关于代理记账公司风险防范的研究

1994年6月23日《代理记账管理暂行办法》出台，对从事代理记账的条件、程序以及委托双方的责任和义务等作了具体规定，确认了代理记账的法律地位。代理记账行业经过二十多年的发展和沉淀，个人代理在逐步退出行业舞台，取而代之的是代理记账公司在近些年呈现出“井喷式”增长，全国各地大大小小的记账公司数不胜数，记账行业整体也处于上升的态势，然而，各种风险和问题也因快速增长而暴露，降低风险和解决问题成了记账公司发展的根本问题。代理记账公司的管理者在注重“业绩”的同时，也不能忽视企业内部的管理及风险问题，将企业内部管理体系搭建起来，才能在日益激烈的竞争中，依靠自身内部优势占得先机。一、代理记账公司的特点代理记账公司是服务于不具备设置会计机构和会计人员条件的中小企业，负责会计核算、记账、报税等一系列的会计工作，由县级以上财政部门审查批准成立的中介机构。代理记账公司具有以下特点。（一）专业性会计工作是一门专业性和技术性很强的工作。各企业经营者在经营过程中最常遇到“税务问题”，不知如何计算税金，不知自己的何种行为会产生税金，对该享有的税收优惠政策“毫不知情”，以致经营中产生了种种的税务问题。而代理记账公司的从业人员，都是专职从事财务工作的从业者，对各行业的财税政策比较熟悉，通过专业的讲解和分析，可以使企业经营者在短时间内了解相关政策，并从中获益。而代理记账公司也会因其专业性，建立与企业经营者的信任关系，从而达成代理协议。其专业性还体现在，从业者可用“会计语言”记录反映公司一段时间的经营情况，并反映公司某个时点的财务情况，给予投资者或其他会计报告使用者参考及检查，这也是其专业性的体现。（二）设立门槛低代理记账公司的设立的硬性条件是：依法成立，持有会计从业资格证书的专职从业人员不少于3名，主管代理记账业务的负责人具有会计师以上专业技术职务资格且为专职从业人员，有健全的代理记账业务内部规范。除上述专业条件外，并无其他硬性要求，公司规模可按自身条件决定大小，相较于其他专业性强的行业来说，设立要求很容易达成。（三）价格低许多中小企业成立自己的财务团队，至少需要两名会计及一名出纳，每月为此付出10000元以上的人员成本，而代理记账公司每年只需支付几千元，这也是代理记账行业发展的主要原因之一。（四）有效沟通代理记账公司的从业人员可以直接联系被代理记账企业的负责人，全面有效的沟通财税问题，从而帮助企业健康持续经营；而企业任职的财务人员，由于职位的限制，加上负责人对财务问题的忽视，从而导致企业账务不规范，甚至面临处罚等问题。（五）从业人员经验丰富代理记账公司涉猎行业非常广泛，其中的多数从业人员对各个行业的账务处理和税收政策都有了解，可以为客户提供相关财税问题的答疑。从业人员通过与各行业经营者的对接，也会不断完善和更新自身的知识储备，不断加强其专业技能和相应财税知识的应用，为新客户提供更清晰准确的信息，创业者可以更便捷的获取其所需的财税知识，为其后的经营做好基础。二、代理记账公司存在的主要风险（一）外部风险1.来自被代理记账企业的风险被代理记账企业因其专业受限，在不懂财政税收政策的前提下，合作前往往就要求代理记账公司做“假账”编制虚假报表，达到某项指标；在合作期间，会怂恿从业人员瞒报，少报收入，以便其少交或者不交税款，使得税务筹划“变质”，造成税务风险。2.来自同业的低价竞争因代理记账公司设立门槛低，全国各地的代理记账公司都存在着同业竞争，而低价竞争是最普遍、风险最高的竞争办法，降低价格后为保证利润，势必要缩减开支、减少成本，而记账公司的大部分成本都是人员开支。长期的低价竞争，在保证利润的同时，很难保证从业人员的专业素质，从而导致恶性循环，降低整个行业的信誉。3.会计信息化下的风险随着网络化、智能化的发展，会计行业的全面信息化已成大势所趋，全面信息化正在降低从业者的入门门槛，淡化记账报税的专业程度，从而使代理记账公司处于边缘化的位置，甚至被取缔。各大公司的“财务共享中心”正是将财务工作细致化、简单化，将工作分成小的“单元”，每人或每组只负责其中一个“单元”，工作人员经过简单的培训即可胜任岗位工作，完成记账。“财务共享中心”的模式是会计信息化的前沿，随着财务共享中心的发展和完善，其准确、简单、及时等优势势必胜过传统记账方式，当其成本下降到中小企业可以承受的程度时，代理记账公司的生存空间会越来越小。4.法律风险代理记账公司的法律风险主要是未与客户签订服务合同，或是签订的合同中没有明确代理双方的权利和义务。尤其是客户拒绝配合提供代理记账工作所需凭证或证件，甚至提供伪造证件而引起的责任纠纷。如因此诉至法律，代理记账公司将处于不利局面。代理记账公司因自身内部管理问题，其员工私下做出损害客户利益的行为，或与客户私自达成协议，做假账、偷漏税等，也会为公司带来法律上的风险。（二）内部风险（管理风险）1.从业人员管理代理记账从业人员流动性大，一些特殊企业的事项交接不清，从而容易导致账务处理的前后不一致，甚至资料丢失，引起客户对其专业性的质疑，影响公司信誉。从业人员专业教育及职业道德培训缺失或不足，导致其不能紧跟财税政策的变化，不利于从业人员综合素质提升和企业管理水平的提升，使得公司整体服务质量低于行业水准。2.内部监管不力一些代理记账公司没有健全代理记账业务规范，即便有了相应的规范，其从业人员也视而不见，无视其存在的目的与意义，导致记账不规范，资料事项交接不清，影响公司信誉。很多公司的管理人员以业绩为重心，主要精力都在促成合约及续费的问题上，对于客户的投诉也只能疲于应付，无法规范监管其从业人员，将公司陷于不利局面。3.评价客户体系缺失没有客户风险评价体系，签订协议后从业人员盲目“听从”客户安排，不能及时反馈至代理记账公司的管理者，以致管理者后知后觉，形成隐患。4.业务单一因各地区经济环境不同，经济不发达的地区，代理记账公司还是以单纯的记账报税为唯一的收入来源，企业的收入来源受限，以致企业没有内部成长空间，外部竞争力低下，无法创造出更高的价值。5.缺乏风险意识代理记账公司的投资人或管理者不懂得财政税收业务，完全没有行业的风险意识，面对客户时只是以销售为主要目的，为保证业绩对客户的要求无不答应，不考虑事后的风险。三、代理记账行业防范风险的措施（一）建立健全内部业务规范1.明确记账业务规范记账报税是代理记账公司的基础业务，明确其规范流程至关重要，可以用行业的业务流程来规范记账报税要求，根据不同行业的业务流程明确相应的记账报税规范。对于商品贸易流通行业来说，就要求相关记账人员对商品的进销存严格把控，及时录入进销存数据，多与客户沟通销货和进货情况，控制商品的开票数量，定期与客户核对实际库存情况，及时准确的更新进销存账面，确保账实相符，杜绝多开漏开事情的发生，若发生暂估事项，相关记账人员要做好记录，明确暂估时间和预计到票时间，若发生记账人员变更，要将事项填制交接记录。对于生产加工行业，要求记账人员提前与客户沟通生产或加工流程，确定成本的分配方式，形成生产或加工成本的核算办法，形成文档留存，做到产品成本计算准确合理，若发生记账人员变更，要将核算办法一并交接。对于特殊行业或重点企业的特殊事项，要求记账人员做好登记，如重点税源企业月初的税源申报，特殊行业的统计报表等，若发生记账人员变更，要将相应事项一并交接清楚。2.明确报税业务规范代理记账公司要将各税种的申报方式、属期、截止日期等信息形成规范，明确各税种填报要求和数字来源，特殊规定的特殊事项要重点说明和强调，如增值税加计扣除的申报方式，企业所得税汇算清缴时费用的调增和加计扣除等。报税人员要将所负责企业的税种核定信息记录在册，按月、季、年、次分别在时点完成报税工作。每月可按税种分别报税并形成报税记录，在税期截止前三日完成申报及缴纳工作，预留三天时间进行复查并形成复查记录。报税人、复查人要在报税记录及复查记录上签字并将记录存档。3.明确开票业务规范代理记账公司要根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定，将各票种的核定、领用、开具、作废、红冲等形成规范，明确各票种的管理及开具方法。对于作废发票要求保留好全部联次，加盖作废章，按月形成发票作废记录并存档。开具红冲发票时，要核对品名、数量、金额，保证红冲发票的准确无误，并及时转交记账人员入账。4.制定奖惩制度对于不按公司要求规范执行的工作人员，要根据其造成的后果形成处罚机制，避免再次发生类似错误，对于连续犯错的员工，要根据情况予以调岗或劝退。对于在工作中发现问题并提出解决办法的员工，要给予表彰和奖励，激发全体员工的“革新”热情。（二）规范公司制度1.人员交接制度针对不同岗位要设定不同的交接制度，形成规范，防止交接时信息资料的遗漏和丢失。在记账人员的交接内容中，就要将账务处理的情况和特殊处理事项罗列清楚，如产成品核算办法、库存估价等，减少记账人员更替带来的信息缺失，保证企业账务处理的连贯性和核算办法的一致性。2.资料管理制度客户资料应根据公司的实际情况来分类管理，可分为“文件证照类”“发票资料类”“记账资料类”等，按照公司客户的数量、行业规模等，将资料整理归档。资料管理人员要及时将新资料归档，并做好外借资料的回收工作，资料的借出与回收要做好记录，相关经手人要有签字，明确责任人。3.客户风险评价制度对于新客户，销售人员应对其行业、经营内容、责任人对财务的要求等做出初步评价。交接记账人员后，记账人员通过与责任人的沟通了解客户的具体业务，若其所经营业务涉及风险，应第一时间告知客户。（三）明确企业目标及开展企业文化1.企业目标企业和自然人一样，两者都需要有目标，并且其目标一定要远大和有意义，否则容易在未来的成长过程中迷失方向或走入歧途。制定目标的意义不止如此，当企业处于错综复杂、不易决断的关键时刻，以最高目标作为评判的标准，往往能使原本扑朔迷离的问题变得豁然开朗。目标一般是为客户提供优质、专业的财税服务；努力成为行业第一；为行业的发展不断努力提高自己等等。因此，代理记账公司要根据自己的实际情况确定一个明确的目标。2.企业文化企业文化的形成需要一定的基础，一般具有优秀企业文化的企业都是具有了一定的规模和实力，具有了多年的发展历史和经验，而对于小公司而言，不用刻意设立文化框架，而以日常的工作氛围和环境入手，可以定期开展团建活动，对于困难员工及时帮助等等。因此，代理记账公司要结合公司情况，倾听员工的心声，最终达到每个员工都能融入公司，加强员工间的信任感，增强团队的凝聚力。（四）开展业务培训交流1.从业人员培训对新入职的从业人员，要宣导公司的企业目标及企业文化及价值观，要让其接受并认可，从而保证公司价值观统一，并能认真执行遵守各项规范。对不同职位的从业人员，可以根据工作需要进行不同项目的培训，一些最新的税收优惠政策需要做到全员知晓，而一些专业性的报税办法等只需对报税人员进行培训即可。2.客户业务交流会要搜集整理一些客户平时经常遇到的问题，做好总结和分析，通过案例分享、业务培训等形式与客户面对面沟通交流，既能提高客户的财务意识，也可以在公司内部形成良好的交流氛围，提升客户对公司服务的信任和专业能力的认可。（五）业务多元化公司业务不能只局限于记账报税等初级财务工作，要结合行业特点拓展业务模式，代理记账公司应利用自身与客户合作的优势，通过帮助客户分析经营或加强其内部管控等方面，来提高客户的经营成果，增强客户的竞争力，从而创造价值，实现双赢的局面。（六）审计机制审计工作与会计工作长久以来是密不可分的，为了保证会计工作的准确和真实，一般会进行定期或不定期的审计工作，以此来保证财务数据可以如实反映企业情况，也可以督促财务人员在平时的工作中保持认真、严谨的工作态度，从而保证公司的财务制度得以严格执行。1.内部审查代理记账公司应该根据自身情况，设立记账小组和记账总负责人；每个记账小组在完成自身记账报税业务的同时，也应负责审核其他小组的记账情况并做好相应记录，明确整改责任人。总负责人应做好错误记录的整理，对整改后的成果进行检查，最后将整改前后的情况形成文件和培训课件，加强从业人员的培训和宣导。2.外部审查可以聘请外部资深从业人员对公司内各小组进行抽查，在记账人员交接离职前进行审查，重点审查发票业务和列支成本的真实性、合理性。可与外地同行