人事档案归档制度（4篇）

第页共页人事档案归档制度，是指为了管理和保存员工的人事档案，规范归档程序和要求的制度。一、归档目的1.保护员工的隐私和个人信息，确保其安全和保密性。2.方便员工的查询和使用，提供人事信息的准确性和有效性。3.满足劳动法规和人事管理的要求，保证公司的合法性和规范性。4.便于对员工的事务和工作记录进行跟踪和分析。5.合理利用和管理档案空间和资源。二、归档内容1.基本档案：包括员工的个人身份信息、合同信息、学历和资格证书、工作经历等。2.薪酬档案：包括员工的薪资、奖金、补贴等薪酬记录。3.绩效档案：包括员工的绩效评估、考核记录等。4.培训档案：包括员工的培训记录和证书。5.离职档案：包括员工的离职原因、离职证明等。三、归档流程1.建立档案登记和编号制度，确保每个员工都有唯一的档案编号。2.设置档案分类和文件夹，将不同类型的档案进行归类。3.制定归档操作规范和操作指引，确保归档流程的规范性和准确性。4.实行定期归档和清理，确保档案的及时更新和整理。5.设置权限和访问控制，确保档案的保密和安全。四、归档管理1.设立专门的人事档案管理岗位或部门，负责档案管理和维护。2.制定档案借阅和使用规定，确保档案的合法使用和保密性。3.定期进行档案的检查和审查，发现问题及时纠正和整改。4.建立档案索引和档案检索系统，方便员工查询和使用档案。5.定期进行档案备份和灾难恢复，防止档案丢失和损坏。五、档案保存期限1.基本档案：员工离职后，保存至少5年。2.薪酬档案：保存至少10年。3.绩效档案：保存至少5年。4.培训档案：保存至少5年。5.离职档案：保存至少5年。六、档案销毁1.根据公司制度和法律法规的要求，定期进行档案的销毁。2.销毁前，要进行档案清理和整理，确保档案的准确性和完整性。3.销毁过程要有证明和记录，保证销毁的合规和可追溯性。以上就是人事档案归档制度的一些基本要点，具体的制度可以根据公司的实际情况进行制定和调整。人事档案归档制度（二）第一部分：引言1.目的和背景本制度的目的是规范和管理公司的人事档案，确保其完整、准确和安全。人事档案是公司的重要资产，它包括员工的个人信息、工作记录和其他与雇佣关系相关的文件。良好的人事档案管理可帮助公司合规运营，提高劳动力管理效率，并便于进行绩效评估和人力资源规划。2.适用范围本制度适用于公司的所有员工档案管理工作，包括但不限于任职、离职、转岗和晋升等情况下的档案处理。所有相关人员必须遵守本制度的规定，确保档案管理工作的规范性和一致性。第二部分：相关定义1.人事档案指公司对所有员工的个人信息、工作记录、考勤记录、任职文件、培训记录等进行整理和存档的文件。2.档案管理员指负责管理人事档案的专门人员或部门，负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁。3.归档指将员工的相关档案文件按照一定的规范和流程进行整理和存储的过程。归档必须确保文件的完整性、准确性和安全性。4.电子档案指将纸质档案以电子形式进行存储和管理。第三部分：档案管理流程1.档案收集（1）公司应在员工入职时要求员工提交个人资料，包括身份证、学历证书、工作经验证明等。员工应如实提供相关资料。（2）公司应在员工离职时收回员工的员工证件和相关文件，并进行整理和归档。2.档案整理（1）档案管理员负责对收集到的档案文件进行分类、整理和标记，确保文件的清晰可辨认。（2）档案管理员应定期检查档案，确保其完整性和准确性。3.档案归档（1）对于纸质档案，档案管理员应按照编制的目录和分类将档案文件归档。（2）对于电子档案，档案管理员应将文件以规范的格式和命名方式存储在电子存储设备上，并备份至安全的网络服务器。4.档案保管（1）档案管理员应对归档的档案进行妥善保管，确保档案的安全性和机密性。（2）档案管理员应定期检查档案存储设备和服务器的运行状况，确保其正常工作。5.档案查询和提取（1）员工或相关部门需要查询或提取档案时，应向档案管理员提出申请，提供相关证明文件。（2）档案管理员应按照申请人的要求，尽快查询或提取档案，并记录查询和提取的信息。6.档案销毁（1）对于不再需要保留的档案，档案管理员应按照规定的时限和程序进行销毁。（2）档案管理员应记录档案销毁的时间、类型和数量，并保留相关记录。第四部分：违反制度的处理1.违反制度的行为包括但不限于虚假填报个人资料、私自更改档案、未经授权查阅或提取档案等。2.发现违反制度的行为，公司将采取相应的处理措施，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、解雇等。第五部分：附则1.本制度需经公司领导审批后生效，并公告于全体员工。2.本制度的解释权归公司所有。以上是一个关于人事档案归档制度的范本，供参考使用。具体制定时应根据公司的实际情况进行调整和补充。人事档案归档制度（三）一、制度目的建立科学、规范的人事档案归档制度，旨在加强对人事档案的管理，确保人事档案的完整性、可靠性和保密性，以便提供有效的人事信息支持和保障企业正常运营。二、适用范围本制度适用于企业所有员工的人事档案管理工作。三、责任主体1.人事部门负责制定人事档案归档的操作流程和工作标准，并组织培训和督促各部门执行；2.各部门负责按照规定的流程和标准将相关的人事文件归档，并定期进行档案检查和整理；3.全体员工有责任保护和正确使用人事档案信息。四、流程与要求1.档案管理流程（1）新员工入职时，人事部门负责收集员工相关的个人信息并建立档案；（2）员工转正后，人事部门将其档案交由所在部门进行保管，并进行登记和编号；（3）员工离职或调动时，所在部门负责将其档案归还给人事部门，并进行注销和整理；（4）档案定期进行检查、整理和存储。2.档案管理要求（1）人事档案应按照员工姓名、工号等信息进行编号和归档；（2）档案材料应按照一定的分类标准进行整理和存放，确保易于查阅和管理；（3）档案室应设有专门的保管人员负责人事档案的管理和保密工作；（4）档案管理系统应具备保密性、完整性和可靠性，并定期备份和维护。五、保密措施1.人事档案应严格保密，不得随意泄露或提供给外部人员；2.档案室应有专门的门禁措施，确保只有授权人员能够进入；3.员工在查阅档案时应填写申请表并经过审批，且不得将档案材料带出档案室；4.档案室应定期进行安全检查和巡视，确保档案的安全可靠性；5.在档案移交、借阅和归还过程中，应进行严格的登记和核对，确保档案的完整性。六、档案保存期限1.在职员工的档案应保存至其离职后的五年，期满后进行销毁；2.离职员工的档案应保存至其离职后的三年，期满后进行销毁；3.对于涉及法律诉讼的档案，应根据法律规定的时限进行保存；4.对于特殊岗位的员工档案，应按照相关规定进行保存。七、制度执行与监督1.各部门负责人应对本制度进行组织实施，并确保全体员工遵守；2.人事部门应定期对各部门的档案进行检查和评估，并提出改进意见；3.对档案管理不规范甚至存在违规行为的人员，将给予相应的纪律处理；4.人事部门应定期与有关单位进行沟通和交流，学习先进的档案管理经验，不断完善人事档案管理制度。八、违反规定的处理1.对于故意篡改档案、私自销毁档案或泄露档案信息的人员，将取消其档案操作权限，并给予相应的纪律处分；2.对于违反档案管理制度的人员，将按照公司的相关规定进行追责和处理。以上是人事档案归档制度的范文，具体执行细则和规定可根据企业的实际情况进行补充和完善。制度的建立和执行要求各部门和员工严格按照规定操作，并加强对档案管理的监督和评估，确保人事档案的安全和可靠性，保护员工的合法权益和企业的利益。人事档案归档制度（四）一、目的和范围1.1目的本制度的目的是规范和统一管理企业的人事档案，确保档案的安全性、准确性和完整性，为企业的人事管理工作提供有效的支持和依据。1.2范围本制度适用于企业所有员工的人事档案管理工作，包括员工的基本信息、入职材料、劳动合同、调动记录、培训记录、奖惩记录等。二、主要内容2.1档案归档的责任部门人力资源部负责全面负责和协调企业的人事档案管理工作，并设立专门的档案管理人员负责具体的档案管理工作。2.2归档的原则和要求（1）保密原则：人事档案具有保密性，未经本人同意或法律规定，不得向他人透露或提供。（2）准确原则：档案的内容必须准确无误，对于档案中的每一项信息，应有明确的来源和验证途径。（3）完整原则：每个员工的档案必须保持完整，不得有遗漏或遗失的情况。（4）可追溯原则：档案的每一项内容应能追溯到相关的文件材料，便于查阅和核对。2.3档案归档流程（1）档案整理：由专门的档案管理人员负责对员工的各类档案进行整理和归档，并进行标识和分类。（2）档案登记：每个员工的档案必须进行详细的登记，包括姓名、工号、职务、入职日期等基本信息。（3）档案存放：档案应妥善存放，确定一个专用的档案室或柜子，设有防火、防潮等措施，确保档案的安全性。（4）档案借阅：员工需要查阅自己的档案，需填写借阅申请并经过相关部门审批，严禁私自调阅他人档案。借阅期限不得超过3天。（5）档案销毁：档案达到保留期限之后，由专门的档案管理人员负责进行销毁，销毁过程必须符合相关法律法规的规定，销毁记录必须保存。2.4档案管理人员的职责（1）负责制定和完善人事档案管理的制度和流程。（2）对员工档案进行整理和归档，确保档案的安全性和完整性。（3）对新员工进行档案登记，及时更新和完善档案信息。（4）负责员工档案的存放和借阅，确保档案的安全和保密。（5）向相关部门和员工提供档案咨询和查询服务。（6）定期对档案进行检查和清理，及时发现和处理问题。（7）组织和参与档案培训和交流活动，提高档案管理的水平。三、宣传和培训3.1宣传本制度应通过内部通知、人事制度手册、企业网站等渠道进行宣传，让员工了解和熟悉制度的内容和要求。3.2培训人力资源部应组织相关的培训和交流活动，提高档案管理人员的专业水平和档案管理的效率和质量。培训内容包括档案管理的基本知识、操作流程、法律法规等。四、监督和检查4.1监督人力资源部负责对档案管理人员的工作进行监督，及时发现和处理工作中的问题和不足，确保制度的执行。4.2检查人力资源部应定期对档案进行检查和清理，确保档案的完整性和可查性。对于存在问题的档案，应及时进行整改和补充。五、制度的保密性和可行性5.1保密