金蝶采购入库操作流程样本

海能有限公司财务软件：金碟ERP软件

金碟模块：采购管理—采购管理操作制作人：王宏制作时期：11月4日采购管理操作流程生产部提出物料需求，采购下订单，货到仓库开立入库单，告知质检部，检查合格入库。途径：单击【供应链】【采购管理】【入库】【外购入库单-录入（双击）】新增委外加工入库单界面如下：输入供应商名称、摘要、收料仓库、源单类型、采购物料、数量、单价、业务员、验收人、部门等，填充完毕后，按【保存】和【审核】按钮。资料如下图。2．1当期收到发票，采购入库单生成发票途径：单击【供应链】【入库】【外购入库单-查询】【菜单-下推（生成购货发票（专用/或普通）】【生成（M）】如下图所示。图1图3点击【生成（M）】图4图5输入【发票号码】、【修改日期】、【物料代码】、【修改暂估单价】、【金额】、【税额】、【含税金额】、【业务员】及【部门】。若一张入库单，开立两张税票，还需要对入库单进行拆分，拆提成入库单数理等于发票上开票数量。输入完毕后，点击【保存】和【审核】。（1）拆分单据：单击【供应链】【入库】【外购入库单-查询】【编辑】【拆分单据】图1图2输入要拆分数量。点击【保存】。拆分之后，请专门找个记录薄，记录拆分单据号码，以以便下次查找入账。若拆分错误，可以把原拆分单据合并。拆分完毕后，再重新生成发票。（2）合并单据：单击【供应链】【入库】【外购入库单-查询】【编辑】【合并单据】阐明：入库单拆分错误，可以把原拆分单据进行合并。选中要合并子单据（按Ctrl键，用鼠标逐个点击；或者用Shift键）图1图22．11收到运费发票解决(当月入库，当月收到费用发票)单击【供应链】【结算】【采购发票-查询】【编辑】【合并单据】图2.11图2.12下图:2.13选中相应采购发票，点击【费用】图2.14图2.15输入供货单位等有关内容,见下图:图2.16图2.17若不知供货单们代码，可以按F7键或者点击【查看】进行供货单位查找。此外，还可以单击【供应链】【采购管理】【费用发票】【费用发票-录入】操作，但是相应【采购发票】号码，只能手工输入。2．12收到运费发票解决(当月入库，次月收到费用发票)芜湖厂操作，直接做成本调节单。界首操作，进行补充勾稽，操作如下：2.13采购入库单、采购发票及费用发票进行勾稽单击【供应链】【采购管理】【结算】【采购发票-查询】【选中相应采购发票】【勾稽】图2

.131图2

.132图2.133点击【勾稽】显示【勾稽】成功。退出【勾稽】界面。2.14生成会计凭证单击【供应链】【存货核算】【结算】【采购发票-查询】【分派】【核算】【凭证管理】【生成凭证】图2.141图2.142下图2.143点击【分派】和【核算】图2.144图2.145记账凭证模板图2.146当期入库，下期收到发票，做法同上。重要注意暂估价格和发票价格与否一致，不一致做出调节。3.1期末发票未到，做外购入库暂估解决。检查外购入库单与否有单价有KEY入系统，有向采购征询价格，KEY入系统。途径：单击【供应链】【存货核算】【入库核算】【存货预计入账】【生成凭证】上图为存货估价入几账。生成凭证操作：途径：单击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【生成凭证】【选取单据类型】【生成凭证】选中要生成凭种类型，点击【重新设立】，弹出条件过滤界面，进行筛选，如下图：生成凭证可以选取如下类型，【按单生成凭证】、【按单据类型生成汇总凭证】及【因此单据生成汇总凭证】。生成凭证过程暂估入库详细解释阐明一、概述

本文以K/3V10.3至K/3V11.0版本为基本，研发提供局部补丁功能也在本文范畴之外。即本文档描述功能和内部逻辑不会涵盖此前版本和将来新版本功能，固然，若歪打正着那是意外惊喜。

公司在外购材料时（本文将商品、存货统称为材料，根据是咱们目的客户群为中小制造公司），由于结算方式、采购地点不同，材料入库和货款支付在时间上不一定完全同步，存在不同账务解决方式。

1.材料和发票同步到达采购业务(相似会计期间到达)

此种状况按K/3基本采购流程操作和账务解决即可，无需我再详述。

2.材料先到发票后到采购业务（不同会计期间到达）

这就是K/3暂估典型条件，本文内容就围着它转了，下面就进入正题了。

二、与暂估关于系统参数

要理清K/3存货暂估逻辑，必要先理解与暂估有关系统参数之间逻辑关系。K/3系统中，与暂估有关系统参数有（图K/3001）：

1.外购入库生成暂估冲回凭证

K/3通过勾选方式进行设立。在初始化时进行设立，结束初始化该参数不容许更改。此参数含义为进行暂估时与否需要生成暂估冲回凭证，即与凭证生成方式有关。

如果选取了此参数，“暂估冲回凭证生成方式”设立有效，并且限制“暂估差额生成方式”只能为“差额调节”，不能使用“单到冲回”。此种方式经常被人们称为“工业暂估解决方式”（以工业、商业暂估命名存在不当，只是暂估方式不同而已，与工业公司、商业公司选取使用暂估方式无关）。

如果不选取此参数，“暂估冲回凭证生成方式”设立无效，系统不自动冲回凭证，“暂估差额生成方式”可为“差额调节”，也可为“单到冲回”。此种方式经常被人们称为“商业暂估解决方式”。

2.暂估差额生成方式

在初始化过程中设立，此参数可选值为“差额调节”和“单到冲回”。在“外购入库生成暂估冲回凭证”被选中时，只能选取“差额调节”，不能选取“单到冲回”；在“外购入库生成暂估冲回凭证”未被选中时，可选取“差额调节”，也可选取“单到冲回”。

在“差额调节”方式下，当期获得发票金额（不含税）与此前期间暂估入库单暂估金额不一致时，系统自动生成外购入库暂估补差单。

在“单到冲回”方式下，当期获得发票金额（不含税）与此前期间暂估入库单暂估金额不一致时，系统自动生成红字入库单和蓝字入库单。

3.暂估冲回凭证生成方式

只有在“外购入库生成暂估冲回凭证”选中状况下“暂估冲回凭证生成方式”设立有效；否则该参数无效，此参数可选取值为“单到冲回”和“月初一次冲回”，系统默认“月初一次冲回”。

若为“月初一次冲回”，则系统在期末结账后，会自动按依照上期生成暂估凭证，相应生成红字暂估凭证（即生成反向暂估冲回凭证，若原单为红单冲回为蓝字暂估凭证）。若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方式下，当暂估存货发票长期未收届时，会多次生成暂估和冲回凭证，即在发票未到达前会计前都要重复暂估和冲回，浮现诸多不必要暂估凭证和红字冲回凭证。

若为“单到冲回”时，发票未到外购入库单只暂估一次，在发票到后才进行冲回。即此种方式下外购入库单只暂估一次、冲回一次，解决比较简朴。特别，初始化暂估入库单不受“月初一次冲回”控制，按“单到冲回”逻辑进行暂估冲回。

系统对暂估、冲回、外购入库凭证采用连环控制，即只有生成了暂估凭证，才干生成冲回凭证，再才干生成外购入库凭证。反之，当一张外购入库单相继生成了暂估入库、暂估冲回、外购入库凭证，在删除这些凭证时应遵循一定顺序，先删除了外购入库凭证后，再删除暂估冲回凭证，最后才干删除暂估入库凭证。

4.当暂估差额生成方式为单到冲回，且暂估入库单与发票金额相似时需要生成红蓝单据

为了满足某些公司特殊需要，虽然在暂估金额和发票金额相似状况下，也可以启用该系统参数后生成冲回后红蓝单。予以将应付账款和应付账款-暂估区别开了，便于进行记录分析存货暂估比例。

5.冲回单据编码后缀

设立暂估冲回单据编码后缀标示符，默以为“-”。外购入库核算时自动生成冲回单据编码使用本来外购入库单编码加默认后缀，冲回生成红蓝字单据增长字母R（red）或者B（blue）来区别，多次钩稽状况在单据编码后自动递增。如：原外购入库单编码为WIN000001，则第一冲回生成红字外购入库单和蓝字外购入库单编码分别为：WIN000001_R1和WIN000001_B1。实现后缀编码定义后即可将正常外购入库单和冲回后外购入库单进行区别，便于进行事后分析、同步提供快捷账务解决。

从上所述可知，暂估这几种参数存在互相约束关系，为了增长易读性和迅速理解，以求节约思考时间，下面将约束关系以表格形式予以直观展示。

图K/3001

三、暂估解决流程

公司在生产经营材料采购过程中，由于付款不及时等各种因素，购入存货经常会浮现发票不能及时到达情形，为了精确地反映资产、负债、成本以及管理方面需要，应对此类存货做暂估入账。实务中由于公司业务特点、会计核算方式、会计环境不同以及会计人员看法不一致，各公司暂估入账详细操作办法也不相似。

材料暂估实行是由相应会计原则为支撑和相应会计解决办法与之配套。材料暂估会计原则和解决办法对的与否，对材料暂估实行，动态理解公司资产、负债状况是有很重要意义和作用。

1.启用“外购入库生成暂估冲回凭证”

在启用“外购入库生成暂估冲回凭证”条件下，暂估差额生成方式只能为“差额调节”，故解决方式仅存在两种也许，一种为“月初一次冲回”，另一种为“单到冲回”，详细流程图如下（图K/3002），按暂估冲回方式分类描述操作环节。

图K/3002

1.1暂估冲回凭证生成方式——月初一次冲回

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账外购入库单，若没有相应购货发票，则对该外购入库单进行估价，然后进行账务解决生成暂估凭证。

2.所有账务解决结束后进行期末结账

由于暂估冲回方式为月初一次冲回，则在期末结账时系统自动生存成下月初红字冲回凭证（即生成反向暂估冲回凭证，若原单为红单冲回为蓝字暂估凭证），该红字凭证与上月暂估凭证进行冲减。若在下月末发票仍未到，则再次进行暂估，下月末结账系统再进行自动冲回。如此重复，直到发票达到为止。

3.进行差额调节解决

若到达发票金额和暂估金额（不含税）不一致，则系统进行核算时自动生成外购入库暂估补差单。为了人们便于迅速直接理解，现以示例将解决流程予以展示。

【例1】在5月购进A材料10公斤，购进B材料100个，检查后以外购入库单WIN00001入库。由于在5月份购货发票未到，故需要进行暂估解决，其暂估单价和金额为，材料A单价10.00元、金额100.00元（不含税）；材料B单价20.00元、金额.00元（不含税）。

1）暂估外购入库单WIN00001如下。

在K/3系统中生成暂估凭证如下（图K/3003）：

图K/3003

注：此为K/3原则凭证界面，为了描述简化，后文涉及凭证时仅提供凭证分录，不再将有关K/3凭证以图方式展示。由于此方式需要生成冲回凭证，故没有单独设立提供分析暂估状况会计科目（如：应付账款-暂估），但后文将提供有关示例。

2）结账时生成暂估冲回凭证

由于“暂估冲回凭证生成方式”为“月初一次冲回”，在5月末进行结账时，系统自动将外购入库单WIN00001生成6月暂估冲回凭证，此暂估冲回凭证为红字，用于冲减5月暂估凭证（图K/3003）。红字表达为负值，表达冲减。

借：原材料

2100.00

贷：应付账款

2100.00

3）购货发票到后生成正常外购入库凭证

若在6月购货发票未到，则重复环节“1)”和“2）”，即每月在月末结账生成冲回凭证，然后再进行暂估，直到购货发票到达。为了简化，本例假设在6月购货发票到达。

购货发票到后，将该购货发票与入库单WIN00001进行钩稽，若购货发票不含税金额同发票不一致则系统会自动生成外购入库暂估补差单（暂估差额生成方式只能为“差额调节”）。

购货发票ZPOFP00001（按税率17%进行计算）如下。

由于发票不含税金额与外购入库单暂估金额不一致，A材料暂估为100.00元、发票金额150.00，B材料暂估.00元、发票金额3000.00元，故在钩稽过程中需要生成暂估补差单。生成暂估补差单如下（为了简化，本例也不包括费用发票）。

进行钩稽核算后，使用存货核算外购入库事务类型将购货发票、入库单、暂估补差单一同生成6月外购入库凭证，分录如下：

借：原材料

3150.00

应交税金-应交增值税535.50

贷：应付账款

3685.50

注：本凭证是在“借方相似科目合并”和“贷方相似科目合并”条件下生成。不启用“借方相似科目合并”和“贷方相似科目合并”系统参数，则同一张凭证也许存在借方科目相似或贷方科目相似多条分录信息。

总结：在月初一次冲回暂估模式下，对购货发票没有到达已暂估入库单，在期末结账时系统回自动生成下月初暂估冲回凭证，此凭证为暂估凭证相应红字凭证。如果发票持续几种月都没有到达，则需要进行重复冲回和暂估，直到购货发票到达。

1.2暂估冲回凭证生成方式——单到冲回

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账外购入库单，若没有相应购货发票，则对该外购入库单进行估价，然后进行账务解决生成暂估凭证。

2.发票到达进行账务解决

当暂估入库单发票到达后，对暂估入库单进行钩稽解决（若存在费用发票也一同钩稽），然后进行分派核算。若到达发票金额和暂估金额（不含税）不一致，则系统自动生成外购入库暂估补差单。最后按将外购入库单、发票、外购入库暂估补差单（若存在）进行账务解决（生成凭证）。

同样，以上面示例展示单到冲回方式暂估解决流程。

【例2】在5月购进A材料10公斤，购进B材料100个，检查后以外购入库单WIN00001入库。由于在5月份购货发票未到，故需要进行暂估解决，其暂估单价和金额为，材料A单价10.00元、金额100.00元（不含税）；材料B单价20.00元、金额.00元（不含税）。

1）暂估外购入库单WIN00001如下。

此暂估入库单生成暂估凭证如下：

借：原材料

2100.00

贷：应付账款

2100.00

2）购货发票到达后进行钩稽

在购货发票未到期间，此前暂估外购入库单不进行任何解决。若在8月购货发票到达，则。将该购货发票与此前暂估外购入库单进行钩稽。

3）将外购入库单生成暂估冲回凭证

在钩稽过后，外购入库单生成暂估冲回凭证，虽然用K/3“外购入库暂估冲回”事务将外购入库单WIN00001生成8月暂估冲回凭证，此暂估冲回凭证为红字，用于冲减5月“1）”暂估凭证。红字表达为负值，表达冲减。

借：原材料

2100.00

贷：应付账款

2100.00

4）对购货发票进行费用分派和核算

在生成暂估冲回凭证后，需对钩稽购货发票（环节加入费用发票）费用分派和核算。若产生费用发票如下，且该费用发票需要计入成本（即材料成本中）。

5）购货发票到后生成正常外购入库凭证

进行钩稽核算后，将购货发票、入库单、暂估补差单生成8月外购入库凭证，凭证分录如下。

借：原材料

3233.00

应交税金-应交增值税

552.50

贷：应付账款

3785.50

总结：在单到冲回暂估模式下，在购货发票没有到达期间中此前暂估入库单不进行任何解决。只有当购货发票单到后，一方面将购货发票与暂估入库单进行钩稽，其后手工生成暂估冲回凭证，最后在费用分派和核算后，将暂估补差单和购货发票同步生成凭证进行入账解决。

2.不启用“外购入库生成暂估冲回凭证”

在不启用“外购入库生成暂估冲回凭证”参数状况下，暂估解决方式由“暂估差额生成方式方式”值决定，即差额调节与单到冲回两种方式。K/3操作详细流程图如下（图K/3004）。

在启用“外购入库生成暂估冲回凭证”暂估模式下，外购入库单、购货发票、费用发票皆各自独立生成相应凭证，它们相应凭证事务分别为外购入库单（单据直接生成）、采购发票（发票直接生成）、采购费用发票（发票直接生成）。

图K/3004

2.1暂估差额生成方式-差额调节

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账外购入库单，若没有相应购货发票，则对该外购入库单进行估价，然后将该外购入库单生成凭证。

2.购货发票到达进行账务解决

当暂估入库单发票到达后，对暂估入库单进行钩稽解决（若有费用发票也需钩稽），然后进行分派核算。在进行核算时若到达发票金额和暂估金额（不含税）不一致，则系统自动生成外购入库暂估补差单。最后按将购货发票、外购入库暂估补差单依次生成凭证。

【例3】在7月购进A材料10公斤，购进B材料50个，检查后以外购入库单WIN00001入库。由于在7月份购货发票未到，故需要进行暂估解决，其暂估单价和金额为，材料A单价100.00元、金额1000.00元（不含税）；材料B单价10.00元、金额500.00元（不含税）。

1）暂估外购入库单WIN00001如下

2）购货发票到达后进行钩稽

在购货发票未到期间，此前暂估外购入库单不进行任何解决。在8月购货发票到达，将该购货发票与此前暂估外购入库单进行钩稽。

3）对购货发票进行费用分派和核算

对钩稽购货发票费用分派和核算（简化流程，本例不包括费用发票）。费用分派、核算后购货发票ZPOFP00001（按税率17%进行计算）如下。

4）购货发票、暂估补差单生成凭证

购货发票生成8月凭证，凭证分录：

借：应付账款-暂估

1650.00

应交税金-应交增值税280.50

贷：应付账款

1930.50

外购入库暂估补差单生成8月凭证，凭证分录：

借：原材料

150.00（-100+250）

贷：应付账款-暂估

150.00

本暂估方式生成凭证中，“应付账款-暂估”属于中间过渡科目，在本例生成三张凭证中，此科目借贷方被抵消。不同公司可以设立不同暂估科目，没有抵消暂估科目余额（贷方）为截止当前日期未到发票入库材料暂估金额。

总结：在不生成冲回凭证差额调节下，只要购货发票金额与暂估金额不一致K/3核算会自动生成外购入库暂估补差单。外购入库暂估补差单、购货发票分别单据生成凭证，若设立了暂估中间过渡科目（如：应付账款-暂估），则应设立对的凭证模版，保证中间过渡暂估科目借贷余额为0。

2.2暂估差额生成方式-单到冲回

1.检查外购入库单并确认

在月末时检查未记账外购入库单，若没有相应购货发票，则对该外购入库单进行估价，然后进行账务解决生成暂估凭证。

2.发票到达进行账务解决

当暂估入库单发票到达后，对暂估入库单进行钩稽解决（若存在费用发票也一同钩稽），然后进行分派核算。完毕核算后进行暂估冲回（生成暂估冲回凭证）。若到达发票金额和暂估金额（不含税）不一致，则系统自动生成红字和蓝字外购入库单。最后按将外购入库单、发票进行账务解决（生成凭证）。

同样以上面示例展示单到冲回方式暂估解决流程。

【例4】在9月购进A材料10公斤，购进B材料5个，检查后以外购入库单WIN00001入库。由于在9月份购货发票未到，故需要进行暂估解决，其暂估单价和金额为，材料A单价100.00元、金额1000.00元（不含税）；材料B单价10.00元、金额50.00元（不含税）。

1）暂估外购入库