财务操作作业流程及注意项目

财务操作步骤指导为了规范会计基础工作，加强财务管理，实现财务工作规范化、标准化，强化总部和分支机构财务步骤可操作性；特制订本财务操作步骤指导，各分支机构参考实施。成本费用报帐及申请付款（一）工程费用报销及日常报销支付1、报帐发票及票据要求（1）提供票据必需符合现行会计制度及税法要求；（2）票据必需有主管领导（如：单位责任人、项目经理、部门责任人）和经手人等署名（即：最少有2人署名）。（3）票据用户名称必需和报帐所在分支机构名称一致；（4）票据开具日期为实际报帐年度内日期；（5）成本费用发票及票据内容要正当、成本结构应合理（如：材料费、劳务费、安全经费等符合实际生产经营情况及相关要求）（6）票据内容不得涂改，票据金额清楚可见而且大小写金额一致。（7）报帐票据标准上不得跨年度报销，有特殊情况须事先向财务部说明，再作处理。（8）报销出租车票，须注明办事往返地点2、本部工程费用报销及日常报帐款支付报帐人员将符合税法及会计核实要求发票（或票据）整理好并填写《费用报销审批单》后，交会计初步审核，按资金审批程序推行审批手续，交会计进行帐务处理，再交出纳付款。报帐步骤：出纳付款会计帐务处理按资金审批程序审批会计审核票据及审批单报帐人初步整理票据及填写《费用报销审批单》 出纳付款会计帐务处理按资金审批程序审批会计审核票据及审批单报帐人初步整理票据及填写《费用报销审批单》 3、分支机构在本部成本核实工程费用报销及支付对于分支机构承接工程，在本部开具发票进行成本核实，需要报销工程费用，应推行以下手续：（1）由分支机构报帐人及财务部门填写《费用报销审批单》,分支机构推行审批程序后，寄交或直接持单到韶勘院本部办理转帐手续。此时，分支机构只需财务责任人及单位责任人审批，其它由总机构审批。（2）由总机构会计对《费用报销审批单》内容及真实性进行初步审核，按资金审批程序推行审批手续后，交会计作帐，再交出纳转汇。（3）报帐说明：因为分支机构在本部报帐往往不能面对面沟通，为了能顺利完成帐务处理，降低错误，在报帐说明上注明以下内容：付款单位、项目名称、项目经理、此次报帐所对应开票金额、开票日期、开票类型、扣取管理费及其它费用金额等内容报帐步骤：分支机构按资金审批程序审批分支机构填写费用报销审批单 本部出纳付款本部会计帐务处理本部会计审核票据及审批单本部按资金审批程序审批 分支机构按资金审批程序审批分支机构填写费用报销审批单 本部出纳付款本部会计帐务处理本部会计审核票据及审批单本部按资金审批程序审批《费用报销审批单》样式：详见附表一（含本部专用及分支机构专用）成本费用报帐审核注意事项（1）成本费用发票审核：内容是否合理正当、成本组成是否合理、大小写是否一致、用户名称是否正确、开票单位是否盖章、管理费是否收取。另外，A在韶关地质工程勘察院报帐，报帐发票能够取得增值税专用发票，是否取得增值税专用发票进行报销。B在韶关市地质工程企业报帐，凡工程项目已经在国税局立案为“简易征收计税”，报帐发票应取得增值税一般发票进行报销；凡工程项目未在国税局立案为“简易征收计税”而是按“通常计税”，是否取得增值税专用发票进行报帐。（2）成本费用协议及结算单审核：日期、金额、汇款帐号是否正确、费用是否合理（3）《费用报销审批单》审核：是否填写完整（如：项目责任人、协议[结算]金额、累计已收已付、附件、经办人等是否填写）（4）开票申请人和报帐人是否一致（5）报帐说明审核：是否注明用户单位名称（我方开具给对方发票）、开票金额、应扣管理费及其它费用等内容（二）工程费用申请支付及汇款1、汇款发票及票据要求（1）收款单位必需和发票开具单位一致（2）发票内容必需和开票单位经营范围一致（3）符合报帐票据其它要求本部工程支出支付及汇款申请汇款人员将正当票据、《工程支出申请审批单》交会计审核后，按资金审批程序推行审批手续，再交由出纳汇款转帐。付款步骤：会计审核票据及申请单申请人填写工程支出申请单 出纳付款按资金审批程序审批会计帐务处理 会计审核票据及申请单申请人填写工程支出申请单 出纳付款按资金审批程序审批会计帐务处理3、分支机构在本部核实工程费用支付及汇款对于分支机构承接工程，在本部开具发票进行成本核实，或是分支机构开具发票在分支机构核实但工程款汇入韶勘院本部，需要支付工程费用或转汇分支机构工程款，和转汇确保金等。应推行以下手续：由分支机构申请人及财务部门填写《工程支出申请审批单》,分支机构推行审批程序后，并加盖财务章寄交或直接持单到韶勘院本部办理转帐手续。此时，分支机构只需财务责任人及单位责任人审批，其它由总机构审批。（2）分支机构申请由总部汇付工程确保金、工程中标服务费等工程费用，须在总机构留有足够资金或是先行将款项汇入总机构才能支付。（3）由总机构会计对《工程支出审批单》内容及真实性进行初步审核，按资金审批程序推行审批手续后，交会计作帐，再交出纳转汇。付款步骤：分支机构按资金审批程序审批分支机构填写工程支出申请单 本部出纳付款本部会计帐务处理本部会计审核票据及申请单本部按资金审批程序审批 分支机构按资金审批程序审批分支机构填写工程支出申请单 本部出纳付款本部会计帐务处理本部会计审核票据及申请单本部按资金审批程序审批《工程支出审批单》样式：详见附表二5、付款申请审核注意事项（1）《工程支出审批单》填写是否完整（2）收款单位帐户是否正确（3）申请付款人和报帐人是否一致开具发票开具发票步骤：申请人领取发票并署名开票员审核开票资料是否合格申请人填写《发票开具申请表》并提交相关资料 开具发票并登记 申请人领取发票并署名开票员审核开票资料是否合格申请人填写《发票开具申请表》并提交相关资料 开具发票并登记（二）开具发票要求凡在韶勘院本部及各分支机构开具发票，应按以下要求开具1、按要求填写统一《开具发票申请表》，二级分支机构需加盖财务章并由项目责任人署名后提交（或传真）到发票所属分支机构财务部门申请开具发票。各经营单位所属经营人员要跨经营单位开票，一律由所属经营单位财务部门填写《开具发票申请表》向其它分支机构申请开具发票。2、提交工程协议原件一份。临时不能提交原件，提交协议复印件并同时提交原件查对后，留复印件退回原件（待原件用完后，开票人应负责将原件交回）；因特殊原因未签署协议，提供未签协议说明一份，并请经营单位主管领导署名后交财务。（注：协议必需填上签署日期，同一项目首次开票必需提供协议原件，非首次提供加供公章协议复印件）3、提交工程结算单原件一份。临时不能提交结算单原件，提交结算单复印件并同时提交原件查对后，留复印件退回原件（待原件用完后，申请开票人应负责将原件交回）。4、开具发票时，按应交税费数额收取开票押金，在开票所属机构有款项留存除外。同时提供该项目发生成本开支（附正式发票），若同一项目再次开发票，除符合上述要求外，还应依据上次开发票是否已收款入账，支出是否合理配比等原因，审核是否再次开具发票。为预防误开增值税专用发票引发税务风险，凡开具增值税专用发票，除满足以上要求外，还应按要求同时提开具专用发票资料（如：营业执照、税务登记证、银行开户许可证、通常纳税人证实文件等复印件）6、发票备注栏如需填写备注信息，请在《发票开具申请表》“其它说明事项”栏明确填写备注信息。7、当月20日前申请开具发票，必需于20日前报帐完成，20日以后开具发票，必需同时提供成本报帐发票。跨月未报帐，按开票金额25%收取所得税。8、每个月25日至次月7号前为报表结算及报税清卡时期，标准上不开具发票，有特殊情况提前和财务部沟通。发票开具申请表样式：详见附表三（三）发票开具审核注意事项1、《开具发票申请单》填写是否完整、内容和协议是否相符2、地质企业开具发票选择简易征收遵照“先立案后开票”标准。3、地质企业开具发票，必需遵照“先开证完税后开票标准”（办理开具外出经营管理证实后，在工程所在地国税局预缴完税后，凭完税证实开票）【工程项目在异地服务】4、协议内容是否完整、真实、正当（第一次开具需提供原件，以后开可提供复印件）5、是否提供真实正当成本报帐发票，上一次开票是否已完成报帐《外出经营活动税收管理证实》办理本部或分支机构需要到总机构税务局申请开具《外出经营活动税收管理证实》（以下简称：外管证），按以下方法办理：办证步骤以下：外管证原件交申请人办理预交税开证机构财务部门留存复件登记备查到开证税局办理开证开证机构财务部门审核资料并帮助办证事宜申请人填写申请并提供相关资料 外管证原件交申请人办理预交税开证机构财务部门留存复件登记备查到开证税局办理开证开证机构财务部门审核资料并帮助办证事宜申请人填写申请并提供相关资料 1、填写《开具外出经营活动税收管理证实申请》2、提供在外地经营签署协议原件、复印件各一份，税局另有要求从其要求。3、由工程项目管理人员持以上资料到总机构财务部，由总机构财务人员帮助办理向总机构税务局申请开具外管证事宜4、到总机构税务局领取《外出经营活动税收管理证实》后，原件由申请人携带到工程所在地完税，留复印件一份给总机构财务部备查。（二）外管证用完或期满处理注销步骤以下：取得税局注销函到开证税局办理注销开证机构财务部门审核相关资料帮助办理注销开证机构财务部门登记注销备查工程所在地税局办理注销手续 取得税局注销函到开证税局办理注销开证机构财务部门审核相关资料帮助办理注销开证机构财务部门登记注销备查工程所在地税局办理注销手续1、外管证用完或期满后，需到工程所在地税务机关办理相关注销手续（按当地税务机关要求提供资料），并携带外管证原件及当地税务机关出具相关资料到总机构税务局缴销。2、外管证期满还未开具完发票，应先缴销原外管证并重新开具外管证3、外管证开具实施“前证不清后证不开”标准，同一项目经理、分支机构若存在有期满外管证未注销情况，按税务机关要求将不再开具外管证。（三）、开具外管证审核注意事项1、《开具外出经营活动税收管理证实申请》表填写是否完整2、所需资料提供是否齐备3、原己开具外管证是否存在到期未核销情况四、“简易征收”协议立案管理步骤以下：立案机构财务部门留存复件登记备查到立案税局办理协议立案立案机构财务部门审核协议及相关资料申请人提供符合要求协议 立案机构财务部门留存复件登记备查到立案税局办理协议立案立案机构财务部门审核协议及相关资料申请人提供符合要求协议被核定为通常纳税人分支机构签署协议，若是符合“简易征收”计税方法，必需在机构所在地（发票开具地）国税局立案，不然按通常计税方法计税。立案时，须提供以下资料：施工许可证（老工程须提供）复印件一份协议原件、复印件各一份项目责任人身份证原件及复印件一份注：只有老工程协议（.4.30日前签署）、清包工工程协议、甲供工程协议能够办理“简易征收”立案韶关地质工程勘察院财务部韶关市地质工程企业财务部4月7日附表一费用报销审批单（本部专用）填报日期:年月日单位：附件数：张所属部门或工程项目合同发包人项目责任人协议(结算)金额累计已收工程款累计已付工程支出费用摘要金额备注审定金额大写：（￥：）部门责任人分管队领导项目责任人分管财务队领导财务责任人大队纪检领导单位责任人大队长报帐会计：经办人：…………………………费用报销审批单（分支机构专用）填报日期:年月日单位：附件数：张所属部门或工程项目合同发包人项目责任人协议(结算)金额累计已收工程款累计已付工程支出费用摘要金额备注审定金额大写：(￥：）分支机构财务负责分管队领导分支机构单位负责分管财务队领导财务责任人大队纪检领导单位责任人大队长报帐会计：经办人：附表二工程支出申请审批单申请单位（部门）：工程项目名称协议发包人项目责任人协议(结算)金额累计已收工程款累计已付工程支出此次申请金额大写(人民币)：（￥：）申请说明申请人署名收款单位帐户帐户名称开户行帐号审批人员分支机构财务责任人分支机构单位责任人单位部门责任人单位财务责任人单位责任人分管队领导分管财务队领导大队纪检领导大队长申请日期：年月日备注：1、该表适适用于单位（分支机构之间）、部门或个人申请用于工程支出款项2、“申请说明”指：工程款支付概况或资金用途（报帐款、工程款、确保金、劳务费、材料费等）3、“分支机构财务”及“分支机构单位负责”栏：用于分支机构向总机构或其它分支机构申请付款时使用4、分支机构向总机构或其它分支机构申请付款时,必需在左上角"申请单位"外加盖公章或财务章附表三发票开具申请表申请单位：（公章或财务章）开票申请人开票种类付款单位开票内容付款单位帐户（增值税专用发票需填写本栏）帐户名称开户行、账号地址、电话号码纳税人识别号协议总金额大写(人民币)仟佰拾万仟佰拾元角分（￥：）此次开票金额大写(人民币)仟佰拾万仟佰拾元角分（￥：）其它说明事项申请日期:年月日备注：1、开具发票请附上协议原件及工程结算单2、全部开具发票工程款必需汇回开票单位进行全成本核实3、开票