电子档案管理规定

电子档案治理规定四篇第一篇:电子档案治理规定1.02.0公司、部门、治理处档案治理。档案治理人事、行政内部治理档案由公司、治理处设专人统一治理。档案治理员要依据档案治理规定，通过有关部门收集入档材料，有关部门应乐观协作。档案治理人员对归档材料应准时归档。凡归档材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整。档案必需分类明确，编排有序、名目清楚、装订整齐,质量记录按月装订,相关行政档案分年度装订。档案应存放入专用档案柜，档案室必需稳固适用，有防火、防盗、防潮等平安措施。档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。严禁任何人私自保存公司、部门、治理处及他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，视情节轻重赐予严峻处理。档案的查阅和借用外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准，必要时报公司经理批准。档案治理人员应依据主管领导指示供给有关材料。档案一般不外借，特别状况，经总经办领导或经理批准方可借阅，但须严格履行登记手续，按期归还。私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。查阅必需严格遵守保密制度，严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容。如确需复制档案材料须经总经办领导批准。违反者视情节轻重赐予严峻处理。档案工作人员守那么认真学习国家的劳动人事政策、档案治理规定，不断提高工作水平。宠爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作力量，努力为人事工作效劳。保护档案平安，不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危急物品。严格遵守保密制度，不得向他人供给或泄露档案内容，无关人员不得进入档案室。坚持，遵守纪律，严格依据档案工作的各项规章制度办事。其次篇:电子档案治理规定审计档案治理规定一、审计档案主要分为：文件档案、审计事项档案和其它档案。第三篇:电子档案治理规定第一章总那么第一条为推动电子档案科学治理，规电子档案治理系统建设，明确电子档案治理系统根本功能，确保电子档案真实、完整、可用与平安，依据国家有关法律法规和标准规，制定本规定。其次条本规定所称电子档案治理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进展接收、整理、保存和供给利用的计算机软件系统。第三条本规定明确了电子档案治理系统〔以下简称系统〕必备的功能。系统建设应依据先进、有用、平安、开展的。第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。其次章系统总体要求第五条系统构造应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间的业务需求，可便利地进展功能扩展。第七条系统实现应具备敏捷性，支持电子档案治理的业务模式、工作流程和数据构造等的敏捷定义与部署。第八条系统运行应平安牢靠，保存电子档案治理关键业务过程记录，依据需要实行电子签名、数字加密和平安认证等技术手段，保障电子档案平安，防止非授权访问。第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。第十条系统应能够治理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。第十一条系统应具备对实体档案进展关心治理的功能。第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规性等进展检查的功能，对不合格的进展标注。第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进展登记的功能，支持电子档案数量的清点、容和元数据有效性的验证，赐予电子档案唯一标识。第十五条系统应具备对征集档案进展治理的功能。第四章档案整理第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案名目，并与电子档案相关联。第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和供给利用的电子档案。第十九条系统应具备维护电子档案各组成局部及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。其次十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。第五章档案保存其次十一条系统应具备对电子档案及其名目数据库进展备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进展登记、检测与治理，使用备份数据进展恢复处理，记录备份恢复过程信息。其次十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间缺乏、电子档案非授权访问和系统响应超时等状况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。其次十三条系统应具备对电子档案进展真实性、完整性、可用性和平安性等检查功能。其次十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。第六章档案利用其次十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者供给符合国家标准格式的电子档案。其次十六条系统应具备对电子档案进展多条件的模糊检索、准确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进展局部扫瞄和有选择性地进展输出。其次十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进展治理。其次十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并实行技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。第七章档案鉴定与处置第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和治理功能，依据电子档案的处置规那么，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提示功能。第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。第三十三条系统应具备电子档案销毁治理功能，对实施销毁处理的电子档案进展彻底销毁，留存已销毁的电子档案的名目信息和销毁处理记录。第八章档案统计第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可依据档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进展统计。第三十五条系统应具备对肯定时间期限的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作状况进展统计的功能。第三十六条系统应置常用电子档案工作统计报表。第三十七条系统应供给报表制作工具，支持用户自定义统计报表。第九章系统治理第三十八条系统应供给电子档案数据库及其存储构造的定义与配置功能。第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目构造的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等特地档案分类体系的设置。第四十条系统应具备电子档案元数据和名目数据的定义与维护功能，置常见种类的电子档案元数据方案。第四十一条系统应具备用户信息治理的功能，支持系统治理员、系统平安员和系统平安审计员的三员分立的平安掌握功能，支持电子档案治理用户的分组、分类治理，以及依据功能和数据进展授权等功能。第四十二条系统应具备日志及其分类治理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案治理操作行为和系统非授权访问等事项进展审计、跟踪的功能，记录觉察问题。第十章附那么第四十四条本规定由国家档案局负责解释。202365公布的《档案治理软件功能要求暂行规定》同时废止。抄送：各副省级市档案局、馆，档案馆、武警部队参谋部办公室。国家档案局办公室秘书处20231229第四篇:电子档案治理规定公司档案治理规定1.0为加强公司的各类档案的治理，实现对公司文件的归档、立卷、保管、借阅全过程的掌握，以确保公司经营活动的需要，特制订本规定。2.0定义及职责档案：是指本公司过去和现在，在从事经营治理、科技研发、技术改进、文化活动等活动中形成的文件，表达为盖有公司公章的以书面形式存在的各类章程、合同、协议、备忘录、证书、公函规定等原件、复印件、件以及E-mail、光盘、电子档案等。总办：负责公司的档案治理工作，并对档案的治理进展监视检查。档案治理员：负责对公司的档案进展归档、保管、借阅等全过程的治理。部门档案治理人员：负责对分管的部门档案进展归档、保管、借阅等全过程进展治理，乐观协作公司的档案治理工作，完善公司档案治理制度。档案分类、编码及责任部门经营决策类档案〔编码为A-ZB-0001〕：股东会文件、董事会文件、人事任命文件、融资文件、对外投资文件、重大业务合作文件、诉讼/仲裁法律事务文件等，由总办负责治理。资质证明类档案〔编码为B-ZB-0001〕：公司营业执照、资质证书、政府文件等，由总办负责治理。合同类档案〔编码为C-ZB-0001〕：选购合同、市场销售合同、业务合作合同、外商代理合作协议及其他与合同签署有关的文件，由总办负责治理。运作治理类档案〔编码为E-ZB-0001〕：公司制度文件、流程标准等档案，由总办负责治理。人事档案〔编码为F-HR-0001〕：人事档案、员工档案、劳动合同、培训协议、保密协议及其他与人事治理有关的文件，由人力资源部负责治理。工程申报类〔编码为G-ZL-0001〕：公司申请的相关资质及工程所留的备份档案，由战略开展部负责治理。争论开发档案〔编码为H-YF-0001〕：产品档案、设计文件、源程序、技术方案等档案，由研发中心负责治理。生产治理类档案(编码为J-SC-0001)：物料治理、设备台账、设备操作标准、设备检修、工作流程、车间综合作业治理，由生产治理部负责治理。生产选购档案(K-CG-0001)：原材料编码、供给商治理、原材料检测报告等，由选购部负责治理。编码为4.13M-CW-0001〕：银行开户文件、审计报告、验资报告、贷款合同、税务、海关和外汇登记证书及文件、重要财务凭证及其他与财务有关的文件，由财务部负责治理。4.15O-某Z-0001〕：公司各类日常通知文件、办公区域的后勤治理档案、各类行政凭证及单据、行政标准、办公用品档案等档案，由行政部负责治理。包括：◆公司制定的经营战略、经营方向、经营规划、经营工程等经营决策；◆公司工程合作的合同、协议、意向书及可行性报告；◆公司验资报告、财务审计报告；◆公司招标工程的标底、合作条件、贸易条件；◆融资贷款工程的合同、协议书、担保书、意向书；包括：包括：◆公司内部公开的一般性打算、通告、通知等内部文件；◆部门的内部工作例会的会议纪要。6.0档案室大门钥匙由总办档案治理专员总管，非档案室治理人员未经同意不得进入。各分类档案柜钥匙由文档负责人保管，严禁借与其他人开启。由公司档案治理员统一备份。档案室进出需在总办档案治理人处做好登记工作。6.2案治理员以备存档，并日常负责该类档案的全部治理维护工作。总办最少每年年终全面检查、清点或翻页一次。如觉察虫蛀、发霉、丧失等现象或发生可疑、意外状况，应准时检查，检查清点状况和觉察的问题或隐患，应做好记录并向领导汇报。贯彻“预防为主，防治结合〞的方针，切实做好“八防〞即防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。档案室治理人员变开工作岗位时，必需办妥清点交接手续，在交接登记本上签名，并有一证明人签名。档案治理流程2文档负责人归档，文档负责人在接收文件时，应认真检查文件的正文及附件是否齐全，以保持归档文件的完整性，并以电子方式建立电子档案。归档依据以下方式：Word标注“绝密〞、“机密〞、“隐秘〞字样，字体为宋体，尺寸为标准，颜色为灰色〔半透亮〕，输出为斜线。纸张性档案：加盖保密章。其他电子档案：由档案制作人在文件的显著位置标注档案的密级，无法在档案上直接标注的，实行其他方式另行明示。图表：由于图表可能被抽出来使用，由档案制作人在图表的显著位置单独标注密级。建档：文件一经归档，档案负责人应马上办理立卷手续，填入宗卷名目，宗卷名目应包括移交人、接收人的亲笔签名、文档名称、交卷期、份数、页数等重要内容。宗卷名目交总办档案治理员实行备份治理。各部门档案依据档案柜存放，要求存放的档案依据密级、类别摆放清楚、可查。总办档案治理员负责组织部门档案治理人员每半年对档案进展一次清理。档案借阅及归还：档案借阅应填写对应的表单，通过对应档案审批权限的领导审批前方可借阅。7.4.2位置存放归还档案；延期另行办理续借手续。对逾期不还档案或丧失档案的人员，档案室将停顿对其借案，直至原借档案归还或丧失档案经领导处理前方可恢复借阅档案。档案借阅时必需当面检查清楚，不得自行外借或转借，不得随便更改、摘抄和复制经领导批准摘抄和复印的要履行登记手续，对摘抄和复印的档案进展核对，检查无误后，方可带走。档案归还时，经双方核对无误前方可办理归还手续。如发生丧失、泄密状况，应马上报告领导，实行相应措施，妥当处理。档案借用登记表上记录归还日期；去除电子档案表中“借用记录〞一栏内容。凡档案查阅借阅者，均应承担档案的平安、保密之责。查阅档案时严禁吸烟。凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档案上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至不适宜的地方，因以上行为造成档案损坏的，赐予批判教育