运用基于团队共创的促动作业流程

利用基于团体共创促动步骤提升企业营销会议效能实践作者：导师姓名：促动师班号：第6期国际促动师协会（WFA）行动学习促动师培养和认证项目编号：WFA004002完成日期：3月28日国际促动师协会WORLDFACILITATORASSOCIATION利用基于团体共创促动步骤提升企业营销会议效能实践摘要此次行动会议实践目标是帮助浙江省内某民营上市企业市场营销团体在业绩经营指标压力下，经由促动师引导，利用基于团体共创促动步骤，并结合聚焦式会话法、群策群力等促动技术实施行动会议。此次会议在2.5小时内充足挖掘内部资源、整合市场营销总部和各区域中心资源优势，鼓舞士气，激发团体内部创新力和凝聚力，快速达成目标共识，制订出目标明确、易于实施实施市场营销方案。此次行动会议取得了若干项有利于企业年度业绩经营目标落地实施方案；增强了营销团体内部对话力、共识力和决议力，有效提升了营销会议工作效能。关键词：会议效能、聚焦式会话法、团体共创、群策群力、行动会议第一章背景介绍在1月底某民营上市企业召开年会上，总经剪公布了经营目标。要完成这个目标，企业必需加强总部和各地营销中心间紧密联络，做到任务到人、责任落实，充足调动全体市场营销人员主动性和主动性。根据以往经验，深入沟通并达成共识是研发和销售型企业最为关键工作步骤，但因为该企业业务辐射面广，在全国各地建立了四大区域营销中心，所以多头管理、步调不一问题比较突出。怎样在有限时间内充足调动全体市场营销人员主动性和主动性，发挥她们聪慧才智，高效、快速制订出行之有效实施方案，发挥团体本身战斗力？要处理这些问题，企业不仅要建立一套充足沟通、高效决议机制，还要能营造出一个自由沟通、充足表示对话空间，以此提升会议效能，确保目标顺利实现。经过促动师和企业高层深入交流，双方就利用年会契机举行一场以达成“年度市场营销实施方案”为目标行动会议取得一致共识，改变原有决议方法，提升营销会议效能，并为下一步管理方法变革做好准备。第二章设计思绪在二十一世纪今天，企业猛烈竞争使单靠老板和管理者决议、再交由职员实施模式已经越来越跟不上时代步伐，旧式“控制、命令和催促”管理模式正在被淘汰，一个以“合作、发明和适应”为特色领导模式已经产生，这就是行动学习模式。行动学习经过“做中学”模式，在提升企业内部组员学习能力同时为企业处理问题，提升团体绩效，推进企业发展，是最有效学习法。基于行动学习会议也叫行动会议，其灵魂人物是促动师。促动师（Facilitator）是行动学习中很关键角色，是行动学习灵魂人物和设计教授。美国三大协会给促动师下定义是：“促动师拥有群体步骤（groupprocesses）知识，她经过系统说明所需会议结构来确保会议互动有效性。促动师关注有效互动步骤从而保障参与者关注对话内容。”所以，促动师是有效对话教授，是管理过程教授。而促动技术是一门激励全部相关人参与、激发大家参与感和创意团体技术，是经过步骤引领大家达成共同目标艺术。它能够提升会议效果，降低参与者防卫心，建立主动互动关系，提升团体发明力和实施力，聚焦共同目标，帮助团体建构共识和尊重、信任气氛。此次行动会议设计思绪是：经过有效对话（利用促动技术实现）让学习和行动变得愈加简单、轻易。基于“促动过程，就是一个提问过程”认识，促动师在此次行动会议过程中首先引导四个小组组员将注意力放在团体对话方法和工作方法上，经过自由表示和充足对话，达成共识，进而实施共同决议，改善她们旧有行为模式，使各小组组员不仅能在行动会议现场实现良好沟通和互动，发挥团体最大潜能完成既定目标，还能在回到工作岗位后和其它团体组员共事时，仍能同时促进相互成长和团体发展，实现较高工作效能。促动师要引导全体组员发明一个团体间有效对话空间，就需要保持中立角色，关注团体讨论步骤（而非内容），而且将着力点放在探询上，能够问出有力问题。为实现这一目标，促动师设计了促动四大步骤，并利用了多项促动技术以确保实施效果。1、以聚焦式会话法聚焦专题，展开有效对话。聚焦式会话法能够引导大家经历一个发散和聚焦结合发觉对话，帮助大家一起思索。它由一位促动师主持，经过提出一系列问题让和会者回复，这些答案能够让大家从话题表象进入到她们工作和生活深层含义里。实施聚焦式会话法，通常会先明确这一专题背景、理性目标和感性目标，再从数据层面、体验层面、了解层面和决定层面这四个层面引导全体和会者展开有意义对话，实现有效沟通。在这次行动会议中，促动师把聚焦式会话法作为聚焦专题、开展对话有效工具，安排在会议第一步，即在开场简单介绍行动会议性质、目标和宗旨后，立即开展聚焦式会话法，让四个小组组员先在本小组内部，针对工作中富有成效部分（有效行为等）进行深入对话，梳理以往工作中成功经验，挖掘已经有资源和成功方法，激提议她们对本身能力信心，鼓舞起迎接挑战热情。2，以团体共创实现参与者间有效对话，形成有价值团体共识。有效对话目标是形成团体共识，要实现这一目标，必需能够促进群体真挚地探究议题共同点，探讨共同了解，求同存异。团体共创是一个使团体快速达成共识促动技术，它遵照人类大脑自然思维过程，经过挖掘和综合代表多种见解大家聪慧才智，形成创新、可行决议和计划。它在聚焦专题基础上，经过头脑风暴充足讨论和专题相关多种提议和想法，并对这些想法进行分类排列，提取中心词，再图示化给予意义。过往会议常见到头脑风暴进行发散，但往往有发散无聚焦，每个人全部认为自己贡献方法是独特，有效，能够实施。然而团体最终需要将天马行空创想聚焦为行动策略，所以，头脑风暴后需要聚焦。团体共创恰是一趟共识之旅，在这个步骤，大家就聚焦关键问题，最大程度地贡献各自方法和策略，并经过头脑风暴、分类排列、提取中心词等方法达成共识。3，以群策群力促动团体协作，制订行动计划。行动会议“促动”功效，是经过设计分阶段改变她人行为步骤，促进她人建立行为改变认知，产生主动行为从而改变情绪，并导出主动行动计划，承诺主动改变。所谓群策群力，是这么一个很简单、直接过程：多个跨部门或等级经理和职员组成小组，提出企业中存在严重问题，然后逐步提出提议，并在最终决议会议上把这些提议交给高级主管。高级主管召集全部些人对这些提议展开讨论，并当场决定是否经过，然后将那些改变组织提议交给自愿负责实施并将其完成“全部者”。在使用群策群力决议过程中，通常步骤是在明确专题后进行问题分析，经过SMART确定目标，再经由头脑风暴提出可能处理方法。以后再使用盈利矩阵（即以“是否轻易实施”和“盈利大小”作为考察维度，建立快速获胜、浪费时间、赢利机会和专门投入四个象限，形成盈利矩阵。）挑选出轻易实施和含有高收益想法，在进行想法陈列投票后选出多个被大多数人接收提议，以此为基础制订行动步骤，并进行“城镇会议”形式小组汇报，展现各小组取得结果。群策群力这个步骤填补了过往会议只“谈想法无行动”痛点，经过“城镇会议”制订“行动计划”，能够将会议结果和工作实际进行最大程度结合，所以会议中每个小组全部必需去思索，基于这个行动计划，目标是什么，怎样做？由哪些人完成，怎样衡量成功标准，达成目标需要哪些资源？这能够确保最终达成共识处理方案能被多数人接收，并易于操作实施。4，反馈总结。在各小组上台展示完各自取得结果后，总经理出面做总结性讲话，她在点评中赞赏了团体组员在此次行动会议中展现出来对话力和共识力，激励她们将取得结果在以后工作应用和推广。因为这次行动会议目标是激励各小组在会议上拿出可行性处理方案，提升会议效能，所以在这一目标实现后，总经理认为无须再去做方案间孰优孰劣PK，她激励全部和会者把这次行动会议结果落实到工作中去，充足发挥个人和集体发明力和凝聚力，保障企业年度经营目标实现，同时把部门业绩提升到一个新水平。各小组组员表示了将在以后工作中把此次行动会议结果融入到工作中意愿和决心。此次行动会议步骤设计活动步骤步骤步骤内容介绍目标1开场聚焦专题开场说明此次会议任务、背景、专题和预期目标聚焦会议专题，帮助全体和会者经过“发觉对话”思索并探询本职员作意义和价值。聚焦式会话法介绍促动技术和聚焦式会话法，各小组从四个层面讨论并汇报研讨结果2实施团体共创头脑风暴各小组组员针对预设问题做头脑风暴，将尽可能多想法写在“即时贴”纸片上发挥全体和会者聪慧才智，挖掘各自资源和优势，经过头脑风暴尽可能多找到有价值提议和想法。经过归类和提炼，挑选出几组最好提议。分类排列小组组员表述各自想法和理由，并共同将相类似想法做归类提取中心词把分类好各组卡片提取出一个中心词，在编好序号后贴到墙上3制订行动计划盈利矩阵对全部上墙提议和想法是否轻易实施及盈利大小做分析判定找到轻易实施且盈利最大想法和提议，各小组据此制订出各自行动计划，经过“城镇会议”形式明确各自职责分工，确保该行动方案可在会后立即实施。想法陈列并产出三项最具价值提议把BO\QW象限中想法陈列出来，投票选出三项全部些人全部认可提议“城镇会议”制订行动计划并做汇报各小组完成各自行动计划，并上台展示分享。4总结会议结果总经剪讲话由总经理点评、激励营造主动正向气氛，巩固结果，激励后续行动落实。各小组反馈/表态各小组代表上台表示本组见解第三章实践步骤此次行动会议实践步骤以下：1、准备阶段：1.1立项此次行动会议举行前30天，该民营上市企业领导人提出要利用年底举行年会时机举行一次销售专题会议，传达企业年度经营目标，并给职员下达任务。以前，促动师原定也在年底为该企业举行一场专题培训，当了解这一情况后，即提出举行“行动会议”提议。在向总经理和人力资源总监介绍行动学习、促动技术特色和优势后，得到了对方认可和支持，并给予立项。1.2筹备阶段访谈调研。在筹备阶段，为保障此次行动会议取得很好效果，促动师前后对企业总经理、部门经理和一般职员等多人做了访谈，了解了该企业企业文化和决议步骤。依据所了解情况，精心设计了此次行动会议框架步骤。2、实施阶段：2.1开场/聚焦专题2.1.1在开场白中阐释当日行动会议专题和预期目标。促动专题：怎样高效完成企业经营目标？2.1.2简述行动会议定义、特征和实施步骤，宣告行动会议基础规则。2.1.3在促动师引导下，各组自行选出小组促动师（桌长）、计时员、统计员和汇报员。2.1.4以聚焦式会话法明确此次促动专题理性目标和感性目标说明：促动师引导全体和会者回顾迄今为止发展历程和取得经验和成绩，明确此次讨论理性目标和感性目标。理性目标：明确之前市场营销工作成功和失败经验，共享信息。感性目标:分享营销团体之前所取得工作成绩喜悦，肯定团体成功经验，并为顺利完成工作目标增强信心、鼓足干劲。2.1.5由桌长主持，让各自小组从数据、体验、了解、决定等四个层面依据引导卡上问题进行集体讨论，并由统计员把各人见解写在大白纸上。引导卡问题：为完成业绩指标，我们有哪些资源和优势？数据层面过去十二个月中，我们市场营销工作取得了怎样成绩？我们曾做过最重大决议是什么？体验层面过去十二个月中，哪方面工作我们费力最大？哪些项目进展顺利？为何顺利？你注意到哪些改变使你感到激动？了解层面过去十二个月，我们市场服务关键成功之处表现在什么地方？团体合作关键是什么？决定层面为顺利完成市场目标，需要在哪些方面实现突破？由谁来负责实施？谁负责监督？2.1.6小组分享汇报。由各小组汇报员依据纸上统计内容，上台汇报该组讨论并达成一致内容。（四个小组组员经过对以上四个层面问题讨论和分享，找到了本身含有资源和优势）2.2实施团体共创2.2.1头脑风暴第一步：请全体和会者思索以下问题：●未来十二个月营销计划必需处理什么问题？●我们将要面临哪些新挑战？●市场哪一领域最能唤起我们发明力？●制订计划过程中我们必需要处理一两个大难题是什么？第二步：进入头脑风暴程序●请每个组员先自己头脑风暴，并将想法写在5张通告贴上，一个想法写一张，然后逐一分享。●小组一起分享各自想法，把想法陈列并归组。●提取每一组想法关键词，并用彩笔写在一张A5卡片纸上，每张只写一个见解，每个见解不超出12个字。●把关键词卡片编号，总数不超出10张。2.2.2分类排列促动师请每个小组先交出2张卡片纸，将卡片贴在墙上前先大声念出来。当念到第三张卡片时，向现场参与者说明，现在需要将想法进行分类，相同想法贴成一列。先收上来卡片排列完成以后，让参与者将手中剩下三张卡片贴在和之见解相近队列里，也可能形成新队列。当全部卡片全部上墙后，促动师告诉参与者这是一个共识之旅，不能够有孤儿，列数提议在3-7列之间。2.2.3提取中心词促动师拿出和列数相同数量A5卡片纸并画上红框；从卡片数量最多一列开始提取中心词，先将此列卡片从上至下地将每一张卡片全部大声念一遍，以后请大家给此列卡片命名，将中心词写在红框卡片纸上。最长一列完成后，继续从次长一列开始提取中心词。完成全部列中心词提取后，给每一列标号。同一列标识一样数字。（如第一列：1-1,1-2，1-3等；第二列：2-1,2-2,2-3等）2.3制订行动计划2.3.1盈利矩阵经由全体参与者投票，决定每个标号过卡片应放在盈利矩阵中某个象限。四个象限中，最突出是“赢利机会”，是轻易实施和含有高收益想法，是团体偏好经典行为。依据情况，还需要关注“快速获胜”和“专门投入”想法，这么点子在一些时候对于决议一样关键。浪费时间想法——低收益而且不轻易实施——需要避免。2.3.2十大想法陈列及四大想法产出促动师请参与者用投票方法选出每个小组头4个想法，包含她们自己小组。这四个想法是全部参与者最优先考虑完成行动步骤。2.3.3制订行动计划，各小组做“城镇会议”小组汇报。制订“行动计划”必需包含行动步骤、责任人、起止日期和需要支持等多个要素。2.3.4总结会议结果2.3.4.1各小组选派代表上台总结此次会议结果2.3.4.2总经理点评，激励。3、评定总结阶段3.1此次行动会议结束后1周，促动师随机挑选5名和会者进行回访。3.2个月后，促动师和企业人力资源总监交谈，了解后续发展情况，并做实施效果评定。第四章结果展示1、促动师开场，聚焦专题2、各小组从聚焦式会话法四个层面进行交流3、头脑风暴4、团体共创5、想法陈列和产出6、总经理点评、各小组反馈第五章提议和总结经事后回访和效果评定，能够确定此次行动会议取得了以下若干结果：1、取得了预期成效，营销部门工作效能有所提升，内部沟通协作增强。因为地域不一样、文化差异，以往总企业市场部和各区域营销中心间沟通不畅，造成总企业决议在各地落地实施过程中遭遇不一样程度阻碍。经由这次行动会议，不一样区域之间学员间联络互动较以往有所增加，沟通、交流频次越来越多，工作效率有所提升。（某女学员在事后评定中提及了这一点。）2、“行动学习”项目取得企业肯定并被引入。鉴于行动学习会议能取得较多实质性结果，该企业人力资源部加大了对行动学习项目标引进，在培训计划中增加了多个行动学习项目。3、探索出一套简捷有效促动步骤。此次行动会议历时2.5小时，事先预设好专题，开场后不做过多铺陈，而是快速导入聚焦式会话法、团体共创和群策群力等程序，在步骤上不拘泥于形式，而是抓住促动技术“做中学”精髓，实现了高效对话、有效共识、快速决议三部曲，达成了预期目标，被企业所认可。此次行动会议