印；查询验收抽检功能、流程监控功能随机或按目的查询到对应的档案及档案所处状态，检验档案处理质量，监控档案现状等；档案借阅档案借阅功能借阅申请、审批、借出、续借及归还管理。（一）档案接收1.档案接收由接收组安排专人进行接收。2.在系统的“实物档案管理”栏点击“接收组接收资料（案卷号/箱号）”，进入接收组接收案卷/箱号的操作界面。3.在输入框输入所需接收的案卷号/箱号，然后点击旁边的“查询”键，系统会将此案卷号/箱号内所含的案卷受理单号全部列出，接受人员将需接收的受理单号“打√”，然后下面的“接收”按钮接收成功。4.档案接收是系统操作的第一步，也是档案正式交付我司进行档案处理的的开始步骤，对保障后续步骤及项目成果的起到承前启后的关键性作用。要求接收人员需熟练使用档案数字化加工系统，并且工作仔细认真。接收人员需认真核对档案的数量、是否材料缺失等。5.接收人员对档案数量等核对无误后，双方在纸质的档案接收流转单上签字确认并由接收人员在系统的“实物档案管理”栏点击“接收组提交资料”，进入接收组向档案整理组提交资料的操作界面。6.进入提交资料操作界面后，系统会将所有已接收的案卷号/箱号内的案卷受理单号都列出来，接收人员将所需提交给档案整理组的受理单号进行“打√”，然后点击上面的“提交所选”按键，提交资料成功。（二）档案整理1.建立卷宗（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“建立卷宗”，进入整理组组长为接收组所提交过来的案卷建立卷宗的操作界面。（2）在系统中选择好相对应的案卷分类号，然后点击“查询”键，系统会将接收组所提交过来的案卷资料全部列出。（3）首先将待建卷宗的“案卷分类号”选择好，然后点击“新建卷宗”，系统自动生成一个卷宗号，点击“查看可建卷资料”再将下面的受理单号进行“打√”，点击“添加”键新建卷宗成功，点击“打印”即可打印相应“任务包追溯工作表”2.组长分配资料（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“组长分配资料”，进入组长向组员分配资料的操作界面。（2）组长在操作界面中选择好需要分配给资料的组员，然后把需要分配给此组员的卷宗号进行“打√”，最后点击下面的“分配”键，分配操作完成。3.整理组员接收资料（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“组员接收资料”，进入组员接收组长分配的资料的操作界面。（2）组员在需接收的卷宗号前进行“打√”，然后点击上面的“接收所选”按键，接收资料成功。4.整理组员提交资料（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“整理组员提交资料”，进入组员將整理好的资料提交給录入人員的操作界面。（2）首先选择好分配人员，然后选择需要提交给的卷宗号，最后点击分配键分配成功。（三）信息著录1.录入组员接收资料（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“录入组员接收资料”，进入组员接收分配的资料的操作界面。（2）组员在需接收的卷宗号前进行“打√”，然后点击上面的“接收所选”按键，接收资料成功2.信息录入根据手中的纸质受理资料，对应资料录入系统中的“类型名称”，将纸质资料所包含的类型资料，在录入系统中对应“打√”，然后填入此类纸质资料的页数，关键字段等信息，点击左下角的“保存”键资料录入完成。3.案卷属性卷内目录编辑（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“案卷属性卷内目录编辑”，进入案卷卷内目录编辑的操作界面。（2）首先选择好需要打开的卷宗号，然后点击“打开卷宗”按键，进入卷内目录编辑主界面。（3）选择单条受理单号，点击“录入档案”按键，进入此条受理单号的卷内目录编辑录入界面。（4）录入完成后点“保存”键保存并返回上层界面继续录入此条受理单号内剩余的卷内目录属性信息。（5）全部卷内目录属性都录入完毕后，可以对已录入的各条卷内目录信息进行再次的“编辑”或“删除”操作。（6）最后，点击“取消”按键返回案卷属性卷内目录文件编辑的主界面，按之前的方法将卷宗内其它的受理单号也进行案卷内目录文件属性录入操作。当卷宗内所有受理单号的案卷内目录文件属性录入完毕后，就可以返回案卷属性卷内目录文件编辑的主界面点击“校对”键与采购单位的录入信息进行资料校对了。4.案卷属性卷内目录编辑（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“案卷属性卷内目录编辑”，进入案卷卷内目录编辑的操作界面。（2）首先选择好需要打开的卷宗号，然后点击“打开卷宗”按键，进入卷内目录编辑主界面。（3）选择单条受理单号，点击“打开档案”按键，进入此条受理单号的卷内目录编辑录入界面。（4）点击界面上的“添加”键，进入属性添加界面，组员将手中的此条受理单号的纸质详细资料对应于系统界面上属性框录入详细信息，录入完成后点“保存”键保存并返回上层界面继续录入此条受理单号内剩余的卷内目录属性信息。（5）全部卷内目录属性都录入完毕后，可以对已录入的各条卷内目录信息进行再次的“编辑”或“删除”操作。（6）最后，点击“取消”按键返回案卷属性卷内目录文件编辑的主界面，按之前的方法将卷宗内其它的受理单号也进行案卷内目录文件属性录入操作。当卷宗内所有受理单号的案卷内目录文件属性录入完毕后，就可以返回案卷属性卷内目录文件编辑的主界面点击“校对”键与前台的录入信息进行资料校对了。5.修改移交清单（1）如果需要对已录入的受理单号资料进行重新编辑修改，可进入“修改移交清单”操作界面。（2）在系统的“实物档案管理”栏点击“修改移交清单”进入修改移交资料界面。在需要进行修改的受理单号前“打√”，然后按“删除”键或“编辑”键就可以对这条受理单号的资料进行修改了。（3）进入编辑界面后，可点“添加”键添加多条新的资料类目，也可以点“编辑”和“删除”键对已录入的资料类目进行修改操作和删除操作，还可以点（4）“打印”键打印移交文件的内目录。按“取消”键可返回上层界面。6.组员提交资料（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“组员提交资料”，进入组员将整理好的资料返回给组长的操作界面。（2）组员将需要返回给组长的卷宗号进行“打√”，然后点击上面的“提交所选”按键，提交操作完成。（四）打印1.案卷文件内目录打印（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“案卷文件内目录打印”，进入案卷内目录打印操作界面。（2）在资料查询条件中，输入需要打印卷内目录的受理单号，然后点击“查询”键将该受理单号的卷内目录搜索出来，点击下面的“打印”键即可进行该受理单号的卷内目录打印。2.卷宗背脊打印（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“卷宗背脊打印”，进入打印卷宗封面、封底、背脊信息的操作界面。（2）在卷宗号码框内输入所需打印背脊的卷宗号，然后点击“查询”键，再依次点击“打印背脊”、“打印封面”、“打印封底”“打印卷宗详单”四个按键，将所需打印的卷宗的封面信息、封底信息、脊背信息、分别打印出来，贴于卷宗之上。（五）档案数字化扫描1.档案信息管理系统操作部分（1）组员接收资料提交过来的卷宗资料。1）组员将所要接收的卷宗号进行“打√”，然后点击“接收所选”，接收卷宗成功。2）卷宗接收成功后，将被送往“扫描”系统操作员手中，将卷宗内的所有受理单号内的纸质资料扫描成电子图片。（2）扫描检查1）在系统的“实物档案管理”栏点击“扫描检查”，检查卷宗的扫描状态。2）将所要检查的卷宗号进行“打√”，然后点击“打开卷宗”按键，就可以查看此卷宗的扫描状态。3）如果卷宗内的受理单号的状态栏显示“扫描进行时”，说明此受理单号内的纸质资料还未进行或者未通过扫描操作和“质检”系统的校验操作。4）如果卷宗内的受理单号的状态栏显示“扫描完毕”，说明此受理单号内的纸质资料全部都扫描成电子图片，并通过了“质检”系统的校验操作。5）操作步骤：资料状态生成——扫描信息生成——写入类目信息——扫描校验。（3）组员提交资料1）在系统的“实物档案管理”栏点击“组员提交资料”，将已扫描完毕的卷宗提交给归档组。2）当卷宗内的受理单状态全部变成了“扫描完毕”时，操作员就可以将此卷宗号进行“打√”，然后点击“提交所选”按键，将此卷宗提交给归档组进行归档。2.扫描系统部分（1）扫描仪选择1）点击扫描系统中的“扫描仪选择”按键，进入扫描仪的选择设置功能模块。2）从扫描仪选择设置模块的左边部分找到需要运行的扫描仪机器型号，点选后点右边的“选定”键系统与扫描仪连接成功。3）在模块左边点选任意一台扫描仪机器的型号，再点击模块右边的“设置”键，可以对该扫描仪进行一些属性的基本设置。（2）扫描仪参数设置扫描仪参数设置1）点击扫描系统中的“扫描仪参数设置”按键，进入扫描仪的详细参数设置功能模块。2）在扫描仪参数设置模块中，可以根据需扫描文件的实际需求进行多项详细设置，如选择单面扫描或双面扫描，设置页面尺寸、页面格式、亮度颜色等等。3）扫描①点击扫描系统中的“扫描”按键，进行资料扫描操作。②将贴好了条码号的纸质资料放入扫描机内，点击扫描系统操作界面上的“扫描”键，扫描仪将纸质资料扫描至电脑上的扫描系统内。扫描后的纸质资料图片的条形码全部出现在左边条形码栏内，点击每一条条形码，会在左边的图片显示框内出现与条形码相对应的那张纸质资料图片，点击上面的“图片编辑工具栏”内的图标，可以对图片进行放大、缩小、裁剪、旋转等编辑操作。在左边的“图片查看工具栏”可以用不同显示方法查看纸质资料图片。③如果扫描完纸质资料后，出现左边条码框内有条码号，但是右边图片显示框内没有相对应的纸质资料图片的异常情况，可以用鼠标选定这条异常的条码号，然后点击鼠标右键选择“删除选定页”，再重性将对应这个条码的纸质资料进行扫描操作即可。④如果扫描完纸质资料后，出现右边图片显示框有扫描后的纸质资料图片，而左边条码框内对应于这张图片的条码号位置却显示空白的异常情况，可以用鼠标选定这个异常的空白条码号位置，然后点鼠标右键选择“修改条码号”，进入修改条码号的界面，然后手动将此张纸质资料图片对应的条码号输入“修改条码输入框”内，再按“确定”键即可。⑤如果在扫描时，将不同的受理单资料混到了一起扫描到系统中了，那么在扫描员在点击“上传”键进行上传时，系统会跳出提示框，提醒条形码有异常，扫描员将混入的其它受理单的条形码进行删除操作，然后重新点击“上传”键，即可将资料上传至“校验”系统。⑥如果要删除已扫描的所有纸质资料图片，可以点击左边图片查看工具栏内的键，将所有已扫描资料删除。4）上传①点击扫描系统中的“上传”按键，将扫描后的纸质资料图片上传至“校验”系统中。②扫描员在检查完扫描后的图片资料无异常情况后，点击“上传”键，系统会将已扫描完的所有纸质资料图片上传至“校验”内，进行质检检验操作。（六）图像处理扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质资料来检查图片内容是否一致，扫描效果是否清晰和完成，如果出现异常情况，扫描人员需将整个受理单的资料全部进行删除，进行重性扫描，如果无异常出现，所有资料都通过了质检，扫描人员可以点击“保存上传”键，将整个受理单内的扫描图片上传提交。（七）质量检查1.纸质档案整理质量检查纸质档案整理质量检查由人员对照纸质档案原件及目录等，进行质量的检查，不需使用档案数字化加工系统。2.信息著录质量检查3.扫描图像质量检查（1）点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的扫描图片资料下载过来。（2）点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点“确定”键下载成功，从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。（3）扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质资料来检查图片内容是否一致，扫描效果是否清晰和完成，如果出现异常情况，扫描人员需将整个受理单的资料全部进行删除，进行重性扫描，如果无异常出现，所有资料都通过了质检，扫描人员可以点击“保存上传”键，将整个受理单内的扫描图片上传提交。4.项目经理质检（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”，进入归档人员对卷宗进行归档前的最后检查操作界面。（2）在需要归档的卷宗号前“打√”，然后点击“打开卷宗”键，将此卷宗打开。（3）在卷宗的总页数框内填入正确的页数，然后点击下面的“检查”键，检查操作完成。（4）录入完毕后进行检查，如发现页数有误则对实物进行核对后再进行修改检查确认。5.组员提交资料（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“组员提交资料”，进入组员将检查好的卷宗返回给项目经理的操作界面。（2）在需要返回给项目经理的卷宗号前“打√”，然后点击“提交所选”按键，提交操作完成。如图所示。（八）加工流程监控1.在系统的“综合查询管理”栏点击“档案查询”，进入管理人员查看档案内详细信息和扫描图片以及档案状态流转过程的操作界面。2.首先在查询栏输入需要查询的档案的相关查询条件，然后点击“查询”键，系统会自动将属于此查询条件的档案信息全部列出。3.在需要查看的受理单号前“打√”，点击“图像”按键，可以查看该受理单号内已扫描的电子图片；点击“卷内信息”按键，可以查看该受理单号的卷内详细信息；点击“档案状态流转过程”，可以查看该受理单所有的操作流程。（九）工作量统计1.在系统的“综合查询管理”栏点击“前台查询”，进入管理业务人员查阅档案内图片的操作界面。2.此功能界面是提供给供电局前台操作人员查看每笔档案的详细状态。3.在查询栏输入相关的查询条件，点击“查询”键，系统将相关的档案资料列出便可查看档案的详细状态信息。如果要查询受理单号内的文件类目和页数信息，可以在需要查询的受理单号前“打√”，然后点击“查看”键即可查看。八、质量控制管理登记表格我有一整套完善的关于质量控制的记录表，这套表格贯穿档案加工的全流程，方便不同质检人员对质量问题进行记录，汇总上报项目经理再进行统筹解决。具体模板详见以下表格：档案追溯流转单岗位接收员扫描员质检员录入员归档员封装员仓管员姓名时间案卷号案卷号案卷号案卷号档案整理质检登记表序号姓名整理量（盒）抽检量（盒）全检量（盒）其它问题说明备注1234档案扫描质检登记表序号姓名案卷号空白页漏扫页重复扫挡字/歪斜黑边错误汇总扫描总量错误率123456异常问题登记表序号登记时间整理人员箱号网点号档案时间问题描述处理方法备注12345档案移交单档案移交明细表序号档案时间客户号库位号档案号备注123第二节过程与成果质量控制方案一、扫描质量控制1.采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。2.对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张高速平板扫描。3.文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。4.对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描。分辨率一般为200dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。5.扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名采用采购单位规定的文件名，差错率不得超过1%。6.对扫描后的每页图像文件进行检查、存储。7.在保留原扫描的每页图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页TIFF格式文件或者多页PDF格式文件，文件名采用采购单位规定格式进行命名。8.将扫描形成的图像文件全部刻录成光盘，并提供详细清单，不得有差错。9.刻录盘片要求是独立包装的高质量光盘。10.将扫描合并后的（多页TIFF格式或者多页PDF格式）每份图像文件对照数据库原有的目录数据，批量挂接并导入数据库。二、著录质量控制1.按原目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）和用户的要求（即上述案卷目录和文件级目录要求）进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。2.自拟目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。3.目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对（一稿双录，人机校验）的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。4.一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在采购单位管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过1%；根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在采购单位目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。三、数据挂接质量控制数据挂接：将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确。四、档案加工软件对质量实行全流程监控我公司将采取软件质检、专人质检、交叉质检、项目经理质检、客户质检和联合质检6大措施来严把质量关，确保档案加工质量始终符合客户方的要求。（一）质量检查1.纸质档案整理质量检查（1）建立卷宗1）在系统的“实物档案管理”栏点击“建立卷宗”，进入整理组组长为接收组所提交过来的案卷建立卷宗的操作界面。2）选择好相对应的案卷分类号，然后点击“查询”键，系统会将接收组所提交过来的案卷资料全部列出。3）首先将待建卷宗的“案卷分类号”选择好，然后点击“新建卷宗”，系统自动生成一个卷宗号，点击“查看可建卷资料”再将下面的受理单号进行“打√”，点击“添加”键新建卷宗成功，点击“打印”即可打印相应“任务包追溯工作表”（2）组长分配资料1）在系统的“实物档案管理”栏点击“组长分配资料”，进入组长向组员分配资料的操作界面。2）组长在操作界面中选择好需要分配给资料的组员，然后把需要分配给此组员的卷宗号进行“打√”，最后点击下面的“分配”键，分配操作完成。（3）整理组员接收资料1）在系统的“实物档案管理”栏点击“组员接收资料”，进入组员接收组长分配的资料的操作界面。2）组员在需接收的卷宗号前进行“打√”，然后点击上面的“接收所选”按键，接收资料成功。（4）整理组员提交資料1）在系统的“实物档案管理”栏点击“整理组员提交资料”，进入组员将整理好的资料提交給录入人員的操作界面。2）首先选择好分配人员，然后选择需要提交给的卷宗号，最后点击分配键分配成功。2.信息著录质量检查从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。3.扫描图像质量检查1）点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的扫描图片资料下载过来。2）点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点“确定”键下载成功。3）扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质资料来检查图片内容是否一致，扫描效果是否清晰和完成，如果出现异常情况，扫描人员需将整个受理单的资料全部进行删除，进行重性扫描，如果无异常出现，所有资料都通过了质检，扫描人员可以点击“保存上传”键，将整个受理单内的扫描图片上传提交。（二）加工流程全程质量监控1.在系统的“综合查询管理”栏点击“档案查询”，进入管理人员查看档案内详细信息和扫描图片以及档案状态流转过程的操作界面。2.首先在查询栏输入需要查询的档案的相关查询条件，然后点击“查询”键，系统会自动将属于此查询条件的档案信息全部列出。3.看的受理单号前“打√”，点击“图像”按键，可以查看该受理单号内已扫描的电子图片；点击“卷内信息”按键，可以查看该受理单号的卷内详细信息；点击“档案状态流转过程”，可以查看该受理单的所有操作流程。3.点击“档案状态流转过程”，可以查看该受理单从档案接收、档案整理、信息录入、打印条码、档案扫描、图像处理及工作量统计等全部流程的详细状态，从而通过加工软件实现档案加工全流程质量监控。（三）项目经理质检1.在系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”，进入归档人员对卷宗进行归档前的最后检查操作界面。2.在需要归档的卷宗号前“打√”，然后点击“打开卷宗”键，将此卷宗打开。3.在卷宗的总页数框内填入正确的页数，然后点击下面的“检查”键，检查操作完成。录入完毕后进行检查，如发现页数有误则对实物进行核对后再进行修改检查确认。4.在系统的“实物档案管理”栏点击“组员提交资料”，进入组员将检查好的卷宗返回给项目经理的操作界面。5.在需要返回给项目经理的卷宗号前“打√”，然后点击“提交所选”按键，提交操作完成。（四）工作量统计——客户质检1.在系统的“综合查询管理”栏点击“前台查询”，进入管理业务人员查阅档案内图片的操作界面。2.此功能界面是提供给客户方前台操作人员查看每笔档案的详细状态。3.在查询栏输入相关的查询条件，点击“查询”键，系统将相关的档案资料列出便可查看档案的详细状态信息。如果要查询受理单号内的文件类目和页数信息，可以在