浅谈技术规范书的编制及注意事项

浅谈技术规范书的编制及注意事项

摘要：电力企业在进行工程、设备、服务招标时，一般都会用到技术规范书，它和商务文件都是采购文件的重要构成，技术规范书侧重于对工程量、供货范围、技术要求、人员资质等方面进行描述，商务文件更偏重于对投标方资质、业绩、款项支付、违约等进行约定和要求，两者有重合、也有不同。本文主要依据自己的经验，谈一谈技术规范书的编制及注意事项，供大家参考。关键词：电力企业；招标；技术规范书；编制；注意事项引言笔者从事过电力工程建设和生产工作，发现工程建设阶段，一般由设计院提供辅机等招标技术规范，建设单位在此基础上修改完善，出现问题的情况较少；而在生产阶段，因为涉及土建、安装工程、设备采购、服务采购技术规范书的编制，且没有相关设计单位提供技术规范书，专业人员对此比较头疼，有的照搬别的单位的技术规范书，有的凭自己的经验进行编制，缺少对规范书编制的整体概念和意识，也没有根据己方实际情况进行补充、完善，在采购、执行过程中出现的问题较多，因此必须予以重视。一、技术规范书的作用和目的

技术规范书是用于设备、工程或服务招标（采购）工作的一种技术文件，招标（采购）方对己方的基本情况进行描述、对投标方的工作提出要求、对招投双方的责任进行约定和明确，以便投标方据此来衡量自己是否能够完成此项工作，并进行报价，一般包含以下内容：1、用于设备类招标（采购）的技术规范书：设备的性能、质量、技术参数、规格、数量、品牌、验收要求等以及执行的标准等。2、用于工程类招标的技术规范书：工程的范围、工程量、质量、工期、进度、安全、验收要求以及执行的标准等。3、用于服务类招标的技术规范书：服务的范围、质量、验收以及执行的标准等。4、用于设备类、工程类、服务类组合招标的技术规范书。二、技术规范书和协议、合同的区别

技术规范在招标（采购）前编制，作为招标文件的一部分，是招标方单方面的要求，需要在招标过程中进行确认。

在招标（采购）完成确认中标方后，招标方同中标方对技术规范书内容进行签字确认后，成为技术协议，技术协议是合同的一部分，内容一般与技术规范相同，只是对个别称呼进行更换，比如将招标方、投标方改为甲方、乙方，对不确定的或多种选择条件进行确认或确定，代表招投双方最终意见，是双方都必须接受的文件；有时因为投标方在投标阶段提出异议，经招标方同意，如投标方中标，签订技术协议时就需要按照投标文件或澄清文件进行修改，也代表双方的最终意见，是双方都必须接受和遵守的文件。

合同包括商务部分和技术协议、安全协议、廉洁协议等，一般来说，商务合同和技术协议分别由技术部门、经营部门来签订。三、技术规范书的整体构成技术规范书按照复杂程度可分为：一般的规范书（如单一的设备采购或施工或服务）、较复杂的规范书（如设备采购加服务、较为简单的工程加部分设备采购）、大型基建规范书（如大型基建工程、大型基建工程加设备采购等）。技术规范书一般由以下19部分构成，其中，工程（工作）范围、供货范围、界限与分工、技术要求是核心内容，其不仅仅关系到投标方的报价，也能显示出招标人对整个工程（工作）的熟悉程度和对技术要求的把握程度等。在实际编制中，根据招标标的的不同，这21部分可进行调整、删减、合并。

四、技术规范书各部分应明确的内容及注意事项1、总则部分，总则部分是一些原则性的要求，明确了规范书的适应范围，明确了投标方所提供的的产品、服务等要符合国家、行业的要求，明确了对差异部分应该在何处进行描述。2、工程（项目）概况，是描述工程（项目）的地理位置、场站内还是野外、气候状况、地质情况、系统构成等，有的还要写清目的，比如改造，目的是让投标方了解情况；如果是偏设备采购的（带安装），此部分可改为地理位置；可增加工程条件描述，不限于水电气生活生产设施的供应情况，包括复杂的地形，可使用图片进一步描述。3、工程（工作）范围，这是技术规范书的核心部分，应该先对工程（工作）范围进行总述，再分条一一描述，要尽可能把投标方需要干的工作描述清楚，以便投标方进行报价同时减少日后的纠纷，里面包含设备材料供货且种类较多的，应通过“详见第X条供货范围”进行明确；工程量需要单独描述或引用图纸的，可采用“工程量及要求详见第xx条或详见附件x图纸”进行明确。4、供货范围，这是技术规范书的核心部分，对于工程项目来说，是作为工程范围中供货内容的进一步描述。尽量写清楚，包括设备材料名称、型号、数量等，尽可能不用“一套”来描述，而要把构成一套系统的设备一一描述清楚。5、界限，这是技术规范书的核心部分，界限主要是指投标方和第三方之间的工作内容划分，包括土建、安装、设备采购等，比如公用管道的采购、安装，电缆的敷设以及接头，管道的引接头、对接口的涉及的工作，这些都要描述清楚，否则会产生较多的纠纷。6、技术要求，这是技术规范书的核心部分，既包括设备材料的规格、技术参数、性能等，有的需要投标方填写，也包括土建安装中的要求。比如电缆的埋深、电缆的间隔距离，线缆敷设横平竖直、每隔多长捆扎、比如粉刷要求平整、比如防腐要求三油两布、比如管道的打磨等，这些要求主要来源于各专业的安装技术规范或标准等，虽然大部分是规程标准明确的，但还是要尽可能把重点的内容描述一下。对于没有规程或标准或招标方的要求高于标准规程的，更要在此进行明确。7、人员要求，提出投标方现场施工、服务人员的年龄、数量、资质等。8、机械及工器具，明确投标方应该提供的机械、工器具以及招标方可以提供的机械及工器具，有时在安装工程中，一些由设备供应商提供的特殊工器具数量不能满足现场需要，可提出由投标方另行采购一套或多套以满足现场需求。9、工期要求，必须要给工程、服务类项目一个合理的工期期限，超出合理工期的要求，应该着重明确。10、规程标准，主要是明确设备、安装工程引用的是国家还是行业标准或者是具体某个公司的标准，具体是哪些标准。11、性能保证与考核，此为重要的否决性条款，主要适应于设备供货合同或总包合同、改造合同等。比如技改工程，通过技改来达到某一性能、安全、环保要求，当这些指标达不到时，怎么办，需要明确。12、质量保证与考核，主要是明确质量要求，比如单位、分部、分项工程合格率、焊口一次检测合格率等。13、验收，明确什么时间进行，执行什么标准、由谁进行、几级验收；一般是三级验收，由施工方、监理方（如有）、业主方进行，特殊的要注明，比如地方政府部门、xx电科院等。14、资料，包括产品说明书、使用说明书、图纸、归档方面的质量、数量等要求。15、质保期：分设备类、建安类来划定质保期，比如风机主机五年，一般建安类工程质保期一年，但土建防水五年、上下水两年。特殊的可以提出超过一年的质保期要求，比如空预器改造质保期、锅炉喷涂质保期。16、包装与运输，主要明确运输由谁负责，具体交货地点及方式等。对于涉及大件运输的，因为需办理各种证件、组织特种运输车辆、还涉及沿路障碍的消除、卸装等工作，此条就比较重要，如果当地气候等有特殊情况，还可以增加设备包装要求。17、考核条款，一般性的管理考核，包括在质量、进度、安全文明、管理、人员资质等方面的考核条款。18、双方职责，界清招投双方的责任，在工作范围中已经明确的不必再描述，此处是对其它一些具体事项的责任进行明确，比如办理工作票、地方协调、征租地等。19、培训，是一般性的培训要求，比如培训内容、课时、培训地点等。20、其它：明确一些特殊的事项，比如中标后，开工前投标方必须提供的资料。例如：安全协议及授权书、安全保证金、工作人员的体检表、特种作业证、工伤保险购买凭据、劳务用工合同等。这些是提醒投标方，以便其投标时进行综合考虑。21、差异表，这个差异表也很重要，对于投标文件与招标文件不一致的地方，投标方必须在此表中予以描述，防止评标时，未发现投标文件个别部分不响应招标文件。

五、容易出现的问题1、技术、商务人员不沟通，各写各的，遗漏内容或相互矛盾，或招标文件对业绩等未达到技术人员的要求。2、技术规范书中写到“见商务文件”、商务文件中写到“见技术规范”，结果是内容缺失。3、工程范围没有说清楚，特别是工程量偏差大，无论是偏大或偏小，都会给后期结算带来困难和纠纷。4、供货范围笼统地写xxx一套，没有写清主要设备、部件，没有考虑辅材、或辅材数量远远小于实际用量，对材料没有品牌要求，比如瓷砖、卫浴、窗户材质等。5、界限不清或考虑不周，造成个别或交叉部分工程遗漏，比如未考虑风光功率预测系统及道路设置的征租地问题；机务认为是电热的或土建标段应该干的，而电热、土建认为是机务应该干的，比如电机安装、接地等；或两个不同的标段招标范围重复，比如脚手架搭设，比如风光预测系统等等；还有新增项目或改造项目导致原系统需要增加的设备谁来负责采购、安装未考虑。6、没有考核条款或者商务文件和技术规范书中考核条款不一致，发生纠纷时第一依据是商务文件，合同中注明或附有管理文件则按此执行。7、工期要相对准确，要写清实质性施工时间的长短及具体以甲方通知为准。8、招标方、投标方双方职责，除明确投标方要干哪些工作，还要说明办公、餐饮等谁负责提供，收不收费，开工手续、办理工作票等。9、技术规范书前后不一致。10、签订技术协议时相比技术规范书随意增加内容，容易造成纠纷。11、技术协议签订时，把规范书中的口气、语气没有转换过来、没有把澄清等内容加入，比如“如投标方没有提出异议，则XXXX”，这时就要改为“乙方（供应商）完全接受和服从本协议的要求”，比如投标方在多选一品牌中只报了一个且中标，协议就定了，投标方报了好几个，这时就应该定下来;差异表要去掉。六、结束语总之，技术规范编制遵循编制-实践-完善编制-实践规律，没有完美无缺的规范书，只有在实践中不断发现问题、总结教训，对规范书不断进行补充、修订，随着相关人员考虑问题越来越全面，能力不断提高，技术规范书会越来越完善，满足企业招标要求。强调一下技术规范书的内部管控，技术规范的编、审、批都要层层把关，不能把希望都寄托在编制人身上，技术协议签