钜丰米制品公司存货管理探析

钜丰米制品公司存货管理探析一、引言随着世界经济区域化和一体化趋势的不断深入，国内市场经济的蓬勃发展，我国的制造业也随之迅速发展。但是，在复杂多变的环境下，机遇与挑战并存，企业暴露出越来越多经营管理方面的问题，其中存货管理问题尤为突出。存货是食品企业内部控制的核心，但许多食品企业在存货管理这一方面的意识还是比较薄弱，一些食品企业的存货管理制度暴露出越来越多的弊端，存货管理是衡量一个企业经营管理能力的重要指标之一，存货管理直接关系着企业的正常资金运转，存货核算的质量标准，既影响着资产负债表上的资产价值，也影响着利润表的收益，一个科学合理的存货管理体系能够为企业带来巨大的经济效益。关于如何完善食品企业的存货管理体系，使企业节约成本、增加效益，优化采购、生产、销售等环节，提高企业的运营效率，促进企业蓬勃发展，这是一系列需要解决的问题，我们可以首先从薄弱的存货管理环节开始，为企业奠定好坚实的基础。本文通过对东莞钜丰米制品公司存货管理体系的研究分析，为钜丰公司在存货管理方面存在的问题与不足提供解决方法和建议，最大限度地利用好企业的资源，降低采购与仓储所带来的成本费用，增加企业的利润，提升企业存货管理的水平，提高存货周转速率，望能为贵公司存货管理问题上给予一些新思路新途径新对策，实现企业可持续发展。与此同时，希望通过本文的研究，能够给食品企业或者其他行业在优化存货管理方面提供一定的参考和帮助。二、钜丰米制品公司存货管理的现状分析东莞钜丰米制品公司（以下简称钜丰公司）是一家专业生产、销售东莞米粉、碗面等米制品的企业。钜丰公司成立于1989年，拥有三十多年生产米粉的历史，从技术、设备、产品和管理等方面与时俱进，开拓创新，具有专业的自动化的米粉生产线和碗面生产线，不断研发生产适应市场需求和广大顾客喜爱的产品。“民以食为天，食以安为先”，实现食品安全与质量保证，是所有食品企业不断追求的目标。钜丰公司将不断提高产品质量与食品安全，致力于为广大顾客创造出安全美味、营养健康、天然优质的食品。（一）存货的基本情况图1列出了钜丰公司近三年的存货和流动资产的数据，由图1可知，钜丰公司近三年的流动资产账面价值一年比一年低，存货的账面价值却变化不大。该公司2017-2019年的存货占流动资产比例分别为41.05%、43.35%、48.88%，存货占企业流动资产比例较高且显上升趋势，三年来连续增长，2019年的增幅最大，较2018年增长了5.53%。表12019年钜丰公司产品构成及其销售贡献产品米粉碗面调味品产品名称东莞米粉东莞排粉香滑云吞面枸杞鸡汤面酸菜牛肉面红烧排骨面其他销售收入（万元）16221703493386580478277主营业务收入（万元）5,539销售贡献（%）60355钜丰公司主营米粉与碗面的生产和销售，目前的产品有：东莞米粉、东莞排粉、玖之龙-香滑云吞面、玖之龙-枸杞鸡汤面、大众牌酸菜牛肉面、大众牌红烧排骨面等，产品遍布珠三角并销往全国各地。如表1数据所示，其中，米粉系列约占主营业务收入的60%，碗面系列约占主营业务收入的35%，米粉系列销售贡献最大。钜丰公司的存货主要包括原材料、库存商品、半成品、包装物、低值易耗品。根据该企业的2017年至2019年三年的财务报表和企业的内部数据，了解分析钜丰公司的经营状况和存货的基本情况。具体情况如表2所示。表2存货基本情况表2017年2018年2019年账面价值（万元）比例(%)账面价值（万元）比例(%)账面价值（万元）比例(%)原材料459.5645.40470.6945.67456.1646.18库存商品397.3139.25363.6135.28364.3936.89包装物38.163.7740.403.9234.873.53其他117.2211.58155.9315.13132.3613.40合计1,012.251001,030.63100987.78100由上表可知，原材料占存货的比重最大。2017年、2018年、2019年原材料占存货的比例分别为45.40%、45.67%、46.18%。其次，该企业库存商品占存货的比重也较大。2017年、2018年、2019年库存商品占存货的比例分别为39.25%、35.28%、36.89%。（二）存货采购现状分析钜丰公司的采购业务由两部分组成：原辅材料的采购和其他物资的采购。原辅材料主要有大米、小麦粉、淀粉、食品添加剂等，其他物资主要是低值易耗品、包装物、办公用品等。生产工作是根据销售订单进行的，生产部门首先依据销售订单制定生产计划，再根据生产计划的需要填制请购单，向采购部门申请采购。关于原辅材料的采购，生产计划和请购单必须先由生产部主任审核，审核通过后交给采购部门，采购部门应结合仓库部门反映的库存情况，整合物料需求，编制采购计划，决定采购数量或是否需要采购，并且参照行业状况或合同价格进行资金预算，最后交由总经理审核签署意见，方能办理采购业务。关于其他物资的采购，由使用部门填制请购单，请购单上必需载明所需物资的数量、目的和用途，经使用部门的主管审核并签署意见后，向采购部门申请采购，采购部门根据仓库的库存情况，决定是否需要采购，并且预算采购所需要的资金，由采购部门负责人审批签署意见，交由总经理审核后，才能进行采购。总经理采购部门仓储部门生产部门总经理采购部门仓储部门生产部门审核编制采购计划物料需求生产计划审核编制采购计划物料需求生产计划材料采购材料采购图2采购计划流程图供应商的选择和采购价格的确定：大米等原辅材料的供应商无需审批，其质量经过质检员检验合格即可。采购之前，采购经理应指定采购人员（两名以上）向不同的供应商收集各种资料，包括原材料的价格、质量、折扣、付款条件等，对各个供应商所提供的资料进行比较分析，并结合财务部门的成本分析，对供应商进行选择。采购人员在确定最佳供应商并检查合同细节后，交由总经理审批，审批通过后才能与供应商签订合同。采购人员办理采购业务时，必须严格遵照计划采购，并及时向供应商索要增值税专用发票，货物运回后，经仓管部门验收入库。（三）存货仓储管理现状分析钜丰公司的原辅材料及产成品种类繁多，由于多是农产品，仓管员需要进行恰当的规划整理，做好库存物料的保管，防止存货霉烂、变质、丢失等现象。仓管部门应该根据库存物料的性质、储藏条件等要求设置仓库，并且在相关区域标明其品名、型号、规格等，以便于定期和不定期的清点核对。存货堆放应符合“先进先出”原则，方便材料领用和产品出库。需要退换的商品，贴上标签另行堆放。不合格的产品，另行堆放，不得出库。根据库存物料的具体品种类别，为所有的库存物料设置明细卡片。对于各种存货的数量，仓管部门与销售部门、采购部门共同确定最大、合理、最低库存。仓管员在日常保管中，应定期做好仓库的防火防潮等检查工作，定期检查存货是否有毁损、短缺、超储积压等情况的发生。一旦发生，仓管员应及时汇总上报反映情况并查明原因。严格控制出入仓库的人员，非本仓库的其他企业内外部人员未经批准禁止擅自入库。任何人进出仓库都应当进行相关的登记手续，并且需要在本仓库人员的陪同下才能进入。仓库管理员每日离开仓库之前要对仓库进行检查，打扫清理，关闭电源，锁好门窗，确保无人员滞留方可离开。若因仓管员未按照相关规定保管存货或未及时采取相关的防护补救措施所引起的存货损毁，仓管员需承担相应的责任。仓库管理人员定期对存货进行盘点检查，每次盘点后填写盘点表。财务人员与仓库管理人员每月末进行一次共同参与盘点工作，并编制盘点表。如存在差异，双方应及时查明原因，说明存货盘盈盘亏情况和解决办法，明确相关人员的责任，交由总经理审批后，针对月末存货盘点的结果，双方签字存档，财务人员据此进行账务处理，仓管员据此调整存货明细账。仓储部门总经理仓储部门总经理财务部门财务部门盘盈盘亏情况说明，查明原因共同制定盘点计划实物盘点，编制盘点表盘盈盘亏情况说明，查明原因共同制定盘点计划实物盘点，编制盘点表审批双方存档双方存档图3月末盘点流程图（四）存货出库现状分析钜丰公司的存货出库包括生产领用出库和产品销售出库。对于前期的生产领用出库，首先由生产部门人员填制生产领料单，领料单必须列明所需物料的种类、规格及数量等各种明细，由主管部门负责人审批签署意见后即可进行物资的申领手续。仓管人员根据生产领料单开展物料出库工作，并且开具出库单，登记原料出库明细账做好出库记录。关于后期的产品销售出库，当公司制定销售目标或收到销售订单后，首先要了解订货方的信用情况等，从而合理有效规避应收账款发生坏账的风险，方可签订销售合同。营销部门人员应根据业务员提供的销售合同，在ERP系统中录入销售订单，销售订单经过财务部门人员审核单据明细并加盖发货专用章后，仓库方可执行发货程序。商品出库，仓管员要做好出库记录，核对无误后，严格按照出库单出库。同时出具出库单，一式三联，一联交予购货方，一联交予财务部作为原始凭证进行账务处理，一联交予仓管部留底存根。财务部门销售部门仓储部门财务部门销售部门仓储部门审核销售订单填制出库单，审核销售订单填制出库单，做好出库记录商品出库商品出库图4销售出库流程图三、钜丰米制品公司存货管理存在的问题（一）存货占流动资产比例较大存货资产是企业流动资产之一，在企业的资产中通常占有相当大的比重，是变现能力较弱、流动性较差的流动资产。存货资产占流动资产的比例，直接关系到企业流动资产的周转速度，企业的短期偿债能力和资金变现能力从而也收到一定的影响。企业存货比重的大小，与企业类型和企业的经营状况，还有市场状况有直接的联系。过高的存货比重，会致使大量资金出现闲置乃至沉淀的情况，进一步影响企业资产的利用效率。根据上文图1钜丰公司近三年的存货和流动资产的数据，结合下文图5的同行业均值分析，钜丰公司的存货所占用流动资产比例显著高于同类竞争企业并且逐年上升，而同行业均值一直都保持在35%左右。对于作为食品制造企业的钜丰公司而言，存货的重要性是不言而喻的，而显然钜丰公司存货占流动资产的比重略高于同类企业。存货管理的质量会对企业的经营成果有直接的影响，强化存货管理水平，可以保证企业的正常运营与稳健发展。单纯的考虑企业存货的总量并不能科学的反映企业的存货管理状况，所以这里引入了存货周转率和周转天数指标。表3列举了钜丰公司和同类竞争企业惠州市WH面制食品公司（以下简称WH公司）的存货周转天数和存货周转率，对比两个企业的数据，钜丰公司的存货管理都不及WH公司。钜丰公司近三年存货的流动性变小，存货占用水平变高，随之下降的是存货的变现能力或应收账款的回收速度。从存货占流动资产比重和存货周转速度这两方面来看，这都将不可避免地影响到钜丰公司的资金利用效率和短期偿债能力。过多的库存量提高了企业的管理储存成本，更严重的问题是占用了大量的流动资金，造成了企业资源的浪费。表3同类企业存货周转天数及周转率的比较公司名称年份钜丰公司WH公司天数（天）周转率（次）天数（天）周转率（次）201722.2316.1921.1217.05201825.7613.9723.0415.63201931.0811.5824.1914.88（二）采购预算定制不科学存货采购是存货管理的开端，制定科学合理的存货采购计划，对存货的生产和销售等环节都起着重要作用。钜丰公司设置了采购部门负责企业的原辅材料采购，公司目前的采购政策使得公司的采购缺乏对存货采购量和采购点的科学控制。这是因为钜丰公司生产所需要的某些原材料是具有季节性的，采购部门往往会在一个时期内大批量的采购该类原材料，实际采购量超出生产订单。钜丰公司存货的采购通常按照销售订单的需求量进行的，突发情况一旦发生，这就会无法避免的造成原材料短缺的现象发生，而公司为了能够完成订单，就会及时采购原材料。在这种情况下，原材料的采购价格会比平常高，因此造成了材料采购在预算和数量上的不合理，在采购结构上的不科学的问题。在市场不太景气的情况下存货积压，没有考虑企业的实际生产状况、市场需求等因素进行采购，长年累月这样下去不进行改善的话，就会致使大量的资金占用，企业的管理成本会加大，企业的利润也会随之大大削弱。采购通常是根据采购订单安排的，若发生原材料短缺或损毁，将不能顺利履行订单，存货采购预算管理不到位，没有用合理的科学方法估计存货的采购量，并没有结合公司的实际库存情况进行考虑，采购经常仅遵照订单上的数量进行，导致经常发生原材料短缺或者原材料囤积的问题。除此之外，由于钜丰公司的材料采购没有严格遵循采购预算执行，往往会有偏差的发生，如果没有及时解决，就会发生核算错误等其他问题，这也反映出企业采购预算编制方法不科学、不合理。另外采购部门只遵循订单进行采购，当实际运营过程中出现问题时，各个部门互相推脱责任，生产部门通常会认为问题是采购人员的采购失误所导致的，而采购部门又会认为是生产部门的订单有问题，两个部门之间相互推卸责任。（三）存货仓储管理不到位仓库的管理在存货管理中极其重要，这是因为仓库部门涉及面广、互动性强、信息量丰富，是构成企业信息传递和信息交流的重要成分。高质量的仓储管理还有助于节约企业的运营成本，加速资金的运转速度，提高生产的效率。保证存货的质量和存货信息传递的有效性是仓管部门的主要职责。尽管钜丰公司建立了存货的内部控制制度，对存货的管理实行了分区分类的管理方法，但是存货的仓储管理仍有待改进的地方，没有对存货进行明细分类，不能够严格落实与执行存货管理的具体工作，仓库日常管理工作十分松懈，物料的存放也尚未考虑到是否方便验收、发出和盘点等各方面工作。仓库部门相关的管理制度没有贯彻落实，岗位职责和流程步骤存在疏漏，仓管人员的权责不明确，而且不能具备熟练的专业技能，不能熟悉存货的性质，没有考虑存货的储存条件，如温度、湿度、通风、时间等客观因素。“先进先出、定期翻仓”的是该公司仓管部门的管理规定。“先进先出”即物料的出库要按顺序，要从最早存仓的物资开始，“定期翻仓”的做法，是为存货的质量提供保障，保证存货能满足生产和销售的需要，同时结合仓库的盘点工作进行，但是由于钜丰公司产量较大，存货数量多，仓库管理工作量大，翻仓次数少，仓管人员仅仅检查存货的数量是否账实相符，对存货是否有损坏、是否有变质等情况并不关注，存货盘点工作形式化，不能及时进行，只能保证每月一次，对流动性强的存货并没有进行动态跟踪。另外，钜丰公司的仓储条件有待改善。该公司的仓库占地面积较大，存货数量多，存货没有严格按照存货的性质进行摆放，物料存放的温度、湿度缺乏严格控制，制冷、通风等基础设备陈旧，因此，存货在潮湿炎热的天气下容易受潮变质，由于仓储条件受到限制，导致部分存货入库后受到污染，因而存货的质量受到影响，影响了存货的储存，导致企业存货仓储管理不到位。（四）库存商品滞销米制品、面制品的保质期限不长,钜丰公司的产成品保质期有3个月、6个月和9个月的，因此产成品存储期限的管理至关重要。钜丰公司的存货管理系统自存货入库当日自动统计货龄，存货账龄分析表每月末系统自动生成。财务部依据系统自动生成的存货账龄表，再结合生产部门上报的原材料生产损耗量以及仓库部门上报的存货盘点结果，对存货进行减值准备计提，经管理层审批后登记入账。米制品、面制品属于快消品，企业的生产不能完全依据订单进行，以实现零库存，但是一定时期内订单数量是可以完整统计的，库存商品的生产和囤积数量是根据现有库存和新增需求的对比来进行。钜丰公司的销售管理系统能够将采购订单和销售订单进行归集整理，但是在这些数据基础上进行的销售预测却不够客观和准确，销售预测工作的负责人在制定销售目标时，对部分产品的销售状况过于乐观，导致市场不能完全消化某一时期的产成品数量，造成库存商品滞销，而米制品的保质期限不长，存货积压后就会造成存货临近保质期或过期的问题，随之就出现存货减值，同时也降低了企业的利润。四、对钜丰米制品公司改善存货管理工作的对策（一）制定科学的采购计划材料采购应根据企业的实际需要进行，所以明确原材料的实际需求的方法极其重要。对企业经营所需原材料的采购预算，应根据预期销售额、生产计划、材料需求等信息，综合考虑生产效率、价格变动等内外环境因素，借助科学的分析工具完成。一方面，需要制定能够反映真实的、可实现需求的销售计划。一般情况下，预期销售额是企业制定年度经营计划的开端。影响预期销售额的因素众多，包括税收政策、科学技术、行业内竞争现状、经济发展状况等不可控因素；也包括企业基础设施、生产技术、财务能力、人力资源及公司信誉等可控因素，这些都是企业在制定销售计划时所需要考虑的客观因素。另一方面，生产计划的制定应以预期销售额为基础。过于乐观的营销计划，将导致存货囤积，滞销的库存商品将增加企业的财务负担，倘若销售计划太过消极，将导致产量不足，难以满足市场需求，容易造成顾客的流失，企业利润大大降低。因此，如果预期销售额的制定不合理，将导致物料供需失衡，严重影响后续的采购环节和生产环节。此外，材料采购的数量在预计需求量减去当前库存量的基础上确定，所以库存记录的准确性，对采购计划的制定非常关键。在这一过程中，物料需求的估算也要考虑企业生产效率、物价水平等因素。原料部应根据相关数据和相关情况的分析，对原材料设置最高最低库存量。最高最低库存量的设置，可为采购计划的制定提供依据。最高最低持有量可根据大米的价格和当年大米的供应情况做调整：当库存量小于或接近最低持有量时，要加快采购效率，以防生产因原料供应不足而导致生产效率降低的风险；反之，要耐心观望，若非价格发生预期会逆转的下降，否则不采购。采购计划和采购预算的影响因素较多，因此企业在制定采购计划后，必须密切关注现实状况，必要时对采购计划进行适当的修正与调整，并且与生产部门和销售部门保持密切联系与跟进。（二)采用ABC存货分类管理模式钜丰公司现有的存货仓储管理制度尚未有明确存货管理方法。钜丰公司近三年的存货占流动资产比重一直居高不下，远超同行业均值。该公司存货有单位价值虽小但是数量多的特征，可以采用ABC存货分类管理法对产品进行有效定位。根据产品的种类、数量、金额等情况，建议钜丰公司将产品分类标准分为米制品、面食制品、调味品三大类，具体如下表所示。销售贡献最大的产品是米制品，约占公司销售总额的60%，，必须作为最重要的存货进行管理。表4存货ABC分类情况表A类B类C类2019年末米制品面食制品调味品数量（kg）5,542,987.002,582,689.50692,612.50金额（元）33,251,358.1319,369,823.252,770,053.22占销售总额百分比60%35%5%此外，存货的堆放还需遵循方便仓库以“先进先出”存货出库原则出货。公司应当提高保管人员的风险管理意识，加强相关管理知识和存货属性基础知识的培训，避免因保管不当造成的存货损失。仓库还应当设立监管人员，对存货的分类、保管进行监督和管理。同时，应当加强仓管部门与销售部门、采购部门之间的沟通。仓管人员在盘点过程中发现存货的毁损、疑似滞销的库存商品等情况，应及时与采购部和销售部进行沟通，起到一个存货预警的作用。（三）提高供应链库存管理意识钜丰公司目前在管理存货时难以精确地预测市场变化，应考虑供应链管理理念，要在供应商与分销商之间树立互利共赢的经营理念，从而有效安排库存，解决不合理库存，减轻存货对资金的占用。重视供应链视角的存货管理，加强供应链的各个环节之间的联系，减少信息不对称带来的经济损失，可以通过市场调查和跟进客户等方法，及时调整销售策略。建立网络信息共享平台以便于供应链上企业与企业之间的信息交流，同时与供应商和分销商组建战略联盟，以实现信息共享为出发点，通过整合产品资源、运营、市场形成一体化供应链体系，及时获取客户的订单需求、货物加工、物流配送、销售情况等实时信息，真正实现信息有效传递和共享。同时，充分利用第三方物流服务，建立线上与线下结合的营销方式，实现原料供应、制造生产、质检仓储、运输销售都可信息化。通过全方位的信息化系统保证信息流、资金流和物流的全面畅通，改善顾客体验感，实现企业的高效运转，降本增效，增强企业竞争优势，让企业永葆可持续发展的生命力。从而，该公司可以及时的掌握相关的市场信息，加强上下游的信息对称性，增强公司竞争力及商业价值。（四）完善存货管理的相关内部控制制度不断完善企业存货的内部控制制度，这是企业内部控制体系建设当中的核心与关键，这也是实现存货内部控制目标的前提与基础。企业只有在内部控制制度的保障下，才能对企业的经营实行进一步的管理，顺利地开展各项运营业务，有效地防范和化解企业的经营风险。因此，企业在具体的存货管理工作中，必须要把健全存货内部控制制度作为存货管理工作的基础，与此同时，在制定目标的过程中必须综合考虑各种因素，如公司的经营现状、经营战略目标、未来发展方向，还要与公司改革和管理的实际需要相联系。此外，必须要严格遵守与之相关的法律法规，并且在具体的实施过程中，不断健全和完善内部控制制度，让制度能够在企业发展周期的不同阶段和环节中得到真正的融合，为企业存货内部控制建立基础和依据，规范存货管理流程，明确各环节的管理要求，为存货业务目标的实现提供保障。第一，岗位责任制的建立。钜丰公司应对这个方面进行重视，要将岗位责任制落实到公司的每一个层面，不同岗位的责任权限互相分离、互相监督和互相制约。制定职位说明书，对工作内容进行详细说明，操作的具体流程与步骤，落实岗位责任，赏罚分明，奖惩有度。据此约束每位存货管理人员，树立标准，为存货管理指明的正确方向。其次，存货盘点工作的规范化、制度化。对存货实行定期和不定期盘点，若有盘盈与盘亏的情况发生，应把责任落实到具体的人员身上，同时要上报相关部门和管理层；在一定的时期内，存货采购成本必须控制在采购预算内。如今互联网与信息技术日益进步，企业可以利用互联网信息技术与传统方式相结合，对供应商进行评估和筛选，降低存货采购成本。要严格规范存货的验收与入库流程，以存货的种类、特性、数量、金额作为依据进行划分；对于物料的领用，必须严格遵循领用制度，若发现员工违反规定，要及时上报处理。第三，转变观念，自主创新。为了永葆企业的生机与活力，保证内部控制能够对企业长久地发挥作用，企业需要对相关体制进行持续性的完善。具体来说，就是要持续健全内部控制体系建设中的工作方案，对实施方案的执行情况进行跟踪记录。在实施过程中，也需要识别企业风险，确保企业有效运行。五、结语食品行业作为一个经久不衰的行业，是国家的命脉，人民的根本。随着人民生活水平的提高，食品安全问题越来越得到人们的关注，食品的质量是食品企业的生命根基，而食品企业存货具有生产流程繁多、保质期不长，存放条件较高等普遍特点，使得食品企业在存货管理方面有很大的提升空间。在竞争如此激烈的市场环境下，如果食品企业存货管理不到位，必定会影响到企业的整体运营和未来的发展。食品企业想要在风起云涌的市场环境中长久健康的经营下去，就必须与时俱进，不断健全和完善企业的存货管理体系，采用科学合理的存货管理方法，生产高质量的食品产品，保证存货的品质，提高存货周转率，减少存货积压，减少企业不必的资源浪费，有效的降低企业的运营成本，提高企业资金的利用效率，从而提高企业的经营效益。本文以存货管理理论知识为基础，查阅和参考了大量的文献资料，对钜丰米制品公司存货管理进行探析，结合公司的财务数据，分析了钜丰公司的存货采购、仓储和销售方面的问题，并给出了相应的优化建议，可以给钜丰公司以及行业内的其他公司提供一些参考依据。由于自身能力的不足和收集资料的有限性，文章不可避免地会存在一些表述不规范、信息分析不透彻等问题，望各位老师和同学能对本文不足之处进行批评指正。参考文献[1]张飞.企业存货管理存在经济方面问题及对策.[J].财经界(学术版)，2019，(21):20-21[2]李子舰.企业存货的内部控制方法研究.[J].财经界(学术