综合档案管理新规制度

一、综合档案管理制度1、为规范企业档案管理，充足利用档案信息资源，为企业生产、经营、管理服务。依据相关要求并结合企业实际，特制订本制度。2、适用范围本制度适适用于本企业在各项活动中形成各类档案资料搜集归档工作。3、职责3．1分管行政经理负责综合档案分管工作，并负责关键类档案借阅审批工作。3．2人事部负责综合档案归口管理，并负责对划分为通常档案借阅审批工作。3．3档案室负责综合档案归档、整理、保管、借阅、销毁工作。3．4各相关部门负责本部门工作资料搜集工作。4、工作要求4．1基础标准企业档案实施集中管理和分散管理相结合，以集中管理为主，即财务档案由企业财务部依据《会计档案管理措施》分管，便于保密，维护档案完整和安全。

4．2档案分类4．2．1属性分类将文件按形成或承接部门或机构分类，依据我企业实际情况，明确十大类基础类别档案名称和范围：1行政管理类、2人力资源类、3财务审计类、4销售类（可细分内贸、外贸及各专业领域市场等）、5技术研发类（可细分为各项目）、6采购物流类、7生产类（可细分机加工和组装封测）、8质量检测类、9设备仪器类、10基建类。4．2．2保管年限分类4．2．2．1依据国家相关档案保管期限，制订适合企业实际各类档案保管期限，并由所在部门主管人员依据档案资料性质进行明细划分。档案保管期限分为永久、长久、短期三类。4．2．2．2凡对企业有长远利用价值列为永久，对企业在一定时期内有保留价值列为长（短）期（以上为长久，可依据需要注明保管年限；（含）以下为短期，短期可依据保留价值在归档时注明3年、5年、、等）。具体保管期限由所属部门经理提出，由分管经理审核经过。格式详见《文件材料归档范围及保管期限表》。4．3资料归档4.3.14.3.24.3.3最终搜集整理、立卷、装订成册，于第二年4.3.443.5归档资料通常以原始正稿件为准，同时许可各部门按上交内容复印一份留本部门存查利用。4.3．6归档材料要搜集齐全、完整，根据文件形成规律和保持文件之间历史联络，进行分类、折叠制订成册，便于保管和利用。4.3.74.3.84．4档案保管档案是一个关键文件，为了愈加好地确保档案安全，最大程度地延长档案寿命，必需加强档案库房管理。4．4．1储存档案必需有专门库房，不得和其它工作室兼用。4．4．2库房管理应落实“以防为主，防治结合”标准，做到防火、防潮、防尘、防有害生物、防光，并依据实际需要，配置必需设备、工具、改善保管条件。4．4．3库房内应保持合适温度和湿度，库房内应常常保持清洁，做到窗明几净，地面、箱柜无积尘。4．4．4库房内箱柜摆放整齐，按要求编码，档案分类存放，严禁在库房内存放不相关物品。4．4．5库房门窗必需关闭，确保库房安全。库房钥匙应专员保管，不相关人员严禁入内。4．4．6档案室对接收多种档案材料，如发觉不符归档要求案卷要进行退还或局部调整。4．4．7根据分类表进行分类、编号、登记、统计等工作。档案柜应从上到下，从左到右编号。存放有序、便于查找。4．4．8档案人员要定时检验档案存放情况。发觉问题立即处理，要采取有效方法，确保档案完整。4．5判定和销毁4．5．1档案判定工作由档案产生部门责任人、专业人员和分管经理及以上人员对档案进行直接判定。4．5．2对已满保管期限需要销毁档案，应由档案室登记造册，提出销毁意见，经判定人员判定，分管副总同意后方可销毁。4．5．3销毁档案应在安全地带进行，同时要有两人以上在场，并在销毁清册上署名后，销毁清册列入档案保留。4．6档案查阅和借阅4．6．1档案人员要熟悉室藏数量、内容和存放地点，调阅档案要正确、快速。4．6．2依据利用工作需要，编制档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、底图目录、档案索引等多个检索工具。4．6．3企业关键会议统计和决议、关键财务数据、用户资料和其它属于保密（绝密、机密、秘密）档案资料，通常不查阅。非密级档案资料许可在档案室登记后查阅。4．6．4查阅档案案卷时必需十分珍惜，不得任意拆卷、撒页、涂改、划杠折角等。4．6．5查阅档案不得随意抄在本子上或其它纸上，如需复印需在申请查阅单上说明，按制度办妥手续方可。4．6．6查阅档案只限于在档案室或指定场所进行，不得将案卷带离该场所。若因工作需要，需按要求权限同意后改为借阅，按期归还。归还时，档案人员应认真检验案卷有否缺页、撕破、涂改等现象，若发觉问题，立即向上级反应，方便做出处理。4．6．7企业各类档案标准上不向外借阅，如确因工作需要借阅时，经经理以上同意方可。凡档案借阅者均应办理借阅手续，须填写《档案查阅/借阅申请表》。通常资料借阅经档案产生部门责任人同意，列入密级档案须经经理以上同意后方可借阅。档案保管员依据审批内容编制《档案借阅登记册》备查。4．6．8凡本企业相关人员因工作需要查阅、借阅或利用密级类档案，应按以下要求办理相关手续：A、绝密级：需经总经理同意，持《档案查阅/借阅申请表》到档案室查阅，一律不准外借。B、机密级：需经和档案相关分管副总同意，持《档案查阅/借阅申请表》到档案室查阅，确需借阅许可三天为限，需四天以上由总经理同意。C、秘密级：经档案产生部门经理同意，持《档案查阅/借阅申请表》到档案室查阅，确需借阅许可三天为限，需四天以上由经理以上同意。D、凡使用企业密级档案者，必需负担保密义务，如造成泄密或失密按企业《保密制度》处理，情节严重或造成后果应负法律责任。4．7档案密级划分4．7．1企业档案保密等级划分为绝密、机密和秘密三级。具体定级由档案产生部门责任人提出密级意见，经经理同意后生效。通常指导标准为：A、失密可能对企业战略发展带来深远影响列为绝密级，如重大科研档案、关键技术专利、新开发项目等；B、失密可能对企业发展带来通常影响列为机密级，如通常性科研档案、技术文件、关键会议统计、对外项目洽谈合作等；C、失密可能对企业现阶段工作带来影响列为秘密级，如通常产品档案、生产技术档案、关键经营档案、财务档案、关键自制设备档案等。D、其它档案资料不定密级。密级档案百分比不宜过高，不然会造成档案利用率下降。4．7．2凡划定为企业档案保密内容，不准利用公开宣传形式进行报导，确需宣传应经总经理助理以上审查同意，不然引发失密由个人负责。4．7．3私人通讯、接待客人、参与学校交流活动、向国外投寄论文、稿件、出国携带技术资料、样品等，按本企业要求，未经同意不得包含企业档案保密内容，不然将追究责任。4．7．4要正确处理档案保密和正常技术交流和传授活动，不能借口保密而拒绝正常交流和传授。4．8处罚条款（10∕分）4．8．1未按期整理并逾期提交归档材料，扣部门档案员1-3分，部门责任人连带扣1分。4．8．2归档文件质量、数量、分类及清单目录不符合要求扣1-2分。4．8．3相关档案培训、沟通会未准期参与，按《会议管理制度》进行处罚。4．8．4档案交接不清楚造成档案遗漏归档，扣移交人（接交人）0.5分；4．8．5对已归档文件或已列入归档范围档案，因移交不妥或档案员管理不善，造成档案损毁、遗失扣1-3分，如属关键、密级档案损毁、遗失应再酌情加大处罚。4．8．6对已确定密级档案，造成失密按企业《保密制度》处理，造成严重后果应负法律责任。4．8．7对档案归档工作配合很好、工作质量较高档案工作人员，给1-5分奖励。4．9档案分类和编号依据企业文件材料形成规律，将档案划分为十大类进行编号（详见附表）。5、附录附录一：《档案分类编号结构表》附录二：《档案分类说明》附录三：《文件材料归档范围及保管期限表》附录四：《目录标准格式以下》附录五：《档案箱标识标准格式》二、综合档案室档案分类编号结构表（三级及以下类目由各部门分类后增补，待定）一级类目按十大类分别编为流水号（见《档案分类说明》）。二级类目按部门分类，部门分类号次序以该部门产生时间前后为序，再按年度分类，再按问题分类，一个问题为一个案卷号，案卷号为流水号。三级及以下类目因需设置，由所属部门自编次序号，提交综合档案室。1行政管理类（包含部门：行政综合部、战略和监管部）1.1行政综合部1.2战略和监管部2人力资源类、（包含部门：人力资源部）2.1人力资源部3财务审计类、（包含部门：财务审计部）3.1财务审计部4采购物流类（包含部门：采购部）4.1采购物流部三、档案分类说明专题内容和适用范围本标准要求了本企业档案分类标准及要求、分类方法、标识符号和一级类目标设置。本标准适适用于本企业档案分类。术语企业档案：是企业在各项活动中直接形成含有保留价值多种文字、图表、音像等不一样形式历史统计。企业档案分类：企业档案分类就是依据工业企业档案性质、内容、特点和相互之间联络，把企业档案划分成一定类别，从而使企业档案形成一个含有一定隶属关系和平等关系不相同级系统。类目：类目是一类在性质上含有某种或一些共同属性档案总称，用以表示一类档案概念。分类标准及要求类目标设置和序列前后，努力争取反应企业档案特点，保持企业档案材料之间有机联络，便于企业和社会各方面利用档案需要。所设类目在总体上应含有较强概括性，能包容企业各类活动所形成档案。档案设置应系统、正确。同级类目标档案材料不得相互兼容。类目名称和标识符号努力争取正确、简明、易懂。类目体系一级类目：企业档案设十个一级类目，即1行政管理类3财务审计类、4.采购物流类。二级类目：通常按部门按设置之日前后次序以流水号排列。年度号：在二级类目后设置，按四位数自然年份作为编号。三级类目、四级类目及更多子类目按需设置，不限层级。案卷号：在类目设置末端以“-”隔开设置案卷号，同一个问题为一个案卷号，如一个年度内质量月活动相关资料归为一个案卷号，装入一个档案盒（袋）内，材料较多可连续分装多个档案盒（袋）以次序号标注。在每个档案盒（袋）上应标注案卷名（由所属部门取名）。标识符号类目用阿拉伯数字表示，并以数字大小反应各类序列。一级类目、二级类目及以下各级类目之间用“.”隔开。2.1..1-1案卷排列次序号三级类目（部门内分类文件流水号）年度号（四位数实际年份）二级类目（部门流水号）一级类目（大类流水号）5、电子档案5.1电子文件搜集整理5.1.1文件判定要存档资料要经过部门经理审核和判定5.1.2专员负责、专员搜集为确保电子档案保管做到全过程管理，确保管理工作连续性，各部门应指定专门人员负责搜集整理，如兼职档案员离职或因故调岗由目前工作代理人完成该项工作；5.1.3各部门将要存档资料按时间和类别进行整理，同时附一份全部资料电子版本清单，注明保密等级、保留期限等具体内容（可参考纸质文档整理要求）后随载体一起交行政人事部保管；5.2电子档案区分于纸质文档特征5.2.1对系统和软件依靠性，故在搜集电子档案时注意文件格式并同时搜集对应软件；5.2.2载体抽象性决定了确保电子档案安全要注意以下多个内容：物理状态确保档案载体完好无损有没有病毒是否可读出信息信息原始性，不被改动性（以只读方法保留）5.3电子档案保留：5.2.1选择标准化程度高、性能稳定、价格廉价、轻易检测、显示还原方便、能长久保留载体；5.2.2软盘不能作为长久保留电子档案载体，光盘最长保留时间为左右；5.2.3对于永久保留尤其珍贵电子档案，一定要同时保留纸质档案；5.2.4各部门将本部门要存档文件集中放在本部门一台固定电脑上，文件清单目录到行政人事部立案，清单上须注明该资料所在目录位置，明确档案归档时间、归档类型、相关软件、版本、保留期限、保密等级等（详见附件；5.2.5各部门电子档案资料应该最少在2处备份（本部门负责搜集资料人1份，部门责任人1份）；5.2.6电子档案归档范围可参考附录四；5.2.7各部门电子档案每十二个月1月份把电子档案清单，经部门经理审核、分管经理同意后上报行政人事部立案；如有新增，则新增档案目录以月为单位（25日之前）上报。对实施情况相关考评：按制度进行归档整理，效果好+1分/次，对档案管理工作推进提出改善性意见，且提议确实可行+1分/次；未按制度实施归档工作扣1分/次，档案未立即整理，造成关键资料遗失、后果严重进行通报处理。6、档案保管制度

6.1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配置档案员负责档案保管工作。

6.2.根据档案管理相关要求，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

6.3.档案员对室藏档案材料要常常进行检验，对已到借阅期限还未归还档案材料，要立即跟踪追还，预防丢失。

6.4.库房要保持清洁卫生，温度要常常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，预防危害档案现象发生。

6.5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定时检验。

6.6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

6.7、和档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

7、档案保密规则

7.1.档案工作人员要提升警惕性，遵守保密纪律，坚持标准，认真实施各项制度。

7.2.凡到综合档案室查阅档案者，全部要认真遵守安全保密制度，严格推行档案查阅手续，档案标准上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导同意并在指定时间内归还档案室。

7.3.查阅档案时，不得翻阅和查阅内容无关文件材料、无关人员不准进入档案室。

7.4.本企业工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其它场所，不准带回家中，要立即交给档案管理部门。

7.5.对于违反保密要求，泄露国家企业机密或造成一定后果者要依据《保密法》要求，严厉处理并追究其责任。

8、档案借阅制度

8.1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉推行借阅手续。

8.2.凡借阅档案，需经主管领导同意。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

8.3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借她人。

8.4.借阅人员未经领导同意，不得复印、誊录档案资料。

8.5.档案管理人员对归还借阅材料要认真进行检验，确定档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制档案材料，经认真查对，正确无误时，方能签字盖章。

8.6.一四、人事档案管理规范人事管理（）人事档案是职员从入职报到到职员离职其个人信息完整统计。职员人事档案是职员个人基础信息，职位变动、工资变动、工作表现、奖惩等信息全程记载，是企业贮备和培养人才，合了处理工资、保险等问题关键依据，直接为现实工作服务。为帮助和规范各单位、各部门人事档案管理，特制订本措施。一、人事档案内容人事档案关键包含人员入职时基础资料、在职期间资料、离职资料三大部分（具体资料内容见附件1：《瑞弘企业职员档案目录》）二、操作程序1、人力资源部人员依据《入职通知书》要求，搜集新入职职员基础资料，查对无误后依据《瑞弘企业职员档案目录》，建立职员档案，并以《瑞弘企业职员档案目录》为档案封面。2、人力资源部门人员依据职员资料更新情况，如《调动申请表》、《调薪申请表》等（具体内容见《瑞弘企业职员档案目录》在职资料），立即更新职员档案信息。3、如职员因工作需要调入其它单位/部门，由调出部门人力资源部门填写《转递人事档案通知单》（附件2），立即将该职员档案转入职员调入部门人力资源部。4、职员离职时，应立即整理职员入职资料、在职资料及离职资料，并将此职员人事档案单独、妥善保管壹年。三、操作步骤：接收新职员入职资料/调职档案接收新职员入职资料/调职档案检验档案所需资料是否完整检验档案所需资料是否完整限期内由职员/调出部门补全缺失资料是否限期内由职员/调出部门补全缺失资料将职员资料存档将职员资料存档存档类别存档类别离职：将职员在企业期间资料存档并保留两年在职：将职员在职期间表现情况立即存入个人档案转职：将职员档案转至职员调入单位人力资源课离职：将职员在企业期间资料存档并保留两年在职：将职员在职期间表现情况立即存入个人档案转职：将职员档案转至职员调入单位人力资源课四、注意事项1、各人力资源部搜集新职员入职基础资料时，应仔细检验、查对职员提交资料是否真实、有效，是否符正当律要求及企业相关政策。2、人力资源部门，则负责招聘人员在办理好职员入职后，再由薪酬福利及绩效考评组建立、保留及更新职员人事档案信息。3、各人力资源部人员须依据职员工号、职员所在部门将人事档案有序排放，档案存放次序和《瑞弘企业职员档案目录》序号从上之下一致。4、各人力资源部人员应定时维护职员档案，立即将职员任职期间资料放入职员人事档案中，以确保职员档案完整性。5、当职员因企业工作需要，调往其企业或部门时，该职员人事档案应在职员调入部门上岗一周内立即转入调入部门人力资源部，方便于人事档案管理和职员人事管理相统一。6、《职员调动申请表》一式两份，调出、调入部门各一份。调入部门须在接收职员档案后，立即填写回执单，并将《职员调动申请表》反馈至调出部门人力资源课。7、整理职员离职资料时，应仔细查阅职员离职/解聘资料是否齐全，是否符合企业政策及相关法律要求，并从职员离职之日算起，将该职员人事档案保留十二个月。8、人事档案属企业机密文件，企业董事长、总经理、人力资源部经理能够查阅全企业全部些人员人事档案。其它干部仅限于查阅本部门职级低于本人职员人事档案，查阅时应填写《人事档案查阅记录表》（附件4），任何人不许以任何方法复印人事档案资料及将其带出办公室。9、鉴于工作调查等特殊工作安排，部门经理经人力资源部经理同意且登记《人事档案查阅记录表》后，可查阅企业全体职员档案信息。此规范从董事长审批之日起实施附件1：瑞弘企业职员档案目录□总部□分企业：姓名：工号：入职日期：部门：岗位：基础资料：1、录用通知书□2、面试评定表□3、个人简历□4、职位申请表□5、身份证复印件□6、学历证复印件□7、离职证实/申明原件□8、户口本本人所在页复印件□9、结婚证复印件□10、独生儿女证复印件□在职资料1、职员手册确定书□2、劳动协议1、□2、□3、□4、□3、职员调动呈报表：1、□2、□3、□4、□5、□6、□7、□4、调薪申请表：1、□2、□3、□4、□5、□6、□7、□5、绩效考评资料：1、□2、□3、□4、□5、□6、□7、□离职资料1、辞职申请/解聘信□2、考勤统计□3、离职交接清单□其它资料：附件2：转递人事档案通知单（一式两份）人力资源部：因工作需要，调入您部工作，现将其人事档案转入您部，请接收，并于年月日前将回执单反馈至我部，谢谢。人力资源部：年月日姓名：工号：入职日期：岗位：基础资料：1、录用通知书□2、面试评定表□3、个人简历□4、职位申请表□5、身份证复印件□6、学历证复印件□7、健康证原件□□8、离职证实/申明原件□9、红底一寸照片：张□10、户口本本人所在页复印件□11、结婚证复印件□□12、独生儿女证复印件□在职资料1、职员手册确定书□2、劳动协议：份□3、表彰通报：份□4、处罚通报：份□5、职员异动呈报表份□6、调薪通知单：份□7、绩效考评资料：份□其它资料：回执单人力资源部已于年月日接收《转递人事档案通知单》上资料。人力资源部：年月日附件3：人事档案交接单（一式两份）一、交接档案基础信息1、姓名2、工号3、部门4、入职时间5、录用通知书6、面试评定表7、个人简历8、职位申请表9、身份证复印件10、学历证复印件11、离职证实/申明原件12、户口本本人所在页复印件13、结婚证复印件14、独生儿女证复印件二、其它资料说明三、交接双方签字交接人接收人交接日期注：1、此交接清单为人力资源部门内部使用，供招聘组和薪酬组内部交接人事档案时使用；2、此交接清单一式两份，交接人持原件，接收人持复印件，以备以后核查。附件4：人事档案查阅记录