空运出口SOP可编辑

空运出口操作流程准备工作—Sales自揽货操作流程工作内容控制点表单从各个途径获得客户的资料了解客户的贸易方式，贸易地区,出货量,付款方式等重要信息。开始处理委托是否为新客户向财务申请建立客户资料给客户报价单取得客户委托书拜访客户获取客户资料从各个途径获得客户的资料了解客户的贸易方式，贸易地区,出货量,付款方式等重要信息。开始处理委托是否为新客户向财务申请建立客户资料给客户报价单取得客户委托书拜访客户获取客户资料通过一段时间的电话了解后，进行登门拜访。拜访前要对客人的询价要求做好充分准备。通过一段时间的电话了解后，进行登门拜访。拜访前要对客人的询价要求做好充分准备。给客户的报价表要准确，全面。内容要完整，一应俱全。拜访回来后，要出具正式的报价单。给客户的报价表要准确，全面。内容要完整，一应俱全。拜访回来后，要出具正式的报价单。附表CO-301-01：附表CO-301-01：空运出口委托书拿到客户的委托书，报关单等相关单据。检查相关文件是否正确，完整。自己判断新旧客户。有没有以前向公司申请放帐期限。自己判断新旧客户。有没有以前向公司申请放帐期限。查询相关记录确认是否为旧客户，是否向公司申请过放账。否是否是新客户要签定付款协议，并向公司申报放帐期限。新客户放账，必须先申请ICS核准后再与客户签放账协议。新客户要签定付款协议，并向公司申报放帐期限。新客户放账，必须先申请ICS核准后再与客户签放账协议。要判断此客户的付款信誉，出货量的多少。准备工作—指定货操作流程工作内容控制点表单开始开始附表CO-301-01：附表CO-301-01：空运出口委托书A种情况下需先判断是哪个代理的指定货。客户/客户/代理与Op/Inside联系A．客户会按照代理的指示来和我司联系，并通知出货事宜。B．代理来指示要求我司联系出货事宜。从客户手中取得委托书后，明确出货事宜，并把信息反馈给国外代理要求确认从客户手中取得委托书后，明确出货事宜，并把信息反馈给国外代理要求确认。根据代理指示，联系客户并与客户确认出货事宜。航班，运输方式，付费方式，一定要和双方确认清楚。Op/Inside据已取得之业务资料与客户/代理确认处理处理委托处理委托操作流程工作内容控制点表单准备准备工作附表CO-301-02：CONTROLSHEET附表CO-301-02：CONTROLSHEET填写的信息要正确。OP/INSIDE按照客户托书的信息填写我们的ControlSheet。依客户托书内容填写ControlSheet确认送货时间，开票抬头，报关资料的到达时间，确认送货时间，开票抬头，报关资料的到达时间，开票抬头，出单要求，随机文件要求。INSIDE要在定舱前和客户进行最后确认，并索要相关资料再次与客户再次与客户确认出货细节并索取相关资料运价运价确认ICS放帐申请操作流程工作内容控制点表单准备准备工作要按照客户的实际出货及信用情况进行申请。要按照客户的实际出货及信用情况进行申请。如有特殊情况,应事先向主管报备.INSIDE在收到托单并确认新旧客户后将放帐申请和最高限度透过公司内部网的ICS系统向上级申请.将放帐客户信息输入ICS进行申请否否经过上级的批准.核准经过上级的批准.核准是是要注意签定的内容和注意事项。尽量用公司规定的版本.如有特例,应向公司法务部申请。主管要注意签定的内容和注意事项。尽量用公司规定的版本.如有特例,应向公司法务部申请。主管同意后，要和客户签订放帐协议。与客户签订放帐协议运价确认运价确认3．运价确认操作流程工作内容控制点表单处理处理委托INSIDE/OP从公司内部的约INSIDE/OP从公司内部的约价表得到相关的成本运价。指定货要告知代理成本；自揽货要告知Sales成本。一定要查看清楚货物的毛重与体积，判别是否为抛货。注意运费到、预付之分。取得运价成本报价要正确，完整，清楚。及时从代理或者客户处得到卖价。指定货要和代理确认成本和卖价。Local货报价要正确，完整，清楚。及时从代理或者客户处得到卖价。指定货要和代理确认成本和卖价。Local货需要和Sales确认成本和卖价。确认运价收入及成本订舱订舱4.订舱作业操作流程工作内容控制点表单运价确认运价确认打印定舱委托书附表CO-301-03打印定舱委托书附表CO-301-03：货运委托书注意写清楚运价，报一代的立方数视情况进位整数。打制定舱委托书打制定舱委托书与一代确认舱位与一代确认舱位至一代订舱至一代订舱取得进舱编号向一代要进舱编号取得进舱编号向一代要进舱编号安排进仓安排进仓5.安排进仓操作流程工作内容控制点表单订舱订舱作业附表CO-301-04：附表CO-301-04：货物进仓通知*截止送货：预定航班前一工作日中午12点前货到仓；*截止单证：预定航班前一工作日上午10点前送至我司。填妥进舱通知书上的进舱编号、截止送货时间与截止单证时间，附上一代的仓库地图，传真方式通知出货人进舱。发进舱通知发进舱通知给客户打电话和客户确认。打电话和客户确认。与客户确认是否收到进舱通知及送货情况。与客户确认进舱事宜确认货是否按时进仓，如无，向客人催货。如已进仓，确认货物件数、重量、体积（尺寸）如数据与客户原始数据不符的，通知客户并及早确认。确认货是否按时进仓，如无，向客人催货。如已进仓，确认货物件数、重量、体积（尺寸）如数据与客户原始数据不符的，通知客户并及早确认。与一代确认货到情况报关作业报关作业6.报关作业操作流程工作内容控制点表单安排安排进仓OP/INSIDE向客户收取报关资料OP/INSIDE向客户收取报关资料INSIDE/OP收集报关单据否否核对报关单据是否正确INSIDE/OP核对报关单据是否正确INSIDE/OP要仔细的检查报关资料的各个环节。如有问题，应该提早和客户确认。OP/INSIDE审核报关资料是是OP/INSIDE把审核好的资料送给公司机场负责报关人员OP/INSIDE把审核好的资料送给公司机场负责报关人员一定要和机场人员交接清楚所有文件.将报关资料送交机场人员准备随机文件准备随机文件7.HAWB到付货申请代垫运费操作流程工作内容控制点表单报关作业报关作业判别该票HAWB显示运费是否预付判别该票HAWB显示运费是否预付HAWB上作运费到付依ControlSheet判别是是填写清楚出货明细及代垫费用明细Op/Inside填写代垫运费申请表，转呈主管填写代垫运费申请表填写清楚出货明细及代垫费用明细Op/Inside填写代垫运费申请表，转呈主管填写代垫运费申请表否否主管审批通过主管审批通过是是否否ADM财务部审批通过ADM财务部审批通过是是准备随机文件准备随机文件8.准备随机文件操作流程工作内容控制点表单报关作业报关作业与客户确认清关资料要求与客户确认清关资料要求如清关资料与报关资料一致，复印报关资料备用问客户要清关资料（copy），如清关资料与报关资料一致，复印报关资料备用问客户要清关资料（copy），与客户确认是否还有其它的随机文件打印份数为不少于该票货的件数数量准备LABLE打印份数为不少于该票货的件数数量准备LABLE附表CO-301-05：H附表CO-301-05：HAWB注意毛重、计费重、体积（尺寸）的显示打印HAWB准备HAWB附表CO-301-06：CargoManifest附表CO-301-06：CargoManifest显示实际重打印CARGOMANIFEST

准备CargoManifest美加线还要另准备一个POUCH给美加线海关，含客户清关资料+copyHAWB+CARGOMANIFEST信封上注明MAWB#和AIRLINE,信封内放入所需随机文件。美加线还要另准备一个POUCH给美加线海关，含客户清关资料+copyHAWB+CARGOMANIFEST信封上注明MAWB#和AIRLINE,信封内放入所需随机文件。准备随机文件POUCH机场人员整理后随航班寄走。送交机场人员机场人员整理后随航班寄走。送交机场人员向一代要MAWB向一代要MAWB制作提单寄客户—非NIL单操作流程工作内容控制点表单报关作业报关作业一般指定货均为非直发单确认是否是直发单是否直发单一般指定货均为非直发单确认是否是直发单是否直发单否否进仓后，就可以向一代要MAWB了，一般开航前一天能拿到MAWB。附表CO-301-0进仓后，就可以向一代要MAWB了，一般开航前一天能拿到MAWB。附表CO-301-07：MAWB向一代索取MAWB领取MAWB在开航前一天制作HAWB，并与客人确认。如客人迟迟未确认，催促客户。根据MAWB单，补充HAWB上的MAWB#、AIRLINE。完成在开航前一天制作HAWB，并与客人确认。如客人迟迟未确认，催促客户。根据MAWB单，补充HAWB上的MAWB#、AIRLINE。完成HAWB客户需正本HAWB客户需正本HAWB事先与客户确认好客户是否需正本HAWB。事先与客户确认好客户是否需正本HAWB。是是交单之前，核查提单内容是否正确完整。打印HAWB单交主管签章。HAWB交主管交单之前，核查提单内容是否正确完整。打印HAWB单交主管签章。HAWB交主管签单Op/Inside准备快件寄HAWB给客户。HAWB寄客户Op/Inside准备快件寄HAWB给客户。HAWB寄客户制作提单寄客户—NIL单操作流程工作内容控制点表单报关作业报关作业是否直发单直发单常见于自揽货情况确认是否是直发单是否直发单直发单常见于自揽货情况确认是否是直发单是是进仓后，就可以向一代要MAWB了，一般开航前一天能拿到MAWB。向一代索取MAWB进仓后，就可以向一代要MAWB了，一般开航前一天能拿到MAWB。向一代索取MAWB领取一代直发单与客户确认将MAWB再传与客户确认，如有更改，通知一代。与客户确认将MAWB再传与客户确认，如有更改，通知一代。客户确认无误。Inside准备快件将MAWB提单寄客户。提单寄客户客户确认无误。Inside准备快件将MAWB提单寄客户。提单寄客户10．代理账单制作操作流程工作内容控制点表单MAWB领回核对MAWB领回核对附表：附表：MB/L手工按公式计算PROFIT手工按公式计算PROFIT依次计算出COST、INCOME、DUETOCHINA、PROFIT计算PROFIT按ControlSheet内容输ASU系统按ControlSheet内容输ASU系统费用部分参考手工计算出的PROFIT输ASU系统输ASU系统预过账&复核预过账&复核否复核PROFIT是否正确否复核PROFIT是否正确点击系统预过账按钮，核对系统PROFIT点击系统预过账按钮，核对系统PROFIT与手工计算数据是否一致是是附表CO-301-08：附表CO-301-08：AGENTSTATEMENT确认无误，过账，并打印出代理账单打印账单Op/Inside将代理账单连同FILE、手工计算PROFIT交主管审核。主管审核代理账单，如有误，返还Op/Inside更正，审核通过，主管签字。Op/Inside将代理账单连同FILE、手工计算PROFIT交主管审核。主管审核代理账单，如有误，返还Op/Inside更正，审核通过，主管签字。主管审核是是文件传送文件传送否否AMENDAMEND11．文件传送操作流程工作内容控制点表单打印代理账单打印代理账单扫描相关文件扫描相关文件Email发HB/Lcopy、MB/L、P/L、CargoManifest以及其它所需发送的资料（如清关文件）给代理。发PRE-ALERT给代理Email发HB/Lcopy、MB/L、P/L、CargoManifest以及其它所需发送的资料（如清关文件）给代理。发PRE-ALERT给代理确保代理收到文件。检查EMAIL：代理有否回复确认收到。确认代理确保代理收到文件。检查EMAIL：代理有否回复确认收到。确认代理已收到相关文件如货物出运有DELAY或其它情况，及时向主管反映。开航当天通过网站或与一代确认追踪货物出运情况追踪货物出运情况如货物出运有DELAY或其它情况，及时向主管反映。开航当天通过网站或与一代确认追踪货物出运情况追踪货物出运情况文件文件归档12.开发票操作流程工作内容控制点表单文件文件传送注意开票抬头，开票明细Op/Inside在AUS系统中做进开票通知ASU系统中做开票通知注意开票抬头，开票明细Op/Inside在AUS系统中做进开票通知ASU系统中做开票通知各Op/Inside将各自所需开票内容交一位指定开票人员作汇总将开票明细告知开票人员各Op/Inside将各自所需开票内容交一位指定开票人员作汇总将开票明细告知开票人员指定开票人员汇总当天所需开出的发票，发给主管确认审核开票人员汇总发票LIST给主管指定开票人员汇总当天所需开出的发票，发给主管确认审核开票人员汇总发票LIST给主管一般中午12点之前需发给财务主管审核通过，转发财务主管审核通过发给财务一般中午12点之前需发给财务主管审核通过，转发财务主管审核通过发给财务财务开发票财务开发票13.文件归档操作流程工作内容控制点表单文件文件传送确认代理已收到PRE-ALERT确认代理已收到PRE-ALERT确认发票已开出确认发票已开出确认确认货物已顺利出运文件归档文件归档14．财务销账操作流程工作内容控制点表单提单寄客户提单寄客户财务审核AR是否已收回判别月结客户与买单客户。月结客户核查：书面协议有无，ICS申请是否有效，overdueAR需主管有效签核；财务审核AR是否已收回判别月结客户与买单客户。月结客户核查：书面协议有无，ICS申请是否有效，overdueAR需主管有效签核；买单客户核查：凭水单、支票、现金。AR是否已收回是是AR确认无问题，出纳登帐，会计销帐。在银行回单进公司后作相应销帐操作。注意出口税金我司不垫。财务销帐AR确认无问题，出纳登帐，会计销帐。在银行回单进公司后作相应销帐操作。注意出口税金我司不垫。财务销帐否否审核AR有问题的，不可寄审核AR有问题的，不可寄核销单给客户。除核销单改单费可凭水单外，其它均以银行回单为准。财务人员依据业务规章扣核销单元15．核销单发放操作流程工作内容控制点表单收款财务销帐收款财务销帐向一代付完运费后一般即可领回核销单。与一代及时联系核销单领取事宜。负责人员取得退回的核销单向一代付完运费后一般即可领回核销单。与一代及时联系核销单领取事宜。负责人员取得退回的核销单确认无误的，整理并准备与财务交接审核核销单的完整性、准确性确认无误的，整理并准备与财务交接审核核销单的完整性、准确性一般核销单领回公司当天即可交接。通过书面LIST与财务交接核销单，财务签收负责人员与财务人员交接签字一般核销单领回公司当天即可交接。通过书面LIST与财务交接核销单，财务签收负责人员与财务人员交接签字判别月结客户与买单客户。核查AR是否无问题。负责放核销单财务审核AR是否已收回。判别月结客户与买单客户。核查AR是否无问题。负责放核销单财务审核AR是否已收回。审核AR是否已收回是是注意寄单地址。Op/Inside向财务申领出核销单，将核销单通过快递（申通）寄出。注意寄单地址。Op/Inside向财务申领出核销单，将核销单通过快递（申通）寄出。发放核销单否否有AR未收回的。核销单不发放。如改单费未收回的，及时通知Op/有AR未收回的。核销单不发放。如改单费未收回的，及时通知Op/INSIDE。执行扣单16．1Amend更改流程—当月Amend操作流程工作内容控制点表单操作人员提出Amend申请操作人员提出Amend申请主管要审核主管要审核AMEND原因。主管审核。权责主管审核主管开锁主管开锁确认更正数据无误。开锁后，操作人员自己进系统更正数据。操作人员于系统中更正数据确认更正数据无误。开锁后，操作人员自己进系统更正数据。操作人员于系统中更正数据是否有涉及代收付、分成、Handlingfee费用项目。判断是否影响国外帐是否影响国外账是否有涉及代收付、分成、Handlingfee费用项目。判断是否影响国外帐是否影响国外账是是。影响国外账的，重新生成代理账单。。影响国外账的，重新生成代理账单。再生成代理帐单确认代理收到此REVISED帐单。打印出REVISED帐单确认代理收到此