工程档案资料管理标准及实施细则-secret可编辑

某工程档案资料管理标准及实施细则本标准规定了XX有限公司XX工程工程档案资料管理标准及实施细则的内容与要求，适用于XX有限公司XX工程工程档案管理工作。内容与要求1.为加强XX工程档案资料管理，充分发挥档案在工程建设、物业维护管理中的作用，根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》和国家建委《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》以及《XX省建设项目(工程)竣工档案资料验收办法》的有关规定特制定本办法。2.XX工程办公室负责公司基本建设档案管理工作，并在公司主管档案工作领导及项目主管领导的领导下，负责公司项目档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、统计和利用工作，并在项目竣工验收后向公司档案部门移交。3.XX工程各参建单位（勘察、设计、施工、监理等）应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的要求进行整理，认真完成各自职责范围或合同规定的文件材料的形成、积累、鉴定、整理和移交工作，确保工程档案的完整、准确和系统。4.监理单位应负责监督、检查项目建设过程中文件的收集、积累、整理和完整、准确情况，严把竣工资料和竣工图的审核关，向建设单位提交的所有资料须由监理方审核、签认，并同时提交其监理业务范围的有关专项报告、验收材料及监理文件。5.各部室对应当立卷归档的材料，必须按照基本建设档案有关归档范围、归档时间向办公室档案室移交档案，实行集中统一管理，任何人不得据为已有。6.各部室领导、工程技术人员和兼职档案员对本部室形成的档案负以下责任。6.1各部室领导对档案工作应进行定期检查和监督，并解决工作中存在的问题。6.2工程技术人员对形成的档案要收集、整理、组卷，确保档案的完整准确。6.3各部室兼积档案员要按时立卷、归档，并接受XX工程档案室的业务指导，积极向领导提合理化建议，沟通档案室和部室之间的联系。7.档案的借阅：7.1本公司及项目部各部室工作人员均可借阅一般性的档案、资料；凡借阅档案者，都应进行档案借阅登记。7.2外单位借阅档案，须持有本单位介绍信，经项目部对口业务部室领导及办公室主任审查批准，方可查阅。7.3要爱护档案，借阅档案者，除特殊办理手续外，一律不准拍照、更不允许转借他人或在档案上涂改、勾画、拆散、损坏。7.4借阅档案应在档案阅览室查阅，对于永久卷与长期卷等重要档案，一般不允许出档案室，确属工作需要，须经档案室主管领导批准，并于三日内归还。凡借出的档案务必妥善保管，不得丢失或损坏，如有丢失要及时报告，视情节严重程度进行严肃处理。7.5借阅档案，要严格履行登记、签字和清退手续。对借出的档案要及时催还，借出和归还档案均须当面点交清楚，由借出人、借阅人、收回人签字、盖章。8.档案管理员应熟悉所藏档案情况，及时编制“档案目录”，并根据所藏档案情况和利用的需要编制《档案案卷目录》和《案卷卷内文件目录》，交流档案信息。9.根据本规定保管期限表划分的保管期限，定期对档案进行鉴定。10.对过期档案、资料及不应归档的文件材料的销毁规定如下：10.1超过保管期限，经过鉴定已无保存价值的档案，由档案室登记造册，鉴定小组签署意见，并定出销毁理由、数量的报告，经主管档案的公司领导在清册上签字批准后，方可销毁。10.2销毁不需归档的文件材料，可采取简便方法进行登记（如只登记收发文号或在收文薄上加盖销毁“戳”），未经收发文登记的不重要的文件材料，可填定目录，经档案室审阅备案后，即可销毁。10.3销毁带密级的文件材料，应按有关保密制度办理。10.4销毁档案或不归档文件，必须有指定的监销人，在指定地点，有二人以上参加的情况下进行，销毁后监销人应在清册上签字。11.档案的交接清点，必须严格按以下规定办理。11.1各部室向档案室移交文件、材料时，必须填写清单，经双方清点无误后在交接清单上签字。清单一式三份，双方各执一份，另一份存档。11.2档案管理员有权根据规定，从交出者交出的案卷中拣出无须归档的文件材料，有权索要应归档而没有交出的材料。双方意见不一致时，由主管档案工作的公司领导裁定。11.3经档案室正式接受的档案，任何人不得仍以文件材料看待而索回；如需利用，应按本制度借阅办理。11.4档案管理人员工作调动，必须在离职前将所管档案的数量及状况移交清楚，并在主管领导主持下办理正式交接手续。12.项目档案文件材料保管期限，分为永久、长期和短期三种。具体各门类档案的归档范围及保管期限应参照《建设项目档案资料整理验收规范》，并结合项目建设实际情况另行制定。13.主要归档范围13.1上级颁发针对本公司项目建设活动的各类文件材料；13.2工程建设过程中工程审查会、工程例会、招标以及专业会议形成的各种文件材料；13.3项目管理活动中形成的文件材料；13.4项目财务、审计等业务活动中形成的文件材料；13.5在基本建设过程中产生的、并具有保存价值的各种录音录像带、照片等音像资料；13.6项目建设过程中形成和产生的具有保存价值的实物。14.档案员要树立保密观念。增强保密意识，严守公司机密，不得以任何方式随意宣传和泄露。档案保密工作必须遵循既要坚持保密，又要便于提供利用的原则。对违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关方面反映。15.档案密级划分。根据《保密法》第九条规定，档案密级划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三秘。16.属于保密范围的档案，都应标明密级，不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅使用，进行严格控制，不得擅自扩大利用范围。17.认真做好保密档案的利用工作。17.1利用“绝密”档案，须经公司主管领导批准后，方可利用。17.2利用“机密”和“秘密”档案，须经部门主管领导批准，方可利用。17.3利用密级档案，一般只能在档案部室阅览室查阅，不能随意带走，如因特殊情况需要外借者，须经办公室主管领导批准。借阅时间一般不能超过十天。17.4利用密级档案，一般不准摘抄、复制，如因工作特殊需要，须经部室领导或上级有关部门批准。18.对已经失去保密意义的档案，应按照有关规定及时进行解密工作，并在档案上取掉密级标记。19.项目档案保密范围19.1工程建设计划及招投标计划、投资计划；19.2工程概预算文件及报告书;19.3设计文件及设计基础资料；19.4财务、审计报告和预决算报告。20.档案库房管理的基本要求20.1各类载体档案的库房管理，应纳入各级档案部门的岗位责任制和经济责任制，切实做好档案载体的保管。20.2各类档案库房要专人负责管理，其它无关人员不得进入库内，主管档案领导实行全面监督。20.3档案库房内外应做到清洁、卫生、整齐、定期进行打扫，档案装具、柜箱排列美观、合理、通风好。20.4库房内严禁吸烟动火，严禁存放易燃、易爆物品和其它物品，要保持室内走廊、通道畅通无阻，消防器材定期检查。更换失效药品，经常保持完整好用。20.5档案库房要防止鼠害，档案库房的档案柜内，要放入防虫、防霉变的药物。新接收档案，要经过消毒处理，检查没有灰尘、虫害、方能入库。20.6档案库房要控制照明、保证窗户严密、窗户要装设窗帘，防止光线射入档案载体，有利于永久保管。20.7档案库房要做好防止档案载体遭受暖气漏泄引起的意外事故，注意库上下管道的畅通，冬季要做好暖气管道的阀门、接头的漏泄检查，及时处理漏泄。21.档案库房的日常管理21.1交接档案时，需认真验收清点，手续完备，档案上架时，排列方法科学，排列有序，便于查处。21.2定期进行行档案载体清理核对、作到帐、卡、物相符，留存有据。21.3经常检查清理档案情况，发现毁损或异常，要查明原因，及时采取补救措施。21.4库房的门锁钥匙，不准随身带离办公室，备用钥匙档案部门负责单独妥善保管，无特殊情况，不能动用。21.5档案库房的电气设备要科学管理，定期检查，做好维护工作和防止意外事故（火灾、触电）等的措施。22.档案室应认真做好平时的统计台帐，做到及时、准确。23.竣工图编制23.1竣工图是建设项目建成后的真实记载，是全部工程档案中最重要的技术文件。竣工图的编制必须坚持谁施工、谁编制、谁负责的原则。23.2竣工图必须准确、清晰、完整、规范、修改到位。真实反映项目竣工验收时的实际情况。应编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。23.3竣工图的编制应逐张加盖竣工图章，竣工图章应使用不褪色红印泥，并盖在图内标题栏附近空白处，其编制人、编制日期、审核人、技术负责人、总监、现场监理人必须亲笔签名（不得代签），字迹工整，填写齐全。23.4竣工图编制范围以施工图图纸目录为依据。各个分部、分项工程，特别是地下设施、建构筑物、设备、管线的隐蔽部位，均应在施工过程中（不能在竣工之后）及时做好检查记录，整理好设计变更通知单并加强管理，做到图物相符，确保竣工图的质量。23.5竣工图编制深度：凡按图施工没有变动的，由施工单位（包括总包和分包单位）在原施工图上加盖竣工章作为竣工图；凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上用碳素墨水或蓝黑墨水绘制出修改内容，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工章，作为竣工图；凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制更改后的竣工图。23.6竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助各施工单位负责检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺要及时修改和补齐。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、