法院服务外包电子卷宗随案生成扫描服务方案

第一节项目实施计划 2一、项目总体工期计划安排表 3二、项目各阶段工作安排 3三、详细项目工作计划及部署 5四、项目启动 7五、项目启动工作安排 9六、项目启动会议 10七、项目实施进度计划 10八、其他保障工期的相关配套措施 12第二节归档、整理、扫描实施方案 13一、项目实施总体思路 13二、项目实施服务原则 14三、项目依据及参考标准 14第三节归档、整理、扫描操作流程 15一、档案接收 17二、分类编号 18三、组卷整理 18四、信息著录 21五、档案扫描 23六、质量检查 26七、装订装盒 30八、总体检查 31九、上架入库 33十、最终验收 33第四节数字化加工流程管理软件加工流程及功能概述 33一、创建电子卷宗 35二、智能扫描识别 36三、电子卷宗智能编目 39四、电子卷宗目录管理 43五、电子卷宗智能校对 44六、智能关联匹配 45七、二维码应用 45八、案件要素回填 46九、电子卷宗生成 47十、电子卷宗自动归档 48第五节档案安全保密措施 48一、安全保密性管理措施 49二、现场管理控制 52三、项目安全保密制度 52第一节项目实施计划为保障XX法院档案整理扫描服务项目能够如期按照XX个月内（稍提前完成），我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第一阶段为项目准备阶段、第二阶段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、第五阶段为项目验收阶段。详细的工期进度见工期计划安排表：一、项目总体工期计划安排表本项目服务期限为XX个月，自收到采购人书面通知进场时间开始提供服务之日起计算。详细工期计划安排如下：项目阶段工作描述时间天数时间跨度备注项目准备阶段人员、设备、场地、需求调研、实施标准、流程、实施计划确定等合同签订后X个工作日内项目试运行阶段法院卷宗档案整理、扫描合同签订后第X-XX个工作日项目正式运行阶段法院卷宗档案整理、扫描合同签订后第XX-XXX个工作日项目收尾阶段法院卷宗档案补充整理、补充扫描合同签订后第XXX-XXXX个工作日项目验收阶段扫描验收合同签订后第XX个工作日二、项目各阶段工作安排项目阶段工作安排时限责任人工作描述项目准备阶段项目组组建项目经理合理调配人员项目成员分工项目经理人员的分工协作初安排工作场地软、硬件布置项目经理场地布置项目人员专业知识培训项目经理知识培训保密培训及保密协议签订项目专家签订保密协议项目技术人员调研项目专家确定工作范围项目人员食宿安排项目经理做好食宿准备项目需求再沟通项目专家确定工作计划项目人员及设备进驻项目经理项目试运行阶段项目试运行（流程优化）项目经理包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。项目正式运行阶段项目正式运行（优化人员配置）项目经理主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾阶段项目收尾（质量核查）项目经理主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。项目验收阶段项目验收（交接）项目经理双方共同对项目扫描成果进行总体验收及总结三、详细项目工作计划及部署为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：（一）人员设备准备严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。（二）项目实施场地准备包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。（三）需求详细调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。（四）实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。（五）实施流程设立项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。（六）项目计划制定根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。（七）项目正式运行工作包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。（八）项目收尾工作主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。（九）项目验收工作双方共同对项目进行总体验收及总结。四、项目启动（一）启动程序实施流程设定实施流程设定签订保密协议制定实施计划实施标准确立项目需求调研（二）签订保密协议档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，共同保守档案机密。在项目正式进场前，我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。（三）项目需求调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。（四）实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。（五）实施流程设定项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作10年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。（六）制定实施计划实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与XX法院进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工作，推进项目的具体进程工作。五、项目启动工作安排工作安排时限责任人配合人项目组成立项目经理总公司行政项目成员分工项目经理总公司行政工作场地软、硬件布置项目经理总公司行政项目人员专业知识培训项目经理总公司行政保密培训及保密协议签订项目经理总公司行政项目技术人员调研项目经理总公司行政项目人员食宿安排项目经理总公司行政项目需求再沟通项目经理总公司行政项目人员及设备进驻项目经理总公司行政注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在XX个工作日内完成各项项目进场准备工作。六、项目启动会议项目启动会议的内容：1.召集项目有关人员开会正式宣布项目正式开始；2.介绍项目的背景，目标，组织结构；3.确定项目参与各方的职责和工作范围；4.规定项目的沟通模式（通常情况/重大事件）；5.协商项目各方的相关联系方式。七、项目实施进度计划根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同签订之日起XX个月内。本项目实施进度表中所列时间从合同签订之日算起。项目阶段工作安排详细说明工期项目准备（合同签订后5天内完成人员配备、培训及正式进场工作）人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。准备工作包括人员准备和设备准备：人员准备工作及人员基础性培训工作。项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。本项工作需要客户相关负责人给予支持和配合。项目试运行需求详细调研：详细调研XX法院对于项目的期望和目标，工作的内容及数量等安排档案专家1名详细与XX法院负责人进行调研，制定详细的工作计划。实施标准确立：档案整理及数字化标准确立邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准必须由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。我方负责所邀请专家的全部费用，完全符合各项标准与要求，确保档案顺利移交。实施流程设立：我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。我方将及时处理工作中的各项问题，此阶段工作量将处于逐步提升工程中。项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。我方负责出本项目的工作计划，供XX法院审核通过后正式按照项目计划进行项目运行和管理工作项目正式运行项目正式运行工作：包括档案整理、录入、质检各环节顺利运转。项目正式运行期间须保证每日完成计划的工作量。项目收尾项目收尾工作：主要进行项目内检工作，包括邀请相关专家协助内检并完善。项目收尾阶段的内检工作，进一步确保项目工作的质量。项目验收项目验收工作：双方共同对项目进行月度验收、总体验收及总结。按照项目整理验收标准进行项目验收。项目管理项目管理工作：包括项目各环节监控、质检管理、人员管理和绩效考核管理。项目管理过程中须及时做好设备维护和人员储备更换工作。八、其他保障工期的相关配套措施任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按照工期进度顺利完成实施，我司将从以下五个方面限制风险的发生。1.XX公司从公司现有工人中，挑选最熟练、最精干的扫描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证工作协调，利于业务的开展。2.XX公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件，减少由于硬件问题而造成不必要的时间浪费。3.XX公司在合同签订后提交详细的工作计划，并在工作过程中不断进行改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度提高工作效率。4.双方加强对工作人员技能培训，每周对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。协调好各个环节的工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。5.双方加强对工作人员进行安全和保密意识培训，杜绝意外和泄密事件的发生。严格按照数字化加工的各项规章制度，对工作人员进行约定。第二节归档、整理、扫描实施方案一、项目实施总体思路实现XX法院电子卷宗随案生成扫描工作外包服务档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。XX法院档案整理扫描服务项目数量大，工期长，任务重。在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有10年档案工作经验以上的档案专家进一步调研情况，与XX法院沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为100%。二、项目实施服务原则按照XX法院电子卷宗随案生成扫描工作外包服务项目工作需遵循如下原则：1.在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间的历史联系；2.依照XX法院档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系；3.结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用；4.充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。三、项目依据及参考标准1.档案管理主要法规《中华人民共和国档案法》；《中华人民共和国档案法实施办法》；2.业务标准与技术规范《归档文件整理规则》；《档案著录规则》；《纸质档案数字化规范》；《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；《档案分类标引规则》；《电子文件归档与电子档案管理规范》；《XX法院业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX市档案馆进馆质量要求。第三节归档、整理、扫描操作流程分类编号分类编号案卷信息目录信息质量检查I检II检装订装盒客户抽检阶段验收归档入库全程质量监管全程协助档案管理工作档案整理扫描流程图档案接收组卷整理信息著录档案扫描总体检查最终验收一、档案接收本项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和XX市XX法院的相关归档要求接收案卷。1.对档案资料的完整性进行检查，将档案从XX法院的档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。2.对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒（卷），不出现漏登记或重复登记。由XX法院和加工方专人在出库移交清单上签字确认。3.对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。我司考虑到XX法院提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。二、分类编号本项目招标文件要求：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。我司依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。三、组卷整理本项目招标文件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。我方应严格按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015）进行整理。我司详细工作内如下：（一）原件拆卷自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进行文件的整理；多页粘贴在一起，要分开单独处理，注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人。（二）案卷分类依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。（三）组卷在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。1.卷内文件材料齐全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的证件和附件及其页数都应齐全完整。2.保持卷内文件材料之间的有机联系将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。文件材料之间的联系主要有以下几种文件材料在内容特征方面的联系文件材料在责任者特征方面的联系文件材料在时间特征方面的联系文件材料在文种特征方面的联系。3.卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20至150页之间为适。（四）修裱粘贴为保证XX法院档案整理扫描项目的顺利进行，必须对部分已破损的档案进行修裱粘贴。档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后复原装订。1.修裱前整理档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。2.修裱对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱。3.修裱后复原把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。（五）重复页的抽离及废纸处理档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由招标人处理。档案整理处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作场地。（六）盖章按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容（七）填写封皮按要求填写封皮（八）填写盒脊按要求填写盒脊（九）打印依据各类业务项目专业分类表中规定的单位代字、科研代字、项目代号、专业代字、顺序号、支号等。文字材料档案编号结构形式与实例。图纸档案编号结构形式与实例。卷内目录按照统一格式填写，文号写全称，需注明年代，提名单的年月，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内目录打印模板。确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标签等。四、信息著录本项目要求：在核对纸质档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。我方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-2022）进行著录。对数据与实物进行对比检查，发现目录信息不全，进行补录入，系统提供了常用项便捷录入，可直接在常用项上双击就可完成录入。若常用项里没有也可手动在目录名中进行输入，然后点击增加按钮直接添加。我司信息著录方式方法如下：（一）按原目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》和XX市XX法院的要求（即上述案卷目录和文件级目录要求）进行著录，建立档案目录数据库。并将档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。（二）自拟目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》和XX市XX法院的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。（三）目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对（一稿双录，人机校验）的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。（四）一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档案馆管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过1%；根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。五、档案扫描本项目档案扫描要求：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。我司档案扫描主要工作有：（一）档案扫描1.采用专业文件扫描仪和采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。2.严格遵守并达到国家标准：《纸质档案数字化规范》。3.文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。4.黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。对于纸质较差的原件，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。差错率不得超过1%。5.扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过1%。（二）图像处理扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1．图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2．图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3．字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。4．图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。5.对扫描的图片进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；保证图像端正、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于2度、对图像中的污点进行清除（不对图像内容进行修改），图像在50%的比例下浏览看不到电子档案污点。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。（三）二校处理图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、少扫等现象，及时进行补扫。污渍、黑边、偏斜、纠偏处理数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于1度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。全文页面及局部文字的加深和变浅图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页、或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。（四）批量上载将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确。（五）合卷处理扫描图像文件扫描加工过程中形成的图像成品，按照实体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。六、质量检查（一）II检我司安排专人对XX法院档案整理扫描项目成果进行质量检查和把关。检查样本为每份业务档案全部的内容。质检包括以下几项：1.按整理单上的记录，检查每册档案是否符合整理规范。2.每册工程、案卷及卷内目录信息是否正确。3.每册内容是否齐全，排序、页码是否正确。4.档案原件装订还原质量。5.扫描图像质量。6.图像挂接质量7.对于工程图纸折叠是否规范，是否符合国家和采购人相关标准。如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。工作分类质检项目整理、装订1.档案实体资料完整；2.案号；3.整理文件、装订、装盒顺序；4.页码；5.保持同一份文件的完整；6.漏装订；7.托裱平整去钉；8.说明、标注；9.图纸折叠；10.附件。数据采集、著录与工作要求保持一致。（二）II检（项目抽检）经过专业档案质检人员质检无问题后，我方安排项目经理对本项目数字化的成果进行抽样检查，做好质量的把关。抽检样本必须按照100%的比率进行复核。抽检包括四方面：1.案卷及卷内目录信息核查质量；2.档案原件装订还原质量；3.扫描图像质量；4.图像挂接质量。如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。（三）质量检查通过客观软件系统实现以上各级质量检查人员可以很方便从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。（四）电子档案质量检查点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的扫描图片资料下载过来。点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点“确定”键下载成功，如下图所示：扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质资料来检查图片内容是否一致，扫描效果是否清晰和完成，如果出现异常情况，扫描人员需将整个受理单的资料全部进行删除，进行重新扫描，如果无异常出现，所有资料都通过了质检，扫描人员可以点击“保存上传”键，将整个受理单内的扫描图片上传提交。（五）实物档案质量检查系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”，进入归档人员对卷宗进行归档前的最后检查操作界面。在需要归档的卷宗号前“打√”，然后点击“打开卷宗”键，将此卷宗打开。在卷宗的总页数框内填入正确的页数，然后点击下面的“检查”键，检查操作完成。录入完毕后进行检查，如发现页数有误则对实物进行核对后再进行修改检查确认。七、装订装盒档案整理扫描成果经过I检、II检无误后，我司安排专人对档案进行装订装盒的工作。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。3.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。八、总体检查（一）Ⅲ检（总体质检）经过项目经理抽检无问题后，我司对档案进行盖盒、装订、装盒工作。随后我方安排项目负责人对本项目的成果进行总体检查，检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合XX市档案馆进馆要求。项目负责人总检的比例不得低于10%，质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，总体检查无误后再交由XX市XX法院验收专家组成员对我司数字化成果进行最终验收工作。（二）阶段验收XX法院对我方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到100%、XX法院可提供下一批次案卷，但我方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于100%，XX法院有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，XX法院将该批案卷全部退回给我方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由我方负责。1.验收方式以数据抽检方式，对数字化成果进行质量核查。抽检样本为每个工程项目总量不得低于10%比率的档案。抽检包括四方面：（1）案卷及卷内目录信息核查质量；（2）档案原件装订还原质量；（3）扫描图像质量；（4）图像挂接质量。如抽检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”。2.验收标准以抽检部分档案对应的数量（卷、页）为基数，各项抽检合格标准如下：（1）案卷及卷内目录信息核查：保证修改后的信息内容（责任者、工程名称、建设规模、层数、栋数、结构、案卷名称、目录名称等）差错率≤1‰。（2）档案原件还原装订：保证档案原件装订规范，图纸排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差错率≤1%。（3）扫描图像质量：漏扫率≤1‰，图像的倾斜度＜2度，扫描顺序错误率≤1‰，图像清晰、完整、无缺损率≥0.5‰，图像命名正确率100%。（4）图像挂接：挂接正确率100%。3.验收审核（1）采购单位每个月会按期对我方提交的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，我方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格则全部发回我方全面自检。（2）在验收中检出的错误，我方及时、无偿予以纠正并再提交重新验收。（3）全部档案验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为我方违约。九、上架入库装订装盒后，我司与XX法院档案负责人办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。同时，我司派专人1人协助XX法院进行档案管理工作，协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其他工作。十、最终验收项目全部完成后，由我司负责组织XX法院相关领导、档案专家、其他相关专家对我司最终档案整理、数字化成果进行最终验收。验收合格后，由XX法院开具《档案整理扫描项目验收合格证》及《客户满意度评价表》；由我司对项目运营情况进行最终总结，提交项目总结报告一份给XX法院。第四节数字化加工流程管理软件加工流程及功能概述卷宗随案生成主要是将案件的纸质卷宗转换为电子卷宗文件，具有卷宗批量扫描、OCR识别、卷宗校对、卷宗自动命名和分类、自动归档、卷宗和案件自动匹配、阅卷辅助等功能。一、创建电子卷宗在立案窗口增配专业扫描人员和扫描设备，对当事人提交的起诉状、证据副本、答辩状、委托书函等案件材料，进行集中快速扫描。符合技术要求的，作为电子卷宗自动引入，减少重复扫描，实现对纸质诉讼文件的扫描采集，并通过文本识别技术将扫描生成的图片格式的诉讼材料转换为可选择、可复制的文档格式，根据立案庭或办案庭室的扫描的案件，对每个案件的编号创建唯一的电子卷宗标识，保证一案一卷。二、智能扫描识别通过文本识别技术将扫描生成或本地引入的图片进行文本识别，实现自动命名，自动归目，并将所有的诉讼材料转换为可选择、可复制的双层PDF格式。（一）集中分散双扫描模式目前法院的卷宗来源分为立案阶段与审理阶段，立案时原告或公诉机关等提供诉讼材料，审理过程中，当事人提供答辩状或证据材料等。在法院案件流程节点中也会涉及不同的用户，应用场景也不同。本系统支持集中与分散两种模式，集中模式是指法院立案阶段的扫描，由立案庭负责，分散模式指案件分案后具体业务庭承办人根据某一案件当事人提供情况进行补充扫描，充分满足了诉讼中补充材料的随时扫描、随时上传，保证常规诉讼材料可进行有效采集。在实际工作过程中，也推荐支持采用集中+分散的混合模式，立案阶段集中，审理阶段分散，零散材料分散，完整材料集中。（二）图像处理在传统扫描中，仅仅是将纸质卷宗通过扫描仪转换为电子图片，在扫描过程中若没有按照正确方式扫描，就会出现图片翻转甚至会出现噪点，双面扫描还会产生空白页，大大降低了扫描质量，为法院造成了二次扫描、人工调整等繁杂性事务工作。本系统具有一套图像预处理算法，主要包括图像二进制化，去黑边、自动调整亮度、对比度、噪声去除，倾斜校正等算法；OCR通过大量数据训练，以及通过自有的专业算法对识别图像进行噪声处理和倾斜矫正，能够处理大部分场景的小角度倾斜图像。（三）自动剔除空白页在法院的日常扫描中，会接受各种来源的卷宗材料，除了常规的单页扫描外，部分材料是双页都有内容的，因此扫描时需要双页扫描，在批量性扫描时会产生空白页。本系统采用独有的空白页识别算法，通过OCR识别的内容、像素级技术判断，将多余的空白页自动剔除掉，同时我们也提供剔除的空白页进行暂存管理，提供缩略图的方式快速查看空白页剔除情况。（四）卷宗高速上传、断点上传本系统支持扫描后的卷宗可以批量高速上传至服务器，避免了大批卷宗上传时长时间等待的场景，同时针对网络异常情况，还支持卷宗重新上传以及断点续传功能，并支持法院自行配置其功能参数。（五）高速扫描、高清拍摄案件的卷宗材料一般包括公诉书、起诉状、身份信息、证据材料，委托代理、收据等内容，同时卷宗材料也有是审理中的，也有结案归档的，数量较多，材料内容繁杂。本系统兼容常见品牌的扫描仪及高拍仪，支持批量快速扫描与高拍仪高清拍摄，扫描速度达到了每张小于1秒，扫描分辨率也达到了600dpi，并兼容目前各主流操作系统，扫描结果可以自定义转换为多种格式，例如JPG、TIFF等。高速拍照仪可拍摄A3/B4尺寸的卷宗材料，分辨率达到300dpi，同时也具备影像自动调节功能，包含调整亮度、曝光度、锐利度、色彩等。三、电子卷宗智能编目电子卷宗人工扫描编目需要编目人员对电子资料进行识别拆分、提取文件标题并手工输入文件名，费时费力。电子卷宗智能标注编目，将上述工作交给机器完成。扫描员将一叠厚厚的诉讼材料放入扫描仪扫描成电子文件的同时，即在后台通过图文识别、自然语言处理等技术，将所有电子文件自动区分为一份一份的独立文件，并根据文本、图像判断文本的类型及标题，将每一份文件命名为如起诉状、授权委托书、身份证－姓名、营业执照－公司名称、合同、发票、送货单、照片、送达回证、判决书等文件名。同时，使得每一份证据均被标注特定名称，为电子卷宗的深度应用包括“随讲随翻”电子质证系统实时语音唤醒证据展示、诉讼材料全文检索、“左看右写”文书制作、电子档案一键生成等，提供了必要的前提和基础。受人工智能的技术局限性、新类型诉讼材料不断出现以及卷宗材料本身可识别性等因素影响，系统采用“人工智能+人工校对”的方式，提供人工快速校验功能，确保编目准确率达到100%。人工校验的结果自动反馈到深度学习框架，系统通过对校验修正结果进行自动学习，实现自我优化，持续提升文件拆分及标题标注准确率。（一）自动编目及命名传统的电子卷宗产品，在扫描后还要对每一份卷宗进行命名与归类，形成规范性的文件；或者在扫描的时候纸质卷宗必须按照一定的摆放顺序扫描，极其不方便。本系统针对目前正在扫描识别的文件，采用专有的语义分析规则，可以自动对这些卷宗文件进行自动文本识别、归类及命名，减少用户进行大量烦琐的手动分类工作。（二）目录调整卷宗分类依托于OCR识别技术与司法卷宗数据支持，通过技术分析卷宗特征，实现自动命名，当前技术已能实现绝大部分的编目，并持续完善中。本系统支持便捷的目录拖动调整与修改卷宗名称功能，并支持1400余种司法卷宗类型，且在不断完善中，并支持模糊查询，快速纠正目录。（三）目录自定义目前最高院发布的归档目录结构是统一的，包含了各种案件类型，审判程序，目录全面，但在实际的案件审理中，各级法院中都有多年积累的归档经验，因此，实际使用中对目录的需求是有差异的。本系统采用了灵活的开发方式，配备了目前所有的案件类型及审判程序，支持法院自定义调整目录顺序、名称，以及对应目录的卷宗。扫描的卷宗能够根据定义的卷宗目录进行自动编目。（四）目录检查本系统支持基于最高院目录标准及自定义的目录要求，实现了目录自动检查功能，对扫描之后形成的电子卷宗目录进行核对检查，对于不完整或者缺项的卷宗目录，进行标记提示查漏补缺。四、电子卷宗目录管理提供电子卷宗目录管理功能，根据实际需要，支持手动调整电子卷宗材料名称、调整电子卷宗材料排列顺序、调整电子卷宗目录名称、调整电子卷宗目录顺序，支持电子卷宗材料名称调整后自动归目。具体功能如下：1.自动生成电子卷宗封面、证物袋、备考表、卷底，完全符合最高法院关于电子诉讼档案的目录规则。2.根据案件类型自动生成缺省的电子卷宗目录，可按照证据材料及法律文书进行分类；3.自动归目，通过对卷宗内容提取，对材料进行归目；4.卷宗目录支持多层级，并支持以法院为单位根据需求对电子卷宗目录的顺序、目录名称、目录的层级关系的配置；5.提供目录关键字检索功能，可根据关键字自动定位对相应目录。五、电子卷宗智能校对考虑到OCR识别可能存在某些误差问题，系统提供了左右分屏的方式，对比图片文件与识别内容，选择识别文本中的文字信息，系统对图片文件进行定位、高亮显示，从而提高文件校对的便捷性，保证电子卷宗识别的准确性，确保生成的电子卷宗能够深度应用，解除法官对电子卷宗存在的“不相信”心理。校对系统界面如下图：本系统为方便校对，提高电子卷宗使用率所开发的一套服务于校对人员使用的系统。系统具备逐行校对功能，实现左侧图片与右侧识别文字相对应显示，保证扫描图片识别结果的准确性。六、智能关联匹配如何与法院当前的案件管理系统进行关联，对法院用户而言，是一个简单但十分必要的步骤。当用户完成卷宗文件校对后，系统提供了智能匹配关联案件功能，即系统可以自动根据当前案件的当事人信息和案件类型自动进入办案平台数据库进行关联案件信息匹配，用户确认后，即可一键快速上传到办案平台中。支持从电子卷宗中提取案件信息，并对案件信息进行校验、警示。1.提取信息：支持从电子卷宗中提取审判流程管理和司法统计所需基本信息；2.可对信息的提取来源在卷宗中进行指示；3.如果指向同一信息点的信息有不同来源，且不同来源给出的信息内容不一致，应进行警示；4.支持按照逻辑或核对关系对提取信息之间的准确和一致性进行校验，发现不一致的，应进行警示。七、二维码应用支持电子卷宗生成二维码，通过技术解析分析到该二维码具有案号、案件类型，自动获取到卷宗的案号与案件类型，有效地避免了人工输入导致的失误性操作，同时也可以运用二维码快速查找某案件的电子卷宗，实现案件与电子卷宗的快速关联、电子卷宗与纸质卷宗的快速关联。同时也有部分法院的工作方式为立案前扫描，意味着没有案号，当事人前来诉讼时先进行扫描材料，无法与案件进行关联，针对这种工作方式我们支持在扫描后生成该批次的二维码，打印的二维码与纸质卷宗粘贴绑定，立案庭法官可以扫描二维码分析卷宗进行智能化立案审查，此功能实现了立案庭电子化网上立案审查，为立案庭人员审核案件时提供了辅助指引。八、案件要素回填自动识别电子卷宗图片中文本信息，并且将识别后的文本进行结构化提取，提取范围要素不仅包括最高人民法院要求的案件基本信息、当事人信息，还能提取案件事实要素，并根据立案庭、审判庭的需要，实现立案阶段和结案阶段的案件要素回填，免去法官逐字录入的烦琐工作。全面覆盖核心案件类型：目前系统支持民事、刑事（公诉）、行政的一审和二审，以及普通执行四大类案件立案文书与结案文书的自动转换和信息提取，提取准确率在95%以上。系统提供立案要素智能比对，在立案窗口通过双屏显示，当事人可以对提取的案件要素进行智能比对，确保信息录入的准确性。九、电子卷宗生成电子文档采集后，可根据已上传的材料自动生成PDF格式卷宗，并满足以下要求：1.根据案件信息自动生成卷面；2.根据上传的电子文档自动生成目录；3.可在材料右上角增加页码标识，并根据实际情况自动更新页码排序。十、电子卷宗自动归档按照《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》的要求，将电子卷宗一键转化为电子档案。1.生成电子页码：生成归档后的电子页码；2.生成归档目录：自动生成归档目录列表；3.自动生成必要的归档信息：根据案件基本信息及卷宗管理信息，及法院需求生成归档信息。第五节档案安全保密措施档案是记录城市发展、生活变迁的“活历史”；档案更是一个国家、一个社会乃至每一个平民百姓在历史进程中的忠实记录。档案具有原始性、唯一性的特点，有着不可替代的作用。XX公司拥有大量的档案整理及数字化加工成功案例，档案整理及数字化项目中信息资源的安全性是项目实施中的重中之重。档案中涉及采购方的诸多重要信息，若做不好安全保密工作，后果将不堪设想。公司一直视档案及其信息安全为档案维护及管理的重中之重，在长期的服务过程中形成了一套严密而有实效的安全控制措施，切实保护档案实体及档案信息的绝对安全，确保档案安全管理目标“零事故”。档案整理及数字化加工项目工作流程的安全保密控制是必须考虑的，根据我司多年档案整理、数字化加工项目档案安全保密经验，我司着重从以下几个方面考虑，制定相应的安全性方案：制定可行的安全与保密制度，对参与项目人员进行安全保密培训，增强工作人员的安全保密意识，所有工作人员均应签订项目安全保密协议；1.加工场地应具有防火、防水、防盗措施，项目始终有全程全方位监控，场地安装监控设备，24小时进行监控；2.所有工作人员统一服装，所有与工作无关设施，如提包、手机、照相机、U盘等存储设备，没有经过允许，不得带入加工场地；3.对加工用的所有电脑只能在内部局域网使用，不与采购人局域网在同一网段，不与外网连接。信息接收工作依靠存储介质完成，整个过程由采购方技术部门负责，项目组协助档案信息的导入工作。所有加工用的电脑全部屏蔽USB接口、光驱等移动媒介的使用，防止非法下载数据以及预防外来病毒入侵网络系统，项目组的内部数据传递依靠局域网来完成。一、安全保密性管理措施作为专业的档案服务机构，XX公司有为众多政府机关、企事业单位及大型国有企业提供档案服务的丰富经验，并在长期的服务过程中形成了一套行之有效的安全风险控制机制，在组织、技术、流程及现场管理等各个方面形成了事先预防、过程管理和应急处理的管控模式，确保档案实体及档案信息的安全。（一）组织保障措施1.我司将和招标方签署《项目外包服务保密协议》，XX公司承担自身派遣团队所有成员因违反保密协议而造成的所有责任；2.XX公司参与本项目的所有工作人员需通过招标方的审核并备案。项目服务外包合同签订后XX公司将向招标方提供《项目工作人员登记表》、工作人员身份证复印件，（每人一式一份）及骨干成员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。3.XX公司参与本项目的所有工作人员将接收招标方组织的档案保密安全教育，严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，对在档案整理及数字化服务过程中涉及到的档案内容承担保密义务，保证采购方档案文件资料的安全、完整，不摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容；4.我司在本项目的所有工作人员除遵守采购方的相关保密规定外，还将与我司签订公司内部保密协议。（二）技术保障措施1.良好的信息安全保证措施的有效性在很大程度上取决于设施、设备的配置和技术管理。招标方负责项目实施现场的安全保障措施，如视频实时监控系统等；2.我司负责组建的内部网络，将断绝和采购方单位内部局域网及外网的连接，保证信息安全；3.信息接收工作依靠存储介质传递，整个过程由招标方技术部门负责，项目组协助信息的导入工作；4.屏蔽USB接口、光驱等移动存储介质的使用，防止非法下载数据及预防外来病毒入侵网络系统，项目组内部的数据传递依靠局域网完成；5.在系统应用安全层面做到身份认证、访问控制、授权；在数据安全层方面实行数据加密；6.对服务器的关键操作和运行状况，实行日志记录，用以检测无意或者恶意的非法操作。（三）流程控制措施档案安全控制的关键点在于档案实体本身和档案信息流转过程中两个环节或系统的交互节点。因此，档案安全管理的重点是动态安全管理，信息数据传输的安全性依靠技术手段来解决，档案流转状态下的安全则有赖于工作流程的控制。建立《档案流转登记表》进行状态监控，随时跟踪每一份处于流程中的档案所在工序和具体位置。使整个处理过程交接清晰，责任明确，杜绝安全风险。二、现场管理控制1.项目组所有人员需穿着XX公司工作服，发放专用证件或IC卡，以清晰辨别与项目无关的人员进入。每次进出均需进行登记。2.撤离项目人员时将回收其专用证件，取消其进入该操作间的门禁权限及系统中的ID。3.所有的第三方人员包括XX法院出入档案加工现场均需获得招标方授权人员同意，办理登记手续，佩戴“访客”胸牌，并由项目主管带领进入及全程陪同。4.XX公司工作人员未经招标方的同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘及硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3.MP4.报刊、纸张及其他随身物品带入档案加工场地，也不得将加工场地内的物品擅自带出场地外。5.严格遵守保密要求，不将档案带离工作现场，不以任何形式将档案加工成品私