外贸业务员工作流程

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1.整理报价：

针对不同客户询盘，供应相关报价资料。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特别包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。全部正式报价单需打印出来，并由经理签字存档。

2.处理样品：

制作具体样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以根据其生产。另，针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的状况下，汇报上级，达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息，以便准时追踪和后查。

3.订货（签约）：

贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。合同需由业务和经理审批，填入“出口合同审核表（订单跟踪表）”，尽可能将各种估计费用都列明。通常状况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

4.收取订金或信用证：

4.1：假如是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应马上请客人改证。

4.2：假如是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

5.下国内生产定单：

在收到信用证或预付款的前提下，开头进行备货。依据订单制定生产方案单，经过审批后，下达到生产部进行生产。如需要，应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印刷品应要求工厂供应倍品，并确保扫读OK，以免影响出货。

6.追踪和验货：

在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员把握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周，通知公司验货员验货。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前支配好时间。确定后将验货时间通知工厂。

注：每次新产品出货，需有大货样品留底。

7.租船订舱：

7.1．在备货的同时，假如本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询

价，确定本次出运的货代公司。

7.2、在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员依据报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。通常在开船

一周前可拿到定仓纸。

7.3、单证储运部门依据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。

7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后，预备全套报关单据（出口货物明细单、报关托付书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于报关、出运；

7.5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。

8.报检：

国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格，附报检托付书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。

9.申领核销单：

单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。

10.出口报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，托付出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

10.1单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关托付书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。

10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。

10.3公司依据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后，货代公司支配集装箱拖货至船公司指定的码头。

11.收款：

11.1.预备文件：督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。认真核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。假如提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时预备其他相关文件（商业发票/一般原产地证/装箱单等）。

11.2.交单：

采纳L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

采纳T/T收汇的，在取得提单后立刻传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。

12.核销退税：

一般在报关之日起90天内核销，核销后公司方可到税务局申报退税。

13．业务登记/存档：

每单出口业务在完成后要准时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

14.售后问题的处理：

因出口产品供货方缘由产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应准时处理。

注：以上业务处理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并应同单证报关人员紧密协作工作，处理好相关交接工作，以免产生问题。

二．现有客户维护和新客户开发：

1.现有客户关系维护

1）处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系

2）适时对重点客户制定相应的促销和优待政策，并供应肯定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。

3）在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

4）准时向客户供应我司最新产品信息和产品名目。

2.新客户开发

通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，查找新的客源。

三．其他相关职责：

1.外事接待

2.建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。

3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。

4.提交月/季度报表和年度总结。

5.留意不断提高业务员自身学问和素养。

办理客户业务前的预备工作

营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。

(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需预备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈设箱、说明书等资料,应即预备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。

(二)营业助理须将客户所欲购的项目,应预备最新报价,以满意客户再订购的需要。

(三)营业助理应客户所需,代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联络,不行有误。

(四)营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥OOL。

(五)如需选购部有关科长协作预备工,营业助理应协调妥当对大客户来应预到公司日期。

□客户接待工作

(一)如需到机场迎接,营业部助理应向总务科支配接机事宜,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必需提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。

(二)如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,支配行程。

(三)如客户需要巡游名胜古迹,营业助理应事先支配观光行程。□客户来访接待

(一)赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

(二)如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室预备。

(三)如需选购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。□客户接洽业务

(一)营业部经理及助理陪客户选择样品。

(二)经客户选择的有爱好产品,营业助理应即记录具体资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。如有必要,得与有关科长协调报价。如客户是以CF或CIF条件选购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。

(三)与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大孝尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应具体列入记录,必要时画上该产品草图。

(四)如客户当日未能打算选购者,须待次日连续洽谈时,营业助理应将所选择出来的样品,留条叮嘱样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑眩(保留期限不得超过一星期)。

(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应叮嘱样品室归还原处。

(六)客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明缘由并告以何时答复。

(七)与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。□整理报价单

(一)应客户需要,将洽谈中感爱好的产品,营业助理与选购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。

(二)客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。如是CF或CIF时,报价单上的材数不予打出。

(三)营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改的确无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押助理。

(四)全部寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必需在当日内完成。

□开国内订单

营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理睬同有关选购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICELIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。

(一)订单上唛头可采纳下列方式:

1.刻章。

2.打字。

3.由营业助理书写清晰。

(二)如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出订单更改通知,并与原国内订单留底联装订一起。

(三)如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,本订单是原订单号重开,原订单作废并于存档报价单联及资料卡或PRICELIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上肯定不行注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。

(四)原国内订