公文及其格式

关于公文及其格式第一节党政机关公文概述第2页,共156页，2024年2月25日，星期天一、党政机关公文的概念党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文即党政机关公文，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式，并有行文规则和公文处理办法。第3页,共156页，2024年2月25日，星期天《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》于2012年7月1日正式实施，同时，《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》及相应公文格式停止执行。第4页,共156页，2024年2月25日，星期天公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（新增）（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。）第5页,共156页，2024年2月25日，星期天（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。）（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（新增）（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。第6页,共156页，2024年2月25日，星期天（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。）（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。［适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。］第7页,共156页，2024年2月25日，星期天（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。［适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。］（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。［适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。］第8页,共156页，2024年2月25日，星期天（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。第9页,共156页，2024年2月25日，星期天（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。［适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。］（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。［会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。］第10页,共156页，2024年2月25日，星期天二、党政公文的分类（一）从公文的来源可以分为：1.对外文件；2.收来文件；3.内部文件（二）从公文的行文关系可以分为：1.上行文；2.下行文；3.平行文。（三）从公文的秘密程度和阅读范围来划分：1.秘密文件；2.普通文件；3.公布文件。（四）从公文制发机关的性质和公文作用来划分：1.法律、法规文件；2.行政文件；3.党的文件第11页,共156页，2024年2月25日，星期天（五）从公文内容的性质和特点来划分：1.指挥性公文；2.规范性公文；3.报请性公文；4.知照性公文；5.记录性公文。（六）从文件的缓急程度上划分，可分为急件和平件，急件又可分为特急件和急件；（七）从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件；（八）从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件；（九）从文件的处理要求上来划分，可以分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。第12页,共156页，2024年2月25日，星期天三、党政机关公文的特征党政公文的特征主要体现在四个方面，即策令性、专任性、规范性、庄重性。（一）策令性策令性是党政公文最重要的性质，是指党政公文具有传递与贯彻国家政策、法令的特性。具体来说，就是党政公文具有权威性、强制性和约束力。策令性是党政公文最本质的特征，是其区别于其他文体的根本标志。1.权威性2.强制性第13页,共156页，2024年2月25日，星期天关于撤销××市擅自改变上级机关对外商赠送物品的审批权限规定的令××市人民政府：关于外商赠送物品审批权限问题，外贸部贸进管字〔1981〕353号文件规定，外商赠送物品以及××、××接受外商赠送汽车十辆以下，由省人民政府批准，而且省府已发出×府办〔19××〕××号文件明确了接受赠送物品报批手续。查××市政府×府〔19××〕××号文件通知市属单位，从今年六月一日开始，外商赠送物品由市政府批准。下级机关擅自改变上级机关的规定是不对的。为此，现重申：凡接受外商赠送国家限制进口的物品，都应按现行规定报省人民政府审批，违背规定越权审批的一律无效。接受汽车的，将加盖省政府办公厅印章的“接受外商赠送物品报批表”和外商赠送书，到经贸部申领许可证，海关一律凭省政府办公厅办理的批件和经贸部许可证验收。××省人民政府（印）一九八九年九月十日第14页,共156页，2024年2月25日，星期天（二）专任性党政公文的专任性体现在两个方面，一个是指公文作者的专任性，另一个是指公文读者的专任性。1.公文作者的专任性无论是哪种党政公文，其作者都必须是专任的，作者必须是法定机关及其负责人，其他人不得充任。党政公文的作者有群体作者、代言作者、法定作者三种。第15页,共156页，2024年2月25日，星期天群体作者：一篇党政公文是由两个以上的“群体”共同完成的，是集体的思想、智慧的凝聚和结晶。代言作者：以撰稿者身份参与党政公文写作的人，是由被代言人指定的、以助手身份撰写行政公文的人，如秘书。法定作者：是行政公文的最终作者或实际作者。法定作者必须是法定的、能以自己的名义发出公文，并能行使相应权利和承担相应义务的机关和法人代表。第16页,共156页，2024年2月25日，星期天2.公文读者的专任性党政公文读者的专任性是指某些公文只有法定的党政机关及相关的人员才能阅读，其余的人一般没有权利和资格阅读这些公文。党政公文有其特定的读者群，他们必须及时阅读和快速接收、接受公文中的信息，不得延误；他们还是公文文本功能的最终实现者。第17页,共156页，2024年2月25日，星期天按照读者对党政公文的接收状态，可以分为指定性读者和指向性读者。指定性读者是指对于公文必须认真阅读的读者。如果不认真阅读，便是失职或渎职。对于此类读者，公文写作者在写作时应明确说明，写作的针对性强。指定性读者除了要认真阅读，还要认真执行公文的要求和功能。第18页,共156页，2024年2月25日，星期天指向性读者是指周知性党政公文的阅读者。周知性党政公文不是写给明确的收文对象的，发文方式比较宽泛，因此其读者对象虽大致有一个范围，但不确定。这类读者在阅读周知性文件时，与自己关系密切的地方就认真阅读，与自己关系不密切的可以一览而过。这类读者对周知性文件的接受效果取决于他们的态度。第19页,共156页，2024年2月25日，星期天关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告国务院：脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗,却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率提高,发病率显著下降,取得了可喜的战绩。二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此,决定从现在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。卫生部一九九三年十月二日第20页,共156页，2024年2月25日，星期天（三）规范性规范性主要是指党政公文的种类、格式、行文规则和办理方法都由国家统一规定与规范，不得乱用。规范性主要表现在以下几个方面。1.发文方式的规范性党政公文发放至少要经过9个程序：①拟稿；②核稿；③签发；④编号；⑤缮印；⑥校对；⑦用印；⑧登记；⑨分发。在这9个程序中，每一个程序中又包括一系列工作，如第8个程序——登记，至少有11项工作要做，分别是公文的顺序号、密级、发文字号、文书标题、发往机关、附件、发件日期、归卷日期、归入卷号、份数以及备注等。第21页,共156页，2024年2月25日，星期天2.收文方式的规范性党政公文的收文方式也有严格的程式和规范，至少包括7个方面的内容：①签收；②登记；③分送；④拟办；⑤批办；⑥承办；⑦催办。这7项内容共同构成党政公文收文的完整过程，缺一不可。第22页,共156页，2024年2月25日，星期天3.管理方式的规范性管理方式主要是指党政公文的立卷、归档与销毁的规范性。对党政公文的立卷、归档与销毁，国务院有着严格的要求与规定，有关人员必须这些要求和规范去做。第23页,共156页，2024年2月25日，星期天4.格式的规范性党政公文的规范性在写作格式上体现得尤为明显。党政的公文格式是固定的，包括“文头”、“文体”、“文尾”三个部分，每一部分及每一部分所包括的具体内容都有各自的明确格式。在撰写公文时，一定要严格遵守统一要求，不得随意改变公文格式。第24页,共156页，2024年2月25日，星期天国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[1993]2号国家计委、经贸办、农业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实、执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。国务院办公厅一九九三年一月三日第25页,共156页，2024年2月25日，星期天（四）庄重性1。语体风格党政公文的语体只能用叙述、说明和议论三种表达方式，不能用描写、抒情等表达方式。对于具体的表达手段，党政公文追求的是实在、质朴，不能用修辞手法，也不能用文学表现手法，更不能用幽默和含蓄的表现手法。第26页,共156页，2024年2月25日，星期天2。语言要求党政公文的语言要求主要有四点，即准确、简约、平实、得体。（1）准确。是对党政公文的措辞要求，党政公文的措辞必须准确。尤其是同义词的使用，更要注意区分。比如，“截止”和“截至”、“盈利”和“赢利”、“实行”和“施行”等。（2）简约。是对党政公文语言的句式要求。党政公文的语句表达必须是简约的，不能繁荣拖沓。第27页,共156页，2024年2月25日，星期天（3）平实。是对党政公文语言的风格要求。党政公文的语言拒绝生动，必须是平稳实在的。（4）得体。是对党政公文语言的表达效果要求。党政公文语言的表达效果一定要得体，要照顾到不同的行文对象和上下级之间的不同关系。第28页,共156页，2024年2月25日，星期天××市环保局关于转发《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知各县(区)环保局，各直属单位：××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我市。现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以推动我市环保工作的深入开展。××市环保局一九九九年二月十六日第29页,共156页，2024年2月25日，星期天五、党政公文写作格式具有法定的规范体式是党政公文区别于其他文字材料的显著标志。公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

第30页,共156页，2024年2月25日，星期天1.眉首部分置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分主要标识1.公文份数序号、2.秘密等级和保密期限、3.紧急程度、4.发文机关标识、5.发文字号、6.签发人等要素。第31页,共156页，2024年2月25日，星期天第32页,共156页，2024年2月25日，星期天（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，一般用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行,用来标明每一件公文在整体印刷份数中的序号。一般“绝密”“机密”级公文才标第33页,共156页，2024年2月25日，星期天练习某公文共印刷了1000份，如果其是印刷份数的第318份，应在公文眉首处如何标识？第34页,共156页，2024年2月25日，星期天（2）秘密等级和和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，顶格标识在版心左上角第二行；如需同时标识秘密等级和保密期限，中间用红色五角星隔开，顶格标识在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。第35页,共156页，2024年2月25日，星期天保密法修订草案修订草案：“国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。”

（2010年2月24日，十一届全国人大常委会第十三次会议昨日第二次审议保密法修订草案，此次修订在诸多方面作出重大修改，涉及到区分国家秘密和商业秘密、设定密权、设定保密期限以及取消一审草案中保密部门的行政许可权、调查权和罚款权等。）第36页,共156页，2024年2月25日，星期天（3）紧急程度。急件公文分为“特急”、“加急”两种。其中，电报应当分别标识“特提”“特急”“加急”“平急”

特提文件，表示接到单位必须在5小时以内处理。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

第37页,共156页，2024年2月25日，星期天（4）发文机关标志。发文机关标志由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标志发文机关名称。发文机关标志应当使用发文机关全称或规范化简称。第38页,共156页，2024年2月25日，星期天标志位置是发文机关标志上边缘到版心上边缘35mm处。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。第39页,共156页，2024年2月25日，星期天（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，如“×字〔2006〕82号”，“×字”指发文机关代字，“〔2006〕”指年份，“82号”指发文序号。意思就是×机关在2006年所发的第82号文件。标志位置在发文机关标志下空2行处，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标志；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。第40页,共156页，2024年2月25日，星期天所谓行政机关代字指能够明确行文方向的代字，如“发、字、函、呈”等。“发”是下行文的标志；“报、呈”是上行文的标志；“字、函”是平行文的标志。如国务院文件的行政关系代字有“国发”、“国函”等，其中“发”和“函”分别指明“下发”、“平行”两种发文性质。第41页,共156页，2024年2月25日，星期天（6）签发人。上报的公文需标志签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”人字样后标全角冒号，冒号后标志签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。第42页,共156页，2024年2月25日，星期天

中共××委No000001

秘密★10年特急x委〔2012〕x号签发人：xxx签发人：

张三李四王五赵六签发人：

张三李四王五第43页,共156页，2024年2月25日，星期天2.主体部分置于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。主体部分主要标志公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。在眉首与主体之间，用一条红色反线。第44页,共156页，2024年2月25日，星期天（1）公文标题。公文标题一般由发文机关名称、介词、事项（概括而成的公文主要内容）和文种组成。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，红色反线下空2行。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生歧义。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

第45页,共156页，2024年2月25日，星期天梯形标题第46页,共156页，2024年2月25日，星期天中共××委员会关于××××请示××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××委〔2012〕x号签发人：xxx（空二行）（空一行）第47页,共156页，2024年2月25日，星期天（2）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府：”等。第48页,共156页，2024年2月25日，星期天标志位置在标题下空1行处，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的抄送之上，标识方法同抄送。第49页,共156页，2024年2月25日，星期天主送机关应顶格书写。可有以下写法：一是泛称，如“各区县劳动和社会保障局、各指定医疗机构”，主要用于下行文；二是写行政机关或具体单位名称，如“东城区劳动和社会保障局”；三是写个人姓名，一般写“同志”或“先生”之类，专用于会议通知或邀请函，一般不能用于上行文。第50页,共156页，2024年2月25日，星期天（3）公文正文。公文正文标志在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。第51页,共156页，2024年2月25日，星期天主体部分第52页,共156页，2024年2月25日，星期天正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。第53页,共156页，2024年2月25日，星期天公文正文一般是“凭-事-断”模式，除非一些文字特别简短的特定公文，否则最好分段来写.公文开头（凭）通常包括依据和主旨两大要素，以及过渡句；顺序为：依据要素、目的主旨、意图主旨、过渡句。公文主体部分（事）是标题“事项”，也即开头中“意图（干什么）”的具体化，具体说明怎么干。公文结尾（断）通常采用惯用语，促进行文“目的”实现。第54页,共156页，2024年2月25日，星期天（4）附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处标志，后标冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1.××××××”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标志“附件”，有序号时标志序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标志公文的发文字号，并在其后标志附件（或带序号）。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××

××××××××××2.×××××××

×××××2012年×月×日

第55页,共156页，2024年2月25日，星期天（5）成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文时间标志时，右边要空4字。×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日第56页,共156页，2024年2月25日，星期天（6）发文机关署名。加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。第57页,共156页，2024年2月25日，星期天第58页,共156页，2024年2月25日，星期天联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。第59页,共156页，2024年2月25日，星期天第60页,共156页，2024年2月25日，星期天第61页,共156页，2024年2月25日，星期天不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。第62页,共156页，2024年2月25日，星期天第63页,共156页，2024年2月25日，星期天加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。GB/T9704—2012第64页,共156页，2024年2月25日，星期天特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。第65页,共156页，2024年2月25日，星期天（7）附注。附注指需要说明的其他事项。公文如有附注，居左空2字加圆括号标志在成文时间下一行。附注↓第66页,共156页，2024年2月25日，星期天附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。第67页,共156页，2024年2月25日，星期天第68页,共156页，2024年2月25日，星期天

抄送：××××××××××，××××××，

×××××××××××。

××××办公室2012年X月X日印发附件1XX市文件清退制度XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（第一行）（第二行）第69页,共156页，2024年2月25日，星期天3.版记部分公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版记部分主要标志版记中的分隔线抄送机关、印发机关和印发时间、页码等要素。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。第70页,共156页，2024年2月25日，星期天（1）版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。第71页,共156页，2024年2月25日，星期天（2）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，各机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

第72页,共156页，2024年2月25日，星期天（3）印发机关和印发时间。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标志。第73页,共156页，2024年2月25日，星期天附件：1·××××××××××2·×××××××××××××2012年X月X日（联系人：×××联系电话：×××

）

抄送：××××××××××，××××××，

×××××××××××。

××××办公室2012年X月X日印发××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××。××××××第74页,共156页，2024年2月25日，星期天（三）、行政公文特殊格式1.命令格式。发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。第75页,共156页，2024年2月25日，星期天2.纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。GB/T9704—2012第76页,共156页，2024年2月25日，星期天3.信函式格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。第77页,共156页，2024年2月25日，星期天发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。第78页,共156页，2024年2月25日，星期天

公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准A4纸型，同时对文件版型作出调整。依据：中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）。附：公文版面及装订要求第79页,共156页，2024年2月25日，星期天1.用纸:

采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。

2.开本国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

3.版心版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。第80页,共156页，2024年2月25日，星期天A4型公文用纸页边及版心尺寸

第81页,共156页，2024年2月25日，星期天4.页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。

5.标点采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。

6.装订左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。公文版面及装订要求第82页,共156页，2024年2月25日，星期天行文规则行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。

第83页,共156页，2024年2月25日，星期天

一、行文总规则1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。

3.一般不得越级行文。

第84页,共156页，2024年2月25日，星期天越级行文的特殊情况：一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。第85页,共156页，2024年2月25日，星期天

二、向上级机关行文的规则1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。第86页,共156页，2024年2月25日，星期天4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。第87页,共156页，2024年2月25日，星期天

三、向下级机关行文的规则1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。第88页,共156页，2024年2月25日，星期天3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。第89页,共156页，2024年2月25日，星期天

四、其他行文的规则1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。(1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。(4)联合行文应当明确主办机关。(5)联合行文，主办机关一般排列在前。第90页,共156页，2024年2月25日，星期天2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文。这样体现了实事求是原则。3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第91页,共156页，2024年2月25日，星期天

第五部分公文拟制

公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签发等程序。

第92页,共156页，2024年2月25日，星期天1.内容要求符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。文种正确，格式规范。

一、公文起草第93页,共156页，2024年2月25日，星期天

2.文风要求：

内容简洁主题突出观点鲜明结构严谨表述准确文字精炼

第94页,共156页，2024年2月25日，星期天

3.方法要求深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。第95页,共156页，2024年2月25日，星期天

审核重点：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。二、公文审核第96页,共156页，2024年2月25日，星期天

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第97页,共156页，2024年2月25日，星期天

1.请示件、报告件没有标签发人姓名或没有签署单位公章的；2.请示件中所请示事项属政府职权范围内的工作的；3.请示件没有以党组（党委）名义上报的；4.请示件多头报送的；5.报告件中夹带请示事项的；6.正式文件无特殊原因送给领导个人的；7.文件内容有明显错误的。校核把关退文制度第98页,共156页，2024年2月25日，星期天

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。三、公文签发第99页,共156页，2024年2月25日，星期天

第六部分公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵活性相结合的理念。《条例》主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。第100页,共156页，2024年2月25日，星期天一、收文办理收文可分为阅知性公文(以下简称阅件)和批办性公文(以下简称办件)两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（各机关对办理环节的概括、流程不一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题，以有利于分工协作，提升效率）第101页,共156页，2024年2月25日，星期天1.签收注意两点：一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。二是要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章收件。第102页,共156页，2024年2月25日，星期天2.登记公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。第103页,共156页，2024年2月25日，星期天3.初审是否应当由本机关办理。是否符合行文规则。常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项，将下级机关的请示事项原文转报上级机关，党委、政府办公厅(室)之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。第104页,共156页，2024年2月25日，星期天文种、格式是否符合要求

常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。一、收文办理第105页,共156页，2024年2月25日，星期天涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。

常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签完毕就报文等。第106页,共156页，2024年2月25日，星期天是否符合公文起草的其他要求。初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。初审合格的公文，进入承办程序。第107页,共156页，2024年2月25日，星期天4.承办承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。第108页,共156页，2024年2月25日，星期天承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。

转办适用于党委、政府办公厅(室)根据有关规定有明确的授权，或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。

拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后，提出书面办理意见报机关负责人审核决策。第109页,共156页，2024年2月25日，星期天写拟办意见要注重以下几个方面：

掌握文件内容，搞清请示事项。把握政策规定，领会有关意图。查找档案资料，对照先例比较。尊重部门意见，注意协商协调。立论有根有据，建议完整准确。用语规范简洁，答复简明得体。第110页,共156页，2024年2月25日，星期天5.传阅（运转、送批、送阅）按顺序传批。适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。

(1)正传。按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。

(2)倒传。按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。第111页,共156页，2024年2月25日，星期天

分传对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。第112页,共156页，2024年2月25日，星期天

传阅工作中的注意事项：一要随时掌握公文传阅去向和进度。二要控制公文传阅周期（时间）。三要严格公文传阅范围。四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。五要确保传阅安全保密。六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。第113页,共156页，2024年2月25日，星期天6.催办区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。7.答复办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。第114页,共156页，2024年2月25日，星期天

书面答复

1.制发答复公文。

2.印送批件;将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位。

3.发《办文通知》。口头答复：

电话答复面谈答复第115页,共156页，2024年2月25日，星期天

发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。二、发文办理第116页,共156页，2024年2月25日，星期天1.复核已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。

(一)是否经过发文机关办公室审核。

(二)公文审批手续是否完备。审批手续包括2个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。

(三)内容、文种、格式是否准确规范。第117页,共156页，2024年2月25日，星期天2.登记基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。第118页,共156页，2024年2月25日，星期天3.印制

(一)确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据。

(二)确保时效。尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得延误。

(三)确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。第119页,共156页，2024年2月25日，星期天4.核发

(一)认真检查成品文件质量。

(二)准确及时分发成品文件。第120页,共156页，2024年2月25日，星期天《条例》规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。三、公文整理归档第121页,共156页，2024年2月25日，星期天

收集范围材料归档范围是：(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。(4)其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。第122页,共156页，2024年2月25日，星期天在准确掌握归档范围的同时，还要准确掌握不需要归档的范围。“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档”。第123页,共156页，2024年2月25日，星期天

系统整理整理方法：(1)装订。(2)分类。(3)排列。(4)编号。(5)编目。(6)装盒。移交归档在移交之前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成了移交工作，公文就正式转化为档案。第124页,共156页，2024年2月25日，星期天

公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。第七部分公文管理第125页,共156页，2024年2月25日，星期天一是有利于确保国家秘密安全。二是有利于充分发挥公文效用。三是为公文运转提供保障。一、公文管理的作用第126页,共156页，2024年2月25日，星期天1.统一管理统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理。主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。二、公文管理基本要求第127页,共156页，2024年2月25日，星期天2.安全保密

《条例》规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

3.有效利用

4.完善制度第128页,共156页，2024年2月25日，星期天《条例》规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

三、公文密级管理第129页,共156页，2024年2月25日，星期天1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理；

2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄；

3.收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施；

4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活动或出境。第130页,共156页，2024年2月25日，星期天

印发传达：公文发给组织，不发给个人。公文的印发传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行。确定知悉范围有2个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。四、公文印发传达管理第131页,共156页，2024年2月25日，星期天

公开发布：

1.公开发布权限。公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示。第132页,共156页，2024年2月25日，星期天2.涉密公文公开发布前应当履行解密程序。解密的不一定公开，但公开的一定是已经解密的。

3.公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

4.经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第133页,共156页，2024年2月25日，星期天

复制汇编公文视同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理。五、翻印复制汇编管理第134页,共156页，2024年2月25日，星期天绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。第135页,共156页，2024年2月25日，星期天

《条例》规定：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效”。六、公文撤销和废止管理第136页,共156页，2024年2月25日，星期天1.清退清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。

七、公文清退销毁管理第137页,共156页，2024年2月25日，星期天

下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错情的公文一经发现即由主管机关立即全部收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。第138页,共156页，2024年2月25日，星期天2.销毁

《条例》规定：“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文”。第139页,共156页，2024年2月25日，星期天

销毁范围：凡无留存价值的公文材料均属销毁范围。销毁要求：销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交专门的涉密载体销毁机构销毁。销毁公文时应由2人或多人监销，直至公文被完全毁灭。第140页,共156页，2024年2月25日，星期天

机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。第141页,共156页，2024年2月25日，星期天《条例》规定：“机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。八、公文移交管理第142页,共156页，2024年2月25日，星期天清理移交范围不只是“红头文件”，而是应将个人使用和管理的涉密载体和各种公文资料全部清理并退还原工作单位。涉密人员离岗、离职对知悉的国家秘密仍然负有保密义务，除做好清退移交