《数据库原理与应用(Access)》第2章：数据库设计

第2章数据库设计1、数据库的设计步骤，2、数据库创建方法3、数据库的基本操作。知识重点本章学习内容2.1数据库设计2.2创立数据库2.3数据库的根本操作2.1数据库设计数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种应用要求的一种设计过程。要成功地创立一个符合要求的数据库，不仅要清楚数据库的根本概念，还要了解数据库的设计步骤。一般来讲，设计一个数据库要经过以下步骤：目标分析、选择数据和确定数据库主题。

2.1.1目标分析数据库设计的第一步就是确定建立数据库的目的，明确需求。确定建立数据库的目的也称之为目标分析。目标分析的任务就是通过与客户沟通了解客户的各种需求，从而了解客户希望从数据库中得到什么样的信息。2.1.2选择数据

经过目标分析，知道了各种需求之后，为完成给定目标，就要调查和析，收集与需求相关的数据，然后从中选择需要数据库保存的数据信息。这是数据库设计过程中最困难的一步。

2.1.3确定数据库主题确定数据库主题包括确定数据库表及其相应的结构和确定各个实体之间的联系。根据选择的数据，确定各个独立的表及相应的结构。确定数据库中的表是数据库设计过程中技巧性最强的一步。在确定各个独立的表及其结构时应注意以下问题：(1)每个表有且仅有一个主题的信息。因为这样便于维护每一个表。(2)表中的字段应包含与主题有关的所有信息，并且表中的每一个字段都要与主题相关。(3)表中存储的是原始数据，不应包含推导或计算的数据。如“学生信息”表中不应有“年龄”字段，因为“年龄”可以通过“出生年月日”计算得出。(4)以最小的存储单元存储数据。【例2.1】设计一个“学校图书管理系统”数据库。设计过程如下：〔1〕通过与客户沟通，可以得知创立学校图书管理系统的目的是为了对学校图书馆的图书进行有效管理，提高工作效率，方便学校师生借阅图书。〔2〕了解创立数据库的目的之后，经过调查和分析，收集相关数据。可以得到与创立数据库相关的数据信息有：读者信息、学生信息、班级信息、专业信息、所在院系信息、图书信息、图书分类信息、条形码信息、图书借阅信息和工作人员信息等。〔3〕根据收集到的相关信息，就可以确定“学校图书管理系统”中应该创立的数据库表及其字段。在该数据库中应该创立如下表和字段：系名称〔系名，系代码〕；专业名称〔专业名，专业代码，系代码〕班级〔班级名称，班级代码，班级人数，学制，辅导员〕；学生信息〔姓名，学号，班级代码，性别，身份证号，照片，家庭住址，出生日期，备注〕；读者〔借书证号，读者类别，办证日期，班级/部门代码，读者状态〕；图书〔图书名，书籍条形码，图书馆条码，图书类别，出版社，页数，作者，简介，价格，书架号，是否入库，登记日期，是否借出〕；分类〔分类号，分类名称〕；借还记录〔条形码，图书名，借/还，借书证号，读者姓名，借/还日期，工作人员〕；工作人员〔姓名，口令，权限〕；图2-1图书管理系统关系模型确定了要创立的表和字段之后，就可以根据实际需要，建立表与表之间的关系。“图书管理系统”的关系模型如图2-1所示，其中每个方框代表一个表，没有箭头的连线代表一对一的联系，单箭头的连线代表一对多的联系。系统总共有10个表，每个数据表都代表一个实体。并且实体与实体之间不是孤立存在的，实体与实体之间通过外部关键字反映出各实体间的联系。2.2创立数据库2.2.1使用数据库向导创立数据库Access2003提供10种现成的数据库模板供选择，以快速建立数据库。【例2.2】使用数据库向导创立“订货管理”数据库。方法与步骤如下：〔1〕启动Access2003。Access是存贮数据信息的一个容器。数据库中的主要对象有表、查询、窗体、报表、页、宏和模块等。数据库在存储过程中，文件的默认扩展名为.mdb。完成对数据库的设计之后，就可进行数据库的创立。创立数据库的常用方式有三种：图2-2新建文件对话框图2-3模板对话框〔2〕单击菜单栏【文件】下【新建】命令，出现如图2-2所示的“新建文件”对话框。〔3〕在“新建文件”对话框中，选择“模板”栏，单击“本机上的模板”选项，翻开“模板”对话框，选择数据库选项卡，得到如图2-3所示的“模板”对话框。〔4〕从“模板”对话框中选择需要的数据库类型，这里选择“订单”模板，单击【确定】按钮，翻开如图2-4所示的“文件新建数据库”对话框。〔5〕在“文件新建数据库”对话框中，选择文件保存的位置并指定文件的名称，然后单击【创立】按钮，弹出如图2-5所示的“数据库向导”对话框。该对话框列出了“订单数据库”中包含的数据库信息，它们是模板提供的表对象。图2-4文件新建对话框图2-5数据库向导-数据库信息对话框〔6〕单击【下一步】按钮，“数据库向导”对话框将出现如图2-6所示的内容。对话框的左侧“数据库中的表”列表中列出了“订单”数据库中所有的数据库表。选中其中的一个表，在“表中的字段”列表框中列出了该表所包含的字段。其中表中用斜体表示的字段是供选择的字段，可以根据实际情况选择；非斜体表示的字段是表中必须包含的字段，无法选择。〔7〕设置完各表所需字段后，单击【下一步】按钮，“数据库向导”对话框出现如图2-7所示的内容，该对话框用于选择屏幕的显示样式。图2-6数据库向导-选择字段对话框图2-7数据库向导-显示样式对话框〔8〕选择显示样式之后，单击【下一步】按钮，“数据库向导”对话框将出现如图2-8所示的内容，该对话框用于选择打印报表所用的样式。〔9〕按要求选择打印报表所用的样式，这里选择“正式”。单击【下一步】按钮，将出现如图2-9所示的“数据库向导”对话框。此对话框用于指定数据库标题，同时选择是否在所有报表中加一幅图片。图2-9数据库向导-指定标题对话框图2-8数据库向导-报表样式对话框〔10〕输入数据库标题并选择是否在报表中加图片，单击【下一步】按钮，出现如图2-10所示“数据库向导”对话框。〔11〕选择向导构建完数据后是否启动该数据库，单击【完成】按钮，“订货管理”数据库已经完成，将出现如图2-11所示的界面。单击“主切换面版”上对应的按钮完成相应的操作。图2-10数据库向导-完成对话框图2-11主切换面版对话框2.2.2创立空数据库虽然Access提供了多种现成的数据库模板，但毕竟是有限的，并且利用数据库模板创立的数据库表格式比较单调。如果想创立一个比较适合实际需要的数据库可以先创立一个空数据库，再根据需要进行设计。【例2.3】创立一个“tushu”空数据库。方法与步骤如下：〔1〕启动Access2003。〔2〕单击菜单栏【文件】中的【新建文件】命令或者单击工具栏上的【新建】按钮，翻开出现如图2-2所示的“新建文件”对话框。图2-2新建文件对话框图2-12文件新建数据库对话框〔3〕在“新建文件”对话框的“新建”栏中单击【空数据库】选项，翻开如图2-12所示“文件新建数据库”对话框。

〔4〕选择文件的保存位置和文件的文件名。比方保存位置选择“我的文档”，文件名为“tushu”。然后单击“创立”按钮，就可以创立一个名为“tushu”的空数据库文件如图2-13所示。图2-13图书信息管理数据库2.2.3使用现有数据创立数据库Access还可以根据现有数据创立数据库，方法与步骤如下：〔1〕启动Access2003。〔2〕单击菜单栏【文件】下【新建】命令，出现如图2-1所示的“新建文件”对话框。〔3〕在“新建文件”对话框的“新建”栏中单击【根据现有文件】选项，翻开如图2-14所示“根据现有文件新建”对话框。〔4〕选中作为新数据库文件根底的现有文件，然后双击该文件或者单击【创立】按钮即可创立新数据库。图2-14根据现有文件新建对话框数据库的根本操作有数据库的翻开与关闭、数据库的压缩与修复、数据库的拆分、数据库的删除与更名等。2.3.1翻开和关闭数据库2.3数据库的根本操作1.翻开数据库单击菜单栏【文件】下【翻开】命令，或者单击工具栏上的【翻开】按钮，翻开如图2-15所示的“翻开”对话框。图2-15翻开对话框在“翻开”对话框的“查找范围”框内查找数据库所在的文件夹，从列表框中选中要翻开的数据库文件，然后请执行以下操作之一：〔1〕如果要在多用户环境下以共享方式翻开数据库，以便对数据库进行读写操作，可单击【翻开】按钮，或者直接双击数据库文件即可。〔2〕如果要以只读访问方式翻开数据库，只对其查看而不能对其编辑，单击【翻开】按钮旁的箭头，并单击【以只读方式翻开】。〔3〕如果要以独占方式翻开数据库，防止其他用户翻开，单击【翻开】按钮旁的箭头，并单击【以独占方式翻开】。〔4〕如果要以只读访问方式翻开数据库，并且防止其他用户翻开，可单击【翻开】按钮旁的箭头，并单击【以独占只读方式翻开】。在默认情况下，Access2003数据库是以“共享”的方式翻开的，这样可以保证多人能够同时使用同一个数据库。不过，在共享方式翻开数据库的情况下，有些功能比方压缩和修复数据库是不能使用的。2.关闭数据库常见的数据库的方法有以下几种：〔1〕单击菜单栏【文件】中的【关闭】命令。〔2〕单击“数据库”窗口右上角的【关闭】按钮。〔3〕双击“数据库”窗口右上角【控制】菜单图标。删除数据库系统中的数据时，实际只是作删除标记，并没有把数据从数据库文件中真正删除，这样就会在数据库文件中产生很多碎片，从而使整个数据库文件的使用率下降。压缩可以去除碎片，使Access2003重新安排数据，收回空间。在对数据库文件压缩之前，系统会对文件进行错误检查，如果检测到数据库被损坏，就要求修复数据库。当数据库处于翻开的情况下，要实现压缩与修复数据库可以单击菜单栏【工具】，然后选择【数据库使用工具】命令中的【压缩与修复数据库】子命令。当没有数据库处于翻开的情况下，要想实现压缩与修复数据库也可用上述方法。2.3.2压缩与修复数据库选择【压缩与修复数据库】子命令会弹出如图2-16所示的“压缩数据库来源”对话框，选择数据库所在的位置及其数据库文件名然后单击压缩按钮。

图2-16压缩数据库来源对话框当数据库应用系统共享给网络上多个用户使用时，就会发现如果要想访问数据库中的数据，必须把数据库中所有的表、查询、报表、页和宏等数据对象复制到本地计算机中，这样很不方便。拆分数据库其实是把数据库中的前台程序文件和后台数据文件分开，将数据库文件放在后端数据库效劳器上，而前台程序文件放在每一个用户的计算机上。这样用户负责在自己的机器上操作，而数据库效劳器负责传输数据，从而构成一个客户/效劳器的应用模式。实现拆分数据库的方法如下：2.3.3拆分数据库〔1〕选中要拆分的数据库，单击菜单栏【工具】，选择【数据库实用工具】命名中的【拆分数据库】子命令，翻开如图2-17所示的“数据库拆分器”对话框。图2-17数据库对拆分器对话框〔2〕单击【拆分数据库】按钮，翻开如图2-18所示的“创立后端数据库”对话框。图2-18创立后端数据库对话框〔3〕选择后端数据库保存位置和文件的文件名，然后单击【拆分】按钮之后，系统会弹出“数据库拆分成功”对话框。单击【确定】即可。在拆分数据库成功之后，前端数据库窗体中数据库表的名字前都有一个小箭头，如图2-21所示。这是因为当前的表是连接到后端数据库的，这里的表只是一个空表，里面没有数据。而在后端数据库中只有数据库表，其它数据库对象都放在前端数据库中。图2-21前端图书信息数据库对话框2.3.4数据库的删除与更名Access2003数据库是以一个扩展名.mdb为文件进行保存的，因此数据库删除和更名操作，即为文件的删除和更名操作。需要注意的是，对数据库进行更名和操作时，必须在数据库关闭的情况下进行。2.3.5数据库的平安管理在Access中，通过设置数据库密码和不同权限的帐户，可以限制一些非法访问。1、设置数据库密码保护Access数据库的最简单的方法是为是数据库设置密码。设置密码后，在翻开数据库时就必须先输入密码；密码正确的用户才可以翻开数据库，否那么就打不开数据库。设置数据库密码的方法是：〔1〕以独占方式翻开数据库。操作方法：选择菜单栏【文件】下【翻开】命令，在“翻开”对话框中单击【翻开】按钮右侧的箭头，从翻开方式列表中选择“以独占方式翻开”选项。〔2〕选择菜单栏【工具】下的【平安】中的【设置数据库密码】命令，如图2-22所示，翻开“设置数据库密码”对话框，输入并验证要设置的密码，输入两次密码必须相同，并注意字母的大小写，然后单击【确定】按钮。如图2-23所示图2-23设置数据库密码对话框图2-22翻开设置数据库密码菜单设置密码成功后，在下一次翻开数据库时会要求输入密码的对话框，如果密码输入不正确就不能翻开数据库。数据库密码与数据库文件存储在一起，如果丧失或遗忘密码，就无法翻开数据库。撤销数据库密码的方法是：先用“独占方式”翻开数据库。然后选择菜单栏【工具】下的【平安】中【撤销数据库密码】命令，输入正确的数据库密码，后单击【确定】按钮，就可以撤销这个数据库密码。假设要更深层次的保护数据库密码，可以选择菜单栏【工具】下【平安】中的【编码解码数据库】，为数据库加密。2、用户级平安机制在Access数据库中，使用用户级平安机制可以让数据库管理员和对象的所有者为各个用户或几组用户授予对表、查询、窗体、报表和宏的特定权限，防止用户因更改这些对象而破坏应用程序，同时帮助保护数据库中的敏感数据。〔1〕用户帐户、组帐户与权限使用帐户和权限，可以规定个人和组对表、查询、窗体、报表和宏的等数据库对象的访问权限。用户帐户是由用户名和个人的ID〔PID〕表示的用户。组账户是用户帐户的集合，由组名称和个人ID标示，分配给一个组的权限适用于组中所有的帐户。Access提供俩个默认组：管理员组和用户组，此外也可以定义其他组。权限是一组属性，用于指定帐户队数据库中的数据或对象所拥有的访问权类型。当开始使用Access系统时，所有的帐户都是管理员的身份，拥有最大的权限，可以对Access进行任意的操作。为简化队权限的管理，建议只向组授权，然后将用户添加到适当的组中。使不同权限用户对数据库实施不同级别的操作。例如，为了保护“图书”数据库，可以为“馆长”建立一个组，为“图书管理员”建立一个“管理员”组，然后将具有最少限制的权限赋予给“馆长”组，将具有较多限制的权限给“销售员”组。〔2〕工作组和工作组信息文件Access工作组是在多用户的环境下共享数据的一组用户。工作组信息文件是Access在启动时读取的包含工作组中用户信息的文件，这些信息包括账户名、密码及所属组。为这些帐户指定的权限本身将存储在启用平安功能的数据库中。当首次运行Access时，系统会自动创立一个工作组信息文件，包含3个预定义的用户：〔1〕管理员默认的用户帐户，Access的每一个副本都如此。〔2〕管理员组一个组帐户。该组中的所有帐户都能管理这个Access数据库，其中至少有拥有一个管理员有权限的帐户。在最初建立数据库时管理员组只包括一个管理员帐户Administrator。〔3〕用户组一个组帐户，帐户中的年有成员都可以使用Access数据库，当使用管理员户