科研单位项目经费管理问题研究

随着科技进步和政治、经济全球化影响的扩大，我国政府越来越重视国家的“软实力”。受国家科技发展战略构想的影响，科研项目成为各地政府招商引资的重点，科研机构成为政府的重点关注对象，各种科研项目获得了快速发展的机遇。然而，由于部分科研院所落地性质和管理模式区别于传统的科研院所和企业，导致内部控制欠完善，在使用资金时可能会出现资金筹集、使用、管理不规范等问题，严重影响科研项目的正常开展。要有效地降低科研项目的资金使用风险，就必须重视项目资金的规范使用，在满足外部资金提供方监管要求的同时还需要建立健全本单位的内控制度，真正实现资金管理的价值和作用，促进科研项目的正常运行。一、科研项目经费管理的基本特性科研单位科研经费来源主要分为两种，一种是纵向经费，一种是横向经费。纵向经费主要是从政府各级主管部门、科技部门等申请的项目经费，纵向经费主要由政府相关部门拨付，实行预算管理。横向经费，主要指的是与社会其他部门及企业等进行研发合作、科技咨询、科技成果转让等受到一定的委托从事相关科研活动收到的经费。由于项目合作的内容不同，所以对经费的管理要求也不同，具体来说，科研经费管理具有下列特征：（一）经费管理具有复杂性目前，由于国家对科研事业的重视程度不断提升，科研单位的项目经费来源也变得多样化，有的资金来源于国家，有的来源于省级、市级、区级政府部门，有的来源于与企事业单位、个人的合作等，不同来源的科研项目经费对应不同的经费管理办法，科研单位的经费在预算编制、开支范围、预算科目、核算等各个环节呈现多样化，部分经费需要按照项目预算明细进行管理，部分需要按照成本进行管理，部分按照利润情况进行管理，从而加大了单位经费管理的难度。（二）经费预算具有高度的主观性科研需要研究者根据自己的研究基础和方向，有组织、系统、有针对性地开展研究，既不能忽视研究基础、方向，也不能忽视具体的应用。研究者在项目实施过程中遇到问题的解决，主要取决于研究者的工作经验、知识和判断，由于在这三个领域中，不同的研究者具有不同的素质和能力，并具有不同的特征，可能会提出不同的研究方法，因此经费的预算存在很大的主观性。（三）经费管理具有系统性科研项目经费管理涉及部门多，以设备费预算为例，涉及科研经费使用部门、财务部门、业务主管部门、资产管理部门、审计、监察等多个部门。预算一旦调整，会带来系统性的改变，因此在预算编制时要统筹考虑各个部门的管理制度，从而保证预算执行的可行性。二、科研单位项目经费管理存在的问题（一）预算管理不科学科学研究是对未来的探索，许多不确定因素必然导致科研预算和实际执行之间存在差异，但编制预算要充分考虑科学研究的特殊性和实际支出的一致性。实际上，获得科研经费是科研机构的重点，对科研人员而言，由于申请科研项目经费较多，且过于注重科研应用，未充分重视预算编制，导致预算和执行偏差较大。首先，非财务专业人员靠自己的经验以及人为的判断去编制预算时，编制科学、合理的难度较大；其次，还有很多研究者根本就没有预算，大多数人仅凭自己的经验来编制预算，很容易导致各阶段的项目预算不准确，实际支出大大超过预算支出，从而形成预算和实际执行“两张皮”。部分科研机构由于预算不合理，导致科研经费中存在许多问题，其中包括预算支出过多、预算不足以作为依法正确执行预算的依据等。（二）项目绩效考核不到位，缺少明确的激励机制目前很多科研机构并没有一套合理的内部绩效考核体系。一是没有严格的绩效考核制度；二是没有准确的绩效考核标准；三是绩效薪酬制度不明确，无法对科研经费的使用进行准确的评估和科学的分析；四是项目绩效考核与预算管理缺乏整合。部分纵向资金虽然有针对这项资金的外部绩效考核管理办法，但往往是事后评价，缺乏过程管理，上级监管部门的绩效考核体系也是在不断修改、完善过程中，导致研究机构想制定完善的内部考核管理体系有一定的困难。如果在科研项目过程中没有相应的激励措施，尤其是缺少精神和物质刺激，就无法激发科研的潜能。物质刺激可以从物质激励的角度激发研究者的积极性，例如，研究人员的工作包含一定的基数和系数比不变；绩效系数可以根据项目的规模增加，参照经济学中的边际效应，绩效系数增长应有上限，而不是无限制的增长，否则会导致拥有大量项目资金的科研工作者所做的工作并不比普通的项目资助的科研工作者多，随着资金体量和单位经济效益的发展，这一比例可能会稍缓于发展速度，但是，对于那些在科研领域有突出成就的人才，国家有关部门应当建立相应的激励机制，而不只是给予物质奖励。若能建立适当的科研激励机制，有兴趣参与科研的人将更多地参与到科研项目中来，这将有利于长期待在国内，促进我国科学事业健康稳定发展。（三）科技成果转化不足对于一个科研项目来说，其研究投资的最终目标是获得能带来经济效益的科研成果。可以说，一个重要指标就是研究资金效益，即把科技成果转化为现实生产力，真正提高劳动生产率，降低能源消耗或开发新产品。另外，科技成果转化有利于提高科研机构的学术水平，转化成果的收入可以用来激励科研人员，继续以自有资金进行新的科研项目投资，我国在这方面做得还远远不够。对于一家科研机构来说，最大的难题在于产学研融合，传统的科技成果转化办法，就是把科研单位的研究成果直接卖给企业，但效果不好，不仅转让费高企业无法承担，再就是即使企业买了科研成果，但是可能无直接转化产品的能力，且不少科研机构热切地想发表论文、申请专利、评职称、拿项目，但是所谓的成果却不能真正在生产和生活中使用，导致资金被浪费。科研机构应将科技成果转化为系统工程，解决从技术决策到生产模式、从生产模式到市场模式等诸多问题。实际上，一方面，科研机构在生产、经营、营销等方面缺乏经验，另一方面，政府部门在服务整合成果的转化提供指导方面还处在摸索阶段。（四）内部监管不完善要有效地开展科研项目研究，必须有监督和内部控制。科研项目经费管理包括预算编制、项目申报、科研物资采购、合同签订、财务报销、资产管理、项目决算、结题等各环节，由于许多科研机构内部控制不力，导致科研项目经费使用不能及时、准确地与科研经费管理部门联系在一起。如果仅允许以现场准入的形式来控制科研项目资金，就不能按预算使用，许多支出不当甚至不合规，会造成科研经费使用效率低下并影响科研项目进展。在实际工作中，很多科研单位的内部监管体系不健全，或者没有专门的内部监管部门，对于科研经费的管理和使用缺乏有效的监管，导致即使在经费使用过程中出现问题也无法及时进行有效的控制和纠正。另外，外部也缺少有效的审计和监督，经费拨付到单位后，部分上级拨付单位缺少对其经费使用情况的全过程监管。（五）经费管理与项目管理不协调科研项目资金管理是在科研项目管理的基础上，从项目启动、实施、验收前的资金申请到项目结题等一系列制度工作。参加者、研究者和附属的资助研究机构必须明确他们的责任和目标。针对目前无全球化水平的科研管理模式，为实现科研目标，各单位竭尽全力从各个方面筹集科研经费，有时为了拿到项目资金，未对单位的长远发展做布局。以项目资金水平为重点，认为科研经费水平越高，项目成功的保障就越可靠，导致资金管理不到位，科研资源配置效率低下，制度执行不够严格，如果不能保证科学研究经费的有效实施，就会产生很大的欺诈风险。科学研究与财务管理之间没有有效的联系，项目管理一般由科研业务主管部门组织实施，在此情况下，项目负责人对其实施项目负有特殊责任，财务部门负责财务管理，这常常导致财务部和研究管理部门之间缺乏沟通，项目管理和财务管理之间缺乏联系。另外，过度强调科研负责人在项目决策中的主导作用，有些科研人员还坚持“自留田”的理念，认为申请科研经费是科研人员的经费，忽视国家和组织对科研经费的管理办法，不协助管理科研经费，造成管理不善。三、科研单位项目资金管理改善对策（一）加强预算管理要完善预算管理制度，使预算真正有效运行，可以通过设计、验证、研究部门、业务主管部门、财务部门等要通力合作，建立一个集专业框架和监管框架于一体的预算管理体系，规范预算内容，确保预算编制科学合理。要制定具体的项目预算，尽量保证预算的全面性，避免不必要的预算支出，尤其要充分考虑科学研究的灵活性，保证部分科研资金的灵活分配。财务部门、业务主管部门等作为监管主体，应完善相关制度，努力解决与单位利益不合理、执行不一致、随意调整等问题，同时还要给到项目或课题组一定的预算调整自主权，明确哪些是严禁调整事项，哪些在规定的范围内可调整，在不影响科研成果和项目进展的同时满足资金使用的要求。（二）加强诚信体系建设和项目考核科研工作首先要追求真理，防止违纪违规。第一，要加快管理体制，对科研人员声誉进行法律约束，阻止科研资源进一步被滥用。第二，构建诚信体系，记录和评价相关人员的声誉，对失信者进行适当惩罚，不仅可以防止部分研究人员滥用职权，也能提高研究人员对信任度的重视。科研项目的获得和退出依赖于科研人员的信任，从而切实提高科研质量，确保科研的有效实施。当前大多数科研单位仍然被动地管理科研资金的使用，而忽视了对科研项目的内部绩效考核。科研项目的内部绩效考核实际上也是科研项目经费管理的重要内容。利用绩效考核制度，科研单位能够客观地评价科研经费的筹措过程，直观了解科研经费使用的实际效益，从单位科研活动管理水平来看，应合理使用科研成果的规模和预算。构建科学的工作绩效评估体系可从三个方面着手。第一，可以建立完整的评估小组，由项目组成员和部分管理支撑人员组成，科研项目结束后，行业内专家、行政部门、财务部门、业务主管部门等对科研项目的绩效进行评价，并对经费的管理进行评估。第二，应该制定并严格执行合理、详细的绩效评估标准，在未来的评估中，要尽量做到不受人为因素的影响。第三，要全面落实激励与惩罚机制，完成绩效考核后，单位可根据考核结果进行正反两方面的评价，适当实施奖惩制度，同时奖励完成科研项目，加强经费管理。（三）完善科技成果转化体系，提高科研实效发展现代经济的第一动力和战略支撑是就是创新，国家要想提高科研院所和企业的创新力，就要推动产学研的高度融合。科研单位作为研究机构，是学和研的主体，应推动科技创新与转化，避免把研究成果变成无法落地的项目或少数专家看不懂的文章。企业作为产的主体，需要什么样的应用技术方案，可以向科研机构下订单，其中政府作为连接科研院所和企业之间的桥梁，以造桥的方式，通过建立类似于“共享转化平台”，打通科研院所和企业创新转换的通道，保障科研成果的顺利转化。在成果转化方面，除了科研院所和企业自身要寻求突破，政府部门和国家机构更要加强对科技成果转化的支持，借鉴国外成功的经验和适合我国国情的方式，逐渐完善科技成果转化体系。（四）加强内、外部监管控制科研单位要建立符合自身情况的内部控制制度，统筹兼顾各项事宜，严格执行内控流程、合理开支、有效管理资金、保障资金的合理性和安全性。建立完善的财务管理制度、采购风险防控流程、合同管理制度等，严格执行国家有关规定，杜绝资金挪用挤占等行为，保证科研项目资金专款专用，且要根据项目申请来源不同，制定差异化的验收标准，单独开展审计和验收工作，使项目负责人可以更加清晰地明确经费的预算执行情况，使后续经费控制及监督工作更加稳定开展。外部主管部门要加强绩效和审计监管，定期组织全过程绩效跟踪，避免项目结题验收时只进行一次结题验收和绩效评价，及时纠正过程中产生的问题，并给予一定的指导。（五）加强项目管理和经费管理的协调性目前部分科研项目立项在年初，实际资金拨付可能在年中或者年末，导致项目无法按期进行，因此应尽量做到项目管理与经费管理相协调。要提前与科研单位中的财务相关部门沟通，有效调节经费存量、控制经费增量，减少在项目管理中经费的不必要浪费。建立科研财务助理管理岗位，为科研人员提供专业服务，同时对接财务管理部门，科研助理要协助项目（课题）负责人编制科研项目经费预算，提高项目预算的科学性、合理性，负责编制科研项目财务决算报告，定期对科研经费管理和使用情况进行分析，建立经费使用情况报告制度，推动科研经费预算执行进度。要树立