关于加强图书馆档案及文件资料管理的有效策略

图书馆档案及文件资料的管理是图书馆管理工作的核心。不仅记录着图书馆的工作内容及事业发展,也是由图书馆积累、具有保存价值的历史资料,更成为考核评估图书馆工作人员业务技能的重要参照,也是图书馆内部各项工作和馆外社会活动顺利展开的基础保障与有利条件。因此,必须引起领导层对图书馆档案及文件资料管理工作的重视,完善管理制度;增强图书馆工作人员的安全意识,提高工作人员的业务水平;做好图书馆档案文件资料的数字化管理和服务层次的创新,强化图书馆资源循环利用的有效性[1]。为图书馆档案及文件资料管理工作的正常运行保驾护航。一、加强图书馆档案及文件资料管理的必要性图书馆档案及文件资料管理,是对收集到的图书馆管理档案和图书馆业务档案进行整理加工,为图书馆日常管理工作提供参考数据。作为图书馆内部信息控制系统,图书馆档案及文件资料管理的加强很有必要。图书馆档案及文件资料管理是在日常工作中形成的图书馆真实历史工作的原始业务记录,能够为图书馆馆建工作与图书馆可持续发展提供可靠的信息来源,积极探索图书馆服务模式的同时,做好图书馆档案管理及文件资料管理工作,也是深入开展图书馆服务工作、创新服务层次的有力保障[2]。图书馆档案及文件资料管理工作对数据的科学分析及处理,奠定了图书馆业务统计分析比对的基础,利用数字化网络平台,整合馆内与馆际间的文化资源,实现图书馆档案资源的数字化融合服务[3]。不但能够从中改进图书馆日常工作方式,还能够创新图书馆工作方法,利于工作人员的考核评估,有效提高图书馆档案及文件资料管理的工作效率。图书馆的发展与管理工作的开展都是有迹可循、有规可依的,在长期静态的信息资源累积中,通过先进技术设备加强图书馆科学管理、改革档案及文件资料管理制度,进而为领导层决策与行业评价提供可借鉴的数值依据,完善图书馆自身工作,帮助读者深入了解图书馆特色资源与服务设备,体验有层次的创新化读者服务模式,还可促进信息时代的图书、档案、情报一体化研究[4]的理论建设。二、目前图书馆档案及文件资料管理存在的问题目前现状来看,某些图书馆领导层对档案及文件资料管理工作不够重视,甚至认为这项工作是“做起来次要,忙起来不要”的负担。因而,图书馆档案及文件资料管理的基础工作没做到位,档案及文件资料管理信息化建设存在问题诸多[5]。基础工作不到位,数字信息化建设滞后。基础工作主要指档案及文件资料的收集、整理和归档等。在这些前期准备工作中,存在有分类模糊、收集不完整、存档期限界定等问题,很大程度上制约了图书馆档案及文件资料管理工作的数字信息化建设,难以适应信息交流广泛的发展需求。信息资源利用率低。许多图书馆档案资料仍然是纸质形式,档案信息资源的有效利用率普遍走低。电子文件归档以其设备技术、即时共享、保存条件等方面优越性得到档案管理工作人员的认同。信息化的档案资源简洁、高效,关系到图书馆档案及文件资料管理工作的开展。也预示了图书馆档案及文件资料管理工作朝向纸质文件与电子文件双轨制发展的趋势[6]。缺乏制度约束。绝大多数图书馆档案及文件资料管理工作基本上处于结构松散的状态,缺乏主动性,长期得不到应有的重视与人力财力的投入,档案归档、编码、整理、信息利用、安全保护等都没有统一明确的规范[7]。甚至出现档案资料残缺不全、丢失的情况,造成无法挽回的损失。服务层次不明晰。传统的图书馆档案管理服务一般是工作人员进行信息查阅,停留在原始人工的层面。面对图书馆档案及文件资料管理工作的双轨制发展趋势,现代信息技术介入档案管理服务工作能够切实提高管理水平[8],规范化图书馆档案管理,建立起档案信息资源使用者之间的沟通平台,才能有望明晰与提升图书馆档案及文件资料管理的服务层次。管理模式老化[9]。单一化的管理模式,使得图书馆档案管理建设滞后于服务工作,依靠人工方式难以实现资源的有效整合,无法实现档案及文件资料管理的“二次建档”。管理人员的业务水平不高。部分档案管理人员甚至主管领导对图书馆档案及文件资料管理的专业知识了解不深,自身职业素养不够,漠视档案管理工作,档案编码分类杂乱无章,有些领导对负责档案管理的部门随意安置,乃至有无人看管档案的情况出现。安全意识薄弱。图书馆档案及文件资料的保护工作,也是不容忽视的重要环节[10]。一些档案及文件资料涉及到国家文化安全、专业领域绝密信息,具体管理工作人员缺乏对档案信息的安全保护意识,导致相关信息流播,造成不良影响。三、加强图书馆档案及文件资料管理的策略加强图书馆档案及文件资料管理工作,实现对其数字信息化建设,使其发挥应有的作用,建议可采取的策略有以下几方面:1、加大支持与投入力度部门主管领导要改变认识,充分重视对图书馆档案及文件资料管理工作的决策与执行,协调与配合好参与方的工作。不仅提供对档案资源有力的政策支持,还要加大物质方面的投入力度,以保障图书馆日常工作的高效运转。2、完善归档、保管制度根据具体工作情况,树立完善的档案及文件资料归档、保管制度,规范工作流程。做好档案及文件资料的收集、整理、鉴别、保管、分类、统计与循环利用等基础工作,确保信息核对无误,与专门档案保管人员按时交接,按照归档时间和归档范围整理档案信息,从而保证档案信息资源的完整性。3、实现档案及文件资料的循环利用利用信息化技术进行档案登记与检索,优化档案及文件资料的归档流程,减轻了图书馆档案管理人员的工作负担,大大节约了档案管理基础工作的时间,充分利用网络信息平台,将档案管理与图书馆其他业务结合,最大限度地开发图书馆档案及文件资料的信息资源,实现图书馆文献信息的循环利用。4、提高管理工作人员业务水平部分档案管理人员自身业务水平有限,对档案管理工作的专业技能一知半解。因而,图书馆要定期对档案管理人员进行绩效考评和专业培训,有针对性培训来提高管理工作人员的业务水平,通过选拔优秀员工来带动档案管理的工作激情与氛围。5、增强安全意识提高工作人员对档案的认识,要时刻提醒档案管理工作人员,在接触档案及文件资料时,注意档案信息的安全,增强安全意识,也是其职业道德修养的一部分。6、数字化设备的引入图书馆领导层要做好图书馆建设工