高效时间管理

关于高效时间管理认识时间障碍分析如何运用时间掌握各种有效控制时间的工具订出行动方案课程目标第2页,共58页，2024年2月25日，星期天时间管理的错误观念时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势我有使用计事本和行事历，这还不够吗？第3页,共58页，2024年2月25日，星期天这个课程带给大家最

重要的讯息是………...不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定,及你可以做些什么和要做些什麽第4页,共58页，2024年2月25日，星期天认识时间障碍第5页,共58页，2024年2月25日，星期天什么是时间杀手?第6页,共58页，2024年2月25日，星期天时间杀手的分类第7页,共58页，2024年2月25日，星期天时间杀手的分类第8页,共58页，2024年2月25日，星期天人最容易掉进的时间陷阱工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议第9页,共58页，2024年2月25日，星期天要懂得管理自己，

首先要认识自己第10页,共58页，2024年2月25日，星期天要管理好自己吗?抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯 订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒第11页,共58页，2024年2月25日，星期天订立计划第12页,共58页，2024年2月25日，星期天订立计划以掌握时间运用企划的概念-拟定计划

订好长期目标,以及的短期目标

根据目标的轻重,安排优先次序

搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”

以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划第13页,共58页，2024年2月25日，星期天

目标是行动的导航灯!为什么需要目标？第14页,共58页，2024年2月25日，星期天成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。－－美国潜能大师伯恩·崔西语为什么需要目标？第15页,共58页，2024年2月25日，星期天哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标为什么需要目标？第16页,共58页，2024年2月25日，星期天25年后调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标

为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士第17页,共58页，2024年2月25日，星期天长期目标:个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?事业目标长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!!!第18页,共58页，2024年2月25日，星期天短期目标项目计划(例如推行–新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的!第19页,共58页，2024年2月25日，星期天“剥洋葱法”“多叉树法”分解目标第20页,共58页，2024年2月25日，星期天Specific-

明确的Measurable-可以量度的Achievable-可以达成的Realistic-实际可行的TimeBound-有时间性的计划目标第21页,共58页，2024年2月25日，星期天命中是偶然的，打不中是必然的！如果没有目标第22页,共58页，2024年2月25日，星期天浩君的故事一、明确的目标

二、工作排列优先次序第23页,共58页，2024年2月25日，星期天你是怎样编排时间计划？一、年度计划－甘特图

二、周计划－执行事项清单

史蒂芬·柯维博士－“与时间有约”第24页,共58页，2024年2月25日，星期天TODOLIST-执行事项清单第25页,共58页，2024年2月25日，星期天TODOLIST-执行事项清单每天做每天同一时间做将优先次序写下由最重要的事情写下第26页,共58页，2024年2月25日，星期天区分优先工作第27页,共58页，2024年2月25日，星期天最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲学家施格兰第28页,共58页，2024年2月25日，星期天理想的工作时间表1/要有正面的工作态度2/留意自己的表现曲线3/预留自己安静的时间4./利用工作日志第29页,共58页，2024年2月25日，星期天请记着:巴雷德“80/20”定理第30页,共58页，2024年2月25日，星期天看看你的工作日志,然后问自己:几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候?你将当天的主要目标完成到什么程度?你会照着优先次序的书面计划做事吗?你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?你花的时间与你的优先次序是否相称?第31页,共58页，2024年2月25日，星期天以行动配合计划将目标写下来 -是什么目标?要达致什么的成果?

行动

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要做些什么?

次序 -哪些应该先做/哪些为后?订下完成 日期及排列优先次序时间估计

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每项的行动需要多长时间?

灵活性

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有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表

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甚么时候处理甚么事项？第32页,共58页，2024年2月25日，星期天立即行动!

1/改变你的习惯

－行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是属于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移!罗曼·罗兰名言：性情即命运!

第33页,共58页，2024年2月25日，星期天立即行动!

2/修正你的态度－时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。第34页,共58页，2024年2月25日，星期天怎样可以增加

你的生产力?

第35页,共58页，2024年2月25日，星期天1.你的办公桌你的工作环境是怎么样?有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?第36页,共58页，2024年2月25日，星期天改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座…..)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方第37页,共58页，2024年2月25日，星期天将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境第38页,共58页，2024年2月25日，星期天2.归档所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档第39页,共58页，2024年2月25日，星期天归档系统一些你需要今天马上完成的事情-DONOW

一些你需要这个星期完成的工作-FILE

一些你需要归档的文件-FILE

有空才阅读的书本-READ

需要传阅的文件-PASSON

一些文件需要等待资料完成-PROGRESS第40页,共58页，2024年2月25日，星期天3.如何处理电话/电邮如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电打电话之前,要把事情重点写下来

要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件自设时限第41页,共58页，2024年2月25日，星期天4.处理会议每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:

我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限,以方便各人安排工作第42页,共58页，2024年2月25日，星期天5.授权授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关

委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智

第43页,共58页，2024年2月25日，星期天授权应有的心态?

把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会它不是用来惩罚下级不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情第44页,共58页，2024年2月25日，星期天授权的形态主要可以分成两种形态：下达指令充分信任第45页,共58页，2024年2月25日，星期天委派授权技巧预期的成果解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问应守的规则订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就,提高士气第46页,共58页，2024年2月25日，星期天如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做第47页,共58页，2024年2月25日，星期天委派授权技巧解释所分配工作的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就,提高士气第48页,共58页，2024年2月25日，星期天6.要懂得说不说不应该是有礼貌要给对方的清晰的解释给对方另外的选择和建议

第49页,共58页，2024年2月25日，星期天7.处理拖延心态为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做?不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后

第50页,共58页，2024年2月25日，星期天改善拖延方法问题文件洗牌 著手工作时间行动每次只处理一项工作-即时去做-交付下属去做-把工作分成若干部分-订出工作时间第51页,共58页，2024年2月25日，星期天改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备,才会把事情做好时间就是金钱第52页,共58页，2024年2月25日，星期天我们可以怎样赢得每一分秒?利用交通时间与运动同