英文书信格式规范

关于英文书信格式规范

书信是应用文主要考试题型,包括自荐信、邀请信、投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。如2001年6月（写一封信给一位校友，对度假安排提出建议）以及2002年1月（要求就本校食堂的状况给校长写一封信）。书信写作格式非常重要，格式不正确往往是很多考生失分的主要原因。第2页,共30页，2024年2月25日，星期天

一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：信头(Heading)、信内地址(InsideAddress)、称呼(Salutation)、正文(Body)、结束语(ComplimentaryClose)、签名(Signature)、附件(Enclosure)、副本转送(CarbonCopies)、再启(Postscript)等。英文书信的组成部分第3页,共30页，2024年2月25日，星期天

一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电话号码，最后一行写发信日期。信头第4页,共30页，2024年2月25日，星期天ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044People’sRepublicofChinaTel:86ug.20,2009(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,2009(英式)

并列式斜列式第5页,共30页，2024年2月25日，星期天

信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。信内地址第6页,共30页，2024年2月25日，星期天Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式第7页,共30页，2024年2月25日，星期天JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008信头寄信人的地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000信内地址收信人地址DearMr.Wang,称呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段开头右缩进约五个字母Sincerelyyours,LiWei结束语及签名正文下一、二行处Encl:PersonalResume

第8页,共30页，2024年2月25日，星期天关于称呼不认识的人：DearSir/Madam认识但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友：DearMary第9页,共30页，2024年2月25日，星期天关于结束语写给机关、团体或不认识的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…写给长者或上级：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或亲戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…第10页,共30页，2024年2月25日，星期天信件常用称呼和落款用法情况称呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名，但关系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且关系亲密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love第11页,共30页，2024年2月25日，星期天附件信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若多个附件，则应写Encls.副本转送信件若有副本转送，应在左下角注明CC.再启再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙第12页,共30页，2024年2月25日，星期天并列式/齐头式/正排式这种格式的要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不向右缩进，因而整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐，单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函中是目前最为流行的英文书信格式。第13页,共30页，2024年2月25日，星期天[YourName][Adress][Phone][Date]Re:[Towhatthisletterrefers][CERTIFIEDMAIL][PERSONAL][Recipient’sName][CompanyName][Address]Attention[Recipient’sName]Dear***第14页,共30页，2024年2月25日，星期天[Body]Sincerely,[Signiture]Encl:cc:第15页,共30页，2024年2月25日，星期天信封的写法WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr.WilliamJones收件人姓名UniversityofPittsburghPittsburgh15213收件人地址第16页,共30页，2024年2月25日，星期天英文书信的基本原则英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（具体）,Conciseness（简明）,Correctness（正确）,Courtesy（谦恭）,Consideration（谅解）。第17页,共30页，2024年2月25日，星期天1.完整一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系，可以避免由于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得是否完整，建议用5个W来检验。例如在定货信中，必须明确说明：（1）需要什么商品（Whatyouwant）；（2）何时需要（Whenyouneedthegoods）；（3）货物发到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent）；（4）如何付款（Howpaymentwillbemade）；（5）为什么（Why）；如拒绝对方的要求，或对对方提出要求时应说明理由2.清楚清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。例如：原句：Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改为：Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.第18页,共30页，2024年2月25日，星期天3.具体书信中的具体原则指信要写得具体明确。特别是答复对方要求的信，一定要具体，如对电报、电传的日期、号码等要交代清楚。例如：原句：Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改为：WeconfirmourtelegramofMarch18.4.简洁书信应行文流畅、言简意赅，避免冗长。例如：原句：Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter…改为：Weapprciateyourletter…第19页,共30页，2024年2月25日，星期天5.正确英文书信中，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也应准确无误。6.谦恭语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。7.谅解写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如：原句：Wewon’tbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改为：Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.第20页,共30页，2024年2月25日，星期天特殊信函（1）—投诉信

开头段：说明与收信人的相关性，并标明写作意图。主体段：写明投诉的原因，要展开说明。可以说具体理由，也可以说问题的具体体现方式。此外，提出你对如何改进或解决问题的建议，清楚地表明你希望问题如何得到解决。结尾段：表达你希望上述问题得到迅速解决的强烈愿望，并对有关人员作出的努力表示感谢，希望尽快得到满意的答复。第21页,共30页，2024年2月25日，星期天特殊信函（1）—投诉信Dear***,_________.NowIamwritingtocomplainabout________._______.ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere.Firstly,_______.Moreover,_______.Worseofall,_______.Ibelieve________.Itisnotproperlysettled,IwouldcomplaintotheConsumers’Association.Atthesametime,Isincerelyhopethat________.Iwouldbegladtosee_________andIlookforwardtoadaywhen_______.句型：Iamwritingtoyoutocomplainabout…Toimprovethissituation,itisadvisabletotakethefollowingmeasure.Foronething..Foranother,…Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible.第22页,共30页，2024年2月25日，星期天特殊信函（2）—求职信

开头段：说明信息来源，并说明写作意图。主体段：介绍相关工作经历、学习经历及个人本性，以表明你可以胜任这个职位。结尾段：表示强烈的期盼，并希望尽快得到答复。第23页,共30页，2024年2月25日，星期天特殊信函（2）—求职信DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor______thatyouadvertisedin______.Iamastudent_______,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,________.Ihaveafairmasteryof______.Asforexperience,________.Therefore,Iamconfidentthat______.Incidentally,couldyoupleaseinformmeof________?Ihope_____.Icanbereachedat_________.Thankyouforconsideringmyapplicationagain.Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually,meetingyou.

句型：Ihavereadyouradvertisementin…(刊物名)of…(时间)forasecretary,andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition.Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience.第24页,共30页，2024年2月25日，星期天特殊信函（3）—询问信

开头段：说明写作意图，说明写这封信的目的是寻求什么样的信息或帮助。主体段：询问具体问题，强调所需信息的重要性。结尾段：表达获取信息的强烈期盼，提供联系方法以供收信人与你联系。并对有关人员表示感谢。第25页,共30页，2024年2月25日，星期天特殊信函（3）—询问信DearSirorMadam,Iamwritinginthehopethat_______.Iamastudentmajoringfor______,who______.Iamlongingtojoinacluborcommunitybecause____.Furthermore,___.Inmysparetime,_____.Specifically,Iwouldliketo____.Ifpossible,Iwouldliketo_____.Iwouldbemuchobligedtoyouif_______.AndIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.句型：Iwouldliketoinquireaboutsomeinformationon…Ishallbegratefulifyoucouldhavedetailsconcerning…Iamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.第26页,共30页，2024年2月25日，星期天道歉信句型Imustapologizetoyoufor…Pleaseacceptmysincereapologyfor…oncemore.感谢信句型Iamthankfultoyourforyourunselfishassistanceduring…Myappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondmywords.IwishIcouldrepayitsomeday.邀请信句型Iampleasedtoinviteyourtoparticipatein…tobeheldform…to…in…Iamlookingforwardtoyourreply,andeventuallyseeingyou.第27页,共30页，2024年2月25日，星期天求学信句型Iwishtoapplytoadmissiontoyourdepartmentasapostgraduatestudent.Itwouldbeappreciativeofyouifyoucouldsendmesomerelevantinformationatyourearliestconvenience.推荐信句型Iamverygladtorecommendtoyouastudentofmine,Mr./Miss…,tobeanidealcandidatefor…Ifanyfurtherinformationabouthim/herisrequired,plea