学院档案管理实施细则范本

第页共页学院档案管理实施细则范本第一章总则第一条为规范学院档案管理工作，有效保障档案安全与利用，提高学院管理效能，特制定本细则。第二条本细则适用于学院档案管理的组织、实施、监督和管理。第三条学院档案管理应遵循国家有关档案管理法律法规的规定，保护档案资源，保证档案的完整性、可观性、可用性。第四条学院档案管理的基本原则是公开性、规范性、合理性、便捷性。第二章学院档案管理组织机构第五条学院设立档案管理部门，具体负责学院档案的管理工作。第六条档案管理部门的职责包括：制定和完善学院档案管理规章制度；组织学院档案的收集、整理、编目和存储；负责档案的检索和利用；监督学院各部门对档案的管理及使用情况。第七条学院档案管理部门由专业的档案管理人员组成，其中应配备一定数量的档案管理专业人员。第八条学院档案管理部门应建立健全档案管理人员的培训机制，提高档案管理人员的专业水平。第三章档案的收集和整理第九条学院档案的收集应按照与学院业务相关的档案类别进行，涵盖学院的办学成立、组织机构、人事档案、教学档案、科研档案等方面。第十条学院档案的整理应按照档案管理规定进行，包括将档案按照年度、部门、主题等分类，制作档案目录，对重要档案进行鉴定和归档。第十一条学院档案的整理工作应由档案管理部门主导并组织，各部门配合提供相关档案资料，确保档案整理的质量和准确性。第四章档案的编目和管理第十二条学院档案的编目工作应按照《学院档案分类与编目规范》进行，制作档案目录，确保档案资料的准确记录和快速检索。第十三条学院档案的管理应确保档案的安全性和完整性，采取防火、防潮、防震等措施，定期进行保护和维护。第十四条学院档案的借阅和利用应符合档案管理的规定和程序，借阅者应提供合法的借阅申请。借阅期限一般不超过30天，如有特殊情况可申请延期。第十五条学院档案管理部门应建立档案借阅登记制度，记录档案的借阅情况和利用情况。第五章学院档案管理的监督和评估第十六条学院档案管理部门应定期开展档案管理工作的自评和互评，检查档案管理各项规程制度的执行情况，发现问题及时整改。第十七条学院档案管理工作应接受上级主管部门的监督和评估，及时接受档案管理机构的检查和考核。第十八条学院档案管理工作应定期进行档案调查研究，收集用户的意见和建议，以改进学院档案管理的工作方式和方法。第六章附则第十九条本细则由学院档案管理部门具体负责的贯彻实施。第二十条本细则自发布之日起施行，如有需要修订的，经学院档案管理部门提出，经学院领导批准后实施。学院档案管理实施细则范本（二）第一章总则第一条为了规范学院档案管理工作，加强档案资源的有效利用，提高学院档案管理水平，特制定本实施细则。第二条本实施细则适用于学院档案管理工作。第三条学院档案管理工作应依据国家法律法规、文件和学院有关规定，结合具体情况制定和实施。第四条学院档案管理工作应做到规范、安全、高效、便捷。第二章档案管理组织第五条学院应设立档案管理部门，负责档案管理工作的规划、组织、协调和监督。第六条学院档案管理部门的职责包括：（一）制定学院档案管理制度和相关规章制度；（二）组织档案的汇编、整理、检索和利用；（三）保管、维护学院档案，开展档案数字化工作；（四）组织档案的保密工作，确保档案安全；（五）开展档案巡查、整改和评估工作；（六）参与档案处置工作。第七条学院档案管理部门应按照学院的档案管理规定，依法保障学院档案管理工作的正常执行。第八条学院档案管理部门应对档案工作人员进行培训，提高其档案管理水平和工作能力。第三章档案管理制度第九条学院应制定学院档案管理制度，明确档案管理的基本原则和规范操作流程。第十条学院档案管理制度应包括以下内容：（一）档案的分类和归档标准；（二）档案的编目和汇编方式；（三）档案的整理、修复和数字化工作；（四）档案的借阅和利用规定；（五）档案的保管和保密措施；（六）档案的巡查、整改和评估工作；（七）档案的处置和销毁程序。第十一条学院档案管理制度应根据学院的具体情况进行制定和完善，并定期进行评估和更新。第四章档案的分类和归档标准第十二条学院档案应按照文件形式、内容特征、使用频度等因素进行分类管理。第十三条学院档案的分类包括机关文件、行政文件、教学文件、科研文件、学生文件等。第十四条学院档案的归档标准应根据档案的重要性、保管期限、档案形式等因素进行确定。第十五条学院档案的归档标准应依照国家和学院有关规定进行执行。第五章档案的编目和汇编第十六条学院档案应按照统一的编目规则进行编目，保证档案的整理、检索和利用的便捷性。第十七条学院档案的编目包括案卷目录、文件目录和电子目录。第十八条学院档案的汇编应按照档案的时间、机构或主题的顺序予以汇编，保证档案的连贯性和完整性。第十九条学院档案的整理和修复应依据档案修理规范进行，保证档案的可阅读和长期保存。第六章档案的保管和保密第二十条学院档案的保管工作应按照国家和学院的有关规定进行，确保档案的安全和完整。第二十一条学院档案的保管应具备以下条件：（一）防火、防水、防潮、防鼠等环境设施；（二）门禁和防盗系统；（三）恒温、恒湿设备；（四）安全备份和灾难恢复措施。第二十二条学院档案的保密工作应按照国家有关保密法律法规进行，严格保护档案的安全和机密性。第七章档案的利用和借阅第二十三条学院档案的利用应遵循合法、规范、便捷的原则，满足学院各方面的需求。第二十四条学院档案的利用包括档案的查阅、复制、提取和利用。第二十五条学院档案的借阅应按照学院的借阅规定进行，保证档案的安全和及时归还。第八章档案的巡查、整改和评估第二十六条学院档案管理部门应定期对档案进行巡查，发现问题及时整改。第二十七条学院档案管理部门应对档案工作进行评估，提出改进建议，确保档案管理工作的高效性和规范性。第九章档案的处置和销毁第二十八条学院档案管理部门应根据档案的保管期限和取舍价值进行档案处置。第二十九条学院档案的处置应按照国家有关规定进行，确保档案的合理利用和长期保存。第三十条学院档案的销毁应按照国家有关规定进行，确保档案的安全和彻底销毁。第十章附则第三十一条本实施细则由学院档案管理部门负责解释。第三十二条本实施细则自颁布之日起执行，并定期进行修订和更新。学院档案管理实施细则范本（三）第一章总则第一条为了规范学院档案管理工作，保障档案的安全、完整和有效利用，根据《档案法》等有关法律法规，结合学院实际，制定本《学院档案管理实施细则》。第二条本细则适用于学院所有相关单位、部门对档案的管理工作，包括档案的采集、整理、编制、归档、移交、利用等方面。第三条学院档案依照档案的性质和用途划分为行政档案、教学科研档案、学生档案、党务档案、财务档案和其他档案等。第四条学院档案管理工作必须遵守国家有关档案管理的法律法规，严格保守档案秘密，加强档案的安全管理，规范档案的收集、整理、归档和利用等工作。第二章档案采集第五条档案采集工作由学院档案管理部门负责，对各单位、部门的档案进行定期检查和收集。各单位、部门应按照规定及时提供需要采集的档案材料。第六条档案采集的内容包括但不限于：学院各单位、部门的行政办公文件、科研项目文件、教学文件、学生档案、党务文件、财务文件等。第七条档案采集工作应保证档案原件的真实性、完整性和合法性，采集过程中不得私自删除、篡改档案内容。第八条学院档案采集工作应建立档案采集登记簿，记录档案的来源、数量、接收人等相关信息，确保档案采集的全程可控。第三章档案整理第九条档案整理是指对档案材料进行归类、整齐、清楚地装订、编目、整理的工作。第十条档案整理工作由学院档案管理部门负责，各单位、部门应按照档案管理部门的要求进行档案整理。第十一条档案整理需按照文件的年度、文件的种类、文件的主题等进行分类，并编制文件目录或档案目录。第十二条档案整理过程中应注意保护档案材料的安全，避免文件的遗失、损坏等情况的发生。如遇档案位移、灾害等情况，应及时进行档案抢救和修复。第四章档案编制第十三条档案编制是指对档案材料进行编号、编号、整理和鉴定的工作。第十四条档案编制工作由学院档案管理部门负责，各单位、部门应按照档案管理部门的要求进行档案编制。第十五条学院档案的编制应按照档案编排规则和编码规则进行，确保档案的编制规范、档案的鉴定准确。第十六条学院档案编制过程中应注意保护档案材料的安全，避免文件的遗失、损坏等情况的发生。第五章档案归档第十七条档案归档是指将档案材料按照一定的分类和顺序进行整理、装订和存放的工作。第十八条档案归档工作由学院档案管理部门负责，各单位、部门应按照档案管理部门的要求进行档案归档。第十九条档案归档需建立档案存档登记簿，记录档案的归档时间、归档人等相关信息，确保档案存档的全程可控。第二十条档案归档应按照档案的性质和用途进行具体的归档区分，如行政档案、科研档案、教学档案等。第二十一条学院档案归档过程中应注意保护档案材料的安全，定期进行档案箱的检查和整理，确保档案的保存与利用的需要。第六章档案移交第二十二条档案移交是指将已归档的档案按照一定的程序移交给上级档案管理机构或档案馆的工作。第二十三条档案移交应按照移交手续进行，移交材料应齐全、完整，并填写移交清单和移交证明。第二十四条档案移交过程中必须加强档案安全管理，确保档案的有序移交，避免档案的遗失、损坏等情况的发生。第七章档案利用第二十五条档案利用是指按照规定和程序，将档案提供给相关部门、单位或个人使用的工作。第二十六条档案利用工作由学院档案管理部门负责，规范档案利用流程和方式，保障档案利用的便捷和安全。第二十七条档案利用需按照申请、核准、领取等程序进行，确保档案利用的合法性和有效性。第八章档案保管第二十八条档案保管是指对档案材料进行安全保管、定期检查、整理和修复的工作。第二十九条档案保管由学院档案管理部门负责，各单位、部门应加强对档案的保管工作，定期检查档案的安全环境和防灾设施。第三十条档案保管期限和档案销毁期限应按照有关法律法规和规范进行，不得随意销毁档案。第三十一条档案保管期满应按照有关法律法规和规范进行档案的整理、鉴定和移交。第九章档案安全管理第三十二条学院档案管理部门应加强档案秘密保护工作，制定相关制度和规范，确保档案的保密性和安全性。第三十三条学院档案管理部门应建立档案安全管理制度，加强对档案存储场所和设备的保护和管理。第三十四条学院档案管理部门应对档案人员进行相关培训，提高档案人员的档案保密意识和操作能力。第三十五条学院档案管理部门应建立档案安全巡查制度，定期对档案存储场所