《信息与文献+文件（档案）管理元数据+第2部分：概念化及实施GT+261632-2023》详细解读

《信息与文献文件（档案）管理元数据第2部分：概念化及实施GB/T26163.2-2023》详细解读目录contents1范围2规范性引用文件3术语和定义4元数据的目的和益处5方针和责任6元数据概念模型目录contents7元数据实施相关概念8文件管理元数据模型9通用元数据元素10文件管理元数据方案制定11文件管理元数据实施参考文献011范围01021.1总体范围适用于各类组织在进行文件（档案）管理时，对元数据的规划、设计、实施和维护。本标准规定了文件（档案）管理元数据的概念化及实施要求。03适用于纸质文件、声像文件等传统载体文件的数字化元数据管理。01适用于电子文件管理系统（ERMS）和档案管理系统（AMS）中的元数据管理。02适用于数字档案室、数字档案馆等数字化档案管理环境。1.2应用范围1.3排除范围本标准不涉及文件（档案）内容元数据的管理，仅关注文件（档案）管理元数据。本标准不规定具体的元数据元素和属性，但提供概念化框架和实施指南。022规范性引用文件术语和定义元数据（Metadata）描述数据的数据，用于描述信息资源的属性、结构、关联关系等特征，以便于信息资源的识别、管理、检索、利用和保存。文件（档案）管理元数据在文件和档案管理过程中，用于描述文件和档案属性、结构、关联关系等特征的元数据。本部分所引用的规范性文件和标准主要包括国内外相关的文件和档案管理元数据标准、术语标准、著录规则等。这些标准和规范为文件（档案）管理元数据的概念化、定义、描述、实施等提供了重要的依据和指导。标准和规范在实施文件（档案）管理元数据时，应遵循本部分所引用的规范性文件和标准的要求，确保元数据的准确性、一致性和完整性。同时，还应注意引用方式和引用格式的规范性，避免出现引用错误或遗漏的情况。引用方式033术语和定义定义元数据是关于数据的数据，用于描述数据的属性、结构、关系和其他特征。功能元数据在文件（档案）管理中发挥着关键作用，包括描述、定位、检索、管理和保护文件（档案）等。3.1元数据文件（档案）管理元数据是指与文件（档案）的创建、接收、维护、利用和处置等活动相关的元数据。文件（档案）管理元数据包括描述性元数据、管理性元数据、保存性元数据和利用性元数据等类型。定义范围3.2文件（档案）管理元数据概念化是指对某一领域或系统的知识、概念、实体和关系进行抽象和定义的过程。定义在文件（档案）管理元数据中，概念化的目的是明确元数据的语义和逻辑关系，以便于元数据的创建、理解和共享。目的3.3概念化3.4实施定义实施是指将概念化的成果应用于实际的文件（档案）管理活动中的过程。步骤实施包括制定实施方案、开发或选择适当的系统或工具、培训人员、采集和著录元数据、维护和更新元数据等环节。044元数据的目的和益处支持文件的全生命周期管理元数据提供了文件从创建到销毁整个生命周期内的关键信息，有助于实现文件的全程管理和跟踪。确保文件的真实性、可靠性和完整性通过元数据的记录和校验，可以验证文件的来源、内容和状态，从而确保文件的真实性和完整性。提高文件检索和利用效率元数据提供了丰富的文件描述信息，使得用户能够更快速、准确地检索到所需文件，提高文件利用效率。4.1文件管理元数据的目的通过元数据的自动化处理和流转，可以简化业务流程，减少人工干预和错误，提高工作效率。优化业务流程元数据管理有助于实现文件的电子化和无纸化，从而减少纸张、打印、存储等成本，降低企业运营成本。降低运营成本元数据提供了丰富的业务数据和文件信息，有助于企业进行数据分析和挖掘，为决策提供有力支持。提高决策支持能力通过元数据的记录和监控，可以及时发现和应对潜在的业务风险，同时满足相关法规和政策对文件管理的合规性要求。增强风险管理和合规性4.2文件管理元数据的业务受益055方针和责任确定文件管理元数据的战略方向和目标，确保与组织战略相一致。制定文件管理元数据的政策、标准和规范，明确相关要求和操作流程。建立文件管理元数据的治理机制，确保方针的有效实施和监督。5.1方针确定制定文件管理元数据的实施计划和方案，明确实施步骤和时间节点。负责文件管理元数据的采集、整理、存储、维护和更新工作，确保数据的准确性和完整性。对文件管理元数据进行质量控制和安全保护，防止数据泄露和非法访问。提供文件管理元数据的查询、检索和利用服务，满足用户的信息需求。010203045.2文件管理元数据实施职责066元数据概念模型实体属性每个实体都具有一系列属性，用于描述实体的特征和状态。例如，文件实体可能包括文件名、文件类型、创建时间等属性。实体定义在元数据概念模型中，实体是指具有明确边界和可识别特征的事物或概念，如文件、档案、人员等。实体关系实体之间通过关系相互连接，形成复杂的网络结构。例如，文件与档案之间可能存在包含关系，人员与文件之间可能存在创建或修改关系。6.1实体

6.2实体关系关系类型实体之间的关系可以是多种类型的，如一对一、一对多、多对多等。这些关系类型反映了实体之间的实际联系。关系属性关系本身也可以具有属性，用于描述关系的特征和状态。例如，创建关系可能包括创建时间、创建者等属性。关系约束在某些情况下，关系可能受到约束，如唯一性约束、存在性约束等。这些约束保证了数据的完整性和一致性。扁平化实体模型01为了简化元数据的处理和管理，有时需要将复杂的实体关系模型扁平化为一系列独立的实体。这种扁平化实体模型更易于实施和维护。实体映射02在扁平化实体模型中，需要将原始实体和关系映射到新的独立实体上。这种映射需要保持数据的完整性和一致性。实施步骤03实施扁平化实体模型需要遵循一定的步骤，包括分析原始实体关系模型、设计扁平化实体模型、开发映射规则、验证和测试等。这些步骤确保了扁平化实体模型的正确性和可靠性。6.3扁平化实体模型实施077元数据实施相关概念聚合的定义将多个元数据元素或实体组合成一个更大单元的过程，以便于管理和使用。聚合的目的提高元数据的组织性和可访问性，降低元数据管理的复杂性。聚合的方式根据元数据的内在联系和业务需求，采用分类、主题、时间等不同的聚合方式。7.1聚合继承关系的定义在元数据元素之间建立的一种父子关系，子元素可以继承父元素的某些属性或特征。继承关系的类型包括单一继承、多重继承等，根据实际需要选择合适的继承方式。继承关系的作用简化元数据的设计和管理，提高元数据的复用性和一致性。7.2继承关系123在不同元数据元素或实体中使用相同或相似的元数据值。元数据值重复使用的定义如不同部门、不同系统之间共享相同的分类代码、术语表等。元数据值重复使用的场景提高元数据的准确性和一致性，降低数据冗余和维护成本。元数据值重复使用的优势7.3元数据值重复使用03相互依赖关系的管理通过定义清晰的依赖规则、建立有效的依赖管理机制来确保元数据的完整性和准确性。01相互依赖关系的定义元数据元素之间存在的一种相互制约或依赖的关系。02相互依赖关系的类型包括强依赖、弱依赖等，根据实际需要确定依赖关系的类型和程度。7.4元数据元素间的相互依赖关系元数据设计应具有良好的可扩展性，以适应未来业务的变化和发展。可扩展性的定义将元数据划分为多个独立的模块，每个模块具有特定的功能和职责。模块化的定义提高元数据的可维护性和可重用性，降低系统复杂性和开发成本。同时，模块化设计还有助于实现元数据的分布式管理和并行处理，提高元数据处理效率。可扩展性和模块化的优势7.5可扩展性和模块化088文件管理元数据模型元数据模型是关于元数据的抽象描述，它定义了元数据的结构、属性、关系以及约束等。定义元数据模型包括实体、属性、关系等要素，其中实体是描述事物的基本单位，属性是描述实体的特征，关系是描述实体之间的联系。组成要素元数据模型在文件管理中起着至关重要的作用，它可以帮助我们更好地理解和描述文件，提高文件管理的效率和质量。作用8.1元数据模型特点动态元数据模型具有灵活性、自适应性和可扩展性等特点，可以根据不同的需求和环境进行自动调整。应用场景动态元数据模型适用于文件数量庞大、种类繁多、变化频繁的文件管理场景，可以帮助我们更好地应对文件管理的挑战。定义动态元数据模型是指能够随着时间和情境的变化而自动调整和优化的元数据模型。8.2动态元数据模型元数据文件是存储元数据信息的文件，它记录了文件的属性、关系、结构等信息。定义元数据文件的格式多种多样，常见的有XML、JSON、RDF等，这些格式都具有良好的可读性和可扩展性。格式元数据文件在文件管理中起着桥梁和纽带的作用，它可以帮助我们更好地组织和管理文件，提高文件检索和利用的效率。作用8.3元数据文件099通用元数据元素唯一标识符为文件（档案）提供唯一性的标识，确保其在系统中的准确识别和检索。命名规则规定文件（档案）的命名方式，包括命名元素、排列顺序和分隔符等，以确保命名的规范性和一致性。版本信息记录文件（档案）的版本信息，包括版本号、版本说明和修改历史等，以便于管理和追踪文件的变更情况。9.1标识类元数据9.2描述类元数据标题简要描述文件（档案）的内容或主题，方便用户快速了解文件概要。主题分类根据文件（档案）的主题或内容对其进行分类，以便于用户按类别进行检索和浏览。摘要提供文件（档案）的简要概述，包括主要内容、目的和意义等，帮助用户快速了解文件内容。关键词列出与文件（档案）内容相关的关键词或标签，以便于用户通过关键词检索找到相关文件。规定用户对文件（档案）的使用权限，包括可读、可写、可编辑等，以确保文件的安全性和完整性。使用权限使用限制保密等级对文件（档案）的使用进行限制，如使用时间、使用地点、使用方式等，以保护文件的合法权益。根据文件（档案）的重要性和敏感性对其进行保密等级划分，以便于采取相应的保密措施。0302019.3使用类元数据保留期限规定文件（档案）的保留期限，包括永久保留、定期保留和临时保留等，以便于对文件进行定期清理和归档。处置方式明确文件（档案）在达到保留期限后的处置方式，如销毁、移交、捐赠等，以确保文件的合规处理。归档计划制定文件（档案）的归档计划，包括归档时间、归档地点、归档方式等，以便于将文件有序地归入档案库。9.4预期事件类元数据记录文件（档案）的形成时间或创建时间，以便于了解文件的形成背景和过程。形成时间明确文件（档案）的形成者或创建者，包括个人、组织或机构等，以便于追溯文件的来源和责任。形成者记录文件（档案）被接收或入库的时间，以便于掌握文件的管理动态和流向。接收时间9.5既往事件类元数据描述文件（档案）与其他相关文件或实体之间的关联关系，如引用关系、替代关系、从属关系等，以便于建立文件之间的联系和网络。关联关系指明文件（档案）的来源或出处，包括引用文献、参考资料等，以便于追溯文件的来源和背景。来源关系描述文件（档案）对其他文件或资源的依赖关系，如软件运行所需的配置文件、数据文件等，以确保文件的正常运行和使用。依存关系9.6关系类元数据1010文件管理元数据方案制定元数据方案是关于文件管理中元数据的组织、命名、定义和描述的规范，旨在确保元数据的准确性、一致性和可理解性。定义和描述元数据方案包括元数据的元素、元素修饰词、编码体系、元素关系以及元素与修饰词组合的规则等。构成元素元数据方案的设计应遵循标准化、可扩展性、互操作性和易用性等原则，以满足不同文件管理机构的需求。设计原则10.1元数据方案10.2元数据注册系统元数据注册系统可以通过数据库管理系统或专门的元数据管理工具来实现，以确保元数据的准确性和一致性。实现方式元数据注册系统是一个用于注册、管理、维护和发布元数据方案的工具，旨在提供一个统一的平台来支持元数据的共享和重用。定义和功能元数据注册系统通常包括注册机构、注册流程、注册信息、查询检索和版本控制等部分。构成部分10.3文件管理元数据方案设计需求分析在设计文件管理元数据方案之前，需要对文件管理业务需求进行深入分析，明确元数据的范围、粒度和关系等。概念模型设计根据需求分析结果，设计元数据的概念模型，包括实体、属性和关系等，以反映文件管理的业务规则和逻辑。逻辑模型设计在概念模型的基础上，设计元数据的逻辑模型，包括元素、元素修饰词、编码体系和元素关系等，以满足实际业务操作的需要。物理模型设计根据逻辑模型，设计元数据的物理存储结构，包括数据库表结构、字段定义和索引等，以确保元数据的存储效率和查询性能。10.4元数据方案展现展现形式元数据方案可以通过文档、图表和数据库等形式进行展现，以便用户理解和使用。图表展现通过流程图、实体关系图和数据字典等形式，直观地展示元数据的组织结构和关系，以便用户快速理解和掌握。文档展现编写详细的元数据方案文档，包括元素的定义、命名规则、数据类型、值域和示例等，以便用户查阅和参考。数据库展现将元数据方案存储在数据库中，通过数据库查询和报表工具，实现元数据的动态查询和统计分析，以便用户更好地了解和管理文件。1111文件管理元数据实施提升文件管理效率，保障信息资源的长期可读性和可利用性。文件管理元数据实施的重要性包括规划、设计、实施、维护等阶段，确保元数据的准确性、完整性和一致性。实施步骤11.1概述存储介质选择根据元数据类型和数量，选择合适的存储介质，如磁盘阵列、磁带库等。管理策略制定制定元数据存储、备份、恢复等管理策略，确保元数据的安全性和可用性。11.2存储和管理11.3元数据捕获捕获方式通过自动捕获、手动输入等方式获取元数据。捕获时机在文件形成、接收、整理等关键环节捕获元数据，确保元数据的完整性和准确性。选择通用的、标准化的文件格式，如XML、RDF等。按照元数据模型组织文件内容，包括元素、属性、实体等。11.4创建文件管理元数据文件文件内容组织文件格式选择注册机构选择选择权威的注册机构进行元数据注册，确保元数据的唯一性和可识别性。注册流程遵循注册机构的流程进行元数据注册，包括提交申请、审核、发布等步骤。11.5注册通过元数据对文件进行分类、标识、