对档案信息化建设与管理的几点思考

档案管理信息化的出现改善了传统档案管理的弊端,在信息社会的影响下,档案信息化的建设越来越被各个行业所接受,传统档案管理模式逐渐被网络信息化管理所取代。在档案管理的信息化建设中,主要是升级了档案管理设备,并且对于档案的录入和保存,更加多的应用计算机来进行,从而在很大程度上减少了管理和查找难度,即减少了人力投资,并且对于档案管理发展也更加有利。对于档案进行信息化管理,提高档案管理利用率已经逐渐成为档案管理的主要方式。1影响档案信息化建设的因素1.1档案信息化建设水平因素在对档案进行信息化建设的时候,会受到传统档案管理工作内容的制约,由于档案的信息量大,并且包含内容较为复杂,所以虽然现在有很多行业在都对档案实行了信息化管理,但是对于过去信息的录入工作难度很大,而且由于档案管理管理人员普遍没有接受过正规系统的培训,所以很多管理人员对于档案管理设备的应用并不熟练,也就导致档案建设水平较低,从而影响档案的信息化建设流程进度。1.2档案信息化建设认知因素在档案信息化建设中,对建设具有重要影响的因素之一就是认知因素,档案管理领导以及档案管理工作人员对于档案信息化建设并不在意,也没有意识到档案信息化建设对于档案管理的重要意义,所以就会导致整个档案信息化建设过程中,认知失误,从而没有办法提高档案信息化建设进程,如果管理人员并不认同信息化建设,有怎么会取得档案信息建设应有的效果。1.3档案信息化建设观念因素在传统的档案管理工作中,对于档案包含信息的手机和整理多是应用人工进行,并且将档案进行整理收集后存入管理仓库就可以了,但是随着信息时代的来临,人们自我意识的增强,档案管理再不是隐私秘密的过程,人们开始要求档案管理透明化,所以就需要档案管理人员转变管理观念,适应时代发展。但是在实际的档案管理工作中,大部分的管理人员并不能做到观念的转变,大部分人依旧将观念存留在传统档案管理工作流程中,所以如果档案管理人员管理观念并不能跟随时代发展,就不能更有效地接受档案信息化建设的进行,所以信息化管理的收受程度也会很差。2档案信息化建设内容2.1软硬件的建设在进行档案信息化建设的过程中,需要对于软件和硬件进行建设,这是档案信息化建设的基础内容,只有保证软硬件的建设,才能保证网络的存在,才能确保信息录入的操作得以完成。软硬件的建设对于信息的记录、更新、传输以及资源共享都具有重要意义。所以在档案信息化建设的过程中软硬件的建设尤为重要。2.2数据库建设档案信息作为一个大量的信息集合,想要应用计算机技术对其进行有效地管理,就要针对所有信息建设一个大型的数据库,以保证档案信息的存储和查阅。在数据库的而建设中要确保有足够的存储空间,避免出现信息无储存处的尴尬局面,并且在数据库建设完成后,档案管理人员在进行信息录入的时候,要注意对档案信息进行分类整理,以方便对于档案信息资源充分利用。2.3软件系统开发计算机技术发展迅速,软件技术的发展也是日新月异,作为档案信息化建设中的重要组成部分,不断地对于软件系统进行开发是具有重要意义的。只有确保了软件系统的更新换代速度,才能更得上计算机技术的需求,适应信息时代的发展。为了避免软件系统运行性能过低影响档案信息化建设过程,要及时的做好软件系统更新操作,并且自行进行软件开发研究,以适应档案管理特点。2.4法律法规建设现阶段,我国有关档案管理工作的法律法规已经出台,还是不够全面,还需要加强建设,以便档案信息化管理工作能够尽早的实现标准化。法律法规中对档案信息管理的每一个环节都要加以规定,以免出现档案的违规滥用。2.5安全体制建设因为某些档案信息属于机密信息,不能随便公开,否则轻者会侵犯个人荣誉,重者则直接危害国家安全,因此做好档案信息管理的安全体制建设非常重要。安全体制建设并不是制约档案信息资源的利用,而是实现合理的利用。现阶段,档案管理安全体制建设内容如下:首先,框架体系建设,以此指导档案安全管理工作;其次,建立健全安全管理体系,对不允许公开的档案信息类型加以确定;最后,培养档案管理人员的安全管理意识,切实做到安全管理。2.6信息人才建设档案信息化建设的难度非常大,没有一定的人才做支撑难以实现,因此信息人才的建设是档案信息化建设的一项重要内容。要对档案管理业务人员进行培养,提高人员的管理能力,对从事档案管理工作者的信息知识加以培训;加强领导培训进修,以便领导能够更好的领导普通员工展开档案信息化建设工作。3档案信息化管理方法3.1建立健全信息化管理工作机制要想顺利的完成档案信息化建设任务,档案部门必须要建立健全信息化管理工作机制,以此指导建设工作。档案部门要认真贯彻落实国家针对档案信息化管理的相关条例,各个部门都要构建电子管理机制,实现联动,以便能够对电子文件进行全过程管理。国家可以赋予档案局一定的行政管理职能,以便档案局能够形成联动,加大信息化建设力度,形成统一的建设工作机制。3.2注重档案数字化建设、实现档案资源共享之所以要对档案进行信息化建设,主要目的是实现资源共享,提高档案的利用效率。由此,新形势下,档案信息化建设重点就是数字化建设。建设工作者应该推进数字化建设工作,依照相应的建设原则,制定合理有序的工作计划,在建设过程中,还需要注重监督管理,以此保证每一个建设步骤都能够落实到位;建设者需要对用户的使用需求进行了解,在此基础上,构建数字化目录。3.3健全技术支撑和资金保障体系完善相关基础设施建设,可将档案信息化建设资金纳入到财政预算当中,并以年为单位投入基建和运维费用。同时,可采取合作开发集服务外包的方式,来创新档案信息化投入机制,并积极鼓励各级档案部门开展技术攻关;除配备相关的设施及设备外,还要对现有的设备进行及时更新,为档案信息化工作的开展提供良好的环境。对于档案信息化管理与应用软件,应加大相关软件的研发力度,可在全国范围内构建起统一的技术标准,并对技术开发企业进行分级资质认证。4结论信息化时代的来临,也为档案工作提供了新的发展方向,档案信