内部控制领导小组会议纪要

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供应处供纪字[2022]03号

供应处内部管理研讨会议纪要

2022年4月21日上午9时，供应处在办公楼一楼会议室召开了“供应处内部管理研讨会”。供应处全体人员出席了会议，与会人员就内部管理绩效考核工作的意义、阅历、问题和完善措施等，进行了广泛的沟通和研讨。会议取得了预期效果，现将会议主要成果纪要如下：

一、对近期处内人员工作状态进行了分析研讨

首先，方案主管凌钊结合部门管理现状及自身感受对近期处内人员工作状态进行了分析说明。重点是部门工作上的被动，原材料方面对市场形势猜测消失偏差，前期的应急预案对资源把握性不强等弱点已经显现出来。辅材方面月度以及窑检修方案选购兑现率不达标等问题仍未得到有效改观。供应处管控职能未能得到充分发挥，并列举了几个典型的案例引证分析供应处目前存在的分散力不强、各人员协作意识差、不够团结、效率低下等问题。

其次，由供应处各人员回顾、反思了前期自身工作中存在的不足以、提出了后期的改进措施及对部门的管理建议，汇报需要部门领导协调解决的问题。

从各岗位人员的汇报状况来看，近期工作中尤其体现在心态上的焦虑和困惑，部分人员甚至流露出了“怕开会”的心迹。对于部门的晚会以及周工作例会等，是提高部门内部管理效率、

分析协调问题的重要沟通平台，一个健康和乐观向上团队是不应当可怕开会的，这就体现出平常工作中存在对自身岗位职责及工作标准熟悉不足、劳动纪律不强、工作效率低下、团结意识不强、分散力较弱、缺乏工作思路、工作热忱有所下降等诸多问题。

二、提高了内部管理绩效考核重要性的熟悉。

供应到处长助理李峰同志重点指出：建立部门业绩考核制度，是供应内部管理体系建设的重大举措。过去，供应处存在的弊端之一，就是工作效率不高，而人员岗位责任没有真正到位又是重要缘由。后期供应处应着手对《供应处内部管理考核方法》进行拟定并对相关措施进行落实，这对提高和调动部门人员工作乐观性、实现供应管理体制创新、推动精细化管理都具有重大而深远的意义。

经部门领导的悉心引导，结合自身工作中存在的不足，各处内人员意识到了内部管理绩效考核重要性。

三、对供应内部管理、考核指标体系建设的几点详细建议。目前，公司绝大多数职能管理部门均做到了自我加压，广泛开展了内部考核制度，同时也积累了肯定的实践阅历，供应处应当多向工作开展较好的其它部门如销售处、财务处、生产处学习。面对公司加强业绩考核的新形势以及全面提升精细化管理的要求，供应处也需要进一步完善供应处内部的考核体系和考核制度，全面提高经营管理水平，促进公司的健康进展。对如何完善内部考核体系，会议提出了如下建议：

1、完善岗位责任制是做好考核工作的基础和前提。没有岗

位，就没有责任；没有责任，就没有考核。要对岗位进行科学设臵，严格按业务、需要设臵岗位，要把岗位职责、权利、义务说明清晰。特殊是担当选购业务的岗位，防止消失因岗位设臵不合理、责任不明确而导致的考核难以操作的现象发生。结合目前人员及岗位变动的实际状况，尽快明确部门岗位分工方案，树立“简洁做人、仔细做事”的理念，坚持“精确     、高效、前瞻、细致”的工作原则，依据各人员详细力量状况进行合理分工，坚持人人有事做，把本职工作做好，把供应工作做全。供应处业务室人员分工暂定方案如下：

2、根据分类考核的要求，制订和完善对处内人员的评价、考核体系。公司《考核方法》的基本原则之一，是分类考核。即根据各岗位人员分工不同的特点，实事求是，公开公正，实

行科学的分类考核。第一、在确定定性与定量权重时，应依据各岗位职责的实际状况，合理确定权重比例，对不同的岗位要有所区分。日常工作考核沿用原来的部门晚会日清日结以及周工作例会考核制度；第二、在确定年度考核中的分类指标时，肯定要综合考虑各分工不同的特点、管理水平及进展力量等因素，不仅对当前有利，而且对今后考核有利。根据不同业务确定不同的考核指标，但考核指标要尽量简化。比如辅材业务员选购到货率考核指标，应摒弃以前“部门平均到货率”的“吃大锅饭”现象，后期实行各自分管物资月度到货率为实际考核指标。

3、针对前期柴油发票丢失的现象，加强对票据传递过程的管理，核算员在收到发票后，两天内登记交业务员，并每旬进行一次通报，而业务员在收到发票一个月内必需完成入库办理，若在30天内没有完成发票入账办理，如无特别缘由，每份发票扣5分/人次。

4、目前，部门考核工作遇到的难点是对业务人员的考核，主要是指标难以确定，任务难以量化。因此，往往会消失“凭印象打分，凭感情论好坏”的现象，从而导致考核结果“失真”。考核管理决不是“一言堂”,需要供应处全体人员的共同参加。为防止考核过程的形式化和“走过场”，建议部门月度工作考核会的召开常态化，考核会实行听证会形式，除了设计科学的指标体系，还必需建立一套严格的程序和制度，包括考核领导组的组成、个人业绩的表述、考核挨次、打分标准和范围、考核信息的披露、奖惩兑现等，都要有明确的规定，并事前公示于

众，保证每一个环节不折不扣地仔细执行，最大限度地体现“公正、公正、合理”。

最终，供应到处长助理李峰同志对部门内部管理需协调解决的问题进行了解答，并对后期的工作做了布臵与要求：

1、针对部门人员近期心理状态波动的实际状况，盼望供应处全体人员能够做到少埋怨，多做事，兢兢业业地把自己岗位工作做好，把部门工作做好，对自己负责，也是对部门及公司负责。尽快提高工作主动性，具有危机感、紧迫感，有问题准时提出、向部门领导反映，力求正确的解决方法。为提高部门分散力，从下周开头，每周组织一次部门集体劳动，增加部门人员个体间的相互沟通与协调，弘扬团队精神树立集体荣誉感。

2、针对近期废旧物资管理中存在的问题，仓库保管员每周五前将“可直接利用物资”清单汇总并汇报处领导，由处领导在公司周工作例会上进行通报，并协调代用事宜。

3、为加强仓库验收入库管理，业务人员原则上将验收通知单提前送至仓库且物资到货后必需在30分钟内到达仓库参加验收，若不能参加，可协调其他业务员代办。后期选购业务经办人必需在填制验收通知单的备注栏上注明“合同清单序