综合办公室工作作业流程及人员职责基础手册

综合办公室工作步骤及人员职责手册8月1日综合办公室工作流程综合办公室关键工作内容：实施办公设备、公共设施日常管理和维护；实施办公用具及日常见具采购、发放管理；实施档案归档管理；实施多种费用控制交纳；实施对外关系建立维护；实施突发事件处理；实施事务管理；实施后勤管理；实施日常事务处理；实施上级交办事务等。人事日常工作步骤新进人员于报到日，综合办公室应进行登记，随即逐项办理下列：

(一)领取职员生活用具；

(二)安排住宿；

(三)领取办公用具；

(四)视情况介绍项目部相关制度及其它事项。

人员报到完成随即应办理下列事项：

(一)更新职员花名册，建立考勤；

(二)收齐报到人员个人资料，建立档案。具体工作步骤实施办公用具及日常见具采购、发放管理综合办公室要依据其它部门请购计划及库存情况，并要依据相关要求作合适贮备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，立即保质保量地采购办公用具和日常见具，采购物品应该定价定点，确保质优价廉。要作好物品出入库登记，每个月盘存，确保帐物相符。主管审批采购单查看库存部门申请主管审批采购单查看库存部门申请物品采购月末盘存出入登记检验验收物品采购月末盘存出入登记检验验收定时询价议价监督检验帐物相符定时询价议价监督检验帐物相符二、实施各部门基础设备、设施维修管理综合办公室全部维修要求做好统计、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成维修事项、立即了解情况并汇报责任人。统计立案检验验收安排维修维修结束维修申请请统计立案检验验收安排维修维修结束维修申请请三、实施文件档案归档管理依据不一样种类档案特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定时搜集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间次序等存档管理。装订成册存放立卷归档分类整理编号文件、资料搜集装订成册存放立卷归档分类整理编号文件、资料搜集使用.传阅控制使用.传阅控制四、文件资料收发管理各类文件资料收发均需在登记薄上作好具体登记、统计，立即将各类信息（通知、文件）进行上传下达，尤其是各类信息应登记后立即传输给相关部门；传真往来传真往来正确统计上传下达行政审阅文件资料收发正确统计上传下达行政审阅文件资料收发五、实施多种费用支付、控制按时申请、交纳、控制各项费用，比如：办公费用、电费、房租、接待费、车辆加油等；并将所要交纳各项费用进行统计，对各项资金归类管理。做到资金立即、正确，以确保各职能部门工作正常开展。统计各项所要交纳费用归类登记管理支付各项费用领导审批签字部门主管审批申请资金统计各项所要交纳费用归类登记管理支付各项费用领导审批签字部门主管审批申请资金六、实施对外关系建立维护建立良好公共关系平台是项目正常运转关键，综合办公室门担负着对外沟通、协调重担，要把对外关系维护作为关键工作来抓，项目标生产活动包含到方方面面关系，现有业主、监理，又有各级政府部门、乡村，哪方面关系处理不好，或多或少全部会有一定影响。在平时工作中要常常保持和已经相关系联络和沟通，并结合实际情况，建立新公共关系。沟通协调关系建立档案常常维护情况汇报合理调整沟通协调关系建立档案常常维护情况汇报合理调整七、实施处理突发事件多种突发事件出现后，综合办公室在收到信息同时，要依据事件影响大小，快速向领导汇报，并立即处理，将有可能对项目或个人不利影响降到最低程度，情况尤其紧急又不能向领导立即汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导说明原因。在处理突发事件时，应把握有利标准，要充足维护项目或职员利益，树立好整体形象。妥善处理处理立即汇报领导关键情况搜集突发事件出现妥善处理处理立即汇报领导关键情况搜集突发事件出现处理结果汇报降低不利影响处理结果汇报降低不利影响八、后勤服务保障综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对生活和工作环境、车辆、厨房、卫生管理，搜集职员提议，缓解职员情绪，采取有效方法进行改善；为职员提供较为良好生活、工作环境，提升保障质量；车辆管理中，要制订对应制度，常常提醒驾驶员遵章守纪，确保车辆随时处于良好性能状态，确保人员接送、货物输送时效性。职员满意提升质量搜集提议加强检验确定制度职员满意提升质量搜集提议加强检验确定制度反馈抚慰职员反馈抚慰职员安全工作是企业一项关键工作，综合办公室是安全工作关键实施部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充足明确关键安全项目，不定时地组织检验，认真查出安全隐患，立即消除潜在安全危害并作好统计。要落实安全责任制，签定安全责任制，计划安全教育、培训计划并认真加以实施。提升防范意识计划教育培训明确安全目标熟悉安全制度提升防范意识计划教育培训明确安全目标熟悉安全制度确保整体安全组织实施检验确保整体安全组织实施检验九、日常事务处理综合办公室工作杂而乱，包含面广，大小事情多，而且很多事务含有不可确定性，临时出现工作，会给当日计划工作带来很大冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其它部门服务，所以也要帮助她们处理不包含本部门日常事务。不然会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。。临时事务处理重视时效结果择其轻重处理当日计划工作临时事务处理重视时效结果择其轻重处理当日计划工作提升工作效率确保正常工作提升工作效率确保正常工作十、实施上级交办事务优先完成领导交办各类事务，要求时限内完成不了，应向领导说明其原因，并尽力立即完成，最终将完成结果向领导汇报。汇报结果保质保量立即完成接收上级交办任务汇报结果保质保量立即完成接收上级交办任务确实了解、统计工作要求确实了解、统计工作要求人员职责综合办公室职责一、负责项目部生活用具、办公用具购置、登记、发放及管理工作。二、负责项目部后勤管理及供给及保障工作（包含食堂、住宿、卫生、水电、日常杂事等）、三、负责各部（室）电脑、打印机、复印机、电话、空调等使用、保养、维护工作。四、负责项目部相关文件资料收发、整理、归档归档工作，各类文件打印分发工作，同时做好各类会议安排和统计工作。五、负责项目部车辆管理使用工作，对各部（室）用车进行合理调配和安排。六、负责项目部车辆油料使用、控制、确定及登记管理工作。七、负责协调项目部各部（室）综合协调、沟通等工作八、负责项目部宣传报道、对外协调和相关接待工作。九、负责临时用工工资管理、考勤统计，并建立工资台帐；十、负责项目部职员目标责任制检验考评和考勤工作。十一、负责临时用工工资管理、考勤统计，并建立工资台帐；十二、负责劳动力管理。包含办理培训、劳动协议管理，管理临时用工和外来劳动力，建立职员变动台帐；十三、负责职员多种假期管理，办理职员请假、销假手续，并建立台帐，做好每个月职员考勤整理工作；十四、负责项目部综合治理及治安、保卫工作。十五、负责办理项目部领导交待其它各项工作。综合办公室主任职责一、对项目部日常事务工作全方面负责，认真推行服务、协调职能。二、负责项目部生活用具、办公用具购置管理工作。三、负责项目部相关文件资料管理、控制，同时对各部(室)资料控制负有指导、检验职责。四、负责办公费用及电话费用控制管理工作。五、负责搞好对外协调、联络及接待管理工作。六、负责项目部后勤管理和供给、保障工作（包含食堂、住宿、卫生、水电、日常杂事等）。七、负责项目部车辆管理使用工作，对各部（室）用车进行合理调配和安排。八、负责项目部职员培训计划安排等。九、负责由项目部主持多种会议筹备工作。十、负责项目部对内对外宣传报道工作。十一、负责项目部综合治理及治安、保卫工作。十二、负责项目部人事管理、考勤管理及劳资统计、管理工作。十三、完成领导临时交办其它工作。综合办公室协调责任人职责一、负责项目部宣传报道、对外协调和相关接待工作。二、负责协调项目部各部（室）综合协调、沟通等工作。三、负责协调项目部职员住宿安排和调整工作。四、负责参与劳务用工管理，协调处理职员意见及申诉，缓解职员情绪，预防和处理劳资争议。五、负责对包含本项目标当地县、乡镇政府各部门和各个村、百姓外部事务进行协调和处理。六、负责造访当地县、乡镇政府，搞好地方关系。七、负责对于施工中碰到征地、拆迁、阻工、纠纷等问题，直接同相关人员进行接触，协调处理。八、负责在施工各个阶段，针对出现各类问题，综合部门力量，最短时间内拿出可行性处理方案，将施工干扰降低至最小程度。九、负责对于施工中出现其它突发性事件在第一时间确定合理处理方法进行妥善给予处理，如治安事件、停电事件等。

十、负责完成领导临时交办工作。综合办公室后勤管理员职责一、负责项目部后勤管理及供给和保障工作（包含食堂、住宿、卫生、水电、日常杂事等）。二、帮助办公室主任做好会务安排和各项接待管理工作。三、负责项目部卫生管理及督促检验工作。四、负责项目部职员医疗卫生管理和保健工作。五、负责项目部后勤零星采购工作。六、负责项目部行政资产（包含电脑、打印机、复印机、电话、空调等）日常保管、使用、维护及保养管理工作。七、负责完成领导临时交办工作。综合办公室资料员职责一、负责文件、资料严格管理，严格实施保密法规。二、负责文件收发工作，做到登记清楚，手续齐全，传输正确，分发立即。三、负责文件、资料归档工作，做到回收立即，存放有序，查阅方便。四、文件、资料借（查）阅须经主管领导同意，并填写文件、资料借（查）阅记录表。五、负责相关公文撰制、核稿、分发、签收、拟办、归档和处理工作。六、负责项目部报刊杂志、信函搜集、发放、管理工作。七、负责相关会议通知、会议签到、会议统计及纪要整理。八、负责帮助做好会务安排，人员接待服务工作。九、文件、资料打印、复印严格按份数打印（复印），不得多印。十、负责生活用具、办公用具验收、登记、发放及管理工作。十一、完成领导交办其它工作。综合办公室劳资管理员职责一、配合综合办公室主任做好本部门日常管理工作。二、帮助办公室主任制订劳动力管理、劳资管理规章制度，并负责实施。三、做好目标责任制检验考评和职员考勤工作。四、负责临时用工工资管理、考勤统计，建立工资台帐；五、负责劳动力管理。包含办理培训、劳动协议管理，管理临时用工和外来劳动力，建立职员变动台帐；六、依据项目需要，配合部门实施年度培训计划，帮助相关部门办理特殊工种及上级要求相关工种上岗证、操作证、等级证取证工作；七、负责职员多种假期管理，办理职员请假、销假手续，并建立台帐，做好每个月职员考勤搜集，整理工作；八、完成领导交办其它工作。综合办公室驾驶员职责一、认真完成项目部派车任务要求，服从办公室主任指挥；二、坚持行车安全检验，每次行车前检验车辆，发觉问题立即排除，确保车辆运行。安全驾驶，正确实施驾驶操作规程，听从交通管理人员指挥，行车时集中精力驾驶，严禁酒后开车，不开“英雄车”、“赌气车”；三、每次出车回来后，应向办公室主任简明汇报出车情况，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好门窗；四、做好车辆维护、保养工作，保持车辆常年整齐和车况良好；不得将车辆转借她人驾驶;五、认真填写车辆档案，对车辆事故、违章、损坏等异常情况立即汇报，写好情况汇报。对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出汇报和降低成本提议；六、驾驶员确保良好休息、足够睡眠，以充沛精力和体力确保安全行车。驾驶员应有敬业精神，熟悉交通法规、路况和车辆性能，不停提升自己技术水平和积累行车经验；七、驾驶员要衣着整齐、礼貌待人、热情服务，单独为领导出车时，兼有驾驶员和服务员职责；八、出车送达时，未经乘车人许可不得离开车辆，应听从乘车人安排。驾驶员在工作中不该听不听，不该看不看，不该说不说，不散播消息，保守机密，守口如瓶；十、完成办公室主任临时交办其它任务。

食堂管理员职责一、负责食堂炊事员管理，主持食堂全方面工作。二、负责食堂炊事用具月度申购计划，管理、维护工作。三、负责食堂主副食品及厨房用料采购，并认真填写购置清单。四、负责作好就餐人员统计，外来人职员作餐管理。五、采集职员对伙食意见，不停改善和调剂伙食，增加花色品种。六、负责合理调动炊事人员，搞好协调工作，保障天天按时开饭。七